Документационное обеспечение работы с персональными данными сотрудников сборочного производства № 90...
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
? работников СП № 90:
Теперь более подробно рассмотрим выше перечисленные документы.
Личные карточки бланки, которых мы используем в нашем подразделении, давно утратили свою юридическую силу. В настоящее время это личная карточка формы Т2, но личная карточка Т2 заполняется в отделе управления персоналом. Там вносят все данные. Мы же в своем подразделении, да и в других подразделениях предприятия заполняем старую карточку, которая представлена в приложении 3. Делается это для того чтобы упростить нашу работу. Согласитесь, в любой момент времени нам могут понадобиться те или иные данные сотрудника, поэтому чтобы каждый раз не звонить в отдел управления персоналом ОАО СРЗ, мы и заполняем личные карточки.
Заполняя, личные карточки мы в дальнейшем сокращаем время на поиск информации о сотруднике нашего подразделения. Личные данные могут понадобиться для составления дополнительного соглашения, иногда сами сотрудники узнают у нас некоторые свои данные (например, паспортные данные, номер ИНН, страхового полиса или номер страхового свидетельства), ведь не все носят с собой пакет документов.
Помимо личных данных в карточках отражаются все перемещения сотрудников, то есть изменение профессии, категории, разряда. Так же в карточках делаются отметки об отпусках, что в дальнейшем помогает нам составлять график отпусков.
Картотека с карточками находится на столе, то есть, нет специального места для ее хранения, но такого не должно быть. Раз карточки содержат персональные сведения, то и храниться они должны соответствующим образом.
Персональные данные - лишь информация позволяющая идентифицировать личность, само по себе распространение персональных данных не столько наносит ущерб личности, сколько создает возможность для причинения такого ущерба. Защита персональных данных - это норма, своего рода, подстраховывающая от возможных нарушений и злоупотреблений, так как отдельные данные о человеке могут сложиться в описательную картину его личности.
Поэтому необходимо обеспечивать защиту документов, содержащих персональные данные сотрудников.
Теперь несколько слов о списках сотрудников подразделения.
Списки сотрудников могут быть различны в своем виде, они могут содержать различные данные (приложение 4). Такие списки сотрудников то же значительно облегчают работу. В любой момент времени руководителям необходимы различные сведения по участкам, например, численность участка № 1, количество работников одной специальности и так далее. Поэтому, чтобы каждый раз не перелистовать карточки, мы создаем списки работников по участкам при помощи, которых можно легко проанализировать данные и предоставить необходимые сведения.
Списки по участкам хранятся в папке на столе, но в основном все списки находятся в памяти персонального компьютера. Распечатывать каждый раз нет смысла, так как почти каждый месяц происходит движение персонала, то есть один месяц мы ведем прием сотрудников, через два месяца происходит увольнение сотрудников, либо перемещения внутри подразделения (с одного участка на другой, повышение разряда, категории, изменение специальности и так далее). Поэтому намного практичнее хранить все данные в компьютере и производить необходимые изменения.
Что касается защиты этого вида документов. Раз папка находиться на столе, следовательно, ее может просмотреть любой сотрудник, но просмотреть папку можно во время отсутствия на рабочем месте, так как списки содержат персональные данные, то нужно относиться к таким документам ответственно, поэтому на время отсутствия все документы со стола складываются в ящик, файлы электронных документов закрываются.
Что касается таких документов, как личные заявления сотрудников, объяснительные записки, то они хранятся в отдельных папках. Все папки лежат в ящике стола, то есть доступ к этим документам имеют только те сотрудники, которые несут ответственность за эти документы, а так же руководители подразделения.
Такой вид документов, как трудовые договоры и дополнительные соглашения имеют место быть в нашем подразделении, это происходит потому, что второй экземпляр выше перечисленных документов, поступает в наше подразделение из отдела управления персоналом, то есть фактически экземпляры сотрудников хранятся у нас. Это происходит в связи с тем, что трудовой договор подписывается не сразу, поэтому второй экземпляр не отдают в день приема работнику, таким образом, документы попадают к нам. Некоторые работники приходят к нам за своим экземпляром трудового договора или дополнительного соглашения, другие же про них и не вспоминают, вот таким образом часть документов остается в подразделении, а часть соответственно у работников.
Вторые экземпляры трудовых договоров позволяют самостоятельно составлять дополнительные соглашения к трудовому договору, так как в большинстве случаев при переводе сотрудников оформлением дополнительных соглашений занимаются структурные подразделения, то есть ответственные за ведение табельного учета сотрудников в структурном подразделении.
Специфика такой работы относится к крупным подразделениям, то есть для маленьких подразделений (отделы, бюро) трудовые догов?/p>