Секретарь
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?озволяет записать устную речь iелью воспроизведения ее полностью либо по частям. Воспроизведение может быть замедленным и многократным.
При трудной работе секретарь не должен забывать о здоровье и условиях труда. Нельзя забывать о перерывах, гимнастике даже при полном графине на день или например об освещении, удобстве. Все должно быть продуманно при работе секретарем - референтом.
2. Телефонное обслуживание
Все вызовы руководителя должны идти через секретаря и оцениваться с точки зрения их срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделять вопросы, относящиеся к компетенции руководителя или других работников. Кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения секретарь должна уметь правильно вести разговор.
Секретарь обязана:
1.Быстро отвечать на вызовы
2.Снять трубку назвать учреждение и свою должность абонент должен знать с кем он разговаривает. Кроме того, такое начало разговора заставляет и собеседника назвать себя и изложить свой вопрос.
.Если дело касается руководителя, секретарь либо сразу соединяет с ним, либо если руководитель отсутствует или занят, срочной работай, просит собеседника перезвонить в определенное время, а не завтра на этой неделе через пару дней. При этом секретарь записывает, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу эта запись передается руководителю и дает ему возможность подготовиться к предстоящей беседе.
.Если вопрос может быть решен другим работником, секретарь отсылает собеседника к нему.
.В случае длительного отсутствия руководителя сообщает абоненту фамилию и телефон работника его замещающего.
Кроме ответов на вызовы руководителя, секретарь по телефону по поручению руководителя передает те или иные сведения, наводит справки и другое.
Для этого нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе разговора не было досадных оговорок или пауз (поиск не достающих документов, забытых сведений, междугородние переговоры). Также заранее обдумать ситуацию, если нужное вам лицо в данный момент отсутствует, секретарь должна иметь необходимые телефонные справочники для постоянных абонентов самостоятельно заводит справочник или книгу.
Разговор секретарь должна вести вежливо и спокойным тоном не обрывать, резко не говорить громко, произносить слова четко и не очень быстро.
Если секретарь, получает по телефону какую либо информацию, отвечает на запросы, дает справки, то руководитель следует правилам:
1.Для записи поступающей информации секретарь должна иметь наготове ручку и блокнот, а также журнал телефонограмм.
2.Для выдачи справок секретарь должна иметь список телефонов своего учреждения.
.В случае, когда для выдачи справки необходимо отыскать какие то сведения, то не следует оставлять собеседника более чем на одну или две минуты (один, два раза взять трубку) если требуется продолжительный поиск, то сразу предупредить собеседника взять номер его телефона и самой перезвонить.
Телефонные сообщения, как правило, целиком записывать не нужно. Выбирают главное - название события, цифры. Можно пользоваться сокращениями. Полученное сообщение лучше проверить, прочитав его собеседнику. Обязательно записывают дату и время звонка, фамилию имя отчество и должность звонившего (организация), суть сообщения, по какому номеру перезвонить, и когда перезвонят в какое время.
3. Организация и проведение приема посетителей
Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которой сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения, речи и внешности секретаря.
Секретарь обязана:
. Знать круг лиц, имеющий доступ к руководителю в любое время.
1.Довести до сведения всех работников своего учреждения часы приема у руководителя по текущим вопросам, подпись, согласование документов если работник настаивает на другом времени секретарь должен узнать по какому вопросу доложить руководителю согласовать с ним время приема и сообщить работнику.
2.При приеме работников других учреждений или командированных из других городов выяснить согласованно ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должна на кануне напомнить о нем руководителю, в противном случае узнать у посетителя, по какому делу и из какой он организации при необходимости направить к соответствующему работнику. Если же необходим лично руководитель, то секретарь докладывает о посетителе в случае отсутствия или занятости руководителя договориться с посетителем о новом сроке. При этом записать дату и час приема, фамилию, должность, название учреждения, адрес и телефон, по которому в случае необходимости можно с ним связаться. Дает свой номер телефона.
.Работа секретаря по организации приема посетителей своей организации по личным вопросам заключаются в следующем:
а) в специальный журнал или на карточку записывают данные о посетителе и указываются представленные по делу документы. Секретарь должна знать, какие документы необходимы для рассмотрения данного вопроса.
б) хранит неоконченные и недовведенные до конца дела и при повторном посещении подготавливает все имеющиеся по данному вопросу документы.
в) делает отметки в журнале о ходе рассмотрения и об окончании решении вопроса дает спра