Создание информационно-справочной системы "Методический кабинет"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
ые команды правки.
- Постановка задачи
2.1.1 Назначение задачи
Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности и его использование для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации, и, следовательно, принятия решения и эффективного управления.
Эффективность работы малого предприятия определяется объемом, скоростью и качеством выполняемых работ как на предприятии в целом, так и на уровне каждого из его подразделений. Важными составляющими эффективной работы предприятия являются автоматизация обработки документации. Документы предприятия являются, в основном, типовыми документами и операции по обработке этих документов могут быть автоматизированы в рамках системы автоматизации предприятия.
Отсутствие автоматизации процессов учета документации приводит к нерациональному использованию трудовых и финансовых ресурсов малого предприятия, снижению конкурентоспособности и уменьшении прибыли.
Для организации эффективной работы с документацией предприятия необходимо:
координация деятельности по сбору и обработке документации по предприятию в целом;
определение основных видов документации;
определение основных направлений развития технологии обработки информации;
организация оперативной регистрации, поиска необходимой документации;
определение потребности в информации всех подразделений предприятия, оперативное получение необходимых отчетов и запросов.
Документация предприятия должна соответствовать современным требованиям, согласно государственным стандартам
Таким образом, проблема состоит в реализации системы обработки информации, позволяющей накапливать, хранить и обрабатывать (анализировать) документы. Для реализации необходимо создать реляционную базу данных, в которой можно будет осуществлять процесс автоматизации обработки документации.
2.1.2 Технико-математическое описание задачи
Создание комплексной автоматизированной системы предполагает использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.
В последние годы устройства автоматизированной обработки текстовой информации стали широко использоваться руководителями всех уровней, которые на выведенном, на экран документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.
Для организации эффективной работы с документацией необходимо на предприятии иметь локальную сеть между различными структурными подразделениями.
В этой связи при системном подходе к автоматизации предприятий на первый план выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость, безопасность.
Так как представление структуры базы данных, экранных форм, запросов, отчетных форм в Microsoft Access обеспечивается внутренней реализацией СУБД (в отличие от распространенных СУБД типа dBase, FoxPro, и т. д., в которых эти характеристики описываются программным путем), то представление полного программного кода базы данных, написанной на Microsoft Access является невозможным, в связи с отсутствием такового.
Однако, при создании экранных форм для присвоения различных функций элементам управления - кнопкам - использовался внутренний язык СУБД - Access Basic. Некоторые процедуры, написанные на этом языке, представлены в приложении
В базе данных Методический кабинет для генерации отчетов, получения некоторых данных используется запросы. Хотя эти запросы генерировались визуальными средствами, но есть возможность представить их в виде SQL-запроса.
Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы.
Запрос по образцу (Query by Examply) изначально предназначался для пользователей БД, чтобы они могли осуществлять поиск данных без знания языков программирования по определённым условиям.
Для проверки условий используются выражения, которые должны содержать, по крайней мере, одну операцию и, по крайней мере, одну константу, идентификатор или функцию.
Для создания выражений в Access существует шесть типов категорий операторов: арифметические операторы, операторы присваивания и сравнения, логические операторы, операторы слияния строковых значений (конкатенации &), операторы - разделители (восклицательный знак и точка), операторы сравнения.
В сочетании с операторами выражения создают константы. Существуют константы трёх видов:
- числовые константы это последовательность цифр (знак числа, десятичная точка)
- текстовые (строковые) константы.
- константы типа Дата/Время заключаются в знаки #, например #10:20:30#.
Идентификатор это обычно имя объекта. Объекты в Access это таблицы, поля, запросы, формы, отчёты. Иногда имя идентификатора состоит из имени семейства и объекта, тогда отделяются . или !.
В Access и VBA определены 140 различных функций и