Книги, научные публикации
Pages: | 1 | ... | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ... | 7 | Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство пользователя Том 1 Часть 1-3 Москва, 2005 Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО ...
-- [ Страница 4 ] --Х если резолюция была контрольной, в колонке План, соответствующей текущей РК, перед датой появится знак плюс. Если отчет был введен от имени ответственного исполнителя, знак плюс также появится и в строке данной резолюции в папке На контроле автора резолюции;
Х если резолюция была неконтрольной, РК будет удалена из папки Поступившие или На исполнении.
Чтобы ввести отчет из окна РК:
1. Откройте РК документа (см. Ввод резолюции);
2. Щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела Резолюция, либо возьмите резолюцию на редактирование или просмотр и в открывшемся окне резолюции щелкните на кнопке.
Откроется окно Отчет исполнителя (см. Рис. 4-26).
3. Ведите текст отчета и щелкните на кнопке ОК. Окно отчета исполнителя закроется. Произойдет возврат в окно РК.
В разделе Резолюция в поле, содержащем список исполнителей резолюции, рядом с фамилией должностного лица, введшего отчет, автоматически будут установлены дата отчета и начальные символы текста отчета.
Как снять резолюцию с контроля Внимание. Снятие с контроля соответствует процедуре утверждения отчетов исполнителей контрольных резолюций.
При этом определяющим является отчет ответственного исполнителя (отчеты исполнителей могут отсутствовать).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Снять резолюцию с контроля может пользователь, обладающий одним из прав: Ввод резолюции или Контроль, независимо от того, является ли он владельцем кабинета или нет (для бескабинетного пользователя все действия выполняются с использованием функции Поиск (см. часть 6)):
Чтобы утвердить отчеты:
1. Откройте папку На контроле (см. Глава 23, раздел Главное окно функции Кабинеты), в которой хранятся РК с контрольными резолюциями. Во всех строках таблицы, соответствующих исполненной резолюции (с введенным отчетом ответственного исполнителя), перед плановой датой стоит знак плюс.
2. Установите указатель 4 рядом с требуемой резолюцией и выберите команды Управление, Редактировать резолюцию. Откроется окно Резолюция. № ХХ от ДД/ММ/ГГГГ (см. Рис. 4-19). В этом окне для всех исполнителей, у которых был введен отчет, будет проставлена дата ввода отчета и приведены начальные слова текста отчета.
3. Последовательно просмотрите отчеты всех исполнителей.
Для этого:
Х выделите исполнителя в списке;
Х щелкните на кнопке. Откроется окно просмотра отчета Исполнитель: (см. Рис. 4-27);
4-70 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 25 Исполнение резолюци Рис. 4-27 Окно просмотра отчета исполнителя Х щелкните на кнопке Закрыть - произойдет возврат в окно редактирования резолюции.
4. Если резолюция исполнена удовлетворительно, введите в поле Дата Фактическая с клавиатуры или с помощью календаря (см. главу 7) фактическую дату исполнения резолюции.
Внимание. Заполнение данного поля является основанием для снятия данной резолюции с контроля.
Внимание. Заполнение данного поля разрешено пользователю, который имеет на это право.
5. Введите с клавиатуры текст в поле Основание для снятия с контроля или нажмите клавишу INSERT для выбора значения из справочника Стандартные тексты (см.
главу 7).
6. Завершите утверждение отчетов исполнителей, щелкнув на кнопке Записать, чтобы сохранить внесенные данные, или на кнопке Отмена, чтобы отказаться от сделанных изменений. При закрытии окна Резолюция. №ХХ от ДД/ММ/ГГГГ с помощью клавиши ESC или щелчка на кнопке ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов в верхнем правом углу, система выведет на экран окно с вопросом:
Щелчок на кнопке Да обеспечивает сохранение введенной информации, щелчок на кнопке Нет - выход без сохранения, щелчок на кнопке Отмена - закрывает окно Редактирование резолюции (проекта).
Если в настройках системы установлена проверка наличия отчётов исполнителей резолюции (см. главу 26), то она будет проведена при сохранении резолюции.
Если нулевое значение поля Фактическая дата было изменено на значение, содержащее конкретную дату, то при щелчке на кнопке Записать у всех исполнителей проверяется наличие отчета по данной резолюции.
При отсутствии отчета хотя бы у одного исполнителя выдается предупреждающее сообщение:
Подтвердите снятие резолюции с контроля, щелкнув на кнопке Да, или откажитесь от действия, щелкнув на кнопке Нет.
При закрытии окна Резолюция. №ХХ от ДД/ММ/ГГГГ произойдет возврат в окно папки На контроле, из которой РК с утвержденными отчетами будет удалена. Одновременно удалятся соответствующие РК из папок На исполнении всех исполнителей резолюции.
4-72 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 25 Исполнение резолюци Как исполнить РК без резолюций РК могут попадать в кабинет не только по резолюции, но и по командам Переслать РК или Положить РК в текущий кабинет либо в соответствии с настройками пользователя (вкладка Направления РК). Отличительным признаком таких РК является отсутствие информации об авторе и исполнителях резолюции в списках папок кабинета.
Предлагается следующий порядок обработки таких РК:
1. Если документ не требует исполнения, то при миновании надобности в нем следует удалить его РК, для чего выделить РК документа в списке папки Поступившие или На исполнении и выбрать команды Управление, Удалить запись. РК будет удалена из папки.
2. РК может быть переведена в папку На исполнении из папки Поступившие по команде Принять к исполнению (если РК попала в кабинет по команде Положить РК в текущий кабинет, она уже находится в папке На исполнении).
3. Если документ требует исполнения, то на него накладывается резолюция, а затем документ исполняется в обычном порядке.
4. Если после того, как РК без резолюций была удалена из кабинета, потребовался ввод новой резолюции, найдите требуемую РК с помощью функции Поиск (см. часть 6) и введите резолюцию.
5. Если РК попала в кабинет по ошибке, используйте команду Управление, Переслать РК, чтобы перенаправить РК в нужный кабинет.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Глава 26. Установка настроек системы, используемых при работе в кабинетах Настройка параметров системы, используемых при работе в кабинетах, проводится в окне Настройки пользователя на закладке Кабинеты (см. Рис. 4-28).
Рис. 4-28 Окно закладки Кабинеты Получить доступ к закладке Кабинеты можно как при установке персональных настроек пользователя (см. главу 22), так и при работе с резолюцией (кнопка Настройки пользователя в окне Резолюция).
Группа флажков, расположенная в верхней части закладки (см.
Рис. 4-28), отвечает за выделение цветом записей о документах и резолюциях, находящихся в папках кабинетов.
4-74 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 26 Установки настроек системы Если требуется, чтобы еще не просмотренные записи в какой либо папке подсвечивались цветовым фоном, установите флажок Подсвечивать новые/измененныеЕ, соответствующий той папке, для которой надо ввести данное правило.
Установка флажка Подсвечивать просроченные записи в папке Управление проектами приведет к тому, что шрифт записей РКПД, находящихся в этой папке, после истечения даты визирования (подписания) станет ярко-красного цвета.
Группа переключателей Дата резолюции устанавливает правило формирования значения по умолчанию для поля Дата резолюции (см. Рис. 4-19). Если установлен переключатель Сегодня, то при открытии окна для ввода резолюции в данном поле будет сформирована текущая системная дата.
При установке переключателя Не заполнять - поле Дата резолюции по умолчанию заполняться не будет Если требуется, чтобы поле Дата резолюции при вводе новой резолюции по умолчанию сохранило дату предыдущей введенной резолюции, установите флажок От предыдущей резолюции.
Если требуется, чтобы поле Автор при вводе новой резолюции по умолчанию сохранило фамилию автора предыдущей введенной резолюции, установите флажок Автор резолюции от предыдущей резолюции.
Если требуется, чтобы при открытии окна ввода резолюции кнопка панели инструментов (см. Рис. 4-19) была отмечена флажком (т. е. по умолчанию разрешалась рассылка РК исполнителям своего кабинета), установите флажок Направлять резолюциюЕ В противном случае по умолчанию кнопка будет без значка.
Если требуется печатать введенные резолюции, установите флажок Доступна печать резолюций. В этом случае в нижний раздел окна ввода резолюции добавится кнопка Печатать.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов В поле Для сортировки в кабинетах путем выбора из раскрывающегося списка задается список групп документов, в соответствии с которым будет выполняться сортировка документов в папках кабинета (см. Глава 23 настоящего руководства, раздел Общие правила работы с папками кабинетов. Сортировка РК).
Если это поле оставить незаполненным сортировка будет проводиться в порядке перечисления групп документов в справочнике Группы документов (входящие, письма и обращения граждан, исходящие).
Флажок Удалять РК (без резолюций)Е управляет работой системы с пустыми записями о документах: записями о документах, пришедшими в кабинет без резолюций.
Характерным признаком таких записей является отсутствие значений в графах План, Исполнитель и Автор резолюции в списке документов папок Поступившие и/или На исполнении.
Если флажок Удалять РК (без резолюций)Е установлен, то при вводе новой резолюции к документу система будет удалять пустые записи об этом документе (а не сами РК) в папках Поступившие и/или На исполнении кабинета автора резолюции.
Если флажок Исполнять РКЕ установлен, то при вводе новой резолюции, автором которой является исполнитель ранее введенной резолюции, эта ранее введенная резолюция считается исполненной и удаляется из папки На исполнении автоматически.
Чтобы при записи (сохранении) резолюции проводилась проверка наличия отчётов исполнителей резолюции, необходимо установить флажок Проверять наличие отчётов исполнителя.
Установка флажка Добавлять исполнителей резолюции в Журнал передачи документов приведет к тому, что при сохранении новой резолюции, а также при рассылке проекта резолюции все ее исполнители будут автоматически заноситься в ЖПД.
4-76 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 26 Установки настроек системы Аналогично, установка флажка Добавлять автора резолюции в Журнал передачи документов приведет к тому, что при сохранении новой резолюции и при рассылке проекта резолюции автор резолюции будет автоматически заноситься в ЖПД.
Правило, по которому при установке этих флажков будут формироваться записи в журнале передачи документа, устанавливается на подзакладке Прочие - Пересылка РК (см.
главу 22).
Установка флажка Запускать лоповещателя кабинетов при входе в систему обеспечивает автоматический запуск системы оповещения пользователя о поступлении новых документов в текущий кабинет при входе пользователя в подсистему Документы.
Установка флажка Запустить лоповещателя кабинетов вручную обеспечивает запуск системы оповещения только на время текущего сеанса работы с подсистемой Документы. При завершении работы с подсистемой Документы установка этого флажка автоматически снимается.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Глава 27 Работа с проектами документов ЧАСТЬ Проекты документов Глава 27. Работа с проектами документов Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:
Х создание РК проекта документа;
Х согласование проекта документа;
Х утверждение проекта документа;
Х регистрация готового документа, созданного на основе проекта.
Для работы с проектами документов используются следующие папки функции Кабинеты:
Х Управление проектами - содержит перечень РК проектов документов, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета;
Х На визировании - содержит перечень РК проектов документов, присланных на визирование владельцам данного кабинета;
Х На подписи - содержит перечень РК проектов документов, присланных на утверждение владельцам данного кабинета.
Описание папок и методика работы с ними приведены в главе настоящего руководства.
Доступ к папкам кабинета предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя (см. Руководство технолога, раздел Назначение пользователю прав в картотеках).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Чтобы пользователь мог работать с проектами документов (т.е.
создавать РК проектов документов и новых версий проекта, редактировать значения всех реквизитов РК проектов, удалять РКПД, отправлять проект документа на визирование и подписание) он должен обладать абсолютным правом Исполнение резолюций.
Чтобы пользователь имел возможность визировать проекты документов, он должен обладать абсолютным правом Визировать проекты.
Чтобы пользователь имел возможность подписывать проекты документов, он должен обладать абсолютным правом Подписывать проекты.
При назначении прав Исполнение резолюций, Визировать проекты и Подписывать проекты требуется указать перечень должностных лиц, за которых данный пользователь может выполнять перечисленные действия (см. Руководство технолога, раздел Назначение абсолютных прав пользователя).
5-2 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов РК проекта документа Внешний вид РК проекта документа (РКПД) показан на Рис. 5-1:
Рис. 5-1 Окно РКПД Строка меню окна состоит из следующих пунктов:
Х Файл - содержит команды создания и удаления РКПД, команду сохранения введенных данных, команды установки параметров РКПД, команды печати РКПД и листа согласования, а также команду регистрации готового документа, созданного на основе РКПД;
Х Действия - содержит команды перехода к режимам редактирования и просмотра РКПД, команды создания новой версии проекта документа и удаления текущей версии, команду изменения группы документов, команды по управлению проектом (визированию и подписанию), команды перемещения РКПД в буфер и личные папки пользователя, а также команду отправки РКПД на регистрацию;
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Х Реквизиты - содержит команды отображения таких множественных реквизитов РКПД, как Адресаты, Файлы и Связки, а также команду отображения протокола операций, выполненных с РКПД;
Х Вид - включает в себя команды просмотра различных РКПД, находящихся в папке, команду просмотра (раскрытия) отдельных полей РКПД, а также команды вызова помощи и сведений о системе.
На панели инструментов окна находятся кнопки, дублирующие наиболее часто используемые команды:
- Создать РКПД. Дублирует команды Файл, Создать РКПД (F3);
- Создать РКПД той же группы, что и текущая РКПД. Дублирует команды Файл, Создать РКПД той же группы (Ctrl+F3);
- Регистрировать проект. Дублирует команды Файл, Регистрировать проект (F9);
- Сохранить внесенную информацию.
Дублирует команды Файл, Записать РКПД (Ctrl+S);
- Перевести РКПД в режим редактирования.
Дублирует команды Действия, Редактировать РКПД (F7);
- Перевести РКПД в режим просмотра.
Дублирует команды Действия, Перейти в просмотр РКПД (Shift+F7);
- Отправить РКПД на регистрацию.
Дублирует команды Действия, Послать РКПД на регистрацию (Ctrl+F9);
- Печать РКПД. Дублирует команды Файл, Печать РКПД (Ctrl+Р);
- Раскрыть текущее поле. Дублирует команды Вид, Раскрыть поле (Ctrl+Пробел);
5-4 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов - Переход к первой РКПД в списке РК проектов, находящихся в папке. Дублирует команды Вид, Первая РКПД;
- Переход к предыдущей РКПД в списке РК проектов, находящихся в папке. Дублирует команды Вид, Предыдущая РКПД (Ctrl+<);
- Переход к следующей РКПД в списке РК проектов, находящихся в папке. Дублирует команды Вид, Следующая РКПД (Ctrl+>);
- Переход к последней РКПД в списке РК проектов, находящихся в папке. Дублирует команды Вид, Последняя РКПД.
Окно РК проекта состоит из двух разделов: раздел, содержащий реквизиты РКПД и раздел Управление проектом, в котором находится информация о ходе согласования и утверждения данного проекта документа.
РК проекта документа имеет следующие реквизиты:
Х Рег. № - номер РК проекта документа. Формируется автоматически по шаблону, заданному для проектов выбранной группы документов (см. Руководство технолога, Ведение справочника Группы документов);
Х от - дата создания РКПД. Устанавливается автоматически.
Значение этого поля можно отредактировать, изменив число и месяц. Год изменению не подлежит. Год можно изменить только при создании новой РКПД в окне выбора группы проекта документа (см. Рис. 5-3);
Х Плановая дата - плановая дата готовности документа (дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом). Задается вводом с клавиатуры или выбором из календаря.
Х Доступ - гриф доступа проекта документа. Задается выбором значения из классификатора Грифы доступа;
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Х Исполнитель - должностное лицо, являющееся исполнителем данного проекта документа. Выбирается из раскрывающегося списка, содержащего перечень должностных лиц, от имени которых пользователь имеет право работать с проектами документов (создавать, редактировать, удалять и т.д.). Перечень должностных лиц формируется при назначении пользователю абсолютного права Исполнение резолюций, которое позволяет ему работать с проектами документов. По умолчанию в поле устанавливается фамилия должностного лица, стоящего в этом перечне первым.
Х Содержание - краткое содержание документа. Задается вводом с клавиатуры;
Х Связки - множественный реквизит. Представляет собой список РК или РКПД, связанных с РКПД;
Х Прим. - свободный текст примечания;
Х Адресаты - множественный реквизит. Содержит перечень внешних или внутренних адресатов документа. Список внешних адресатов задается выбором значений из классификатора Организации и/или Граждане или формируется пользователем, при наличии у него соответствующего права. Список внутренних адресатов задается выбором значений из классификатора Подразделения;
Х Состав - состав документа. Задается вводом с клавиатуры;
Х Версия - номер текущей версии проекта документа. Если существует несколько версий данного проекта, то для отображения нужной, следует выбрать ее номер из раскрывающегося списка. Просмотр различных версий проекта осуществляется в режиме отображения РКПД;
Х Файлы - множественный реквизит. Представляет собой список файлов, прикрепленных к РК проекта.
Х В правом верхнем углу РКПД находится поле, в котором красным шрифтом указывается состояние проекта на текущий момент времени. Значение этого поля формируется автоматически и может быть следующим:
5-6 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов - Создан - в РК проекта нет информации об отправке документа ни на визирование, ни на подпись;
- На визировании - проект документа отправлен на визирование (исполнителем выполнена операция Послать на визирование). Если все должностные лица, которым проект был отправлен на визирование, поставили свою визу, но в списке визирующих лиц присутствуют лица, которым данный проект еще не отправлялся, статус этого проекта также будет На визировании;
- Завизирован - РК проекта содержит информацию о визировании всеми должностными лицами, указанными в РК как визирующие;
- На подписи - проект документа отправлен на подпись (исполнителем выполнена операция Послать на подпись). Если проект документа одновременно отправляется и на визирование, и на подпись, его статус принимает значение На подписи. Если проект уже завизирован, и отправлен на подпись, его статус также принимает значение На подписи;
- Подписан - РК проекта содержит информацию об утверждении проекта всеми должностными лицами, указанными в РК как подписывающие (т.е. все подписывающие должностные лица поставили отметку Утверждаю);
- Не подписан - РК проекта имеет хотя бы одну отметку Не утверждаю;
- На регистрации - проект документа отправлен на регистрацию (исполнителем выполнена операция Послать на регистрацию);
- Зарегистрирован - на основе РК утвержденного и подписанного проекта создана и зарегистрирована РК готового документа. Редактирование РКПД, имеющей статус Зарегистрирован не допускается.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Раздел Управление проектом располагается в нижней части РКПД и имеет следующий вид:
Рис. 5-2 Раздел Управление проектом РКПД Раздел имеет собственную панель инструментов, на которой находятся кнопки, дублирующие команды меню Действия, Визы/подписи:
- Добавить визирующего (подписывающего);
- Перемещение выделенной записи вверх по списку;
- Перемещение выделенной записи вниз по списку;
- Удалить запись о визировании (подписании);
- Просмотреть ответ выбранного визирующего (подписывающего);
- Завизировать проект документа;
- Послать проект документа на визирование;
- Отменить пересылку на визирование;
5-8 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов - Подписать проект документа;
- Послать проект документа на подписание;
- Отменить пересылку на подписание.
Информация о ходе визирования и подписания проекта документа представлена в виде таблицы, каждая строка которой содержит сведения о процессе визирования или подписания проекта конкретным должностным лицом. В графах таблицы находится следующая информация:
Х Признак процедуры визирования ( ) или подписания ( );
Х ФИО - ФИО должностного лица, который должен завизировать (подписать) проект документа;
Х Виза\подпись - тип ответа, выбранный должностным лицом при визировании или подписании проекта документа.
При визировании используются значения, заданные в справочнике Типы виз (например, Согласен, Не согласен, Согласен с замечаниями и т.д.). При подписании: Утверждаю или Не утверждаю;
Х Дата - дата и время визирования (подписания) проекта документа указанным должностным лицом.
Устанавливается в процессе визирования (подписания);
Х Направлено - дата и время отправки проекта документа на визирование (подписание). Устанавливается автоматически;
Х Срок - срок выполнения визирования (подписания).
Устанавливается при отправке проекта на визирование (подписание);
Х Направил - фамилия пользователя, добавившего визирующее (подписывающее) должностное лицо. Если визирующие (подписывающие) должностные лица добавляются исполнителем проекта документа, поле остается незаполненным.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Заголовки колонок таблицы одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей таблицы в соответствии со значениями данной колонки.
При этом сортировка производится по алфавиту (от А до Я) для буквенных значений и в порядке возрастания дат для значений типа дата. Повторный щелчок на заголовке-кнопке приведет к сортировке записей в обратном порядке.
Кроме того, записи раздела можно располагать в нужном порядке, используя кнопки, панели инструментов раздела.
Сортировка записей, проведенная с помощью кнопок, сохраняется в последующих сеансах работы с РКПД, в отличие от сортировки по колонкам, которая устанавливается только на текущий сеанс.
Параметры РКПД В процессе формирования справочника Группы документов для тех групп, документы которых могут быть зарегистрированы как проекты, системный технолог может установить параметры, определяющие автоматизацию отдельных операций при работе с проектами документов (см. Руководство технолога, Ведение справочника Группы документов).
Так, например, установка параметра Автоматическая регистрация приведет к тому, что после утверждения проекта документа (после ввода информации о последней подписи проекта) будет автоматически зарегистрирован документ, созданный на его основе.
Внимание. Автоматическая регистрация возможна только для тех групп документов, шаблон номера которых не содержит элементов: {9}, {А}, {B}, {C}, {@}, {@2}, {1#}, {2#}, {3#} (см.
Руководство технолога). В противном случае данный параметр будет недоступен для установки.
5-10 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Установка параметра Применять ЭЦП приведет к тому, что при визировании и подписании проекта документа система будет требовать защиты с помощью ЭЦП файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта, а также визирующими и подписывающими должностными лицами (см. Визирование проекта документа и Утверждение проекта документа).
Установка параметра Удалять РКПД после регистрации приведет к тому, что после регистрации документов, созданных на основе проектов, сами проекты документов будут автоматически удаляться из БД системы.
Все установки, сделанные системным технологом в справочнике Группы документов, действительны для всех проектов соответствующей группы документов.
Параметры, перечисленные выше, могут быть, также, установлены (сняты) исполнителем проекта документа при работе с РКПД. Однако установки, сделанные в окне РКПД, будут касаться только текущего проекта документа.
Чтобы просмотреть параметры РКПД выберите из меню Файл команду Параметры РКПД. Откроется список параметров:
Установленные параметры отмечены галочками.
Чтобы установить/снять какой-либо параметр, выберите команды Файл, Параметры РКПД, [Название параметра].
Если для проекта документа установлен параметр Автоматическая регистрация, в списке параметров РКПД будет присутствовать команда Индекс дела.
Данная команда используется при создании РКПД тех групп документов, шаблон номера которых включает в себя индекс дела (см. Создание РК проекта документа, п. 9).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Создание РК проекта документа Создавать РК проектов документов могут только пользователи, обладающие абсолютным правом Исполнение резолюций.
РКПД можно создать:
Х В функции Кабинеты (в папке Управление проектами);
Х Из РК обычного документа. При этом РКПД связывается с инициативной РК связкой, имеющей категорию Исполнение (см. главу 16 настоящего руководства);
Х Из любой РКПД, которую можно найти с помощью функции Поиск, в личных папках пользователя или в функции Регистрация документов (в задаче Проекты);
Х Из приложения MS Word (см. главу 51, раздел Регистрация проектов документов из приложения MS Word).
Чтобы создать РКПД в папке Управление проектами:
1. Находясь в папке Управление проектами (см. Рис. 4-8), выберите из меню Управление команду Создать РКПД или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 5-3.
5-12 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Рис. 5-3 Окно выбора группы нового проекта документа Окно содержит перечень групп документов, которые могут быть зарегистрированы как проекты документов (для таких групп в справочнике Группы документов установлен флажок Проекты документов и сформирован шаблон регистрационного номера).
2. Выделите наименование нужной группы и щелкните на кнопке Выбрать. Откроется окно РКПД выбранной группы документов.
Новая РК проекта автоматически получает статус Создан.
Данный статус будет сохраняться до тех пор, пока РКПД не будет отправлена на визирование или на подпись выбранным должностным лицам (см раздел Отправка проекта документа на визирование (подписание)).
3. В поле Плановая дата введите дату, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом.
Значение задается вводом с клавиатуры или выбором из календаря.
4. В поле Исполнитель укажите должностное лицо, являющееся исполнителем данного проекта документа.
Значение выбирается из раскрывающегося списка, ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов содержащего перечень должностных лиц, от имени которых пользователь имеет право работать с проектами документов (создавать, редактировать, удалять и т.д.). По умолчанию в поле устанавливается фамилия должностного лица, стоящего в этом перечне первым.
5. Заполните поля реквизитов РКПД, руководствуясь правилами, приведенными в главе 11, Регистрация исходящих (внутренних) документов.
6. Если требуется, в разделе Файлы прикрепите электронные образы документов и, при необходимости, заверьте их электронной цифровой подписью (см. главу 13, раздел Файлы).
7. В разделе Управление проектом введите визирующих и/или подписывающих должностных лиц. При необходимости, отправьте проект документа на визирование и/или подписание (см. разделы Добавление визирующих и подписывающих должностных лиц и Отправка проекта документа на визирование (подписание)).
8. Указав нужные реквизиты РКПД, и заполнив раздел Управление проектом, сохраните введенную информацию. Для этого выберите из меню Файл команду Записать РКПД или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов РКПД.
9. Если для текущей РКПД установлен параметр Автоматическая регистрация (см. Параметры РКПД), и шаблон номера группы документов данной РКПД включает в себя индекс дела, при сохранении РКПД на экран будет выведено сообщение: Индекс дела обязателен.
Выберите из меню Файл команды Параметры РКПД, Индекс дела. Откроется окно, показанное на Рис. 5-4.
5-14 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Рис. 5-4 Установка индекса дела РК Щелкните на кнопке и в открывшемся окне справочника Номенклатура дел выберите нужную номенклатуру. Окно справочника закроется, а индекс выбранной номенклатуры будет установлен в поле Индекс дела. Щелкните на кнопке Записать. Выбранный индекс дела будет записан в БД системы и использован при автоматической регистрации проекта документа.
Редактирование РК проекта документа Внимание. Редактирование РКПД может производить только пользователь, обладающий правом работы с проектами документов. Причем если пользователь обладает лишь правами подписания и/или визирования проектов, ему будет доступно редактирование только раздела Управление проектом, расположенного в нижней части РКПД. Основной раздел РКПД для этого пользователя будет открываться в режиме просмотра.
Доступ к РКПД можно получить:
Х в функции Кабинеты, находясь в одной из папок, предназначенных для работы с проектами документов (Управление проектами, На визировании или На подписи);
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Х в функции Регистрация в задаче Проекты, в которой находятся утвержденные РКПД, подготовленные к регистрации;
Х в списке документов, найденных с помощью функции Поиск;
Х в личной папке пользователя, содержащей РКПД, помещенные туда пользователем.
Чтобы отредактировать реквизиты РКПД:
1. Найдите и выделите щелчком мыши РКПД, подлежащую редактированию.
2. Выберите команду Просмотреть РКПД или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.
Откроется окно выбранной РКПД в режиме просмотра.
3. Выберите из меню Действия команду Редактировать РКПД или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов РКПД. РКПД будет переведена в режим редактирования.
4. Внесите необходимые изменения, руководствуясь правилами, приведенными в разделе Создание РК проекта документа.
5. Чтобы изменить значения множественных реквизитов РКПД, (Адресаты, Связки) выберите соответствующую команду из меню Реквизиты или щелкните на названии нужного реквизита в окне РК. Откроется окно, содержащее введенную ранее информацию. Щелкните на кнопке Редактировать и внесите необходимые изменения в поля открывшегося окна (см. главу 13). Отредактировав значения полей, сохраните изменения, щелкнув на кнопке Записать.
6. Чтобы отредактировать содержимое прикрепленного файла выберите из меню Реквизиты команду Файлы или щелкните на названии раздела Файлы. Откроется окно со списком файлов, прикрепленных к РКПД.
5-16 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Выделите нужный файл и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Файл будет открыт в формате того приложения, которое ассоциировано с типом выбранного файла.
Отредактируйте содержимое файла, руководствуясь правилами работы с данным приложением. Закройте окно приложения. Произойдет возврат в окно Файлы.
Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно РКПД.
7. Чтобы сохранить введенную информацию выберите из меню Файл команду Записать РКПД или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.
8. Чтобы выйти из режима редактирования РКПД без сохранения данных выберите из меню Файл команду Закрыть. Система выведет на экран запрос: Сохранить сделанные изменения?. Щелкните на кнопке Нет.
9. Можно также завершить редактирование, выбрав команды Действия, Перейти в просмотр РКПД или щелкнув на кнопке, расположенной на панели инструментов окна РКПД. При этом будут отменены все изменения, сделанные во время редактирования, а РКПД будет переведена в режим просмотра.
Добавление визирующих и подписывающих должностных лиц Добавление визирующих и/или подписывающих должностных лиц может быть осуществлено исполнителем проекта как при создании РК проекта, так и в дальнейшем, в режиме редактирования РКПД.
При необходимости, визирующее (подписывающее) должностное лицо также может добавить дополнительных визирующих должностных лиц.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Чтобы внести информацию о визирующих и/или подписывающих должностных лицах:
1. Находясь в окне РКПД (см. Рис. 5-1), выберите из меню Действия команды Визы/подписи, Добавить визирующего/подписывающего или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела Управление проектом.
Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения. Пользуясь правилами выбора значений из иерархического справочника (см. главу 7), выберите должностных лиц, которые должны завизировать (подписать) данный проект и щелкните на кнопке Выбрать (или нажмите клавиши Ctrl+Enter). Откроется окно, содержащее перечень выбранных должностных лиц (см.
Рис. 5-5).
Рис. 5-5 Окно Записи Панель инструментов окна, помимо кнопок, дублирующих кнопки раздела Управление проектом, содержит дополнительные кнопки, с помощью которых можно выделять сразу все записи, находящиеся в окне (кнопка ), и снимать все выделения (кнопка ).
5-18 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов 2. Из раскрывающегося списка, расположенного в левой верхней части окна, выберите одно из двух значений: На визирование или На подпись, определив тем самым, какой именно список должностных лиц вы формируете:
визирующих или подписывающих.
3. При необходимости, отредактируйте значение поля Направил. По умолчанию, в поле указывается исполнитель данного проекта документа. Поле редактируется выбором значения из раскрывающегося списка, в котором находятся ФИО исполнителя проекта и ФИО визирующих и подписывающих должностных лиц, если они были добавлены ранее.
4. Если требуется просто сформировать список визирующих (подписывающих) должностных лиц, щелкните на кнопке Добавить. Произойдет возврат в окно РКПД.
В разделе Управление проектом появятся записи о визирующих (подписывающих) должностных лицах и о лице, добавившем эти записи (если добавивший не является исполнителем проекта):
Если визирующие (подписывающие) должностные лица являются владельцами кабинета, визирующие лица отмечаются синей буквой, а подписывающие - красной буквой. Если визирующее (подписывающее) лицо не является владельцем кабинета, буквы будут серого цвета.
5. Сформировав список визирующих (подписывающих) должностных лиц в окне Записи (Рис. 5-5), проект документа можно сразу отправить на визирование (подписание) лицам, находящимся в данном списке (отдельным лицам или всем сразу). Для этого выделите ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов нужных лиц, выполните действия, описанные в п. 3 - раздела Отправка проекта документа на визирование (подписание) и щелкните на кнопке Добавить и Направить.
6. В разделе Управление проектом ошибочно введенную запись о визирующем (подписывающем) должностном лице можно удалить. Для этого выделите ее щелчком мыши и выберите из меню Действия команды Визы/ подписи, Удалить визирующего/подписывающего (или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела Управление проектом). При этом на экране появится запрос:
Если вы действительно хотите удалить выделенную запись щелкните на кнопке Да.
Если визирующее (подписывающее) должностное лицо в свою очередь добавило других визирующих лиц, то при его удалении система выведет на экран запрос:
При щелчке на кнопке Да будут удалены и выбранное должностное лицо и все записи о визирующих лицах, которые он добавил.
5-20 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Отправка проекта документа на визирование (подписание) Отправка РК проекта документа на визирование и/или подписание может быть осуществлена как при создании РК проекта, так и в дальнейшем, в режиме редактирования РК.
Если в разделе Управление проектом присутствует информация о визирующих (подписывающих) должностных лицах, данный проект можно отправить на визирование (подписание) сразу всем указанным лицам или одному из них.
Чтобы отправить проект документа на визирование:
1. Находясь в окне РКПД (см. Рис. 5-1), выберите из меню Действия команды Визы/подписи, Послать на визирование (или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела Управление проектом).
Откроется окно, содержащее список должностных лиц, которые должны завизировать данный проект документа (см. Рис. 5-6).
Рис. 5-6 Окно подготовки проекта документа к отправке на визирование ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов 2. Щелчком мыши выделите должностных лиц, которым требуется послать проект на визирование. Если проект документа должен быть отправлен всем перечисленным лицам, щелкните на кнопке (отметить все), расположенной на панели инструментов.
3. Если проект документа посылается двум и более должностным лицам, с помощью переключателей Всем сразу или По очереди установите порядок рассылки.
При установке переключателя Всем сразу проект отправляется на визирование всем указанным должностным лицам одновременно.
При установке переключателя По очереди - РК проекта сначала отправляется тому должностному лицу, которое первым стоит в списке визирующих лиц. После ввода в РКПД информации о визировании этим лицом, РКПД направляется должностному лицу, стоящему вторым в списке визирующих лиц и т.д.
4. В поле на укажите количество часов (дней), отводимых на визирование проекта. При неустановленном флажке дней продолжительность считается в часах, при установленном - в днях.
5. Определив порядок рассылки и продолжительность визирования, щелкните на кнопке ОК.
Окно подготовки проекта документа к отправке на визирование закроется. В РКПД, в записях, относящихся к выбранным должностным лицам, появятся соответствующие значения в графах Направлено и Срок.
Рис. 5-7 Раздел Управление проектом с информацией об отправке проекта на визирование 5-22 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов До сохранения РКПД у всех должностных лиц в графе Направлено будет стоять пометка в очереди.
После сохранения РКПД:
- если проект документа был отправлен должностным лицам последовательно (по очереди), то у должностного лица, стоящего в списке первым, в поле Направлено будет установлена текущая дата, а в поле Срок - дата отправки плюс количество дней (часов), отведенное на визирование.
У остальных визирующих лиц метка в очереди будет стоять до тех пор, пока предыдущий визирующий не внесет информацию о визировании. При этом срок визирования определяется следующим образом: дата визирования предыдущим должностным лицом плюс количество дней (часов), отведенное на визирование.
- Если же проект документа был отправлен на визирование всем должностным лицам одновременно, то для всех визирующих в поле Направлено будет установлена текущая дата, а в поле Срок - дата отправки плюс количество дней (часов), отведенное на визирование.
После отправки проекта документа на визирование его РК получает статус На визировании. Она остается в папке Управление проектами кабинета исполнителя проекта и одновременно появляется в папках На визирование тех кабинетов, владельцами которых являются должностные лица, которым она была послана на визирование. При последовательной отправке проекта на визирование РКПД появляется в папке На визировании только у должностного лица, стоящего первым в списке визирующих лиц (если у этого лица есть кабинет).
Аналогично проект документа отправляется на подпись. Для этого используются команды Действия, Визы/подписи, Послать на подпись (или кнопка, расположенная на панели инструментов раздела Управление проектами).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов После отправки проекта документа на подпись его РК получает статус На подписи. РКПД, посланная на подпись, остается в папке Управление проектами кабинета исполнителя проекта и одновременно появляется в папках На подписи тех кабинетов, владельцами которых являются должностные лица, которым она была отправлена на подпись. При последовательной отправке проекта на подпись РКПД появляется в папке На подписи только у должностного лица, стоящего первым в списке подписывающих лиц (если у этого лица есть кабинет).
Отмена пересылки РКПД на визирование (на подписание) При необходимости, можно отозвать проект документа, отправленный ранее на визирование или подписание (если проект еще не завизирован или не подписан). Отзыв РК проекта можно осуществить как при создании РКПД, так и в режиме редактирования.
В отличие от исполнителя проекта документа, визирующее (подписывающее) должностное лицо может отменить пересылку проекта только тем должностным лицам, которым они сами его отправляли.
Чтобы отменить пересылку РКПД на визирование:
1. Находясь в окне РКПД (см. Рис. 5-1), выберите из меню Действия команды Визы/подписи, Отменить посылку на визирование (или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела Управление проектом).
Откроется окно, содержащее список визирующих должностных лиц, которым проект был отправлен на визирование (см. Рис. 5-8).
5-24 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Рис. 5-8 Окно отмены отправки РКПД на визирование 2. Щелчком мыши выделите фамилии тех должностных лиц, пересылку РКПД которым требуется отменить.
3. Щелкните на кнопке ОК.
Произойдет возврат в окно РКПД. В разделе Управление проектом в записях, относящихся к указанным должностным лицам, в графах Направлено и Срок будут удалены ранее установленные значения.
После отмены пересылки на визирование, РКПД удаляется из папок На визировании кабинетов указанных должностных лиц (если у этих лиц есть кабинет).
Если отправка РКПД на визирование проводилась последовательно, и должностное лицо, для которого требуется отменить отправку, находится в очереди (т.е. в папку На визировании его кабинета РКПД еще не поступила), то он просто удаляется из очереди, а на его место встает следующий визирующий и последовательная рассылка продолжается.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Аналогично отменяется пересылка проекта документа на подпись. Для этого используются команды Действия, Визы/подписи, Отменить посылку на подпись (или кнопка, расположенная на панели инструментов раздела Управление проектом).
После отмены пересылки на подпись РКПД удаляется из папок На подписи кабинетов указанных должностных лиц (если у этих лиц есть кабинет).
Если отправка РКПД на подпись проводилась последовательно, и должностное лицо, для которого требуется отменить отправку, находится в очереди (т.е. в папку На подписи его кабинета РКПД еще не поступила), то он просто удаляется из очереди, а на его место встает следующий подписывающий и последовательная рассылка продолжается.
Визирование проекта документа Информацию о визировании проекта документа могут вводить и редактировать:
Х исполнитель проекта документа (может визировать проект за любого визирующего);
Х пользователь, имеющий абсолютное право Визировать проекты за должностных лиц, указанных в разделе Управление проектом РКПД в качестве визирующих лиц;
Х пользователь, имеющий абсолютное право Визировать проекты за должностных лиц, которых он добавил сам;
Х пользователь, имеющий абсолютно право Подписывать проекты, но только за тех должностных лиц, которых он сам добавил.
5-26 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Чтобы завизировать проект документа:
1. Откройте РК проекта документа, подлежащего визированию.
2. В разделе Управление проектом в списке визирующих и подписывающих лиц выделите строку с фамилией должностного лица, от имени которого нужно ввести информацию о визировании.
3. Выберите из меню Действия команды Визы/подписи, Визировать или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела Управление проектом.
Откроется окно, предназначенное для ввода и редактирования информации о визировании (см. Рис. 5-9).
Рис. 5-9 Окно ввода и редактирования информации о визировании 4. В поле, расположенном в правой верхней части окна, автоматически устанавливается фамилия выбранного должностного лица. При необходимости, визирующего можно заменить, выбрав из раскрывающегося списка фамилию другого должностного лица, визирующего этот проект.
5. В поле, расположенном в левой верхней части окна, укажите один из вариантов визы (например, Согласен, Не ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов согласен и т. д.). Значение задается выбором из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Типы визы.
6. Укажите дату визирования. По умолчанию, в полях Дата и в установлены текущие дата и время. Значения этих полей можно отредактировать.
7. Если требуется, прикрепите файл к РК проекта. Для этого щелкните на кнопке. Откроется окно, предназначенное для работы с прикрепленными файлами. Руководствуясь правилами, изложенными в главе 13 (см. раздел Файлы), прикрепите нужные файлы и, при необходимости, заверьте их ЭЦП.
После прикрепления файла в графе Добавил раздела Файлы будет указана фамилия должностного лица, добавившего этот файл.
В дальнейшем редактировать и удалять прикрепленный файл может только лицо, прикрепившее этот файл и исполнитель проекта.
8. При необходимости установите флажок Сохранить запись в папке кабинета. Установка этого флажка позволяет после завершения процедуры визирования оставить завизированную запись РКПД в папке На визировании кабинета визирующего лица. Если флажок не установлен, после ввода информации о визировании, РКПД будет автоматически удалена из папки На визировании.
9. Если требуется, введите текст примечания.
10. Указав все необходимые данные, щелкните на кнопке ОК.
Окно ввода информации о визировании закроется, и в разделе Управление проектом в записи, относящейся к выбранному должностному лицу, автоматически будут установлены соответствующие значения в графах Виза\подпись и Дата:
5-28 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Рис. 5-10 Раздел Управление проектом с информацией о визировании 11. Если для группы документов РКПД (или для текущей РКПД) установлен такой параметр, как Применять ЭЦП (см.
Параметры РКПД), то при закрытии окна Визирование проекта система будет требовать защиты с помощью ЭЦП файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта и визирующим должностным лицом.
Для осуществления этой процедуры вставьте ключевой носитель со своим закрытым ключом в считывающее устройство. В открывшемся окне, содержащем информацию о типе и номере требуемого ключевого носителя, введите пароль доступа к ключу и щелкните на кнопке ОК (данное окно будет формироваться для каждого файла, прикрепленного исполнителем проекта и визирующим должностным лицом).
Файлы, прикрепленные исполнителем, заверяются Согласующей подписью. Файлы, прикрепленные визирующим должностным лицом, - Авторской.
Если после визирования РКПД остается в папке На визировании кабинета визирующего лица (см. п. 8), ее запись выделяется синим цветом.
В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего (см. Добавление визирующих и подписывающих должностных лиц).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Работать с записью о визировании, добавленной визирующим (подписывающим) лицом (т.е. редактировать и удалять эту запись, отправлять проект на визирование и отменять пересылку) могут только пользователи, обладающие правом визирования за должностное лицо, добавившее эту запись, а также исполнитель проекта.
Статус РКПД, завизированной всеми визирующими должностными лицами, принимает значение Завизирован.
Однако если РКПД была отправлена на подпись, статус ее будет иметь значение На подписи.
Утверждение проекта документа Информацию об утверждении (подписании) проекта документа могут вводить и редактировать:
Х пользователь, имеющий право Подписывать проекты за должностных лиц, указанных в разделе Управление проектом РКПД в качестве подписывающих лиц;
Х исполнитель проекта документа (может подписывать проект за любого подписывающего).
Чтобы подписать проект документа:
1. Откройте РК проекта документа, подлежащего утверждению.
2. В разделе Управление проектом в списке визирующих и подписывающих лиц выделите строку с фамилией должностного лица, от имени которого требуется ввести информацию о подписании.
3. Выберите из меню Действия команды Визы/подписи, Подписать или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела Управление проектом.
Откроется окно, предназначенное для ввода и редактирования информации о подписании (см. Рис. 5-9).
4. Введите информацию о подписании проекта документа, руководствуясь правилами, приведенными в разделе 5-30 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Визирование проекта документа (п. 4-10). При подписании проекта документа используется одно из двух фиксированных значений: Утверждаю или Не утверждаю.
Рис. 5-11 Окно ввода и редактирования информации о подписании Замечание. Если для группы документов РКПД (или для текущей РКПД) установлен такой параметр, как Применять ЭЦП (см. Параметры РКПД), то при закрытии окна Подпись проекта система будет требовать защиты с помощью ЭЦП файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта и подписывающим должностным лицом. Файлы, прикрепленные исполнителем, заверяются Утверждающей подписью. Файлы, прикрепленные подписывающим лицом, - Авторской (см. в. раздела Визирование проекта документа).
Статус РКПД, утвержденной всеми подписывающими должностными лицами, принимает значение Подписан (все подписывающие поставили отметку Утверждаю).
Если же РК проекта имеет хотя бы одну отметку Не утверждаю, ее статус будет иметь значение Не подписан.
Если после подписания РКПД остается в папке На подписи кабинета подписывающего лица, ее запись выделяется синим цветом.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Создание новой версии проекта документа Если в процессе согласования и утверждения проект документа получил какие-либо замечания и дополнения, исполнитель все учел и исправил, то на основе этого проекта можно создать новую версию проекта документа.
Создать новую версию проекта документа может только исполнитель проекта.
Чтобы создать новую версию проекта документа откройте нужную РКПД в режиме просмотра и выберите из меню Действия команду Создать новую версию.
На экране отобразится РКПД новой версии проекта. Она получает статус Создан и ей автоматически присваивается следующий по порядку номер версии (см. поле Версия).
РКПД новой версии наследует часть реквизитов РКПД предыдущей версии, а также список визирующих и подписывающих должностных лиц, добавленных исполнителем проекта.
Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта.
В случае если визирующие и подписывающие лица добавляли в РКПД предыдущей версии дополнительных визирующих лиц, при создании новой версии проекта система выведет на экран запрос:
Чтобы скопировать записи вторичного визирования щелкните на кнопке Да, для отказа от копирования - на кнопке Нет.
5-32 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов После создания новой версии проекта РКПД предыдущих версий становятся недоступными для редактирования. Их можно только просмотреть или удалить.
Если РКПД предыдущей версии была отправлена на визирование и/или подписание, то при создании новой версии, записи предыдущей удаляются из папок На визировании и На подписи кабинетов визирующих и подписывающих должностных лиц, указанных в предпоследнем варианте РКПД.
Для просмотра РКПД какой-либо версии проекта в поле Версия выберите из раскрывающегося списка номер этой версии (статус предыдущих версий, при этом, не отображается).
Чтобы удалить РКПД какой-либо версии проекта установите в поле Версия номер этой версии и выберите из меню Действия команду Удалить версию.
Внимание: РКПД последней версии проекта удалению не подлежит.
Удаление РК проекта документа Внимание. Удалить РКПД может только исполнитель данного проекта документа.
Чтобы удалить РКПД:
1. Откройте РКПД в режиме просмотра или редактирования и выберите из меню Файл команду Удалить РКПД (или нажмите клавиши Ctrl+D). Откроется окно, показанное на Рис. 5-12.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Рис. 5-12 Окно для подтверждения удаления РКПД Щелчок на кнопке Нет приведет к отмене удаления РКПД.
При этом РКПД останется в режиме просмотра или редактирования.
При щелчке на кнопке Да система выведет на экран запрос о повторном использовании регистрационного номера РКПД:
2. Щелкните на кнопках Да или Нет в зависимости от того, надо использовать этот номер повторно или нет.
Удаленная РКПД удаляется из папки Управление проектами кабинета исполнителя и из папок На визировании и На подписи кабинетов визирующих и подписывающих должностных лиц (если данная РКПД была отправлена им на визирование и/или подписание).
5-34 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Отправка проекта документа на регистрацию Если проект документа утвержден всеми подписывающими должностными лицами, его можно отправить на регистрацию.
Внимание. На регистрацию может быть отправлена только РКПД со статусом Подписан. В противном случае команда отправки РКПД на регистрацию будет неактивна.
После регистрации готового документа, созданного на основе проекта, РК проекта либо сохраняется в базе данных системы, либо удаляется из нее. Это зависит от решения исполнителя проекта, которое он принимает при отправке РКПД на регистрацию.
Замечание. Если для группы документов РКПД (или для данной РКПД) установлен параметр Автоматическая регистрация (см.
Параметры РКПД), то после подписания проекта производится автоматическая регистрация документа, созданного на его основе. Если при этом установлен параметр Удалять РКПД после регистрации, то после регистрации документа, сам проект будет физически удален из базы данных системы.
Чтобы отправить проект на регистрацию:
1. Откройте РКПД в режиме просмотра.
2. Выберите из меню Действия команду Направить проект на регистрацию или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Система выведет на экран запрос:
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Щелчок на кнопке Да приведет к тому, что после регистрации документа, созданного на основе проекта, РКПД будет физически удалена из БД системы.
При щелчке на кнопке Нет РКПД сохраняется в БД системы и, при необходимости, ее можно найти с помощью функции Поиск.
Щелчок на кнопке Отмена отменяет отправку РКПД на регистрацию.
3. Для отправки РКПД на регистрацию щелкните на кнопке Да или Нет.
Отправить проект документа на регистрацию можно, также, находясь в окне папки Управление проектами (см. Рис. 4-8).
Для этого найдите и выделите щелчком мыши нужную РКПД и выберите из меню Управление команду Направить проект на регистрацию. Далее выполните п. 3.
После отправки на регистрацию статус РКПД принимает значение На регистрации. РК проекта поступает в задачу Проекты функции Регистрация (см. главу 17 Регистрация документов, созданных на основе проектов документов).
5-36 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Регистрация документа, созданного на основе утвержденного проекта Если пользователь имеет право регистрировать документы той группы, к которой относится утвержденный проект документа, он может, не отправляя проект на регистрацию, зарегистрировать его из любого списка РКПД (например, из списка РКПД, найденных с помощью функции Поиск, в личной папке пользователя или в папке Управление проектами).
Внимание. Если у пользователя нет права на регистрацию документов этой группы, команда регистрации проекта будет неактивна.
Команда будет неактивной и в том случае, если проект еще не утвержден, т.е. его РКПД не имеет статус Подписан.
Чтобы зарегистрировать документ, созданный на основе проекта:
1. Откройте РКПД в режиме просмотра.
2. Выберите из меню Файл команду Регистрировать проект или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Система выведет на экран запрос:
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Щелчок на кнопке Да приведет к тому, что после регистрации документа, созданного на основе проекта, РКПД будет физически удалена из БД системы.
При щелчке на кнопке Нет РКПД сохраняется в БД системы и, в дальнейшем, ее можно будет найти с помощью функции Поиск.
Щелчок на кнопке Отмена отменяет регистрацию документа.
3. Чтобы начать регистрацию документа, щелкните на кнопке Да или Нет.
Откроется окно РК документа, относящегося к той же группе документов, что и проект (см. Рис. 5-13).
Рис. 5-13 Окно РК документа, созданного на основе утвержденного проекта 5-38 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Часть реквизитов РК автоматически заполняется значениями, установленными в РКПД (в последней версии проекта). Если РКПД сохраняется в БД системы, то РК документа, созданного на основе проекта, связывается с ней связкой, имеющей категорию Проекты.
ФИО и должности лиц, подписавших проект документа становятся значениями реквизита Подписал, а завизировавших проект - реквизита Визы.
Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, прикрепляются к РК документа. ЭЦП файлов (если эти файлы были заверены ЭЦП) сохраняются и могут быть проверены.
4. Введите недостающие реквизиты РК, руководствуясь правилами, приведенными в главе 11, Регистрация исходящих (внутренних) документов.
5. Завершите регистрацию документа, сохранив введенную информацию.
Замечание. Если для группы документов РКПД (или для данной РКПД) установлен параметр Автоматическая регистрация (см.
Параметры РКПД), то после подписания проекта производится автоматическая регистрация документа, созданного на его основе. Если при этом также установлен параметр Удалять РКПД после регистрации, то после регистрации документа, сам проект будет физически удален из базы данных системы. Если же этот параметр не установлен, РКПД останется в БД.
Зарегистрировать документ, созданный на основе проекта можно, также, находясь в окне папки Управление проектами (см. Рис. 4-8). Для этого найдите и выделите щелчком мыши нужную РКПД и выберите из меню Управление команду Регистрировать проект. Далее выполните п. 3-5.
После регистрации документа, созданного на основе проекта, РКПД получает статус Зарегистрирован и удаляется из папки Управление проектами кабинета исполнителя проекта. Записи РКПД, оставленные в папках На визировании и На подписи кабинетов визирующих и подписывающих лиц, также удаляются из этих папок.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Однако если при регистрации документа было задано сохранение РКПД в базе данных системы, она остается в БД и, при необходимости, ее можно найти и открыть для просмотра с помощью функции Поиск. Редактирование РКПД со статусом Зарегистрирован не допускается.
Печать листа согласования Чтобы распечатать лист согласования какого-либо проекта документа, откройте РК этого проекта в режиме просмотра и выберите из меню Файл команду Печать листа согласования (или нажмите клавиши Ctrl+Shift+P).
Система сформирует документ в формате MS Word, представляющий собой лист согласования. Лист согласования (визирования) формируется в виде таблицы и содержит следующую информацию:
Наименование Наименование № структурного Фамилия И.О. Подпись Дата Прим.
должности подразделения 1 2 3 4 5 6 1 - номер записи по порядку;
2 - наименование верхнего структурного подразделения, к которому относится визирующее должностное лицо;
3 - должность визирующего;
4 - фамилия и инициалы визирующего лица;
5 - подпись визирующего (если РКПД была завизирована должностным лицом, в этом поле будет находиться метка ЭЦП);
6 - дата визирования (если визирование состоялось);
7 - текст примечания, если это примечание было введено пользователем.
Пользуясь средствами MS Word, распечатайте полученный документ, после чего закройте это приложение.
5-40 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Печать РК проекта документа Чтобы распечатать РК какого-либо проекта документа откройте эту РКПД в режиме просмотра и выберите из меню Файл команду Печать РКПД (или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов).
Система сформирует документ в формате MS Word, содержащий основные реквизиты РК и информацию о визировании и подписании данного проекта документа (см. Рис.
5-14).
Рег № ОТ-2 от 10.02.2004 Группа: Ответы на запросы Исполнитель: Макарова С.В. Состав: 1/ Краткое содержание: Организация обучения специалистов Аналитического отдела Связки: Исполнено ОТ-3 от 08.02. ФИО - должность Дата Подпись Гончаров П.П. - Зам. директора 12.02. Подпись Толкачев О.Е. - Нач. управления Виза Умникс И.В. - Нач. отдела 11.02. Виза Королев Т.Л. - Зав. сектором 10.02. Рис. 5-14 Пример РКПД, сформированной в формате MS Word Распечатайте полученный документ, используя средства MS Word, после чего закройте это приложение.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов Протоколирование работы пользователей с проектами документов В системе ДЕЛО ведется протоколирование работы пользователей с РК проекта документа. Причем протоколы работы с основным разделом РКПД, разделом Управление проектом и дополнительными разделами РКПД (Адресаты, Файлы, Связки) ведутся отдельно.
На основании этих сведений производится анализ (контроль) работы пользователей с РКПД.
Чтобы отобразить протокол операций, выполненных с основным разделом РКПД, откройте РКПД в режиме просмотра и выберите из меню Реквизиты команду Протокол (или нажмите клавишу F11). Откроется окно протокола (см. Рис. 5-15).
Рис. 5-15 Окно Протокола операций Протокол представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует отдельной операции. Графы таблицы содержат следующую информацию:
Х дата и время проведение операции;
Х наименование операции;
5-42 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 27 Работа с проектами документов Х фамилия пользователя, выполнившего указанную операцию;
Х примечание.
При работе пользователя с основным разделом РКПД в протокол заносится следующая информация:
Наименование операции Текст, записываемый в протокол Создание РКПД Создание РК проекта Создание новой версии Создание новой версии проекта Редактирование реквизитов Редактирование реквизитов РК проекта РКПД Удаление версии. В комментарии - Удаление одной из версий номер и дата создания РК. В скобках проекта указывается номер версии.
Удаление информации о Удаление визы. В комментарии - визировании фамилия визирующего.
Удаление информации о Удаление подписи. В комментарии - подписании фамилия подписывающего.
Удаление прикрепленного Удаление файла. В комментарии - имя файла файла.
Пересылка проекта на Пересылка на регистрацию регистрацию Регистрация РК готового документа, созданного на Регистрация документа основе РК утвержденного проекта Чтобы отобразить протокол операций, выполненных в разделе Управление проектом, щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов этого раздела и нажмите клавишу F11. Откроется окно протокола.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 5- Часть 5 Проекты документов При работе пользователя с разделом Управление проектом в протокол заносится следующая информация:
Наименование операции Текст, записываемый в протокол Ввод информации о Визирование. В комментарии - визировании фамилия визирующего.
Редактирование информации о Ред. информации о визировании. В визировании комментарии - фамилия визирующего.
Смена типа визы. В комментарии - Изменение типа ответа при фамилия визирующего и старое визировании значение Подписание. В комментарии - Ввод информации о подписании фамилия подписывающего.
Ред. информации о подписании. В Редактирование информации о комментарии - фамилия подписании подписывающего.
Чтобы просмотреть протокол операций, выполненных с дополнительными разделами РКПД (Адресаты, Файлы, Связки) вызовите окно дополнительного раздела, выделите щелчком мыши нужную запись и нажмите клавишу F11.
При работе пользователя с дополнительными разделами в протокол заносится следующая информация:
Наименование операции Текст, записываемый в протокол Создание новой записи раздела Создание Редактирование записи Редактирование раздела Редактирование прикрепленного Изменение файла файла в разделе Файлы 5-44 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 6 Поиск РК документов ЧАСТЬ Поиск РК документов Универсальным средством для поиска РК документов и проектов документов служит специальная функция Поиск.
Кроме того, если известно, что РК (РКПД) находится в какой либо папке, она может быть там найдена простым просмотром или с помощью специальных средств поиска РК (РКПД) в папке:
Х В течение дня регистрации пользователь, зарегистрировавший документ, может найти РК документа в папке Документы, зарегистрированные ДД/ММ/ГГГГ функции Регистрация документов (см. главу 19);
Х РК, направленные в кабинеты, могут быть найдены в одной или нескольких папках № 1 - 5 этих кабинетов при работе с функцией Кабинеты (см. главу 23);
Х РК, у которых введены значения внешних адресатов в дополнительный раздел Адресаты, могут быть найдены в списках неотправленных документов или в реестрах функции Реестры внешней отправки документов (см. главу 46).
Х РКПД с любым статусом, кроме статуса Зарегистрирован, можно найти в папке Управление проектами;
Х РКПД, со статусом На регистрации можно найти в папке Проекты, готовые к регистрации функции Регистрация документов (см. главу 17);
Х РКПД со статусом На визировании и На подписи можно найти в соответствующих папках функции Кабинеты. Кроме того, в папках На визировании и На подписи могут находиться РКПД со статусом Завизирован и Подписан, в случае если их принудительно оставили в этих папках после визирования и подписания проекта (см. главу 23);
Х РК и РКПД, отобранные в личные папки, могут быть найдены в них при работе с функцией Поиск (см. главу 35).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Глава 28. Функция Поиск Внимание. Поиск документа может производить пользователь, которому технологом системы разрешена функция Поиск по отношению к документам, находящимся в текущей картотеке.
Внимание. Поиск документа одновременно по всем картотекам может производить пользователь, которому технологом системы дано право Поиск по всем картотекам.
Поиск РК документов может производиться:
Х по реквизитам РК;
Х по номерам РК;
Х по реквизитам резолюций;
Х по журналу передачи документов;
Х по любому набору перечисленных способов (обобщенный поиск).
Поиск РК проектов документов проводится по реквизитам РКПД.
Чтобы начать работу с функцией Поиск:
1. Запустите подсистему (см. главу 8). Откроется начальное окно подсистемы Документы 2. Если вы имеете право работать в нескольких картотеках, щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Картотека, и выберите в раскрывшемся списке требуемую картотеку.
3. Щелкните на кнопке Поиск документов и личные папки.
Откроется главное окно функции Поиск, содержащее в качестве рабочего окно Запрос по РК (см. Рис. 6-1).
6-2 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 28 Функция Поиск Вид главного окна функции Поиск при формировании запроса Главное окно Поиск содержит строку меню, панель инструментов, поле с наименованием текущей картотеки и рабочее окно формирования запроса (см. Рис. 6-1).
Рис. 6-1 Окно запроса для поиска по реквизитам РК Строка меню главного окна имеет следующие пункты:
Х Поиск - содержит команды, определяющие предмет поиска:
РК документов или РКПД, и для поиска РК документов - команды, задающие режим поиска (поиск по реквизитам РК, по регистрационным номерам РК, по резолюциям РК, по журналу передачи документов, обобщенный поиск - по реквизитам РК и по реквизитам резолюций).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Х Папки - команда перехода к режиму работы с личными папками пользователя (см. главу 35, раздел Как пользоваться личными папками);
Х Управление - содержит команды:
- Начать поиск - начать поиск по сформированному запросу.
- Очистить запрос - очистить все поля запроса для ввода новых значений.
Х Вид - (см. главу 35, раздел Главное окно функции Поиск при работе с найденными документами).
Х Окно, Справка, Выход.
Панель инструментов состоит из девяти кнопок, дублирующих следующие команды меню:
Кнопка Название или действие Переход к режиму поиска По РК;
Переход к режиму поиска По номерам Переход к режиму поиска По резолюциям Переход к режиму поиска По журналу передачи документа Переход к режиму Обобщенного поиска Переход к режиму поиска По проектам документов Переход к режиму работы с личными папками (команда Папки) Начать поиск Закрыть текущее рабочее окно Очистить запрос (очистить поля запросной формы) 6-4 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 28 Функция Поиск Поле с наименованием текущей картотеки можно использовать для смены картотеки, если пользователь имеет доступ к нескольким картотекам.
Для смены картотеки:
1. Щелкните на кнопке 6, расположенной справа от поля (см. Рис. 6-1). Откроется окно, содержащее список картотек.
Если технологом системы данному пользователю разрешен поиск во всех картотеках, в этот список также будет включена строка Все картотеки (см. Рис. 6-2).
Рис. 6-2 Окно смены картотеки 2. Щелкните на названии требуемой картотеки. Окно закроется, в поле будет введено выбранное значение.
Вид рабочего окна зависит от режима поиска. Все окна формирования запросов содержат поля для установки параметров, задающих условия выполнения поиска - поля запроса. В окне могут содержаться также флажки и переключатели, дающие возможность изменять состав критериев отбора (состав полей запроса).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Особенности заполнения полей запросов Выбор значения из иерархического справочника При заполнении поля запроса с помощью выбора из иерархического справочника во всех специально не оговоренных случаях открывается окно для выбора только одного значения.
Допускается выбор как вершин, так и листьев справочника. При этом если в поле введено значение, соответствующее вершине, поиск будет производится также и для всех содержащихся в ней ей вершин и листьев. Исключение составляет режим Обобщенный поиск.
Выбор группы документов Окна запросов всех типов имеют поле Группа (см. Рис. 6-1) для ввода наименования группы документов. В момент открытия окна поле содержит значение, которое было установлено во время предыдущего сеанса работы с функцией Поиск.. Если в поле Группа не введено никакого значения, поиск будет проводиться по всем группам документов.
Чтобы изменить группу документов, щелкните на кнопке, примыкающей справа к полю Группа. Откроется окно для выбора одного значения из справочника Группы документов или из списка. Выберите требуемое значение, руководствуясь правилами, приведенными в главе 7.
6-6 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 28 Функция Поиск Задание поиска за определенный период времени Чтобы произвести поиск за некоторый период времени, введите начальную дату регистрации в поле с..., а конечную - в поле по.... Ввод дат производится в соответствии с процедурой, изложенной в главе 7. В результате будут отбираться документы, зарегистрированные в указанный интервал времени (для некоторых типов запросов - отправленные адресату в указанный интервал времени). Если требуется найти РК за одну определенную дату, введите эту дату в оба поля. Если дата введена только в поле с... (или только в поле по...), будут отбираться все РК, начиная с указанной даты регистрации (или заканчивая ею).
Поиск в текстовых полях Текстовыми полями называются поля, в которых значения задаются только вводом с клавиатуры.
Поиск по значению текстовых полей проводится следующим образом: в каком-либо текстовом поле запросной формы (например, в поле Содержание) вводится определенный поисковый объект (слово, часть слова, фраза или набор символов) и запускается поиск. В результате поиска отбираются РК (РКПД), содержащие в одноименном текстовом поле, заданное значение.
Поиск в текстовых полях можно проводить:
Х по произвольному объекту (слову, части слова, фразе или набору символов), находящемуся в любом месте поля;
Х по произвольному объекту, находящемуся в начале поля;
Х по произвольному объекту, находящемуся в конце поля;
Х по точному значению строки текстового поля. При этом можно искать точно пустое значение поля (в результате поиска будут отобраны все РК (РКПД) с незаполненным одноименным полем) и точно не пустое значение (в результате поиска будут отобраны все РК (РКПД) с заполненным одноименным полем, независимо от содержания этого поля).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов При формировании поискового запроса в текстовых полях можно использовать следующие служебные операторы:
л Кавычки, ограничивающие поисковый объект;
! Оператор ИЛИ;
& Оператор И;
< Оператор, определяющий поиск заданного значения в начале одноименного поля РК (РКПД);
> Оператор, определяющий поиск заданного значения в конце одноименного поля РК (РКПД);
= Оператор ТОЧНО РАВНО. Определяет поиск значения, точно совпадающего с заданным;
~ Оператор ПУСТО. Определяет поиск РК (РКПД) с незаполненным текстовым полем;
Оператор НЕ ПУСТО (нижнее подчеркивание).
Определяет поиск РК (РКПД) с заполненным текстовым _ полем. Содержание поля при этом значения не имеет.
^ Оператор НО НЕ. Ставится в текстовом поле запросной формы перед символами, которые не должны содержаться в текстовых полях найденных РК (РКПД).
Внимание. При поиске по значению текстовых полей регистр, в котором набирается текст, не учитывается.
В Таблице 6-1 приведены примеры поисковых запросов.
6-8 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 28 Функция Поиск Таблица 6- Поисковый запрос Комментарий В текстовом поле запросной формы может быть задано слово (часть слова), не содержащее архив служебных операторов. При этом объект поиска может быть заключен в кавычки или нет.
или В результате поиска будут найдены РК (РКПД), содержащие в указанном поле и слово архив, и лархив слова типа архивный, архивариус и проч., в которых набор символов архив является частью слова.
Для поиска точного значения слова внутри фразы, это слово требуется ограничить л архив пробелами и заключить в кавычки. В результате поиска будут найдены РК (РКПД), содержащие в указанном поле только слово архив.
Наличие пробелов вне поискового объекта не подписать!утвердить обязательно. Количество пробелов может быть любым.
или В результате поиска по такому запросу будут отобраны РК (РКПД), содержащие в указанном подписать ! утвердить поле символы подписать ИЛИ утвердить.
Для включения в поисковый объект синтаксических и других символов (запятых, точек, восклицательных знаков, знаков л>, - и пр.) необходимо использовать кавычки.
В приведенном примере первый знак л! Проверить ! Доложить! является оператором ИЛИ, а второй, находящийся внутри кавычек, - восклицательным знаком. В результате поиска будут найдены РК (РКПД), содержащие в указанном поле символы проверить ИЛИ доложить!
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Поисковый запрос Комментарий Для включения в поисковой объект таких завод лКрасный символов, как кавычки, их требуется удвоить и Октябрь весь поисковый объект взять в кавычки.
Если требуется найти РК (РКПД), текстовое поле которых содержит конкретную фразу (определенную последовательность слов, разделенных пробелами), эта фраза должна быть заключена в кавычки.
хранение дел & архив В результате поиска по такому запросу будут отобраны РК (РКПД), содержащие в указанном поле фразу хранение дел И набор символов архив (включая слова типа архивный, архивариус и проч).
=Иванов Чтобы найти РК (РКПД), содержащие в соответствующем текстовом поле значение, или точно совпадающее с указанным, перед поисковым объектом следует поставить = Иванов оператор л=.
Чтобы отобрать РК (РКПД), у которых указанное <срочно текстовое поле начинается с заданного значения (в нашем случае с набора символов или срочно), перед этим значением следует поставить оператор л<. Наличие и количество < срочно пробелов между оператором л< и поисковым объектом не имеет значения.
<Всем начальникам Чтобы найти РК (РКПД), у которых указанное отделов & >Иванов И. поле оканчивается заданным значением (в нашем случае фразой Иванов И.), перед этим значением нужно поставить оператор л>.
В результате поиска по такому запросу будут найдены РК (РКПД), у которых значение указанного поля начинается с фразы Всем начальникам отделов И оканчиваются фразой Иванов И.
6-10 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 28 Функция Поиск Поисковый запрос Комментарий ^архив В результате поиска по такому запросу будут отобраны РК (РКПД), у которых в указанном поле отсутствует набор символов архив.
^<архив Служебный оператор л^ может использоваться совместно с такими или операторами, как л<, л> и л=.
В результате поиска по такому запросу будут ^< архив найдены РК (РКПД), у которых набор символов архив находится НЕ в начале указанного поля.
~ При использовании такого запроса будут отобраны РК (РКПД), у которых в указанном поле не задано никакого значения.
^~ При использовании такого запроса будут отобраны РК (РКПД), у которых указанное поле или заполнено. Содержание поля при этом значения ^ ~ не имеет.
=л=40 ! ^= Ц5 Если в поисковом запросе требуется использовать какие-либо символы (в приведенном примере это символы равно и минус) поисковый объект, включающий в себя эти символы, нужно заключить в кавычки.
Пробелы вне закавыченных поисковых объектов не имеют значения.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Поиск по тексту прикрепленных файлов Поиск по тексту прикрепленных файлов проводится в режиме поиска РК документов по реквизитам РК и в режиме поиска РКПД.
Если требуется провести поиск РК (РКПД) по тексту прикрепленного файла, установите флажок По тексту и введите искомые слова в поле Содержание (см. Рис. 6-1).
При вводе значения в это поле руководствуйтесь следующими правилами:
Х При вводе слов можно произвольно использовать как строчные, так и прописные (заглавные) буквы: регистр букв при поиске не учитывается.
Х Если требуется провести поиск по началу слова, находящегося в тексте прикрепленного файла, введите первые буквы этого слова в поле Содержание, завершив ввод символом *.
Х Если необходимо осуществить поиск по фрагменту слова, находящегося в тексте прикрепленного файла, введите фрагмент этого слова в поле Содержание, начав и завершив ввод символом *.
Х Если требуется осуществить поиск по целой фразе, находящейся в тексте прикрепленного файла, введите эту фразу в поле Содержание, заключив в кавычки (например, внедрение безбумажной технологии).
Х Если в поле Содержание вводится несколько слов, то они должны через пробел разделяться специальными логическими операторами, которые также вводятся с клавиатуры:
- оператор AND. Если два искомых слова разделены данным оператором, то будут отбираться те РК (РКПД), тексты прикрепленных файлов которых одновременно включают оба слова (правило логического И);
- оператор OR. Если два искомых слова разделены данным оператором, то будут отбираться РК (РКПД), тексты прикрепленных файлов которых включают хотя бы одно из заданных слов (правило логического ИЛИ);
6-12 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 28 Функция Поиск - AND NOT. Если два искомых слова разделены данным оператором, то будут отбираться РК (РКПД), тексты прикрепленных файлов которых включают первое слово при отсутствии второго;
- оператор ( ). Оператор "скобки" служит для построения выражений, состоящих из нескольких условий поиска.
Скобки задают последовательность проверки условий отбора - условие в скобках проверяется первым.
Например, если в поле Содержание введена строка (Хабаровск OR Новосибирск) AND Москва, то будут отбираться РК (РКПД), в текстах прикрепленных файлов которых встречается слово Хабаровск ИЛИ слово Новосибирск И одновременно присутствует слово Москва. Если оператор "скобки" не используется, то условие, задаваемое оператором AND, проверяется при отборе в первую очередь. Например, если приведенная выше строка будет набрана без скобок - Хабаровск OR Новосибирск AND Москва, то будут отбираться РК (РКПД), в текстах прикрепленных файлов которых одновременно присутствуют слова Новосибирск И Москва ИЛИ встречается слово Хабаровск.
Внимание. Если при осуществлении поиска по тексту прикрепленных файлов, выдается данное предупреждение, обратитесь к системному технологу для настройки полнотекстового поиска.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Глава 29. Поиск по реквизитам РК Окно запроса для поиска по реквизитам РК открывается при запуске функции Поиск. Если требуется вернуться к поиску по реквизитам РК после того, как были открыты другие окна, выберите команды Поиск, Поиск РК документов, По реквизитам РК или щелкните на кнопке на панели инструментов.
Окно поискового запроса по реквизитам РК, открывающееся при запуске функции Поиск, может иметь различные реквизиты (параметры) поиска в зависимости от того, какое значение установлено в поле Группа. В соответствии с этим может быть открыто одно из окон, показанных на Рис. 6-1, Рис. 6-3, Рис. 6- или Рис. 6-5.
Для того чтобы сформировать запрос:
1. Измените, если требуется, группу документов (см. раздел Выбор группы документов). При этом состав полей запроса изменится в соответствии с выбранной группой.
2. Заполните поля запроса в соответствии с правилами, приведенными ниже для каждой из базовых групп документов.
Выберите команды Управление, Начать поиск или щелкните на кнопке на панели инструментов или нажмите клавиши CTRL+ENTER. По окончании поиска откроется окно папки Найденные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.
Внимание. Если при формировании запроса было задано несколько параметров поиска (было заполнено несколько полей запроса), то будут найдены документы, удовлетворяющие сразу всем заданным параметрам.
Если какое-либо поле запроса не заполняется, то соответствующий параметр при поиске не учитывается.
6-14 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 29 Поиск по реквизитам РК Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов Окно запроса для поиска РК входящих документов показано на Рис. 6-1.
Чтобы задать параметры поиска:
1. Установите, какие документы будут отбираться в результате поиска:
Х находящиеся на контроле;
Х снятые с контроля;
Х неконтрольные (без резолюций или с неконтрольными резолюциями).
Для этого установите один или два флажка из трех: На контроле, Не контрольный, Снят (если установлены все три флажка или не установлен ни один, отбор производится независимо от наличия резолюций документа).
2. Задайте интервал дат регистрации искомых документов.
Для этого выполните одно из действий:
Х введите с клавиатуры или с помощью календаря даты в поля Дата рег. с... по...;
Х введите значение в поле год, если требуется произвести поиск за какой-либо год.
3. Выберите гриф отбираемых документов, введя данные в поле Гриф по правилам выбора значения из линейного справочника (см. главу 7).
Замечание. Если в поле Гриф не введено значение, в папке Найденные документы могут оказаться записи, имеющие в колонке Краткое содержание текст Документ недоступен, данные во всех остальных полях, кроме л№ РК и Дата отражаются как л***. Эти записи относятся к РК, гриф доступа которых не соответствует грифам, определенным для данного пользователя системным технологом.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 4. Введите данные об отправителе основного документа или об авторе сопроводительного документа. Для этого:
Х установите, среди каких документов будет производиться поиск: среди основных, сопроводительных документов или тех и других. Для этого установите либо переключатель Корр., либо переключатель Автор сопр. документа, либо переключатель Все (установлен по умолчанию) соответственно;
Х введите данные в поле Корр. выбором из справочника Список организаций или из списка (см. главу 7).
Если на предыдущем шаге был установлен переключатель Все, то критериям поиска будут удовлетворять как документы, в основном разделе РК которых указан данный отправитель (в поле Корр.), так и документы, в дополнительном разделе Сопроводительный документ которых также имеется ссылка на данного отправителя.
Если был установлен переключатель Корр., то при поиске будут учитываться только данные основного раздела РК.
Аналогично, если был установлен переключатель Автор сопр. документа, то при поиске будут учитываться только данные дополнительного раздела РК Сопроводительный документ.
Замечание. Приведенные правила распространяются на все поля, заполнение которых описывается в п. 4;
Х введите с клавиатуры в поле Исх.№ номер, под которым исходящий документ был зарегистрирован в организацииЦотправителе (см. выше Поиск в текстовых полях);
Х введите в поля Дата с... по... интервал дат регистрации документа у отправителя (см. главу 7);
Х введите с клавиатуры в поле Почт.№ номер почтовой квитанции (см. выше Поиск в текстовых полях);
6-16 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 29 Поиск по реквизитам РК Х введите в поле Подписал фамилию лица, подписавшего документ (см. выше Поиск в текстовых полях).
5. Введите данные в поле Кому выбором из справочника Подразделения (см. главу 7). Если поле задано, то в результате поиска будут отбираться документы, направленные указанному должностному лицу или в указанное подразделение.
6. Для отбора РК по краткому содержанию введите с клавиатуры искомые слова в поле Содержание (см. выше Поиск в текстовых полях).
7. Если требуется провести поиск по тексту прикрепленного файла, установите флажок По тексту и в поле Содержание укажите объект поиска (см. выше Поиск по тексту прикрепленных файлов).
8. Введите данные в поле Рубрика выбором из справочника Рубрикатор или из списка (см. главу 7). Допускается ввод нескольких значений, соответствующих как листьям, так и вершинам справочника. При этом будут отобраны РК, относящиеся к любой из указанных рубрик, включая и рубрики, находящиеся на более низких уровнях иерархии справочника.
9. Выберите тип связки, которой искомые документы связаны с другими документами, введя данные в поле Связки по правилам выбора значения из линейного справочника (см.
главу 7).
10. Если входящий документ был переслан в другую организацию, частному лицу или внутреннему адресату, то можно также провести поиск по реквизитам адресата. Для этого:
Х Если документ был адресован частному лицу, установите переключатель Гражданин (по умолчанию установлен переключатель Организации), а если внутреннему адресату - переключатель Должностное лицо;
Х Введите данные в поле Адресат:
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов - Для адресатовЦорганизаций - выбором из справочника Список организаций или из списка (см.
главу 7);
- Для адресатовЦграждан - выбором из справочника Граждане (см. главу 13);
- Для внутренних адресатов - выбором из справочника Подразделения или из списка (см.
главу 7);
- Укажите, какие требуется отобрать документы:
Отправленные, Не отправленные или Все, установив один из соответствующих переключателей.
Если установлен переключатель Отправленные, поля с... по... становятся активными. Введите временной интервал даты отправки искомого документа.
Заполнение полей запроса для поиска РК писем и обращений граждан Окно запроса для поиска РК писем и обращений граждан открывается при задании в поле Группа соответствующей группы документов (см. Рис. 6-3).
6-18 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 29 Поиск по реквизитам РК Рис. 6-3 Окно запроса для поиска по реквизитам РК писем граждан Чтобы задать параметры поиска данного вида документов:
1. Выполните действия, описанные в пп. 1Ц3 раздела Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов.
2. Введите сведения об отправителе или об авторе сопроводительного документа. Для этого:
Х установите, по отношению к кому будет выполняться поиск: к корреспондентам или авторам сопроводительных документов. Для этого щелкните на одном из переключателей: Корр., Автор сопр. документа (установленный по умолчанию переключатель Все означает, что данная группа полей ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов при поиске учитываться не будет). При этом состав полей запроса будет соответствовать:
- для корреспондента - Рис. 6-3 (поля Корр., Почт.№ и флажок Коллективное при этом станут активными);
- для автора сопроводительного документа - Рис. 6-1;
Х если установлен переключатель Корр.:
- Введите данные в поле Корр. выбором из справочника Граждане (см. главу 13);
- Для отбора только коллективных писем установите флажок Коллективное;
- Введите с клавиатуры в поле Почт.№ номер почтовой квитанции (см. выше Поиск в текстовых полях);
Х если установлен переключатель Автор сопр. документа выполните действия, описанные в п. 4 раздела Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов.
3. Выполните действия, описанные в пп. 5Ц10 упомянутого выше раздела.
Заполнение полей запроса для поиска РК документов объединенной группы входящих и писем и обращений граждан При настройке справочника Группы документов группы входящих документов и группы писем и обращений граждан могут объединяться в общей вершине. Если в поле Группа задано название такой вершины, открывается окно запроса, показанное на Рис. 6-4.
6-20 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 29 Поиск по реквизитам РК Рис. 6-4 Окно запроса для поиска РК из объединенной группы входящих документов и писем и обращений граждан Чтобы задать параметры поиска данного вида документов:
1. Выполните действия, описанные в пп. 1Ц3 раздела Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов.
2. Введите сведения об отправителе или авторе сопроводительного документа. Для этого:
Х Установите, по отношению к кому будет выполняться поиск: к отправителямЦорганизациям или отправителямЦгражданам. По умолчанию установлен переключатель Организации. Для изменения значения параметра установите переключатель Граждане, при ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов этом состав полей запроса изменится в соответствии с Рис. 6-3.
Х Для отправителейЦорганизаций выполните действия, описанные в п. 4 раздела Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов;
Х Для отправителейЦграждан выполните действия, описанные в п. 2 раздела Заполнение полей запроса для поиска РК писем и обращений граждан.
3. Выполните действия, описанные в пп. 5Ц10 раздела Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов.
Заполнение полей запроса для поиска РК исходящих (внутренних) документов Окно запроса для поиска РК исходящих (внутренних) документов открывается при задании в поле Группа соответствующей группы документов (см. Рис. 6-5).
6-22 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 29 Поиск по реквизитам РК Рис. 6-5 Окно запроса для поиска РК исходящих (внутренних) документов Чтобы задать параметры поиска данного вида документов:
1. Выполните действия, описанные в пп. 1Ц3 раздела Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов.
2. Выбором из иерархического справочника Подразделения или списка (см. главу 7) введите данные в поля:
Х Подписал - будут отбираться документы за подписью выбранного должностного лица или должностных лиц - сотрудников выбранного подразделения (если выбрано подразделение).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Х Исполнитель - будут отбираться документы, подготовленные выбранным должностным лицом (подразделением).
Х Визировал - будут отбираться документы, завизированные выбранным должностным лицом.
3. Введите данные в поле Соисполнитель выбором из иерархического справочника Список организаций или списка (см. главу 7). В этом случае будут отбираться документы, в соисполнителях которых значится выбранная организация.
4. Выполните действия, описанные в пп. 6Ц10 раздела Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов.
Глава 30. Поиск по регистрационному номеру Чтобы выполнить поиск РК по регистрационному номеру:
1. Запустите функцию Поиск (см. Глава 28). Откроется окно запросной формы по реквизитам РК (см. Рис. 6-1).
2. Выберите команды Поиск, Поиск РК документов, По номерам или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно запроса (см. Рис. 6-6).
3. Измените, если требуется, группу документов (см. раздел Выбор группы документов).
6-24 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 30 Поиск по регистрационному номеру Рис. 6-6 Окно запроса для поиска по регистрационным номерам 4. Введите в поле Номера регистрационные номера искомых документов, разделяя их запятыми. При этом достаточно вводить только порядковые номера, опуская все предшествующие элементы номера. При вводе нескольких номеров подряд можно ввести только первый и последний номер, разделив их двоеточием, например: 2, 5:18, 41. В этом случае будут отобраны все РК с порядковыми номерами 2, 41 и с 5 по 18.
При поиске РК с шаблоном формирования регистрационных номеров Свободный номер (заведение регистрационных номеров проводилось вручную) руководствуйтесь правилами, изложенными выше в разделе Поиск в текстовых полях.
5. Введите, если требуется, в поле За...год год, за который будет производиться поиск.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 6. Выберите команды Управление, Начать поиск, или щелкните на кнопке на панели инструментов, или нажмите клавиши CTRL+ENTER. По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.
Глава 31. Поиск по реквизитам резолюции Чтобы выполнить поиск РК по реквизитам резолюции:
1. Запустите функцию Поиск (см. Глава 28). Откроется окно запросной формы по реквизитам РК (см. Рис. 6-1).
2. Выберите команды Поиск, Поиск РК документов, По резолюциям или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно запроса (см. Рис. 6-7), в котором следует задать значения параметров поиска, как описано ниже.
3. Измените, если требуется, группу документов (см. раздел Выбор группы документов).
4. Задайте интервал дат регистрации, введя значения в поля Дата рег. с... по....
5. Задайте интервал дат вынесения резолюции, введя значения в поля Дата резолюции с... по....
6. Введите данные в поле Автор (резолюции) выбором из справочника Подразделения или списка (см. главу 7).
7. Введите данные в поле Исполнитель (резолюции) выбором из справочника Подразделения или списка (см. главу 7).
8. Если требуется проводить поиск только для ответственных исполнителей, установите флажок Отв.
9. Укажите, для какого типа резолюций должен проводиться поиск: для контрольных, не контрольных или всех. По умолчанию установлен переключатель Все. Для изменения значения параметра установите требуемый переключатель.
6-26 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 31 Поиск по реквизитам резолюции 10. Если установлен переключатели Все или Не контрольные, задание параметров для выполнения поиска завершено.
Если установлен переключатель Контрольные, перейдите к выбору дополнительных условий поиска (см. следующий раздел).
Рис. 6-7 Окно запроса для поиска по реквизитам резолюции 11. Выберите команды Управление, Начать поиск или щелкните на кнопке на панели инструментов или нажмите клавиши CTRL+ENTER. По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Дополнительные условия поиска контрольных резолюций Если при установке параметров поиска выбраны контрольные резолюции (установлен переключатель Контрольные), в окне запроса активизируются дополнительные переключатели и поля (см. Рис. 6-8).
Рис. 6-8 Дополнительные элементы окна запроса для поиска по всем контрольным резолюциям Чтобы установить дополнительные параметры поиска:
1. Выберите, для какого типа контрольных резолюций должен проводиться поиск: для находящихся на контроле, снятых с контроля или всех. По умолчанию установлен переключатель Все. Для изменения значения этого параметра установите переключатель На контроле или Сняты с контроля.
2. Если установлен переключатель Все:
Х с помощью переключателей Плановая и Промежуточная выберите, для каких дат должен проводиться поиск: плановых или промежуточных. По умолчанию установлен переключатель Плановая;
Х задайте интервал дат сроков исполнения, введя значения в поля Дата с... по....
3. Если установлен переключатель На контроле:
Х повторите процедуру, описанную в п.2;
Х с помощью переключателей истек и не наступил определите, для каких резолюций должен проводиться поиск: с истекшим сроком исполнения или для тех, срок исполнения которых еще не наступил;
6-28 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 31 Поиск по реквизитам резолюции Х если поиск должен проводиться среди резолюций, срок исполнения которых еще не наступил, укажите в поле Срок истекает через... дней и ранее (см. Рис. 6-8) нужное количество дней, сузив, тем самым, круг поиска.
4. При установке переключателя Сняты с контроля автоматически устанавливается переключатель Плановая и в нижней части окна активизируется группа переключателей Выполнен (см. Рис. 6-9).
Рис. 6-9 Дополнительные элементы окна запроса для поиска по резолюциям, снятым с контроля Для отбора резолюций, снятых с контроля:
Х задайте интервал дат плановых сроков исполнения, введя значения в поля Плановая с... по...;
Х выберите, для какого типа резолюций должен проводиться поиск: выполненных в срок, с нарушением срока или для всех. По умолчанию установлен переключатель В срок. Для изменения значения этого параметра установите переключатель Все или С нарушением;
Х если поиск должен проводиться среди резолюций, выполненных с нарушением срока, установите переключатель С нарушением и в поле Е дней и более, расположенном справа от переключателя (см.
Рис. 6-9), введите количество дней, на которое был превышен срок исполнения резолюций.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 5. Задав дополнительные параметры поиска, выберите команды Управление, Начать поиск, или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов (или нажмите клавиши CTRL+ENTER). По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.
Глава 32. Поиск по реквизитам журнала передачи документа Чтобы выполнить поиск РК по реквизитам журнала передачи документа:
1. Запустите функцию Поиск (см. Глава 28). Откроется окно запросной формы по реквизитам РК (см. Рис. 6-1).
2. Выберите команды Поиск, Поиск РК документов, По журналу или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно запроса (см. Рис. 6-10), в котором следует задать значения параметров поиска.
3. Измените, если требуется, группу документов (см. раздел Выбор группы документов).
4. Задайте интервал дат регистрации РК документов, введя значения в поля Дата рег. с... по....
5. Выберите, поиск каких экземпляров документов (оригиналов, копий или тех и других) будет выполняться, установив один из соответствующих переключателей в группе Экземпляр (по умолчанию установлен переключатель Все).
6. Выберите, поиск какого действия над документом (передача должностному лицу или в подразделение, списание в дело в подразделении, уничтожение) будет выполняться, установив один из соответствующих переключателей в группе Документ (по умолчанию установлен переключатель Передавался).
6-30 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 32 Поиск по реквизитам ЖПД 7. Задайте интервал дат совершения над документом указанного в п. 6 действия, введя значения в поля В период с... по....
8. Укажите конкретное подразделение или должностное лицо, которому был передан документ (установлен переключатель Передавался). Для этого введите данные в поле Кому (где) выбором из справочника Подразделения или из списка (см. главу 7).
Рис. 6-10 Окно запроса для поиска по реквизитам журнала передачи 9. Укажите конкретное подразделение, в котором документ был списан в дело (установлен переключатель Списывался в дело). Заполните поля Кому (где) выбором из справочника Подразделения или из списка и поле Дело выбором из справочника Номенклатура дел.
10. Укажите владельца документа. Установка флажка Владелец приводит к тому, что отбираются только те документы, владельцем которых являлось указанное в поле ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Кому (где) должностное лицо в период, заданный в п.7.
Если период дат (п.7) не указан, поиск осуществляется исходя из того, что в данный момент должностное лицо является владельцем документа.
11. Выберите команды Управление, Начать поиск, или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов, (или нажмите клавиши CTRL+ENTER). По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.
Глава 33. Обобщенный поиск В режиме Обобщенного поиска возможен одновременный поиск документов как по реквизитам РК, так и по реквизитам резолюций. При этом состав поисковых критериев расширен и практически полностью соответствует составу реквизитов РК и резолюции.
Режим Обобщенного поиска позволяет сохранять часто используемые поисковые запросы для повторного их использования.
Окно функции Поиск в режиме Обобщенного поиска показано на Рис. 6-11.
6-32 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 33 Обобщенный поиск Рис. 6-11 Окно режима Обобщенного поиска Окно Обобщенного поиска разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой находится перечень всех реквизитов РК и резолюции, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора РК. Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов. Перечень реквизитов и сохраненных запросов сгруппирован по семантической принадлежности и представлен в виде иерархического дерева.
Названия реквизитов и их расположение в дереве устанавливаются при создании базы данных системы.
Системный технолог в справочнике Настройка реквизитов может отредактировать названия тех или иных реквизитов и изменить их расположение в дереве критериев. Кроме того, системный технолог может создать дополнительные реквизиты РК и тематических рубрик, которые также могут быть использованы в качестве критериев отбора РК (см. Руководство системного технолога, Ведение справочника Настройка реквизитов).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов При работе с элементами дерева руководствуйтесь следующими правилами:
Х Вершины дерева представляют собой папки, в которых собраны реквизиты РК, сгруппированные по какому-либо признаку. Реквизиты РК являются листьями дерева.
Вершины отмечены значком, листья - значком ;
Х Щелчок на маркере, расположенном слева от наименования вершины, приводит к отображению элементов более низкого уровня иерархии относительно этой вершины;
Х Щелчок на маркере, расположенном слева от наименования вершины, приводит к сворачиванию всех уровней иерархии, лежащих ниже этой вершины;
Х Двойной щелчок на наименовании закрытой вершины (или на значке ) приводит к ее открытию, т. е. отображению списка вершин или листьев, входящих в эту вершину;
Х Двойной щелчок на наименовании открытой вершины (или на значке ) приводит к ее сворачиванию.
Формирование поискового запроса и поиск РК Чтобы выполнить отбор РК в режиме Обобщенного поиска:
1. Запустите функцию Поиск (см. Глава 28). Откроется окно запросной формы по реквизитам РК (см. Рис. 6-1).
2. Последовательно выберите команды Поиск, Поиск РК документов, Обобщенный поиск или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 6-11.
3. В поле, расположенном на панели инструментов окна, выберите картотеку, в БД которой должен осуществляться поиск, или, установите значение Все картотеки, если системным технологом Вам дано право проводить поиск по всем картотекам системы.
6-34 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 33 Обобщенный поиск 4. Пользуясь правилами, изложенными выше, найдите в дереве критериев название реквизита, по значению которого требуется провести поиск РК, и отметьте его флажком. В правой части окна появится поле, соответствующее выбранному реквизиту.
Если поиск должен проводиться по значениям нескольких реквизитов, повторите эти действия для каждого из них.
Рис. 6-12 Окно режима Обобщенный поиск с поисковым запросом 5. Подготовив запросную форму, укажите в ее полях значения выбранных критериев отбора (см. Рис. 6-12). В зависимости от вида вводимой информации, значения выбираются либо из справочника, либо из раскрывающегося списка, либо из календаря. Некоторые поля заполняются вводом с клавиатуры (см. Особенности заполнения полей запросной формы в режиме Обобщенный поиск).
6. Если требуется очистить поля запросной формы (например, для проведения поиска РК по другим значениям выбранных реквизитов), выберите из меню Управление команду Очистить поля запроса или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна. Все ранее установленные значения будут удалены.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 7. Если из запроса требуется удалить поле какого-либо реквизита, найдите название этого реквизита в дереве критериев и снимите флажок, установленный рядом с ним.
После удаления лишних полей из запросной формы, оставшиеся поля можно подравнять, выбрав из меню Управление команду Обновить запрос или щелкнув на кнопке, расположенной на панели инструментов.
8. Если требуется удалить весь запрос, выберите из меню Управление команду Очистить форму запроса или щелкните на кнопке. Все поля запроса будут удалены из правой части окна.
9. Сформировав поисковый запрос, выберите из меню Управление команду Начать поиск, или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов, (или нажмите клавиши CTRL+ENTER). По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.
Замечание. Для удобства заполнения поискового запроса пользователь может увеличить поле запросной формы, переместив с помощью мыши разделительную черту влево.
Можно, также, полностью убрать дерево критериев, выполнив команду Управление, Не показывать дерево критериев или нажав кнопку, расположенную на панели инструментов. Для восстановления дерева следует выполнить команду Управление, Показывать дерево критериев (или нажать кнопку ).
6-36 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 33 Обобщенный поиск Сохранение поискового запроса Если установленные параметры образуют часто используемый поисковый запрос, его можно сохранить для повторного применения.
Чтобы сохранить поисковый запрос:
1. Сформируйте поисковый запрос (см. раздел Формирование поискового запроса и поиск РК). Система позволяет сохранять запросы как с заданными значениями критериев отбора РК, так и с набором пустых полей.
2. Если при заполнении поискового запроса для перемещения по полям запросной формы Вы используете клавишу ТAB, можно установить удобный для Вас порядок обхода полей.
Для этого выберите из меню Управление команду Порядок обхода. Откроется окно, содержащее перечень полей запроса (см. Рис. 6-13). С помощью кнопок расположите названия полей в том порядке, в котором должен перемещаться курсор. Щелкните на кнопке Записать. Окно закроется, установленный порядок обхода полей будет сохранен.
Рис. 6-13 Окно Порядок обхода по клавише TAB ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 3. Выберите из меню Управление команду Сохранить запрос. Откроется окно, предназначенное для ввода названия сохраняемого запроса, находящееся поверх окна с перечнем ранее сохраненных запросов (см. Рис. 6-14).
Рис. 6-14 Окно с перечнем сохраненных запросов 4. Введите в поле верхнего окна название нового запроса и щелкните на кнопке Сохранить. Окно закроется. Поисковый запрос будет помещен в список сохраненных запросов.
5. При необходимости, название того или иного запроса можно отредактировать. Для этого в окне, содержащем список сохраненных запросов, выделите название нужного запроса и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно Редактирование запроса.
Внесите необходимые изменения и щелкните на кнопке Сохранить. Произойдет возврат в окно со списком сохраненных запросов.
6. Если требуется, с помощью кнопок расположите поисковые запросы в удобном для Вас порядке. Положение, которое занимает запрос в списке, определяет его месторасположение в вершине Сохраненные запросы дерева критериев.
7. Чтобы сохранить все изменения, сделанные в списке сохраненных запросов, щелкните на кнопке Сохранить.
6-38 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 33 Обобщенный поиск Поиск по сохраненному запросу Чтобы выполнить поиск по ранее сохраненному запросу:
1. Установите параметры ранее сохраненного поискового запроса. Это можно сделать двумя способами:
Х Первый способ:
- В дереве критериев, расположенном в левой части окна Обобщенного поиска, откройте вершину Сохраненные запросы и щелкните на названии нужного поискового запроса. В правой части окна будут установлены параметры указанного запроса.
Х Второй способ:
- Из меню Управление выберите команду Загрузить запрос. Откроется окно, содержащее список ранее сохраненных поисковых запросов:
Рис. 6-15 Окно выбора поискового запроса - Выделите щелчком мыши название нужного запроса и щелкните на кнопке Выбрать.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 2. Если в сохраненном запросе не были указаны значения критериев отбора РК (или указаны значения не всех критериев), введите недостающие данные.
3. В поле, расположенном на панели инструментов окна Обобщенного поиска, выберите картотеку, в БД которой должен осуществляться поиск, или, установите значение Все картотеки, если системным технологом Вам дано право проводить поиск по всем картотекам системы.
4. Выберите команды Управление, Начать поиск, или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов, (или нажмите клавиши CTRL+ENTER). По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.
Удаление поискового запроса Чтобы удалить ранее сохраненный поисковый запрос:
1. Из меню Управление выберите команду Загрузить запрос.
Откроется окно, содержащее список ранее сохраненных поисковых запросов (см. Рис. 6-15).
2. Найдите в этом списке запрос, подлежащий удалению, и выделите его щелчком мыши.
3. Щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна. Система выведет на экран запрос:
4. Чтобы удалить запрос, щелкните на кнопке Да. Для отказа от удаления - на кнопке Нет.
6-40 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 33 Обобщенный поиск Особенности заполнения полей запросной формы в режиме Обобщенный поиск Внимание. Указанные в данном разделе названия вершин и листьев дерева критериев, а также принадлежность листьев той или иной вершине дерева соответствуют значениям, заданным по умолчанию при инсталляции системы. Работая со справочником Настройка реквизитов, системный технолог может изменить названия тех или иных критериев и их расположение в дереве.
1. В режиме Обобщенного поиска для всех параметров, устанавливаемых выбором из какого-либо справочника, возможен выбор нескольких значений. Например, при поиске документов по такому реквизиту, как Группа документов может быть выбрано несколько групп документов. При этом в результате поиска будут отобраны документы, отнесенные при регистрации хотя бы к одной из указанных групп (правило логического ИЛИ).
Если количество одновременно выбранных из справочника элементов превышает максимально допустимое число (около 20 элементов), система сформирует сообщение с предложением сократить их число.
2. В режиме Обобщенного поиска, помимо реквизитов РК и резолюции, в качестве критериев отбора можно задавать параметры картотек:
Х картотеки регистрации, в которых были зарегистрированы РК (данный критерий входит в вершину РК);
Х картотеки, в которых были сделаны записи Журнала передачи документа (критерий Картотека журнала передачи входит в вершину Журнал передачи документа);
Х картотеки, к которым приписаны авторы или исполнители резолюций (критерий Картотека резолюции входит в вершину Резолюции).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 3. В режиме Обобщенного поиска можно проводить поиск РК по тем записям в Журнале передачи документа, по которым был получен внутренний реестр передачи документов (см.
часть 8, глава 44). Для этого из вершины Журнал передачи документа (данная вершина входит в вершины РК, Общие) требуется выбрать критерий Получен реестр и установить в его поле значение Запись включена в реестр.
4. Реквизит Дата регистрации документа (поле ОТ в РК) в режиме Обобщенного поиска преобразован в два критерия отбора: Дата регистрации РК и Год регистрации РК (оба критерия входят в вершину РК).
5. При вводе значений в текстовые поля запросной формы руководствуйтесь правилами, изложенными в разделе Поиск в текстовых полях.
Если при заполнении текстового поля требуется указать какой-либо служебный символ (И, ИЛИ, пусто, начало поля и т. д.), щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля, и из раскрывшегося списка выберите название нужного оператора.
6. Поиск РК по значению поля Содержание иногда занимает большое количество времени. Чтобы сократить длительность этого процесса рекомендуется, наряду с критерием Содержание РК использовать такой критерий отбора, как Ключевое слово в кратком содержании (оба критерия принадлежат вершине РК).
В поле Ключевое слово указывается одно слово (часть слова), находящееся в тексте краткого содержания искомой РК, а в поле Содержание РК - какой-либо фрагмент этого текста. В процессе поиска сначала отбираются РК, в кратком содержании которых находится указанное ключевое слово (часть слова), а затем среди отобранных карточек проводится поиск РК по значению, указанному в поле Содержание РК.
При заполнении поля Ключевое слово следует руководствоваться следующими правилами:
Х если требуется провести поиск по началу слова, введите первые буквы этого слова в поле Ключевое слово, завершив ввод символом *;
6-42 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 33 Обобщенный поиск Х если необходимо осуществить поиск по фрагменту слова, введите часть этого слова, начав и завершив ввод символом *.
7. При выборе в качестве критерия отбора регистрационного номера документа (Рег. №), поле этого критерия заполняется по правилам, изложенным в главе Поиск по регистрационному номеру (см. п. 4).
8. В режиме Обобщенного поиска для большинства реквизитов типа Дата можно задавать условия поиска РК с учетом состояния данного реквизита (реквизит не заполнен;
реквизит в РК заполнен, но его значение не учитывается;
реквизит в РК заполнен и его значение попадает в установленный диапазон).
Поля таких реквизитов имеют следующий вид:
Если из раскрывающегося списка поля ДатаЕ выбрать значение пусто, в результате поиска будут отобраны только те карточки, в которых данный реквизит остался незаполненным. Поля С и ПО, расположенные справа, при этом, будут недоступны для редактирования.
При выборе значения не пусто будут рассматриваться только те РК, в которых данный реквизит заполнен, но значение этого реквизита не будет учитываться при поиске.
Поля С и ПО в этом случае будут также недоступны для внесения значений.
Внимание. Для таких критериев, как Дата регистрации РК и Дата резолюции значения пусто и не пусто не существуют.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов При выборе значения диапазон дат в полях С и ПО, расположенных справа, требуется указать границы временного диапазона, в который должны попасть значения соответствующего поля искомых РК. Поля С и ПО заполняются вводом с клавиатуры или выбором из календаря.
В полях типа Дата можно задавать конкретный диапазон дат: сегодня, текущая неделя, предыдущий месяц и т.д. При этом в полях С и ПО автоматически устанавливаются соответствующие значения, рассчитанные от текущей даты.
При сохранении и повторном использовании поисковых запросов, в которых критерии типа Дата были заданы подобным образом, значения, определяющие вид временного интервала (лсегодня, текущая неделя, предыдущий месяц и т.д.) остаются неизменными, а значения полей С и ПО автоматически пересчитываются с учетом текущей даты.
9. В режиме Обобщенного поиска существует возможность поиска РК с просроченной датой исполнения резолюции или просроченной датой отчета исполнителя:
Х Для поиска РК с просроченной датой исполнения резолюции из вершин Резолюции, Контрольность выберите критерий Нарушение срока исполнения. В правом поле данного критерия введите количество дней, соответствующее разнице между плановой датой исполнения резолюции и фактической. В левом поле укажите, какие именно РК должны быть отобраны в результате поиска: РК, у которых эта разница равна указанному количеству дней, меньше его, больше и т.д.
Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка.
Х Для поиска РК с просроченной датой отчета исполнителя из вершин Резолюции, Исполнение выберите критерий Нарушение срока отчета. В правом 6-44 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 33 Обобщенный поиск поле данного критерия введите количество дней, соответствующее разнице между промежуточной датой исполнения резолюции и датой отчета исполнителя. В левом поле укажите, какие именно РК должны быть отобраны в результате поиска: РК, у которых эта разница равна указанному количеству дней, меньше его, больше и т.д. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка.
10. В режиме Обобщенного поиска отбор РК можно проводить по значениям дополнительных реквизитов РК (вершина Доп.
реквизиты РК) и значениям дополнительных реквизитов тематических рубрик (вершина Доп. реквизиты тем). Эти вершины содержат все доп. реквизиты РК и рубрик, созданных системным технологом в справочнике Настройка реквизитов.
Задавая в качестве критериев отбора РК значения дополнительных реквизитов РК и/или рубрик, руководствуйтесь следующими правилами:
Х Если в качестве критерия отбора используется дополнительный реквизит типа число, заполняются поля ОТ и ДО, соответствующие данному реквизиту.
Если требуется найти РК, в данном поле которых введено определенное число (например, 200), введите это число в оба поля (ОТ и ДО).
Эти правила распространяются и на поиск по реквизитам типа число, значения которых ограничены списком фиксированных элементов.
Х Если в качестве критерия отбора используется дополнительный реквизит типа дата руководствуйтесь правилами, приведенными в п. 8.
Х Поиск РК по значению текстовых полей осуществляется по правилам, изложенным в разделе Поиск в текстовых полях. Эти же правила распространяются на поиск по реквизитам типа текст, значения которых ограничены списком фиксированных элементов.
11. В режиме Обобщенного поиска все поля-флажки могут иметь 3 значения:
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов - в искомых РК данный флаг выставлен;
- в искомых РК данный флаг может быть выставлен, а может быть не выставлен;
- в искомых РК данный флаг не выставлен.
Глава 34. Поиск РКПД В режиме Поиск РКПД проводится поиск проектов документов по реквизитам РКПД.
Чтобы выполнить поиск РК проектов документов:
1. Запустите функцию Поиск (см. Глава 28). Откроется окно запросной формы по реквизитам РК (см. Рис. 6-1).
2. Выберите команды Поиск, Поиск РКПД или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.
Откроется окно выбранного режима (см. Рис. 6-16).
Окно разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой находится перечень реквизитов РКПД, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора проектов документов, и ранее сформированные и сохраненные поисковые запросы. Перечень реквизитов и сохраненных запросов сгруппирован по семантической принадлежности и представлен в виде иерархического дерева.
Названия реквизитов и их расположение в дереве устанавливаются при создании базы данных системы.
Системный технолог в справочнике Настройка реквизитов может отредактировать названия тех или иных реквизитов и изменить их расположение в дереве критериев (см.
Руководство системного технолога, Ведение справочника Настройка реквизитов).
6-46 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 34 Поиск РКПД Рис. 6-16 Окно формирования запроса для поиска РКПД 3. Руководствуясь правилами, изложенными в разделе Формирование поискового запроса и поиск РК (см. Глава 33), установите нужные критерии отбора РКПД.
4. Сформировав поисковый запрос, выберите из меню Управление команду Начать поиск или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РКПД, удовлетворяющих заданным критериям отбора.
Внимание: При поиске проектов документов пользователи могут найти только те РКПД, при работе с которыми они могут быть исполнителем, визирующим или подписывающим лицом.
Если установленные параметры образуют часто используемый поисковый запрос, его можно сохранить для повторного использования.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Процедура сохранения поискового запроса описана в разделе Сохранение поискового запроса, а порядок выполнения операций при поиске РКПД по сохраненному запросу приведен в разделе Поиск по сохраненному запросу (см. Глава 33).
Особенности заполнения полей запросной формы в режиме Поиск РКПД Внимание. Указанные в данном разделе названия вершин и листьев дерева критериев, а также принадлежность листьев той или иной вершине дерева соответствуют значениям, заданным по умолчанию при инсталляции системы. Работая со справочником Настройка реквизитов, системный технолог может изменить названия и месторасположение каких-либо критериев.
1. В режиме Поиск РКПД для всех параметров, устанавливаемых выбором из какого-либо справочника, возможен выбор нескольких значений. Например, при поиске проектов по такому реквизиту, как Группа документов может быть выбрано несколько групп документов. При этом в результате поиска будут отобраны документы, отнесенные хотя бы к одной из указанных групп (правило логического ИЛИ).
Если количество одновременно выбранных из справочника элементов превышает максимально допустимое число (около 20 элементов), система сформирует сообщение с предложением сократить их число.
Pages: | 1 | ... | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ... | 7 | Книги, научные публикации