Книги по разным темам
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 45 | ВЫСШЕЕОБРАЗОВАНИЕ
серия основана в 1996 г.
Российская академия государственной службы приПрезиденте РФ
Сибирская академия государственнойслужбы
М.В. КИРСАНОВА
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
Третье издание
Рекомендовано
Министерством общего ипрофессионального
образования Российской Федерации
в качестве учебного пособия длястудентов
высших учебных заведений,обучающихся
по экономическим специальностям
Москва -Новосибирск
ИНФРА-М- Сибирское соглашение
2003
УДК651.4/.8(075.8)
ББК 65.050.2я73
К 43
Кирсанова М.В.
К43Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск:Сибирское соглашение, 2003. – 304 с. –(Серия Высшее образование).
ISBN 5-16-001.170-6
Предлагаемое учебное пособие основано наизучении и обобщении существующей практики работы с документами и веденияделопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственныхформ собственности с учетом нового государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-97Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации.
Пособие предназначено для обучениясекретарей-референтов, в помощь руководителям служб делопроизводства, а такжедля студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.
ББК65.050.2я73
ISBN5-16-001170-6й Кирсанова М.В., 2000, 2001, 2002
ПРЕДИСЛОВИЕ
Сегодня совершенствование управленияпроизводственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации иэффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколькорационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Поройруководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, отчего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают накраткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревшихнормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствуетповышению уровня делопроизводства.
Предлагаемое учебное пособие – результат изучения и обобщениясуществующей практики работы с документами, того нового, что есть в этойобласти в России и за рубежом. Мы использовали исследования известных авторов вобласти делопроизводства В.И. Андреевой, Т.Н. Бондаревой, П.В. Веселова, М.В.Кузнецовой, М.Т. Лихачева, А.Н. Соковой; Типовую инструкцию по делопроизводствув федеральных органах исполнительной власти, подготовленную Комитетом по деламархивов и утвержденную решением Правительства РФ от 31 октября 2000 г. №1547-р; разработанный архивными службами материал Государственная системадокументационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требованияк документам и службам документационного обеспечения; новый ГОСТ Р 6.30-97Унифицированная система организационно-распорядительной документации(требования к оформлению документов), который введен в действие с 1 июля 1998г. во всех федеральных органах государственной власти, органах государственнойвласти субъектов Российской Федерации (включая субъекты Федерации, имеющиенаряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органахместного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединенияхнезависимо от организационно-правовой формы и вида деятельности; Закон Обобращении граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов,органов местного управления, руководителям предприятий и организаций вНовосибирской области от 9 июня 1995 г., а также материалы собственныхисследований и разработок.
Особое внимание уделяется организационнойструктуре самих служб делопроизводства, работе секретарей-референтов. Подробнорассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движениедокументов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. Впособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этойобласти. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготовка документовдля хранения в архиве – это наиболее слабое место в работе организаций.
Учебное пособие Современноеделопроизводство включает восемь тем:
1. Организация службделопроизводства.
2. Основные требования к оформлениюуправленческих (организационно-распорядительных) документов.
3. Ведение делопроизводства в организации,учреждении.
4. Делопроизводство по личномусоставу.
5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.
6. Оформление и составление основных видовуправленческих документов.
7. Номенклатура дел. Подготовкадокументов для хранения в архиве.
8. Некоторые рекомендации при печатаниитекстов служебных документов.
В конце каждой темы для закрепленияизучаемого материала предлагаются практические задания, прилагаются образцыоформления документов. В конце учебного пособия даны итоговые тестовые заданияпо курсу. Этот материал нам представляется особенно важным для самостоятельногоизучения курса секретарями-референтами. Mbj обращаем внимание преподавателей,применяющих данное учебное пособие в своей работе, на то, что для формированияу слушателей умений и навыков в области делопроизводства им необходимовыполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использоватьприложения.
Тема 1.
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1. Организационное построение службыделопроизводства
2. Разделение функций междуподразделениями делопроизводства и исполнителями
3. Организация работысекретаря-референта
1. Организационное построение службыделопроизводства
Существует три формы организацииделопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организацииделопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются(централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или усекретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций междуструктурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняетсяотносительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следуетсмешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которойделопроизводственные операции выполняются в различных структурныхподразделениях учреждения, с организационной структурой службыделопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции,машбюро, контрольные группы и т.д. При смешаннойформе операции выполняют централизованно (прием,регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно(справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формированиедел).
Форму организации делопроизводства выбирают сучетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурныхподразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляетсянепосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных(расположенных, например, в различных районах большого города) выбираютцентрализованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используютсмешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организацииотдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация,поскольку она позволяет:
• снизить стоимость делопроизводственныхопераций;
• улучшить организацию труда делопроизводственногоперсонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемостьработников;
• использовать прогрессивные и производительныетехнические средства;
• обеспечить единство организационного иметодического руководства.
В современных условиях полностьюцентрализовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительнонебольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться кцелесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, какприем и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов,стенографирование и печатание документов, их размножение, методическоеруководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общихотделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживаниеосуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большойобъем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее заделопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д.Деятельность этого структурного подразделения отражается в специальноразрабатываемом положении (см. прилож. 1.1).
С целью регламентации делопроизводственногопроцесса, определения приемов и способов создания и обработки документов ворганизации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции поделопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения (см.прилож. 1.2).
2. Разделение функций между подразделениямиделопроизводства и исполнителями
Основой организации трудаделопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функциймежду подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах– положениях оделопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях ихработников.
Положение об отделе делопроизводстваразрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения.Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этогоподразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководительотдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в составкоторого входит отдел делопроизводства.
Положение об отделе или его структурномподразделении включает следующие разделы:
• общие положения;
• основные функции и задачи;
• обязанности, права и ответственностьруководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатываетсядолжностная инструкция руководителя);
• организация работы;
• управление подразделением.
Положение должно содержать четкиеформулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что долженделать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношенияотдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы сэтими подразделениями.
При разработке положения об отделеделопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости– сокращают) икорректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппаратауправления и его делопроизводственной службы.
Для каждого работника отдела делопроизводстваразрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника вструктурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы(см. прилож. 1.3).
Инструкция состоит из следующихразделов.
Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, осн9внаязадача делопроизводителя – регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кемназначается и освобождается от должности данный работник), профессиональныетребования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать...,должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основныедокументы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своейдеятельности.
Функции работника. Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный засотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнениевозложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из такихработ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону ит.д.).
Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов,получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательноеиспользование определенных форм и методов работы (например, периодическийконтроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведениеинструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретныхдействий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которыенеобходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементытехнологии выполняемых работ.
Права работника. Определяются права работника по реализации порученных емуфункций.
Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, откоторых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, ктопривлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются ит.д.
Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполненияработником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основнымикритериями являются качество работы и своевременность еевыполнения.
Должностную инструкцию подписывает начальникотдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующийотдел делопроизводства.
3. Организация работысекретаря-референта
Главная фигура делопроизводственного процесса– секретарь-референт..Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций,– оказаниемаксимальной помощи руководителю и экономия его времени.
Состояние делопроизводства и общая культураобслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяетсякачеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровняего организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или взначительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупногоструктурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаряруководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладаетпервый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референтахарактеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций.Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться содного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры,машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых,секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большимкругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственногоруководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручениядругих лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работесекретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особеннострого определены и закреплены в должностной инструкции.
Наличие должностной инструкции – важнейшая предпосылкарациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенностидолжностной инструкции секретаря-референта (см. прилож. 1.4).
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 45 | Книги по разным темам