Секретарь
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?омандировка совещание
Рисунок 4. Рекомендуемое положение секретаря относительно дисплея.
Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.
Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое влияние.
С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушевать особенности приемной. Например, светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная - уменьшает. Используя различные цвета, можно зрительно разделить помещение на отдельные участки. Важным является использование цвета в качестве носителя информации. Например: секретарь использует цвет при раскладке документов в папке различных цветов, выделяет отдельную группу карточек в картотеке и так далее.
Приемная должна, регулярно проветривается или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы.
Кратковременно открывание окон (5-8 минут) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк). Хорошо влияет на состав воздуха озеленение служебных помещений, так как растения не только выполняет декоративную функцию, но и улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление. Расположить растения можно вдоль оконных проемов, стен, на полу. Нежелательно размещение цветов на подоконниках, так как это уменьшает поток естественного света.
В приемной следует запретить курение. Не следует также пользоваться парфюмерными средствами, имеющими сильно выраженный запах.
Режим работы секретаря-референта и других сотрудников службы документационного обеспечения управления должно предусматривать определенное чередование периодов труда и отдыха. При регламентировании учитывается уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническая обстановка. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации. В них определены начало и конец рабочего дня, перерыв на обед и так далее. Регламентируя распорядок для сотрудников, в правилах следует предусматривать и определенные перерывы для кратковременного отдыха в течении рабочего дня (помимо обеденного перерыва). Например, для сотрудников, работа которых связана с долговременным пребыванием на рабочем месте (у секретаря-референта именно такая работа), целесообразно предоставлять 5-8 минутные перерывы через каждые два часа работы. Такие перерывы рекомендуется использовать для активного отдыха, например, физкультурных минут или пауз. Физкультурную паузу рекомендуется проводить дважды в день. Во время физкультурных минут рекомендуется проделать гимнастические упражнения, показанные на рисунке. (рисунок 5)
Рисунок 5. Гимнастические упражнения для секретаря.
Последнее (пятое) упражнение делается в покое. Следует расслабиться, закрыть глаза и медленно сосчитать до ста.
10. Современная оргтехника диктофон
Устройство и работа диктофона.
Диктофон - аппарат для записи устной речи iелью воспроизведения ее полностью либо по частям. Воспроизведение может быть замедленным и многократным. Что отличает диктофоны от других звукозаписывающих устройств. Термин диктофон образован от двух слов дикто - диктую, фон - речь.
При работе с диктофонами различают два режима.
1.Запись. Кабинетных диктофонов предусматривается возможность записи, как с микрофона, так и с различных линий (радиотрансляционная сеть, диспетчерская линия связи), а также возможность записи телефонных переговоров.
2.Воспроизведение. Диктофона осуществляется с единой целью - перепечатать, указывают текст. В карманах иных и других носимых диктофонах воспроизведение происходит без обеспечения различных удобств (повтор, замедление скорости).
Головки записи и воспроизведение в основном сходны между собой. Чтобы без искажения воспроизвести записанной на магнитной ленте сигнал и напряжение его движения относительно головки должны быть что и при записи в этом случае обмотку головки пишет создаваемое лентой магнитное поле обеспечивающие электрический сигнал, происходит это в результате сто + и - полюсы на магнитной ленте создают замкнутый в воздухе магнитный поток. Когда лента проходит около головки, этот поток замыкается через сердечник головки магнитное сопротивление который в несколько тысяч раз меньше сопротивления воздуха. При движении магнитной ленты отнесены головки воспроизведения, следующие за другими магнитики разной полярности. На обмотке головки при переменных возникает переменное напряжение, частота того напряжения совпадает с частотой исходного звукового сигнала.
Диктофон - это устройство (аппарат) необходимое для записи устной речи iелью воспроизведения ее полностью или по частям. Применение диктофонов способствует повышени