Особенности электронной доставки документов
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
В°просы пользователей, а в ряде случаев и применять полностью автоматическую процедуру поиска и передачи копии заказчику.
Ряд исследований показал, что степень использования журнальных материалов в целом очень низкая. Если 80% запросов может быть выполнено на 20% наименований периодики, тогда есть смысл хранить в электронной форме только эти 20% наименований. Но даже потом будет использоваться только 20% актуальных статей, а из запрошенных - менее 20% будет заказано повторно. Поэтому очень крупные электронные хранилища могут оказаться экономически невыгодными для основных коллекций, предназначенных для доставки документов, хотя при снижении затрат к этому придут очень быстро.
Стандарты на БД документов очерчены менее четко. Обычный подход заключается в создании системы для управления библиографическими записями независимо от изображений документов. Запись тогда естественно содержит указание на расположение файла изображения.
2.3 Анализ опыта работы Службы ЭДД в РНБ
Вопросами электронной доставки документов в РНБ занимается сектор, созданный при отделе Межбиблиотечного абонемента (МБА) в июне 2000 года.
Производится обслуживание любых абонентов, как коллективных, так и индивидуальных, как отечественных, так и зарубежных, как удаленных пользователей ресурсами РНБ, так и ее читателей.
Два основных направления работы сектора (службы ЭДД - в дальнейшем будет использоваться данный термин) включают:
предоставление читателям и пользователям Интернет электронных копий документов, хранящихся в фондах РНБ,
электронную доставку читателям РНБ копий документов, отсутствующих в фонде библиотеки, в виде электронного файла или его распечатки, полученного из организации-поставщика.
Силами службы ЭДД осуществляется:
прием заявок в электронной форме через специально разработанный бланк-заказ, размещенный на сервере РНБ (информация о заказе сразу же поступает в регистрационную Базу данных службы ЭДД с присылкой уведомления по электронной почте);
ведение базы данных абонентов;
дежурства на пункте ЭДД в зале для приема заявок от читателей РНБ;
изготовление электронных копий документов, имеющихся в РНБ - сканирование и сохранение копии в требуемом формате - графическом или текстовом (перевод документа в текстовый формат состоит из процессов распознавания и последующего редактирования);
заказ электронных копий изданий, отсутствующих в РНБ, из сторонних организаций;
ведение финансовых операций;
выбор и заключение договоров с отечественными и иностранными партнерами; участие во внутри- и межбиблиотечных проектах;
подготовка материалов для сервера РНБ;
оповещение об услугах через Web-сервер РНБ и мониторинг рынка электронной информации.
Служба располагает двумя компьютерами и одним рабочим сканером офисного (не книжного) типа (один из компьютеров и рабочий сканер расположены в читательской зоне на территории Ленинского зала, где и осуществляется сканирование литературы по заявкам как читателей РНБ, так и иногородних заказчиков). Сразу отмечу, что это создает значительные трудности для удовлетворительного обслуживания приходящих на пункт читателей. Для открытия участка службы в Новом здании РНБ приобретены еще два компьютера и специализированный книжный сканер. Однако, для продолжения работы в Главном здании библиотеки также необходима дополнительная техника. Имеется возможность размещать материалы на FTP-сервере РНБ, записывать информацию на СД и дискеты.
Хорошую техническую поддержку работе службы оказывают сотрудники Отдела механизации и автоматизации РНБ.
В настоящий момент для службы ЭДД создана БД, позволяющая хранить информацию о всех клиентах и заказах, поступающих в службу. На веб-сервере РНБ размещена форма, информация из которой автоматически попадает в БД, и с заказом начинает работать сотрудник сектора. Если заказчик является постоянным абонентом Службы, изготовление электронной копии и ее отправка осуществляется сразу же по получении издания из фонда. Так, наши постоянные заказчики получают копии в течение 2 часов - 5 дней от момента поступления заказа.
Технологическая цепочка для заказчиков, не являющихся постоянными абонентами службы, несколько иная. После определения стоимости и возможности выполнения заказа сотрудник службы связывается (по телефону, факсу или электронной почте) с клиентом для определения дальнейшей судьбы заказа. После получения денег по выставленному iету или копии платежного поручения производится выполнение заказа и передача результатов клиенту.
Недостатками такого подхода являются:
большая трата времени сотрудников на поддержание связи с клиентами,
большой срок выполнения одноразовых заказов из-за ожидания прихода денег по iету,
слишком большие затраты для одноразовых клиентов, связанные с переводом денег и пр.
В связи с этим В РНБ было принято решение об усовершенствовании системы, которая бы позволяла:
сократить работу сотрудников службы по взаимодействию с клиентом,
обеспечить возможность оплаты по кредитной карте,
позволить клиентам контролировать процесс выполнения своих заказов.
В настоящий момент новая система проходит этап отладки.
По прошествии полутора лет существования и деятельности Службы ЭДД в РНБ можно констатировать следующее.
Направление работы, связанное с предоставлением как читателям РНБ, так и удаленным пользователям электронных копий пе