Использование баз данных (Excel и Access)
Курсовой проект - Компьютеры, программирование
Другие курсовые по предмету Компьютеры, программирование
? убыванию.
Универсальное средство сортировки содержится в меню Данные - Сортировка с установкой необходимых параметров.
Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов Большой, Средний и Маленький) или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.
Критерии сортировки сохраняются вместе с книгой, предоставляя возможность повторного применения сортировки каждый раз при открытии книги в таблице Excel, но не к диапазону ячеек. Если необходимо сохранить параметры сортировки для периодического повторного применения при открытии книги, рекомендуется использовать таблицу. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени.
Одноуровневая сортировка.
Одноуровневая сортировка выполнена по полю "Отделение" по возрастанию. На листе Одноуровневая сортировка была произведена Одноуровневая сортировка. Для её выполнения нужно выполнить следующие операции: необходимо установить курсор в поле списка и ввести команду Данные - Сортировка. При этом должна выделиться вся область списка. Если этого не произошло, то предварительно необходимо выделить весь список, а затем ввести указанную команду. Затем в диалоговом окне Сортировка диапазона необходимо установить:
Сортировать по: Отдел по возрастанию (в алфавитном порядке).
Затем по: (не сортировать).
В последнюю очередь: (не сортировать).
После этого необходимо поставить флажок в строке Идентифицировать поля по подписям, чтобы исключить из области, подлежащей сортировке заголовков столбцов. Отсортированные данные приведены на рисунке 2 Одноуровневая сортировка (рис. 1.2). Эта сортировка выделена цветом.
рис. 1.2 - Одноуровневая сортировка
Двухуровневая сортировка.
Двухуровневая сортировка производится аналогично одноуровневой сортировке с помощью команды Данные - Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона необходимо установить:
Сортировать по: Отдел, по возрастанию (в алфавитном порядке).
Затем по: поле Адрес производителя, по возрастанию (в алфавитном порядке).
В последнюю очередь: (не сортировать).
После этого необходимо поставить флажок в строке Идентифицировать поля по подписям, чтобы исключить из области, подлежащей сортировке заголовков столбцов.
Отсортированные данные приведены на рисунке 3 - Двухуровневая сортировка (рис. 1.3). Они выделены цветом.
рис. 1.3 - Двухуровневая сортировка
Трехуровневая сортировка.
Трехуровневая сортировка выполнена в первую очередь по полю "Отдел", затем по полю "Адрес производителя" и в последнюю очередь по полю "Дата поступления в магазин" - все поля по возрастанию.
Отсортированные данные приведены на рисунке 4 Трехуровневая сортировка. (рис. 1.4)
рис. 1.4 - Трёхуровневая сортировка
1.3 Фильтрация данных
Фильтрация данных в списке - это выбор данных по заданному критерию (условию), т.е. эта операция позволяет выделить нужные данные среди имеющихся.
В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям (Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра.) , а ненужные строки скрываются. После отбора данные в этом подмножестве можно копировать, искать, изменять, форматировать, преобразовывать в диаграммы и выводить на печать; при этом их местонахождение и порядок не изменятся.
Возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т. е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных.
Осуществляется Фильтрацияс помощью команды Данные - Фильтр - и две разновидности этой команды: Автофильтр и Расширенный фильтр.
Автофильтрация.
С помощью автофильтра можно создать три типа фильтров: по значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить отбор по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно; точно так же необходимо выбрать один тип из двух, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе фильтра, заданного пользователем.
Для того, чтобы произвести автофильтрацию, необходимо изначально скопировать на новый лист Автофильтрация исходную базу данных с листа Подсчет данных по формулам. Затем установим курсор в область списка и выполним команду Данные - Фильтр - Автофильтр. По этой команде Excel помещает раскрывающиеся списки непосредственно в имена столбцов списка. Щелкнув по стрелке, можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора. Если кнопка была использована для назначения фильтра, то стрелка окрашивается в синий цвет. Существуют с?/p>