Отчеты в Microsoft Acces
Контрольная работа - Компьютеры, программирование
Другие контрольные работы по предмету Компьютеры, программирование
Оглавление
Введение
Глава I. Назначение отчета в Microsoft Acces
.1 Сущность отчета
1.2 Режимы отображения и способы создания отчетов
1.3 Структура отчета в режиме Конструктора
Выводы по главе I
Глава II. Способы создания отчетов в Microsoft Access
.1 Создание отчета с помощью Мастера отчетов
.2 Создание отчета с помощью Конструктора отчетов
Выводы по главе II
Глава III. Проведение вычислений в отчетах
.1 Создание в отчете вычисляемых полей
.2 Вычисление процентов
Выводы по главе III
Глава IV. Просмотр и печать отчетов
Выводы по главе IV
Заключение
Список использованной литературы
Введение
В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных, использование которых сегодня считается очень актуальным. С помощью средств Microsoft Office Access значительно упрощаются ввод и обработка данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, форм, запросов, графиков и отчетов. Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет, позволяющий извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую можно использовать и распространять. Данная контрольная работа посвящена именно отчетам в Microsoft Office Access.
Целью данной работы является выявление назначения отчетов в Microsoft Access и анализ способов их создания. Для достижения поставленной цели определены следующие задачи. Изучить, проанализировать и обобщить литературу по теме контрольной работы. Дать представление о сущности отчетов в Microsoft Access, их роли и структуре. Раскрыть и проанализировать способы создания отчетов в Microsoft Access. Рассмотреть проведение некоторых вычислений в отчетах и возможность просмотра и печати отчетов.
В данной работе были использованы методы анализа, синтеза, обобщения, наглядности, применялись снимки экрана, велась работа в базах данных; применялась, обрабатывалась и дорабатывалась информация из разных литературных источников по данной теме, указанных в списке использованной литературы.
Глава I. Назначение отчета в Microsoft Access
.1 Сущность отчета
Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, при этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах или запросах, в отформатированном виде, и легко читаются как на экране компьютера, так и на бумаге.
По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: названия, заголовки, колонтитулы, номера страниц и т.д. [2, 4, 7]
access отчет документ колонтитул
1.2 Режимы отображения и способы создания отчетов
Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид отчета, в режиме макета, позволяющем изменить макет отчета, и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан.
Отчет может создаваться с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Созданный Мастером отчет можно доработать в режиме Конструктора.[10]
1.3 Структура отчета в режиме Конструктора
Access 2007 (как и другие Ms.Access) отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.
Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами, которые включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета, поэтому их можно добавить или удалить из отчета.
Рассмотрим эти разделы отчета:
Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Он используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.
Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо нажать на правую кнопку мыши и выбрать Заголовок/примечание отчета.
Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо нажать на правую кнопку мыши и выбрать Колонтитулы страницы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываем