Роль проверок наличия и физического состояния архивных документов в обеспечении их сохранности
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
ии.
При выявлении дефектов текста (угасание текста, размытие, слабоконтрастность) применяются фотореставрация, компьютерные способы усиления изображения, иногда - машинописное или принтерное копирование.
Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Архивного фонда Российской Федерации с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.
Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:
листе-заверителе (приложение № 3);
листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;
карточке учета архивных документов с повреждениями текста;
картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.
. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение необходимой обществу ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. Степень риска физического повреждения документов к концу 1990-х гг. достигла кризисного состояния. Ускорился быстротекущий процесс ухудшения состояния, качественных характеристик основы и текста документов. Следовательно, обеспечение сохранности документов является для архивов научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера.
Итак, архивы на основе единых научно-методических принципов обеспечивают сохранность принятых документов, создают условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляют удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:
1.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007
.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр Академия 2005
.Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации - Закон № 125-ФЗ
.Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации . М., 2002
5... (2009. № 6)
.Н.М. Грефнер. Защита архивных документов от плесневых грибов. Санкт-Петербург, 2001 г.
.В.Ф. Привалов. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе. Методическое пособие. М.,2005
Приложение
Формы документов учета наличия и состояния архивных фондов
(название архива) ЛИСТ ПРОВЕРКИ № ? ________ Наличия и состояния документов фонда № _____________________________________________ (название) Проверку проводили ________________________________________________________________ Наличие документов Состояние документов Номера описей Кол-во ед. хр., числящихся по описи Выявлены технические ошибки Числится по описи в результате устранения технических ошибок Номера ед. хр., выданных во временное пользование Не оказалось в наличии Имеется в наличии (описанных) Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед. хр.) Номера ед. хр., требующих: Номера ед. хр., неисправимо поврежденных Примечание Литерные номера, не отраженные в итоговой записи Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи Другие, в результате чего объем не учтенные не перечислены, но учтены в объеме не учтенные не перечислены, но учтены в объеме увеличился на уменьшился на дезинфекции дезинсекции реставрации переплета или подшивки восстановления за- тухающих текстов 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись ____________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) Наименование должностей работников Подписи Расшифровка подписей Д?/p>