Отчеты в Microsoft Acces
Контрольная работа - Компьютеры, программирование
Другие контрольные работы по предмету Компьютеры, программирование
. Выбор имени отчета, просмотра или изменения макета отчета
Данный выбор связан с тем, что Мастер отчетов создал поле "Телефон" очень малой ширины при том, что справа на листе есть свободное место.
Рис.7. Изменение макета отчета в режиме "Конструктор"
Устанавливаем курсор мыши на правой части поля "Телефон" в "Области данных", нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. После этого действия щелкаем мышью на команде "Вид" в левой части ленты "Конструктор" (рис. 8.) и переключаемся в режим представления полученного отчета.
Рис. 8. Переключение на режим представления отчета
)Просмотр получившегося отчета (рис. 9).
Рис. 9. Отчет "Список сотрудников"
б) Создание отчета на основе запроса
Для поиска и обработки информации служат запросы, а готовый результат выводится в виде отчетов. Например, нам нужно создать отчет по данной таблице "список сотрудников". В отчете оставить столбцы - Фамилия, Имя, Отчество, Телефон. В отчете оставить сотрудников, у которых имеются телефоны, упорядочить список фамилий по алфавиту. Отчету присвоить имя "Телефоны". Для этого нужно:
)Создать запрос в режиме конструктора, исключив лиц, не имеющих телефоны. В графе условие отбора для поля Телефон необходимо сформировать условие вида Like "###-##-##". Оператор Like задает маску для фильтрации. (рис. 10)
Рис. 10. Создание запроса "Телефоны"
Запросу присвоить имя "Телефоны".
)Воспользовавшись мастером отчетов, в поле Таблицы и Запросы подключаем запрос Телефоны (рис. 11.).
Рис. 11. Подключение запроса "Телефоны" для создания отчета
)Далее аналогично случаю а). Мастер отчетов также последовательно в несколько этапов будет предлагать варианты создания макета отчета. Нужно просто нажимать на кнопку "Далее" для перехода к следующему этапу, но можно применить и другие понравившиеся вам параметры для отчета.
)Если выполнить все правильно, то отчет "Телефоны" должен иметь такой вид, как на рисунке 12, возможно отличаясь только выбранным стилем.
Рис. 12. Отчет "Телефоны"
.2 Создание отчета с помощью конструктора отчетов
Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. При создании отчета в режиме Конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание отчета (рис. 13).
Рис. 13. Разделы отчета в режиме конструктора
В процессе конструирования разделы отчета заполняются элементами в соответствии с макетом отчета. Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы. Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, могут быть также тексты подписей, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т. п. Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Для создания отчета на основе таблицы или запроса с помощью конструктора отчетов нужно напечатать или открыть определенную таблицу или запрос. Затем на панели объектов окна базы данных нужно щелкнуть на ленту "Создание" и воспользоваться командой "Конструктор отчетов", например, как на рисунке 14.
Рис. 14. Запуск конструктора отчетов
В открывшемся окне Конструктора отчет будет содержать стандартные разделы с данными из таблицы или запроса. Здесь можно откорректировать подписи полей, установить нужный шрифт и размеры рамок. Если отсутствует раздел Заголовок отчета, его надо добавить, щелкнув на правую кнопку мыши и нажав Заголовок / Примечание отчета. Отредактировав будущий отчет, следует щелкнуть на ленте "Конструктор" на кнопку Вид - Представление отчета и получить готовый отчет. [3, 5, 8, 10]
Выводы по главе II
В данной главе было выяснено, что отчет может создаваться с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора.
Здесь были приведены и проанализированы примеры создания отчетов на основе таблицы и запроса с помощью мастера и конструктора отчетов, был показан каждый шаг создания того или иного отчета. Можно сделать вывод, что более простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. Но мастер отчетов окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета, а после этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет. А разработку структуры отчета, создание нового отчета на основе таблицы или запроса изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов, имея соответствующие знания в этой области.
Глава III. Проведение вычислений в отчетах
.1 Создание в отчете вычисляемых полей
Вычисляемые поля предназначены для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных. Вычисляемые поля в отчетах можно использовать для получения итоговых значений или проведения специальных вычислений, напр?/p>