Состояние организации первичного бухгалтерского учета ЗАО "ххх" и пути его совершенствования
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?бнаружено, что график документооборота не разработан. Его отсутствие само по себе не влечет каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разного рода взысканий со стороны законодательства, однако бесконтрольность в сфере документопотоков может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия. Такими нарушениями могут быть:
- утеря документов;
- отсутствие нужных документов;
- несвоевременная регистрация документации;
- различные злоупотребления с документами.
В результате это ослабляет контрольную функцию бухгалтерского учета и может привести к несвоевременности составления отчетности.
На мой взгляд, график документооборота необходим, так как именно в нем отражается путь движения для каждого документа, срок его предоставления в бухгалтерию, а также ответственные лица.
На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер должен установить круг лиц, которые обращаются с первичными документами, и довести до них в официальном порядке сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Руководителю организации рекомендуется оформить соответствующий приказ по организации, в котором устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.
В связи с необходимостью графика документооборота он был составлен (Приложение 18) в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. При составлении графика документооборота принималось во внимание, что ЗАО Ххх является субъектом малого предпринимательства. В этой связи количество применяемых документов для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности организации по сравнению со средними и крупными организациями гораздо меньше, равно как и число структурных подразделений (отделов). Предложенный график документооборота содержит по каждому документу организации следующие разделы:
- наименование документа;
- ответственное лицо за составление документа (должность и фамилия с инициалами);
- ответственный за приемку документа (должность и фамилия с инициалами);
- срок предоставления документа в бухгалтерию;
- ответственный за приемку документа в бухгалтерии.
На мой взгляд, предложенный график документооборота предусматривает оптимальное число исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в каком-либо отделе организации.
После составления графика его необходимо утвердить приказом руководителя и приложить к учетной политике организации. Далее в обязательном порядке довести до каждого лица, участвующего в документообороте и вручить соответствующую выписку, в которой определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
По моему мнению, график документооборота позволит улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повысит эффективность учетной работы. В частности, обеспечит своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
При рассмотрении системы внутреннего контроля организации ЗАО Ххх было выявлено, что в ней нет отдельного лица, а тем более службы, которая занималась бы ревизией. Внутренний аудит осуществляют начальники отделов, главный бухгалтер, руководитель организации. Документально обязанности по осуществлению внутреннего контроля не за кем не закреплены. Это может привести к возникновению ошибок, а следовательно, - к принятию неправильных управленческих решений.
Существенным недостатком, выявленным при разборе внутреннего аудита, является то, что в ЗАО Ххх не используется важнейший прием фактического контроля инвентаризация имущества и финансовых обязательств, а значит и нет утвержденного приказом руководителя порядка проведения инвентаризации. Это является нарушением требований законодательства, в том числе Федерального закона О бухгалтерском учете и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которые указывают случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризация является необходимым мероприятием, предшествующим составлению бухгалтерской отчетности, иначе ее данные могут быть недостоверными, вследствие чего заинтересованные пользователи может сделать на их основе неправильные выводы о результатах деятельности организации. Учитывая данный недостаток, порядок проведения инвентаризации был разработан (Приложение 39). При этом учитывались требования законодательных актов в области бухгалтерского учета, в частности, - Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 [30].
Прежде всего, необходимо оформить приказ руководителя о проведении инвентаризации, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (Приложение 40) [22]. В приказе нужно указать, какие именно имущество и обязательства будут инвентаризироваться. Затем следует создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, членами которой могут быть главный бухгалтер, офис-менеджер, руководитель организации. Причем при пров