Роль проверок наличия и физического состояния архивных документов в обеспечении их сохранности
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ (ОЦПК)
Контрольная работа
по программе АРХИВОВЕДЕНИЕ (раздел № 4)
по теме:
РОЛЬ ПРОВЕРОК НАЛИЧИЯ И ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОБЕСПЕЧЕНИИ ИХ СОХРАННОСТИ
ОГЛАВЛЕНИЕ:
Введение
Роль проверки наличия и состояния в обеспечении сохранности архивных документов
Заключение
Список используемой литературы
Приложения (формы документов учета наличия и состояния архивных фондов)
ВВЕДЕНИЕ
архивный документ сохранность проверка акт
1. Документы, имеющие непреходящую историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность в составе Архивного фонда Российской Федерации, выступают в современном мире как мощный фактор влияния на все сферы государственной и общественной жизни. При этом они сами находятся под постоянным воздействием негативных внешних обстоятельств. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Массовым неуклонным разрушением документов в процессе хранения и использования обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности архивных фондов. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.
Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора макулатурных кампаний. Среди граждан так же бытует мнение о бесполезности бумаг, о пыльном архиве - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников.
Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо.
. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007 г.), обеспечение сохранности - это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. Названный комплекс включает правила и рекомендации в области осуществления строительства зданий архивов, их оборудования, размещения фондов, топографирования, соблюдения нормативных условий хранения, размещения фондов, выдачи и проверки наличия дел и документов на стадиях их движения и др. Однако практическая реализация этих задач многими архивными учреждениями не охватывает весь комплекс взаимосвязанных и взаимообусловленных факторов опасности, действие которых может привести и нередко приводит к повреждению, утратам или уничтожению архивных документов.
Одной из задач архивистов является обеспечение сохранности документов на бумажной основе. В комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов входят работы по проверке наличия и физического состояния документов, обеспечение нормативных режимов хранения архивных документов, своевременное выявление и учет документов с повреждением носителей и текста. Своевременность проведения данных работ позволяет обеспечить сохранность архивных документов и сформировать банк данных о физическом состоянии документов.
РОЛЬ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ В ОБЕСПЕЧЕНИИ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
. В числе мероприятий, проводимых в архивах в целях обеспечения сохранности документов, немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, которая заключается в установлении фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявлении отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявлении и устранении недостатков в учете архивны?/p>