Geum.ru


Создание информационно-справочной системы "Методический кабинет"

Дипломная работа - Компьютеры, программирование

Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование



226;;

;

;

.

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

  1. в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;
  2. во времени: от места создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать процесс управления. Современная работа с документами характеризуется внедрением в процесс работы компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач на современном этапе.

  1. Для создания документов используются текстовые редакторы. Специальные программные переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.
  2. Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена.
  3. Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы ставить их на контроль, вести ежедневники.
  4. Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых.

Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

  1. оперативность в составлении и прохождении документа;
  2. высокое качество документов;
  3. оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);
  4. безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.
  5. ОБЩАЯ ЧАСТЬ
  1. Цель разработки

Цель разработки этой программы: систематизация, автоматизация поиска и повышение скорости ввода данных по всем видам пособий; автоматизация создания печатных документов, сокращение бумажного документооборота, автоматизация архивирования документов. В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для учебной части и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на работу с пособиями. Достижение этих целей при проектировании значительно упростит процесс обработки документации, хранение архивных данных.

  1. Анализ использования разработки

Данный продукт разработан под конкретные требования, предъявляемые к работе современного учреждения. Его применение возможно в условиях деятельности любого образовательного учреждения, что позволяет привести работу с документацией на более высокий уровень, поднять на более высокий уровень обмен информацией между всеми методическими комиссиями.

  1. Анализ методов решения проблемы

Организация хранения и поиска документов

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения. Решение задач поиска, систематизации и обработки информации выполняется различными способами в зависимости от рода данных, способа их хранения, специфики производства и других факторов.

Активное использование компьютера для создания документов может породить проблему организации хранения и последующего поиска нужного документа.

Далее рассмотрим некоторые общие подходы к решению этой проблемы.

В настоящее время многие крупные компьютерные фирмы занимаются разработкой и внедрением комплексных систем управления документацией. Эти системы, как правило, ориентированы на использование в крупных компаниях, в которых придают большое значение управлению ресурсами, в том числе трудовыми,