Разработка информационной системы "Учет писем-обращений"
Отчет по практике - Компьютеры, программирование
Другие отчеты по практике по предмету Компьютеры, программирование
создать единую структуру хранения и отслеживания информации на предприятии.
Основные функции системы:
автоматизация процесса обработки и хранения входящей и исходящей корреспонденции;
ввод и хранение корреспонденции;
ввод и хранение поступивших телефонных звонков;
контроль срока исполнение корреспонденции;
присоединение к письмам других файлов и открытие их из системы;
- учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль;
централизованный контроль исполнения документов;
списание документов в дело;
ведение информационно-справочной работы;
формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.
Основными целями создания ИС является:
снижение трудоемкости сбора, передачи, хранения и обработки информации;
повышение оперативности выдачи справочной и отчетной информации, базирующейся на учетных данных;
повышение эффективности и результативности контроля выполнения решений;
автоматизация делопроизводства и повышение производительности труда;
обеспечение целостности, сохранности и достоверности информации, накопленной в информационной системе;
обеспечение надежной защиты от несанкционированного доступа, разграничение полномочий по уровням, регистрации обращений и выполняемых операций.
Эффективность системы заключается в том, что система позволяет руководителю быть информированным о количестве поступившей корреспонденции и состояние каждого письма. Руководитель имеет возможность видеть историю работы с корреспонденцией, связи между письмами исходящими и входящими. Позволяет делать ретроспективный взгляд на все письма по данному контрагенту, проекту и/или исполнителю.
Система дает возможность секретарю сохранять все важные телефонные звонки и письма, которые сможет увидеть директор, либо любой исполнитель. Также позволяет клиенту быть уверенным, что его письмо не будет потеряно, что останется вся его история обращений к организации, кто был исполнителем, когда и что было сделано. Сотруднику - позволяет иметь информацию о корреспонденции, связанной с ним, какие письма были им выполнены, а какие в работе.
3.2 Требования к проектируемой ИСС
3.2.1 Требования к системе в целом
В состав ИС должны входить такие подсистемы:
1Документы - подсистема предназначена учета и контроля корреспонденции, движущейся по отделу канцелярия.
2Справочники - подсистема предназначена для введения справочной информации отдела канцелярии.
3Отчеты - подсистема предназначена для создания отчетной документации по проведенной работе.
Обмен информацией между компонентами системы производятся через многопользовательскую базу данных. Для работы с базой данных необходимо спроектировать и реализовать ЛВС.
Обмен информацией со смежными подсистемами должен производиться автоматически и только в специально оговоренных случаях посредством пересылки документов. Средством связи в данном случае служит вычислительная сеть предприятия.
При разработке ИС необходимо предусмотреть защиту информации от несанкционированного доступа, которая должна осуществляться организационными и программными методами, закрывающими доступ к определенным данным для чтения или записи определенной группе пользователей.
Сохранность информации в базе данных должна обеспечиваться путем создания системы паролей, а также созданием архивов информационных файлов и программных средств, необходимых для восстановления данных.
Надежность ИС обеспечивается выбранным комплексом технических и программных средств, а также условиями эксплуатации, создаваемыми пользователями.
3.2.2Требования к функциям ИС
Система Учет писем - обращений должна реализовывать следующие функции:
введение справочной информации для учета входящей и выходящей корреспонденции;
введение учета и контроля корреспонденции, движущейся по отделу канцелярия, регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
- учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль;
централизованный контроль исполнения документов;
списание документов в дело;
формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.
ИС Учет писем - обращений должна функционировать в режиме реального масштаба времени. Подсистема формирования отчетов должна позволять создавать отчеты как текстовый документ, как Excel, в формате html или xml. Выходными данными этих задач является информация, выдаваемая на экран.
3.2.3 Требования к видам обеспечения
Система должна быть развивающейся, так как объемы работы предприятия постоянно увеличиваются, а также необходимо предусмотреть возможность модернизации системы с целью повышения эффективности ИС путем внедрения новых информационных технологий. Состав данных в системе определяется решаемыми функциональными задачами.
Исходя из особенностей ОА, данные в системе должны быть, организованы в виде многопользовательской базы данных. Информационный обмен между компонентами системы должен происходить через сервер баз данных, так как на стадии разработки концепции ИС был принят вариант, реализующий многопользовательскую БД посредством применения сервера баз данных. Благодаря этой техн