Роль проверок наличия и физического состояния архивных документов в обеспечении их сохранности
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
?ании проверки в конце каждой описи (после заверительной надписи) делается запись проверено и проставляется дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее.
Если при проверке наличия не обнаружены какие-то дела, по окончании работы принимаются меры их розыска. Наибольшая вероятность найти отсутствующие дела под тем же номером, но в комплексе дел другого года или другой описи как неправильно подложенные. Однако вести розыск необнаруженных дел рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить учетные документы по выдаче дел из хранилищ; организовать розыск дел в структурных подразделениях, где они образовались, имея в виду возможное их оставление для практического использования и ошибки в оформлении выдачи; изучить документы дела фонда (акты о выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия, в которых эти дела, возможно, также числились отсутствующими).
Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записывается - найдено и подложено в фонд. Дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей и других учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводиться в течение года), составляется акт о необнаружении, а на неисправимо поврежденные дела - акт о неисправимых повреждениях дел. Такие дела снимаются с учета в установленном порядке.
Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.
На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты (приложение).
.3. Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги и текстов. Оценивается также внешний вид и особенности бумаги, характер и степень ее повреждения. Наличие и виды дефектов бумаги или текста определяют визуально при полистном просмотре дела для каждого документа. Все обнаруженные недостатки записываются в лист проверки, который является рабочим документом, а затем после выяснения и устранения некоторых вопросов, возникших в ходе проверки, на основании итоговых записей по каждой графе листа проверки составляется акт. Недопустимо делать какие-либо пометки и записи в описях и других учетных документах, так как они могут дезориентировать работников архива и исследователей в будущем.
Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.
Выявление дел, пораженных грибами и требующих дезинфекции, осуществляется в процессе проверки наличия и состояния дел, при выдаче дел пользователям, подборе для реставрации и других работах с документами. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных, пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые), с дефектами бумаги и текста архивных документов.
Поврежденные дела извлекают и сразу же изолируют от здоровых. Зараженные дела подвергают анализу и дезинфекции, а остальные - обеспыливанию с раствором антисептика.
Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.
Дефекты бумаги могут иметь характер механических повреждений, биологических, химических, вызванных воздействием воды и огня. Такие дефекты легко распознаются по признакам разрывов, надрывов листа при изгибе, ветхости краев листа, истонченности поверхности листа, рыхлость бумаги, изменение (пожелтение) цвета бумаги, волнистой поверхности. Такие документы требуют специальной реставрац