Совершенствование информационного обеспечения организационно-функциональной структуры ГТРК "Дальневосточная"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ДЕЛО (Электронные офисные системы), DIRECTUM (НПО Компьютер, компания DIRECTUM), DocsVision (фирма Digital Design), Управление делами (компания КИНТ).
Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs, т.е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в ГТРК Дальневосточная оказались системы DIRECTUM и DocsVision, так как соответствуют предъявляемым требованиям.
Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система DocsVision, которая имеет шлюз к системе 1С: Предприятие, следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.
Также была дана характеристика приложения Делопроизводство DocsVision и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения информационного обеспечения, она составляет 195 000 рублей. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупятся в течение года при среднем годовом доходе 1300000 рублей.
Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.
Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.
Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ГТРК Дальневосточная. Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.
Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере iелью разработки дальнейшего их решения:
неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;
попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие малая скорость обработки и информации, а значит медленная реакция на новые воздействия;
избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
невозможность установления истории работы с документами;
избыточные затраты на бумагу и копирование для создания несколь-ких копий одного документа.
Изучение понятий информационное обеспечение, системы электронного управления документами помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, системы электронного документирования, системы электронного документооборота, корпоративные системы электронного управления документами.
Проведенный в работе анализ автоматизированных систем информационного обеспечения позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.
Существует немало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации информационного обеспечения и возможности дальнейших исследований данной тематики.
Список использованных источников и литературы
- Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. М.: Приор, 2001. 32с.
- О концепции правовой информатизации России: федер. закон// Собр. законодательства РФ. 1999. №26. Ст.3178.
- Об информации, информационных технологиях и защите информации: федер. закон от 27.07.2006г. №149-ФЗ// Собр. законодательства РФ. 2006. №34. Ст.2172.
- Об основах государственной политики в сфере информатизации: федер. закон// Собр. законодательства РФ. 1995. №42. Ст.3921.
- Об участии в международном информационном обмене: федер. закон от 23.08.1996г. №125-ФЗ// Российская газета. 1996. №129.
- Об электронной цифровой подписи: федер. закон от 10.01.2002г. №1-ФЗ// Собр. зако