Роль выставки в маркетинговой деятельности
Курсовой проект - Маркетинг
Другие курсовые по предмету Маркетинг
и
выставка маркетинговый коммуникация планирование
3.1 Выставочная работа на стенде
Сегодня пребывание на выставке обычно занимает с монтажом и демонтажем стенда от 5 до 10 дней. Все эти дни заполнены напряженной работой администрации, всего персонала выставки и всех вспомогательных служб. Поэтому все действия персонала экспонента должны быть спланированы и обязательно предварительно согласованы с каждым сотрудником, с администрацией выставки, а также с фирмами подрядчиками, выполняющими заказанные работы. Значит, по прибытии на выставку сразу же разработайте наглядный календарный план-график, определяющий, кто, где и когда будет находиться, и чем будет заниматься? Отдельно определите, кто и когда будет находиться на стенде во время работы выставки, например: руководство предприятия, руководитель отдела сбыта, стендисты (консультанты), механики-демонстраторы экспонатов в действии, руководитель стенда, разъездные сотрудники отдела сбыта, конструкторы и разработчики продукции.
Для координации работ на стенде нужно назначить руководителя стенда (менеджера по персоналу на стенде), который должен нести полную ответственность за безупречную работу на выставке всего привлеченного персонала. Менеджер по персоналу (руководитель стенда) отвечает за: растаможивание выставочных грузов, заказ автотранспорта, размещение стендистов в гостиницах, монтаж и раскладку экспонатов, внешнее оформление и вид стенда на выставке, обслуживание посетителей, организацию рабочего времени персонала, организацию обеденных перерывов, рациональную смену работников, настроение персонала стенда, рабочее состояние действующих экспонатов, организацию учета контактов, оформление отчета по работе на стенде.
Для руководителя стенда (менеджера предприятия по персоналу стенда) должен быть разработан свой план график работы на выставке, а у стендистов, механиков-демонстраторов и гидов-переводчиков свои.
Мероприятия перед открытием выставки по привлечению посетителей на стенд. Всем группам посетителей, которых вы хотите пригласить на свой стенд, необходимо успеть направить приглашения. В качестве первого шага для достижения цели можно воспользоваться набором рекламных материалов, предлагаемых устроителем выставки. По прибытии на выставку запросите эти материалы и используйте их для ознакомления потенциальных посетителей. Вы можете бесплатно получить проспекты выставки на нескольких языках, рекламные наклейки или плакаты. Приглашения и аннотации экспонентов можно заложить в официальный каталог выставки, направляемый приглашаемой организации. Каталог побуждает отложить дела и посетить выставку. Кроме того, это издание служит хорошим справочником, не теряющим своей силы на протяжении всего периода между двумя выставками. Обязательно проследите за тем, чтобы в каталоге были правильно изложены все важные данные, и если обнаружите опечатки, примите меры к их исправлению хотя бы вручную, лучше до начала его распространения и в большей части тиража. Реклама в каталоге действует не только во время выставки, но и долго после ее закрытия.
Ваши партнеры и клиенты (потенциальные посетители стенда) всегда ожидают, что вы напомните им о себе, дадите им в руки информационные и рекламные материалы и документацию. Они, конечно же, должны быть подготовлены заранее.
Работа с прессой и СМИ. В развертываемых при выставках пресс-центрах обычно всегда имеются особые полочки для каждого из аккредитованных журналистов, по которым экспоненты могут в период работы выставки раскладывать свои материалы. Менеджер предприятия по выставкам и рекламе должен проследить за тем, чтобы это были не просто проспекты, а по возможности, интересные описания вашей продукции и новинок из производственной программы с иллюстрациями или фотоснимками. В них должно быть все, заслуживающее упоминания в будущих корреспонденциях: интересные нововведения, опыт, события и тому подобное.
Подробно изучите программу сопутствующих мероприятий выставки - доклады, семинары, конференции, презентации и т.п., чтобы решить, не следует ли пригласить на эти мероприятия ваших заказчиков, клиентов, партнеров и потребителей продукции. Передайте в оргкомитет выставки материалы по новой номенклатуре продукции предприятия, чтобы их можно было использовать для работы с прессой и на деловых встречах, проводимых непосредственно устроителем выставки. Это может быть: краткий очерк о деятельности предприятия, описание особенно интересных видов продукции и технологий, иллюстрации или фотографии и т.п.
Организация монтажных, оформительских и демонтажных работ. Очень важно своевременно начать монтаж и оформление стенда, чтобы в день открытия все было окончательно готово. Чтобы не произошло неожиданных срывов, при планировании работ следует предусмотреть: своевременную проверку нагрузки пола (Если нагрузка окажется превышающей норму, нужны дополнительные фундаменты), подключение к электросети, прокладку водопровода и канализации, своевременную установку и подключение телефона, рабочие инструкции по монтажным работам, указания слесарям, водопроводчикам, малярам и обойщикам, указания шрифтовикам по выполнению надписей, освещение (запасные светильники и лампочки), принятие мер, предусмотренных техникой безопасности, оборудование и оформление стенда: устранение повреждений при перевозке, обустройство кабин для переговоров, кухни, бюро для секретаря, склада для информационных материалов,