Отчеты в Microsoft Acces
Контрольная работа - Компьютеры, программирование
Другие контрольные работы по предмету Компьютеры, программирование
ые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета.
Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо нажать на правую кнопку мыши и выбрать Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.
При удалении областей заголовка или примечания отчета, содержащих текст либо другие элементы управления, Access выводит диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.
Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы. В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.[1, 6, 9 ]
Выводы по главе I
Из содержания этой главы следует, что отчет - это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять. С помощью Microsoft Access можно спроектировать отчет, который представит информацию в том виде, в котором Вы пожелаете.
Здесь установлено, что отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами, которые включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, верхний и нижний колонтитулы страниц отчета, и выявлено значение каждого раздела и способы добавления и удаления каждого из них.
Можно сказать, что отчеты позволяют извлечь из базы данных нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия.
Глава II. Способы создания отчетов в Microsoft Access
.1 Создание отчета с помощью Мастера отчетов
Более простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.
Использование Мастера отчетов позволяет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разработки отчетов, предоставляемыми Microsoft Access. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе таблицы "Список сотрудников" и на основе запроса "Телефоны". Будем работать с программой Microsoft Access 2007.
а) создание отчета на основе таблицы
Например, нужно создать отчет на основе таблицы "Список сотрудников". В отчете оставить столбцы Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Телефон и упорядочить список фамилий в отчете по алфавиту. Отчету присвоить имя "Список сотрудников". Чтобы создать такой отчет на основе таблицы нужно:
)Открыть базу данных и создать таблицу с помощью мастера, как на рис. 1.
Рис. 1. Создание таблицы "Список сотрудников"
Сохраните таблицу, в поле "Имя таблицы" укажите "Список сотрудников".
)На панели объектов окна базы данных нужно щелкнуть на ленту "Создание" и воспользоваться командой "Мастер отчетов", как на рисунке 2.
Рис. 2.Запуск мастера отчетов
В процессе работы "Мастер отчетов" предложит выбрать из списка доступные поля (см. рис. 3), для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором.
Рис. 3. Выбор полей для отчета
Затем нужно перенести в правую часть все доступные поля - в данном случае кроме поля "№ пп" и нажать кнопку "Далее".
)Выберете способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля "Фамилия" (рис. 4) и нажмите кнопку "Далее".
Рис. 4. Сортировка записей для отчета
)Далее выбираем "Табличный" макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице не большое и она легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом, жмем кнопку "Далее".
)Следующий шаг "Мастера отчетов" предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) - можно выбрать тот, который вам больше подходит (рис. 5), нужно нажать кнопку "Далее".
Рис. 5. Выбор стиля отчета
6)На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду "Изменить макет отчета". Выбираем второй вариант, как на рис. 6.
Рис.6