Проектирование информационной подсистемы документооборота организаций
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
>
Рис. 2.10. Контекстная диаграмма четвертого уровня " Контроль за исполнением документов".
Все типы документов, составляющие централизованный документооборот, после их исполнения, формируются по тематическому принципу, определяются сроки их хранения. По истечении сроков хранения документы уничтожаются установленным порядком. Порядок хранения и уничтожения документов представлен на рис. 2.11.
Рис. 2.11. Контекстная диаграмма четвертого уровня " Хранение и уничтожение документов".
2.3 Разработка модели данных и генерация базы данных
Каждой сущности физической модели соответствует сущность схемы данных в Access 2000, все атрибуты сущностей также соответствуют. Все виды связей в точности сохранены и отображены на схеме данных и имеют принятые обозначения. При генерации физическая модель данных ERWin приняла вид схем.
Рис. 2.13. Окно выбора СУБД
Название сущностей располагается над чертой (заголовок таблицы), ключи выделены жирным шрифтом, атрибуты - бледно-серым цветом.
Рис. 2.14. Схема данных
Генерирование данных из ERWin в Access дало точное отображение имеющихся сущностей и связей не только в схеме данных, но и транспортировало в таблицы базы данных с идентичными названиями, для удобства дальнейшей работы с ней (рис. 2.15.).
Рис. 2.15. Меню таблиц базы данных "Документооборот"
Всю необходимую информацию можно заносить в поля и атрибуты таблиц путем прямого ввода данных, т.е. выбрать в меню нужную таблицу, определяя по имени, и открыть при помощи определенной кнопки "Открыть".
Рассмотрим на примере "Основных таблиц базы данных" на рис. 2.16: они имеет все те же атрибуты, что во всех представленных схемах данных в данной курсовой работе. Наводя курсором на строку (запись), вводим данные в колонки (атрибутов) соответствующие заголовкам. Каждая заполненная и сохраненная запись автоматически отмечается на поле плюсом "+", а новая запись - снежинкой "*".
С клавиатуры начинаем делать ввод данных, начиная с первой строки, заполняя каждую колонку по порядку, и после этого осуществляем переход на следующую строку или к новой записи.
Рис. 2.16. Основные таблицы базы данных
Как известно, подобное заполнение не эффективно, скучно и не наглядно для пользователя. Для удобства ввода данных и упрощения работы интерфейса базы данных создаются Формы. Форма - это логически выбранные поля таблиц в одну объединенную структуру с удобным интерфейсом, что помогает облегчить работу пользователя с используемой или вводящей информацией базы данных.
Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными. Формы бывают нескольких видов: главной и подчиненной или родительской и дочерней.
Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию "форма/подчиненная форма" часто называют также иерархической формой или комбинацией "родительской" и "дочерней" форм.
Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением "один ко многим".
В данной курсовой работе рассматривается форма журнала размножения которая отображает создание нового документа (рис.2.17.).
Рис. 2.17. Меню форм базы данных "Создание и ведение документации"
При создании формы "Журнал размножения" автоматически появляется форма "Мастер создания , которая является подчиненной.
Рис. 2.18. Форма "Журнал размножения"
Форма "Журнал размножения" была создана путем перемещения некоторых полей из таблицы "Журнал размножения" в форму.
Между записями можно перемещать, как при помощь клавиш "стрелки" на клавиатуре, так и при помощи вертикальной полосы прокрутки, что находятся справа в подчиненной форме.
Понятно, что база данных создана для ввода, изменения, корректировки, дополнения и хранения определенных данных, но наша цель довести до сведения пользователей о содержимом базы и об определенном получившемся итоге работы. В данной дипломной работе преследуется цель контроля за работой участка. Для этого создаются отчеты.
Отчет - это отбор выводящихся на печать записей из форм в определенной последовательности и в доступном виде (рис.2.19.).
Рис. 2.19. Меню отчетов базы данных "Создание и ведение документации"
В отчете представлены данные карточки выдачи (рис.2.20.).
Рис. 2.20. Отчет " Карточка выдачи "
Конечная цель проектирования информационной системы деятельности организации, заключалась в том, чтобы облегчить и автоматизировать работу работников службы в подготовке необходимой документации.
Заключение
Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документов для организации трудно переоценить, это в значительной степени непрерывная череда составления и перемещения документов. Проведя анализ организации документооборота в войсковой части приходим к выводу, что от чет
Copyright © 2008-2014 studsell.com рубрикатор по предметам рубрикатор по типам работ пользовательское соглашение