Секретарь
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?. Сказанное относиться и к выбору аксессуаров к костюму.
Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями не красит секретаря разностилие украшений. Украшение должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюма следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.
Секретарь-референт должен постоянно помнить о личной жизни. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющие резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке, прическа аккуратная, быть к лицу, гармонировать с костюмом и с окружающей обстановкой.
8. Организация рабочего места секретаря
Рабочее место - это зона трудовой деятельности одного или нескольких сотрудников оснащенное необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Рациональная организация рабочих мест и создания наилучших условий труда, для работников секретарских служб включая планировку. Планируется служебное помещение в соответствии с характером выполняемых работ, рациональное размещение мебели и специального оборудования, а так же создание необходимого комфорта способствует эффективному труду.
Комплект мебели для оборудования рабочего места входят: письменные столы обычные, специализированные, вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала для установки оргтехники, телефонов, картотек, и так далее. Кресло, стулья подъемно - поворотные, шкафы обычного типа и специализированные.
Работники делопроизводства должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами, инструктивными.
Например: должностными инструкциями, инструкциями делопроизводства, телефонные справочники.
Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего, на столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности (журналы, дела). В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуются, располагаются на верхних полках, все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже, телефон должен стоять на столе или специальной подставке, с лева или с права так чтобы телефонную трубку можно было держать одной рукой, а в другой руке ручку для записи необходимой информации. Образцовый порядок на рабочем столе залог высокой производительности труда.
Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей штампов, бланков строгой отчетности денег, сейф должен всегда быть закрыт в нем не должно лежать ничего лишнего и тем более личных вещей. Ключи от шкафов, столов, сейфов хранятся в местах установленных руководителем организации. В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливают из расчета четыре квадратных метра на одного работника.
Рабочее место секретаря-референта - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. В пределах зоны можно различать три сектора - основной, где находиться рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, сектор обслуживания посетителей и вспомогательный сектор, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование.
Общая площадь приемной, где находиться секретарь-референт, должна быть в пределах двенадцати - шестнадцати квадратных метров.
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда. Коснемся, прежде всего, мебели - стола и стула.
Применение наиболее рациональной мебели в работе любого сотрудника управления играет важную роль. В отдельных случаях производительность труда от удачно подобранной мебели повышается на десять - двадцать процентов.
Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П - образная планировка рабочего места (рисунок 1).
Высота рабочего стола рекомендуется в пределах шестьдесят восемь - семьдесят три сантиметра. Столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева.
Рисунок 1. П- образная планировка рабочего места секретаря-референта
Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься, углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется шести десяти сантиметров (на уровне колен) и не менее восьми десяти сантиметров на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.
Располагать принадлежности на рабочем и приставочном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.
Важным элементом рабочего места является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения матер