Роль выставки в маркетинговой деятельности
Курсовой проект - Маркетинг
Другие курсовые по предмету Маркетинг
возможность поддержания контактов с центральным офисом экспонента, заказ охраны, заказ номеров в гостинице, заказ столиков в ресторане и т.п.
Угощение для приглашенных посетителей. Решите заранее, какое угощение вы будете предлагать своим гостям, закажите все необходимое и проследите за оправкой на выставку.
Приемка стенда и инструктаж персонала. После завершения монтажных и оформительских работ фирмой-подрядчиком стенд должен быть передан персоналу экспонента накануне открытия выставки, поскольку уже на следующее утро приходится встречать первых посетителей. Кроме того, первый обход выставки официальными лицами не исключает возможности приветствовать на стенде тех или иных лиц, представляющих практический интерес.
Сразу после приемки стенда проводится подробный инструктаж всего персонала, который будет здесь работать. В инструктаж входит: представление персоналу руководителя стенда и его полномочий; знакомство штатных сотрудников с внештатным персоналом; уточнение целей и задач, которые ставит перед собой экспонент на данной выставке; ознакомление с экспонатами и их местоположением; ознакомление с режимом дня (начало и окончание работы, уход со стенда и т.п.); распределение обязанностей и времени дежурств на стенде, согласование графика; обсуждение формы одежды; информирование о номерах телефонов милиции (полиции) и пожарной охраны; правила пользования служебным телефоном и факсом; как пользоваться почтовыми услугами; правила занятия кабин (или столов) для переговоров; как работать с книгой регистрации почетных гостей и книгой отзывов; где получить флажки для столиков и бэйджи с фамилиями; где находится администратор павильона, и по каким вопросам к нему обращаться; связь с дирекцией выставки, и по каким случаям; связь с конгресс-центром и протокольным отделом; связь с пресс-центром; информация о ближайших кафе, ресторанах и др. пунктах питания; информация о режиме оплаты и пребывания в гостинице, обмен телефонами.
Организация рабочего дня на стенде. Как должен проходить день на выставке, подробно изложено в учебном пособии Стендист торгово-промышленной выставки. Секреты мастерства. Тем не менее, дадим несколько рекомендаций руководителю стенда (менеджеру по персоналу на стенде).
Перед началом рабочего дня: сбор всех сотрудников не позже чем за 15 минут до открытия павильона для публики, ознакомление сотрудников с планом работы на день и основными событиями дня, выдача необходимого инвентаря, инструментов и материалов в течение рабочего дня, координация распределения кабин и столов для переговоров, периодическая проверка состояния экспонатов, проверка наличия у стендистов информационных материалов, выкладка рекламных материалов для посетителей, расстановка стендистов по местам и помощь им в работе с посетителями, регулирование периодического отдыха стендистов, временная подмена отдельных стендистов и обслуживание посетителей, организация контактов важных клиентов, официальных гостей и почетных лиц с коммерческой службой или руководством фирмы, изучение экспонатов фирм, представленных на выставке.
В конце рабочего дня, обсуждение итогов дня с коллективом стенда, просмотр записей бесед с посетителями, выявление мнений, выдача поручений, отключение экспонатов от энергопитания, опечатка стенда или сдача его охране.
Изучение стендов партнеров и конкурентов. Предоставьте сотрудникам своего стенда достаточно времени для изучения продукции, экспонируемой конкурирующими фирмами. Это очень важная и ответственная работа, поэтому порядок изучения продукции и сбора информационных материалов обсудите с ними заранее. Дайте им необходимые инструкции: что в первую очередь узнать, какие получить материалы, как объяснить проявляемый интерес. На выставке легче получить особо важные, и порой неоценимые сведения. Но это нужно уметь делать цивилизованно. Отведите место для хранения собранных материалов, так как их предстоит после выставки доставить специалистам предприятия для изучения.
Закрытие выставки, демонтаж стенда и подготовка персонала к отъезду. При демонтаже стенда в связи с закрытием выставки нужно заранее наметить: отъезд персонала стенда, получение со склада транспортной тары, меры против расхищения, что делать с экспонатами, куда отправить оборудование стенда, куда направить мебель со стенда, куда направить оставшийся рекламный материал.
Последний день работы выставки, как правило, проходит под знаком свертывания работ, демонтажа стенда и подготовки к отъезду. После проделанной работы персонал стенда чувствует себя изрядно уставшим, и поэтому - менее внимателен. Но руководитель стенда не должен расслабляться. Наоборот, ему нужно предельно сконцентрировать внимание и волю, так как предстоит масса хлопот и ответственных действий. Он отвечает за все и поэтому контролирует: возврат арендованного имущества, сдачу оборудования и площадки устроителю, окончательный расчет с соответствующими подрядчиками, подписывает акты и протоколы, заказывает транспорт, погрузчики, тару и упаковку, сдает имущество транспортно-экспедиторской фирме на отправку с выставки. Конечно, что-то он поручает своим сотрудникам, и большинство вопросов решают его помощники. Но руководитель стенда, чтобы быть уверенным, что все сделано правильно, в полном соответствии с требованиями и ничего не забыто должен лично проконтролировать исполнение своих поручений. Кроме того, он обязан собрать у себя важные документы. Если у н