Коммуникации в информационном обеспечении менеджмента в организации: преграды и способы их преодоления
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
гнорированием;
Всё это не даёт возможности одному из участников обмена информацией в полном объёме донести её до другого, процесса передачи и приёма, дублирование устной информации письменной.
Для надёжности информация дублируется или передаётся с некоторым избытком. Однако избыточность должна быть оптимальной, иначе может сложиться впечатление о том, что она невысокого качества.
2.2 Этапы разработки эффективной коммуникации
Деятелю рынка необходимо разбираться в том, как действует коммуникация. Процесс этот включает в себя девять составляющих элементов, показанных на модели (рис. 5). Два первых элемента - основные участники коммуникации, т.е. отправитель и получатель. Два следующих - основные орудия коммуникации, т.е. обращение и средства распространения информации. Четыре элемента являются основными функциональными составляющими: кодирование, расшифровка, ответная реакция и обратная связь. Последний элемент - случайные помехи в системе.
Отправитель - сторона, посылающая обращение другой стороне.
Кодирование - процесс представления мысли в символической форме.
Обращение - набор символов, передаваемых отправителем.
Средства распространения информации - каналы коммуникации, по которым обращение передаётся от отправителя к получателю.
Расшифровка - процесс, в ходе которого получатель придаёт значение символам, переданным отправителем.
Получатель - сторона, получающая обращение, переданное другой стороной.
Ответная реакция - набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением.
Обратная связь - часть ответной реакции, которую получатель доводит до сведения отправителя.
Помехи - появление в процессе коммуникации незапланированных вмешательств среды или искажений, в результате чего к получателю поступает обращение, отличное от того, что посылал отправитель.
Модель вычленяет основные факторы эффективной коммуникации. Отправители должны знать, каких аудиторий они хотят достичь, и какие ответные реакции хотят получить. Они должны уметь искусно кодировать обращения с учётом специфики процесса расшифровки, которым обычно пользуется целевая аудитория. Они должны передавать обращения посредством эффективных средств распространения информации, достигающих целевой аудитории. Они должны создавать каналы обратной связи, дабы знать об ответных реакциях аудитории на своё обращение.
Рассмотрим анализа информационных потоков в закрытом акционерном обществе Пикник.
3Анализ коммуникационной системы в ЗАО Пикник
3.1Характеристика организации
Закрытое акционерное общество Пискник - это коммерческое предприятие г. Данилов, занимающееся в основном оптовой торговлей продовольственными товарами и различными промышленными изделиями.
Структура ЗАО Пикник представлена на рис. 6.
Рис. 6. Структура ЗАО Пикник
Предприятие существует 6 лет, и все это время динамично развивается. В настоящее время численность работников составляет 60 человек. Товарооборот и номенклатура реализуемой продукции стабильно увеличивается. Предприятие является коммерческим, форма владения - частная. Именно поэтому большинство вопросов на предприятии решается в упрощенной форме. На предприятии действует демократический тип руководства.
3.2Анализ коммуникационной системы организации
Нисходящие коммуникации в ЗАО Пикник осуществляется на оперативных совещаниях у директора, на оперативках у начальников отделов, и в течение рабочего дня в результате прямого общения руководителя со своими подчиненными. Подавляющее большинство всей информации передается в устной форме. Лишь на некоторых совещаниях у директора ведется протокол.
Восходящая коммуникация также присутствует, но в значительно меньшей степени.
Работники предприятия грамотно и добросовестно выполняют свою работу и часто не докладывают руководству о проделанной работе и ее результатах, т.к. считают это не обязательным, а выполнение всех указаний руководства считается повседневной нормой.
Гораздо большую роль на предприятии занимают горизонтальные коммуникации. Большинство вопросов решается между работниками разных отделов без участия начальников отделов. При этом вопросы решаются в устной форме и очень оперативно. Некоторые горизонтальные коммуникации осуществляются с помощью компьютерной или телефонной сети.
Коммуникации руководителя с подчиненными или с рабочей группой также очень значительны. В течение рабочего дня неоднократно производится обмен мнениями по поводу какой-либо проблемы и