Книги по разным темам
Pages: | 1 | ... | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ... | 45 | 3.6. Запрашивать информацию отструктурных подразделений организации, относящуюся к сфередеятельности.
3.7. Проходить подготовку и повышениеквалификации за счет средств организации.
3.8. Знакомиться с материалами своеголичного дела и отзывами о своей работе.
4. Ответственность
За неисполнение или ненадлежащее исполнениедолжностных обязанностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнениемслужебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.
5. Профессиональные качества изнания
Знания
1. Основные положенияКонституции РФ.
2. Кодекс Законов о трудеРФ.
3. Устав области.
4. Закон области Огосударственной службе области.
5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требованияк оформлению организационно-распорядительных документов.
6. Инструкции по работе сдокументами в организации.
7. Положение, уставорганизации.
8. Правила внутреннегораспорядка.
9. Правила эксплуатацииоргтехники.
Умение и качества
1. Представительскиекачества.
2. Ответственность.
3. Настойчивость.
4. Инициативность.
5. Умение оперативно приниматьрешения.
6. Наличие опыта руководящейработы.
7. Организаторскиеспособности
8. Умение создавать конструктивнуюрабочую обстановку в коллективе.
9. Эмоциональнаяустойчивость.
6. Квалификационные требования
Образование – высшее, желательно – высшее управленческое. Крометого, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальностиДелопроизводство (не менее 72 ч) или переподготовка по специальностиГосударственное и муниципальное управление (500 ч).
Зам.руководителяПодпись И.И. Петров
Дата
Приложение 1.4
Примерная должностная инструкция
секретаря-референта
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
_____________________________________
Наименование организации
ПодписьИ.И. Петров
Дата
Наименование организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
Дата
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится ккатегории специалистов предприятия, принимается и увольняетсядиректором.
1.2. Основными задачами секретаря-референтаявляются организационное и документационное обеспечениеуправленческой
деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняетсянепосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референтруководствуется:
законодательными актами РФ;
Уставом предприятия;
Положением о функциональных службахпредприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия;нормативно-методическими материалами по организацииделопроизводства;
настоящей должностнойинструкцией.
1.5. На должность секретаря-референтаназначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы неменее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсахсекретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владетьвопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственнойдеятельности;
организации работы с документами,составления документации;
организации управленческоготруда;
применения средств вычислительной иорганизационной техники;
перевода служебной документации наиностранный язык коммерческого партнера;
культуры труда и служебной этики;
охраны труда, техники безопасности ипротивопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря-референта возлагаются следующиефункции:
2.1. Информационно-справочное обслуживаниепо документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль заорганизацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалахпредприятия.
2.3. Документирование деятельностисовещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживаниеруководства.
2.5. Ведение и оформление кадровойдокументации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
3.1. Обеспечивать прием, учет,регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочноеобслуживание и хранение документной информации.
3.2. Контролировать качество подготовки,правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемыхна подпись руководству предприятия.
3.3. Осуществлять контроль исполнениядокументов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные насвоевременное и качественное их выполнение.
3.4. Осуществлять организацию подготовки,принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводитьанализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по нимкомпетентные заключения.
3.5. Осуществлять оперативную связь состоронними организациями (как коммерческими, так и государственными) иотдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон,факс и т.п.).
3.6. Вести прием посетителей.
3.7. Выполнять работу подокументационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
оформление приказов по личномусоставу;
оформление личных карточек формы Т-2 илиличных дел;
оформление трудовых книжек;
оформление и ведение трудовых контрактов(договоров);
оформление командировочныхдокументов;
оформление листовнетрудоспособности;
ведение табеля учета рабочеговремени;
выдача справок о трудовом стаже и заработнойплате.
3.8. Обеспечивать выполнение машинописных икопировальных
работ.
3.9. Использовать ПЭВМ как средствоавтоматизации документационного обеспечения предприятия.
3.10. Проводить ежегодный отбор документовна архивное хранение или уничтожение.
3.11. Выполнять отдельные порученияруководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностьюпредприятия.
4. Права
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональныхслужб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнениязаданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы инаправлять их на исполнение руководителям и специалистампредприятия.
4.3. Требовать от исполнителейдоработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил ихсоставления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформлениядокументов (ISO).
4.4. Визировать документы управленческойдеятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководствапредложения по улучшению документационного обеспечения деятельностипредприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основеприменения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства созданиянормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всехдокументов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющими грифДля служебного пользования.
4.8. Принимать решения в пределах своейкомпетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами(сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов ипредставления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственностьза:
5.1. Качество документов,предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение крегистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашениесведений, имеющих гриф Для служебного пользования.
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнениедолжностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Зам.РуководителяПодписьА.П. Сидоров
Тема 2.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮУПРАВЛЕНЧЕСКИХ
(ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ)ДОКУМЕНТОВ
- Основные положения подокументированию управленческой деятельности
- Унификация и стандартизацияуправленческих документов
- Виды документов и ихклассификация
- Правила оформления управленческих(организационно-распорядительных) документов
1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности1
Документирование управленческой деятельностиохватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителяхи оформлению по установленным правилам информации, необходимой дляосуществления управленческих действий. Документирование осуществляется наестественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованиемновых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты идр.).
Состав управленческих документовопределяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов,объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется втабеле документов. Единство правил документирования управленческих действий навсех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системыдокументационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных системдокументации (УСД).
Унифицированные системы документации– это комплексвзаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям,содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфередеятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средстввычислительной техники, так и при традиционных методах обработкиинформации.
Управленческие документы по наименованию,форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ,положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащимправила документирования. В соответствии с действующим законодательством икомпетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения,инструкции.
Решения, постановления и приказы издаютво всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт поосновным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросами для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документыорганизаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления идр.), оформляются как совместное решение,которое имеет правовую силу распорядительногодокумента в каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственныхорганизаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов илидокументов других организаций осуществляется в форме, установленной авторомдокумента. Если способ не указан, организация решает этот вопроссамостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться досведения исполнителей в форме, установленной положением об этихорганах.
Распорядительный документ может быть отменен(изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей.Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующимикомпетентными органами.
Проекты документов, затрагивающих интересыдругих организаций, должны предварительно согласовываться с этимиорганизациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания илиформулировка сути разногласий.
Ход обсуждения вопросов и решения,принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях,совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний,стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектовпостановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ходзаседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается,заверяется и хранится вместе с протоколом.
В пределах своей компетенции организациивсех уровней управления могут направлять письмапри осуществлении оперативных связей с вышестоящимиотраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другимиорганизациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составлятьсяв том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией:устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д.При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается черезмодемную связь, по факсу или телефону.
Организации на основании положений о них идругих актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы:планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы,положения, правила и др. Проект управленческогодокумента должен быть согласован с исполнителями (авторами текста),руководителями заинтересованных структурных подразделений илиорганизаций.
Внутреннее согласование проекта документадолжно проводиться в следующей очередности:
• с отраслевыми, функциональными, территориальнымиподразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественнымиорганизациями;
• с работниками, ответственными за разрешениефункциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
• с финансовым подразделением или главнымбухгалтером (бухгалтером);
• с юридической службой;
• со службой документационногообеспечения;
• с заместителем председателя коллегиальногооргана или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами,содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости отсодержания документа осуществляют в следующей очередности:
• с подчиненными организациями, а такженеподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях,возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документазатрагивает их непосредственные интересы;
• с организациями и научно-производственнымиобъединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеетотношение содержание документа;
• с общественными организациями – при необходимости или в случаях,предусмотренных документами этих органов;
• с органами, осуществляющими государственныйнадведомтвенный контроль (надзор) в определенной области (санитарный,противопожарный и т.д.);
• с вышестоящими органами общей или отраслевойкомпетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможностьсовершения управленческих действий только с разрешения этихорганов.
Pages: | 1 | ... | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ... | 45 | Книги по разным темам