Использование баз данных (Excel и Access)
Курсовой проект - Компьютеры, программирование
Другие курсовые по предмету Компьютеры, программирование
роизводится аналогично сортировке в Excel. Для этого ставим курсор в нужный столбец и сортируем данные при помощи команды Записи - Сортировка - По возрастанию.
Сортировка была произведена по Отделениям.
2.3 Фильтрация данных
Для фильтрации данных ставим курсор в ячейку, в которой находится значение, по которому нужно отфильтровать данные. Далее выполняем команду Записи - Фильтр - Фильтр по выделенному. И получаем отфильтрованные данные. Фильтрация была выполнена по диагнозу Грипп.
2.4 Формирование запросов
Запрос - инструкция на отбор записей. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных.
Запросы можно создавать самостоятельно в режиме Конструктора и с помощью Мастеров запроса. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы.
В Ассеss можно создавать следующие типы запросов:
запрос на выборку - предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;
запрос с параметрами - позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;
перекрестный запрос;
запрос на изменение - запрос на удаление, обновление и добавление записей, на создание таблицы.
На основе запроса можно построить отчет или форму.
Для одной таблицы можно создать множество запросов, каждый извлекает из таблицы лишь малую часть информации, которая в данный момент необходима.
В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.
При создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. (данные могут сортироваться, фильтроваться, объединяться, разделяться, изменяться, при этом изменений в базовых таблицах может не происходить).
Результаты обработки сказываются только на содержании результирующей таблицы, а она имеет временный характер, и иногда ее даже называют моментальным снимком.
Ценное свойство запросов - способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т. п.) значение по какому-то полю.
Простой запрос
Для выполнения простого запроса выполняются следующие действия:
1.Создать - Простой запрос
2.Выбираем в качестве исходных данных таблицу Больница и с помощью кнопки переносим поля Фамилия врача, Отделение, Специализация. Нажимаем далее.
.Присваиваем имя запросу и нажимаем - Врач запрос Готово. (рисунок 2.2)
рис. 2.2 - простой запрос в режиме таблица
рис. 2.3 - простой запрос в режиме конструктор
Запрос на выборку с параметром.
Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.
Для запроса с параметром нужно выполнить те же действия, что и при создании простого запроса, но в конструкторе в Условие отбора прописать параметр (фразу), который будет всплывать при выполнении запроса. В курсовой работе такой фразой является Введите фамилию врача. Параметр, записанный словами нужно заключать в скобки [ ].
Запрос с параметром в режиме таблицы
рис. 2.4 - запрос с параметром в режиме таблицы
Перекрестный запрос
Перекрестный запрос - запрос, в котором отображаются результаты статистических расчетов, (например, подсчитывается сумма, среднее, число значений), выполненных по данным из одного поля таблицы. После чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.
Результаты обработки выводятся в виде таблицы, которая очень похожа на сводную таблицу Excel.
Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:
возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;
простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации;
возможностью указать поле, которое является заголовком строки;
возможностью задать поле или несколько полей, которые являются заголовками столбцов, а также условия определяющее значения в столбцах.
В нашем случае создан перекрестный запрос, в котором выведены данные по о средней вместимости палат специализации каждого отделения
Перекрёстный запрос в режиме таблицы.
рис. 2.5 - перекрёстный запрос в режиме таблицы
2.5 Создание отчета с группированием
Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. (В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы).
Отчет создавался с помощью мастера отчетов. Его можно вызвать, выполнив команду Отчет - Создать - Мастер отчетов. В качестве источника данных выбираем таблицу Больница. Далее выполняем следующие действия:
Переносим поля: Отделение, Фамилия Врача, специализация из таблицы Расписание занятий в