Книги по разным темам Pages:     | 1 | 2 | 3 | 4 |   ...   | 45 |

В разделе Общие положения должен бытьстрого ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь.Оптимальное решение –непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен бытьприведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов,которыми руководствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных ииных пособий.

Следует определить требования не только кпрофессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональномуумению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительнойтехникой, владеть компьютером и т.д.).

В разделе Функции и задачисекретаря-референта необходимо в общем плане изложить главные направлениядеятельности секретаря-референта. Например:прием и регистрация документов; предварительноерассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставкадокументов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передачателетайпограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников наработу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведениепротоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временнойнетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений;контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочегоместа руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны бытьопределены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций(делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживаниеруководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые должны излагатьсяясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие изтех или иных условий или результатов выполнения установленныхобязанностей.

В разделе Ответственностьсекретаря-референта следует указать ответственность, которую несет секретарьза неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильноеиспользование или неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду,что в аппарате управления не бывает работ, завыполнение которых никто не несет ответственность.

Помимо работы с документами секретарь вбольшинстве случаев выполняет функции, связанные с организацией приемапосетителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведеттелефонные переговоры, занимается машинописью и' ксерокопированиемдокументов.

Организация приема посетителей – одна из важнейших функцийсекретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умениевступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы.Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживаетпостоянные или разовые контакты, – это сотрудники учреждения, представители других организаций,граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся ккомпетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием сотрудников, целесообразнопридерживаться следующих рекомендаций.

Руководитель должен информироватьсекретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время безпредварительной договоренности. Прием остальных работников руководитель, какправило, осуществляет в установленные часы, о которых секретарь-референт обязанинформировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителясекретарь-референт может вести предварительную запись работников, что позволитсократить время ожидания приема; с этой же целью секретарь-референт можетпригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимостивстречи с руководителем в не отведенное для приема время, секретарь-референтобязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работника и существоинтересующего его вопроса; в дальнейшем секретарь-референт действует согласноуказаниям руководителя, информируя о них сотрудника.

Организуя прием работников другихучреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее(письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встречасогласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, принеобходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии сего указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарьвыясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существовопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурноеподразделение. Если же вопрос может решить только руководитель,секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем всоответствии с его указаниями.

Ни при каких обстоятельствахсекретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю безпредварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт долженчетко назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время приема следует переключить телефонруководителя на секретаря-референта.

Если в заранее назначенное для приема времяруководитель отсутствует по причинам, известным секретарю-референту, тосекретарь-референт обязан от имени руководителя извиниться, объяснить причинуего отсутствия (задержки) и согласовать время следующей встречи.

Существенно отличны от изложенныхобязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев онвыполняет следующие функции:

• ведет регистрацию граждан, желающих бытьпринятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке)указываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытныйсекретарь-референт может указать на отсутствие документов, необходимых длярассмотрения дела;

• обеспечивает порядок в приемной во время приема(регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимыедокументы, приглашает работников аппарата и т.д.);

• при необходимости ведет запись беседыруководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрениядела в карточке или журнале.

Значительную часть рабочего днясекретаря-референта занимают телефонные переговоры. При этом для экономиирабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресовыватьтелефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления.Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами.Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, спользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителясекретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и привозможности интересующие его вопросы, а затем докладываетруководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан датьисчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя нарабочем месте, а в некоторых случаях – о месте его пребывания и временивозвращения.

В каждом учреждении может быть кругсведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референтрекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен бытькратким и тактичным, а содержание – исчерпывающим, не допускающим двойного или превратноготолкования.

При подготовке и проведении совещанияфункции секретаря-референта могут быть следующими:

• информирование приглашаемых о месте, времени,повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио,личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, листоповещения и т.п.);

• подготовка списка участников и обеспечениеприглашенных необходимыми материалами и письменнымипринадлежностями;

• оформление доклада руководителя, подготовкаиллюстративных материалов;

• регистрация участников и доклад руководителю околичестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки ит.п.;

• ведение протокола или стенограммысовещания;

• подбор материалов для руководителя;

• выполнение оперативных поручений руководителя,полученных в ходе совещания;

• оформление протокола (стенограммы), егоразмножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятыхрешений.

Качество секретарского обслуживания прямозависит от уровня подготовки секретаря-референта. В России создана иразвивается сеть учебных заведений начального профессионального образования,осуществляющих подготовку этой категории работников.

Задания

1. Расскажите о трех формахорганизации делопроизводства в учреждениях.

2. Расскажите о целях и задачах службыделопроизводства, функциях, правах и ответственности.

3. Объясните, для чего нужнаинструкция по делопроизводству в организации. Составьте приказ об утвержденииинструкции по делопроизводству в организации.

4. Какие основные требованияпредъявляются секретарю-референту в современных условиях

5. Составьте формуляр-образецдолжностной инструкции, раскройте основные разделы инструкции, расскажите обобязанностях руководителя службы делопроизводства.

Приложения

Приложение1.1

Примерное положение оструктурном подразделении

по делопроизводству

Герб РФ (если государственноеучреждение) Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ Директор организации ПодписьИ.И. Петров Дата

Документационное обеспечениеуправления

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 № ______________

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управленияосуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующаяна правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненногонепосредственно руководителю.

1.2. В состав службы ДОУ, как правило,включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя,секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольноебюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительноебюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы сдокументами и внедрения технических средств, центральный архив.

1.3. Работа службы ДОУ регламентируетсяположением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения.Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями,которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномернуюзагрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификацииисполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаютсяее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУдолжностные инструкции пересматриваются.

1.4. Служба ДОУ в своей деятельностируководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органовгосударственной власти и управления Российской Федерации, правилами,инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерациии другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспеченияуправления.

1.5. Руководство службы ДОУ должнозамещаться специалистами с высшим или средним специальным образованиемсоответствующего профиля.

1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать собозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являютсяорганизация, руководство, координация, контроль и реализация работ подокументационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующиезадачи:

• совершенствование форм и методов работы сдокументами;

• обеспечение единого порядка документирования,организация работы с документами, построение поисковых систем;

• контроль исполнения и подготовки документов кпередаче в государственный архив в соответствии с действующиминормативами;

• сокращение документооборота, количества формдокументов;

• разработка и внедрение нормативных иметодических документов по совершенствованию документационного обеспеченияорганизации;

• участие в разработке и внедрении прогрессивныхтехнологий документационного обеспечения управления на базе применениявычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

3. Функции службы ДОУ

В соответствии с возложенными задачами вфункции службы ДОУ входит следующее:

3.1. Разработка, внедрение и ведение табеляи альбома унифицированных форм документов организации, внесение в нихизменений.

3.2. Осуществление обработки, регистрациидокументов и учебно-справочной работы по документам.

3.3. Организация своевременного рассмотренияи подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществлениеконтроля за правильностью оформления документов, представляемых на подписьруководству.

3.4. Контроль за прохождением,исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведенийо ходе и результатах исполнения документов, систематическое информированиеруководства по этим вопросам.

3.5. Организация машинописного изготовления,копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектированиебланков документов.

3.6. Разработка номенклатуры делорганизации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документовинформации.

3.7. Организация работы по предложениям,заявлениям и жалобам граждан.

3.8. Организация контроля за работой сдокументами в структурных подразделениях.

3.9. Разработка (совместно ссоответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий посовершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышениюисполнительской дисциплины.

3.10. Осуществление контроля заправильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел,подлежащих сдаче в архив.

3.11. Организация работы архива всоответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации,правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАСРоссийской Федерации.

3.12. Повышение квалификации работниковслужбы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся ких компетенции.

3.13. Организация рабочих мест, в том числеавтоматизация.

4. Права и ответственность службыДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Осуществлять контроль за сокращениемизбыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать кэтому соответствующие меры.

4.1.2. Требовать от руководителейструктурных подразделений выполнения установленных правил работы с документамив организации и контролировать выполнение этих правил.

Pages:     | 1 | 2 | 3 | 4 |   ...   | 45 |    Книги по разным темам