Книги по разным темам
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 45 | 4.1.3. Запрашивать у структурныхподразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
4.1.4. Проводить проверки организациидокументационного обеспечения управления в структурных подразделениях идоводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятиясоответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядкеспециалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов попоручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработкудокументы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с вычислительнымцентром определять процессы документационного обеспечения управления,подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визироватьдокументы в пределах своей компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положения о структурныхподразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
4.1.10. Вносить руководству предложения оприменении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями идолжностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждениируководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а такжесовершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководствапредставления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, ихпоощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственностьза:
4.2.1. Обеспечение установленного порядкаработы с документами в организации.
4.2.2. Выполнение указаний и порученийруководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими
структурными подразделениями
5.1. Со структурными подразделениями– по вопросамдокументационного обеспечения.
5.2. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным сподготовкой документов.
5.3. Со службами кадров, труда и заработнойплаты и с соответствующими научно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора и расстановкикадров и повышения их квалификации в условиях широкого использованиявычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий,связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методовработы с документами.
5.4. Со службами хозяйственногообслуживания – повопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники,бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживанияработников службы ДОУ.
5.5. С вычислительным центром– по вопросамразработки и внедрения новых информационных технологий и применения средстввычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдениятребований нормативно-методических документов.
НачальникуправленияПодписьГ.П. Петров
Приложение1.2
Примерная инструкция поделопроизводству
УТВЕРЖДАЮПриказ директора (или постановление главыадминистрации области, района и т.д.) От____________ №____________ |
Инструкция по делопроизводству в___________________________
Наименованиеорганизации
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводствуподготовлена_____________
______________________________________________________________
Наименованиеотдела
отделом с целью совершенствования на единойоснове документационного обеспечения управления путем эффективности технологииработы с документами. Инструкция устанавливает общие требования к работеорганизационно-распорядительных документов на основе ГОСТ Р6.30-97.
1.2. Инструкция по делопроизводствуустанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения(тиражирования), контроля исполнения, хранения и использованиядокументов.
1.3. Положения инструкции распространяютсякак на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы сдокументами, создаваемые средствами вычислительной техники, машино-печатаемые идр., независимо от их носителей.
Компьютерные технологии обработкидокументной информации должны отвечать требованиям инструкции поделопроизводству.
1.4. Контроль за соблюдением правилработы с документами в организации возлагается на____________________________отдел.
Наименование отдела
2. Документация организации
Деятельность организации обеспечиваетсясистемой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих егодокументационную базу. Состав документационной базы определяется руководителеморганизации. Организация издает следующие распорядительные документы:постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.
3. Правила подготовки и оформлениядокументов
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельностизаключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правиламуправленческих действий, т.е. создание управленческих документов.
При подготовке и оформлении документовнеобходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов,оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработкидокументов с помощью вычислительной техники, качество документов как источниковинформации.
Документ имеет юридическую силу при наличииреквизитов для данного вида документов.
3.2.Бланки документов
Документы должны, как правило, оформлятьсяна бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов,расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.
Устанавливаются два основных формата бланковдокументов – А4 и А5;допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля неменее: левое и нижнее – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 15 мм.
Документы, составляемые от имени двух илиболее организаций, оформляются без бланков.
3.3.Оформление реквизитов документов
3.3.1. Изображение Государственного гербаРоссийской Федерации помещается на верхнем поле документа (письмо,постановление, распоряжение, протокол и др.).
3.3.2. Наименование организацииуказывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).
3.3.3. Справочные данные об организациивключают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются набланках служебного письма, справок.
3.3.4. Наименование вида документадолжно соответствовать компетенции организации, а также видам документов,предусмотренным УСОРД.
3.3.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписанияили утвеждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторамидокумента являются несколько организаций, то датой документа является наиболеепоздняя дата подписания.
Дата подписания, утверждения, согласованиядокумента, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровымспособом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенныхточками, год –четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в такой последовательности:год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документовдопускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).Например: 8 апреля1999г.
3.3.6. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящиеорганизации, подписываются руководителем, а в его отсутствие – исполняющим обязанностируководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываютсяруководителем или его заместителем. В состав подписи входят: наименованиедолжности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.Например:
Начальникуправления ПодписьГ.В. Петров
Документы коллегиальных органовподписываются председательствующим на заседании коллегиального органа исекретарем.
В документах, подготовленных комиссией,указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составекомиссии.
При подписании документа несколькимидолжностными лицами их подписи располагают одну под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписаниидокумента несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются наодном уровне.
Если должностное лицо, подпись которогозаготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписыватьсялицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимоуказывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию.Не допускается подписывать документы с предлогом за или с проставлением косойчерты перед наименованием должности.
3.3.7. Согласование документа
При необходимости оценки обоснованностидокумента и его соответствия действующему законодательству проводитсясогласование документа. Согласование может проводиться как внутри организации,так и вне ее.
Гриф согласования документа оформляется нижеподписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из словаСОГЛАСОВАНО, указания должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи(инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Глава территориальнойадминистрации
____________________района
Наименование района
ичнаяподписьА. С. Сидоров
Дата
При внешнем согласовании подпись заверяетсяпечатью. Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., грифсогласования необходимо оформить следующим образом:
согласовано
Письмо Сибирской академии
государственной службы
от 10.02.2000 № 305/10
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ученого совета
Сибирской академиигосударственной
службы
от 15.03.2000 №12
3.3.8. Согласование проектовдокументов
Оформляется путем визирования должностнымлицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи(инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего.Например:
Начальник контрольно-правового управления
ичнаяподписьВ.А. Петров
20.01.2000
При наличии замечаний к документу визунеобходимо оформить следующим образом:
Замечания прилагаются
ичнаяподписьА.П. Аксенов
12.02.2000
или
Замечания прилагаются
Начальник финансового управления
ичнаяподписьГ.В. Иванов
20.02.2000
Визы проставляются на экземплярахдокументов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой сторонепоследнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решенийколлегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной сторонепоследнего листа документа.
3.3.9. Утверждение документа
Особым способом введения документа вдействие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или егозаместителями.
Грифы утверждения оформляются следующимобразом:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
____________района
Наименование
ичная подпись И.И. Завьялов
01.12.2000
или
УТВЕРЖДЕНО
Постановление главы
администрации ___________района
Наименование
от 20.01.2000 №45
3.3.10. Адресование документа
Документы адресуются в организации, ихструктурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию илиструктурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутв- именительном падеже. Например:
Администрация_______________области
Наименование
Контрольно-правовое управление
При направлении документа должностному лицуназвание организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилияадресата – вдательном. Например:
Министерство образования РФ
Управление делами
Главному специалисту
Григорьеву А.В.
При адресовании документа руководителюорганизации наименование ее входит в состав наименования должностиадресата.
Например:
Главе администрации
______________области
Наименование
Иванову И.И.
При адресовании документа в несколькооднородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Например:
Администрациям районов, городов
Новосибирской области
Полный почтовый адрес указывается принаправлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовымиправилами. Например:
Редакция газеты
Советская Сибирь
630105, г.Новосибирск
ул. Немировича-Данченко, 102
Документ не должен содержать более четырехадресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляетсясписок рассылки и на каждом документе проставляется только одинадресат.
Адрес не проставляется на документах ввышестоящие организации и постоянным корреспондентам.
Слово Копия в адресате неуказывается.
3.3.11. Резолюция
В резолюции дается указание на исполнениедокумента.
В состав резолюции должны входить следующиеэлементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срокисполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителейуказывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана врезолюции первой.
На документах, не требующих дополнительныхуказаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись авторарезолюции, дата.
3.3.12. Оформление приложений кдокументу
Если документ имеет приложения, названные втексте, то отметка о них оформляется следующим образом: ' Приложение: на12 л. в 4 экз.
Если приложения в тексте не названы, тонеобходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляровкаждого. Например:
Приложения: 1. Положение окомитете по начальному профессиональному образованию – на 6 л. в 1 экз.
2. Положение об отделе воспитательной работы исоциальной защиты комитета – на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количестволистов не указывается.
При наличии нескольких приложений онинумеруются.
Приложения оформляются на стандартных листахи имеют все необходимые реквизиты.
На приложении к распорядительному документув правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названияраспорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение 2
к постановлению главы
администрации
от 12.02.2000 №205
3.3.13. Отметка об исполнителе включаетфамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер еготелефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной сторонепоследнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 45 | Книги по разным темам