Отчеты в Microsoft Acces
Контрольная работа - Компьютеры, программирование
Другие контрольные работы по предмету Компьютеры, программирование
?мер, чтобы отобразить общую цену заказа, вычислив произведение количества товара на цену одного изделия. Рассмотрим процедуру создания вычисляемых полей на примере отчета "Товары", созданного с помощью базы данных "Борей 2007" (рис. 15).
Рис. 15. Отчет "Товары"
Чтобы добавить к отчету вычисляемое поле "Стоимость":
)Откройте отчет "Товары " в режиме Конструктора. На панели элементов нажмите кнопку Подпись и поместите новую надпись справа от надписи "Цена" в разделе верхнего колонтитула. Введите в качестве текста надписи слово "Стоимость".
)Чтобы создать вычисляемое поле "Стоимость" нажмите кнопку Поле на панели элементов и добавьте текстовое поле справа от текстового поля "Цена" в разделе данных. Удалите метку нового текстового поля.
)Щелкните внутри текстового поля и введите в качестве его значения выражение: = [Цена]* [Количество]
)Откройте окно свойств поля, дважды щелкнув по нему, и на вкладке Формат в поле со списком Форматирование выберите значение Денежный.
)Поскольку ширина области данных нашего отчета увеличилась, уменьшите ширину полей страницы. Нажмите кнопку Вид на панели инструментов Конструктор, чтобы оценить результаты своей работы. Отчет будет выглядеть так, как показано на рис. 16. К прежним данным добавился крайний правый столбец со значениями стоимости каждого товара в имеющемся количестве.
Рис. 16. Добавление столбца "Стоимость", вычисления в нем.
Но если при переходе в режим Просмотр отчета появляется диалоговое окно Введите значение параметра, это означает, что в выражениях неправильно заданы названия одного или нескольких полей. Нажмите кнопку Отмена и проверьте свойства, установленные на шагах 3 и 4.
3.2 Вычисление процентов
Иногда в отчете требуется вывести проценты, которые составляют конкретные значения в общей или частичной итоговой сумме. В отчетах Microsoft Access можно создавать такие поля. Для этого в области данных создается вычисляемое поле, значение которого определяется выражением типа = [Стоимость ]/[Общая стоимость], т.е. нужно меньшее значение разделить на большее. Свойство Форматирование для этого поля нужно установить равным Процентный.
Если требуется вычислить процент частичной (групповой) суммы от общей суммы или суммы более высокого уровня группировки, нужно создать аналогичное поле в разделе заголовка или примечания соответствующей группы.
Microsoft Access обеспечивает возможность таких расчетов за счет того, что отчет формируется в два этапа. На первом этапе вычисляются поля в области данных, итоговые значения для групп и для отчета в целом и определяется длина отчета. Во время второго этапа вычисляются все выражения, которые ссылаются на итоги, рассчитанные во время первого этапа.
Пример использования полей, содержащих процент от итогового значения, можно найти в отчете "Продажи по сотрудникам и странам" базы данных "Борей". [4, 8, 10]
Выводы по главе III
Из данной главы следует, что в отчетах Microsoft Access есть вычисляемые поля предназначены для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных. Вычисляемые поля в отчетах можно использовать для получения итоговых значений или проведения специальных вычислений, например, чтобы отобразить общую цену заказа, вычислив произведение количества товара на цену одного изделия.
Здесь мы рассмотрели процедуру создания вычисляемых полей на примере имеющегося в базе данных отчета, показали как это нужно делать правильно.
Также мы установили, что в отчетах можно создавать поля, в которых можно вывести проценты, которые составляют конкретные значения в общей или частичной итоговой сумме.
Глава IV. Просмотр и печать отчетов
Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Microsoft Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати. Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Предварительного просмотра. Чтобы изменить поля страницы отчета:
В режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Параметры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы, изображенное на рис. 17.
Рис. 17. Диалоговое окно "Параметры страницы".
Это диалоговое окно похоже на диалоговые окна Параметры страницы в других приложениях Windows. На вкладке Поля (мм) вы можете уменьшить поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице. Установка флажка Печатать только данные позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.
Но нужно учесть, что установленные в диалоговом окне Параметры страницы значения размеров полей страницы будут использоваться только в данном отчете, поскольку для каждого отчета задается свой набор значений полей. При сохранении отчета Access сохраняет информацию о полях страницы. На вкладке Страница диалогового окна Параметры страницы можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет. После установки всех параметров нажмите кнопку ОК. Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, п?/p>