Книги, научные публикации
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 7 | Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство пользователя Том 1 Часть 1-3 Москва, 2005 Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО ...
-- [ Страница 3 ] --2. Установите указатель 4 рядом с нужной строкой и выберите команды Файл, Просмотреть РК или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов. Откроется окно основного раздела РК в режиме просмотра. Команды Файл, Редактировать РК (или кнопка ) откроют РК в режиме редактирования.
3. Внесите необходимые изменения реквизитов РК, руководствуясь правилами, приведенными в главах 11, 12 и 13 настоящего руководства.
4. Завершив просмотр или редактирование РК, выберите команды Файл, Закрыть или нажмите клавишу ESC.
Произойдет возврат в окно папки зарегистрированных в течение дня документов.
Чтобы напечатать список зарегистрированных сегодня документов в одном из поддерживаемых системой шаблонов:
1. Войдите в режим просмотра зарегистрированных сегодня документов, руководствуясь правилами, приведенными в главе 19. Откроется окно, показанное на Рис. 3-54.
2. Выделите все строки и выберите команды Файл, Печать или щелкните на соответствующей кнопке на панели ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа инструментов (при выделении части строк будет выполнена выборочная печать только выделенных строк). Откроется окно текстового редактора Word, содержащее выходную форму РК в соответствии с заданным шаблоном.
3. Печать выполняется средствами Word.Напечатайте список документов, руководствуясь правилами, приведенными в главе 35, разделе Как напечатать перечень документов.
Глава 20. Добавление РК (РКПД) в личную папку пользователя Личные папки предназначены для организации работы с документами и проектами документов, представляющими особую значимость для отдельного пользователя. Доступ к содержимому личных папок осуществляется в функции Поиск (см. главу 35 настоящего руководства).
Чтобы положить РК документа (РКПД) в личную папку пользователя:
1. Откройте РК документа (РК проекта документа) в режиме просмотра.
2. Из меню Действия выберите команду Положить РК в личную папку (Положить РКПД в личную папку). Откроется окно Папки пользователя, содержащее перечень все личных папок данного пользователя (см. Рис. 3-55).
3-120 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 20 Добавление РК (РКПД) в личную папку пользователя Рис. 3-55 Окно Папки пользователя 3. Если требуется создать новую папку, щелкните на кнопке Добавить, расположенной в левом нижнем углу окна.
Откроется окно, показанное на Рис. 3-56.
Рис. 3-56 Окно Добавить папку В поле Наименование введите название новой папки и, если требуется, комментарий, а затем щелкните на кнопке Записать. В перечне личных папок появится строка новой папки пользователя.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа 4. Выделите строку той папки, в которую требуется поместить РК (РКПД), и щелкните на кнопке Выбрать. Произойдет возврат в окно РК (РКПД). РК (РКПД) будет скопирована в выбранную папку.
Добавить РК в личную папку пользователя можно, также, находясь в окне Документы, зарегистрированные ДД/ММ/ГГГГ (см. Рис. 3-50), а РКПД - находясь в окне Проекты, готовые к регистрации (см. Рис. 3-51). Для этого выделите щелчком мыши нужную РК (РКПД) или группу РК (РКПД) и выберите из меню Действия команду Положить РК в личную папку (Положить РКПД в личную папку). Далее выполните пп. 3-4.
Произойдет возврат в исходное окно. Все выбранные РК (РКПД) будут скопированы в указанную папку. При этом если в личной папке ранее были какие-либо из выделенных РК (РКПД), они не будут копироваться повторно.
3-122 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 21 Установка дополнительных реквизитов Глава 21. Установка дополнительных реквизитов, используемых при регистрации РК При регистрации и редактировании документов могут быть заполнены дополнительные реквизиты.
Существуют два вида таких реквизитов, которые создаются системным технологом:
Х реквизиты, принадлежащие самой РК (дополнительные реквизиты РК);
Х реквизиты, принадлежащие тематическим рубрикам (дополнительные реквизиты тем).
Дополнительные реквизиты бывают следующих видов:
Х Текст;
Х Дата;
Х Число;
Х Флажок.
Типы текст и число могут быть ограничены списком значений.
Тип число может быть ограничен максимальным и минимальным значением.
Набор дополнительных реквизитов для различных групп документов, их вид, месторасположение полей и их названий, размеры полей, значения списков, а также ограничения значений при вводе реквизита типа число определяются системным технологом при формировании справочников Настройка реквизитов и Группы документов (см. Руководство системного технолога).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Для заполнения дополнительных реквизитов РК:
1. Откройте РК в режиме редактирования. По умолчанию РК открывается на странице основных реквизитов.
2. Щелкните на кнопке, расположенной в правом верхнем углу окна. Откроется страница дополнительных реквизитов РК. Если страница не содержит полей дополнительных реквизитов, обратитесь к системному технологу для установки дополнительных реквизитов на данную группу документов.
3. Заполните необходимые поля. При этом условия для заполнения могут быть следующими:
Х Поля типа тест могут содержать от 1 до 255 символов;
Х Поля типа число могут содержать до 13 символов (как целые, так и дробные числа);
Х Выбор записи из списка существующих значений (числовые и текстовые значения);
Х Поля типа дата;
Х Поля типа флаг.
Размеры полей, значения списков и т.д. определяются системным технологом для каждого дополнительного реквизита отдельно при его создании.
Для заполнения дополнительных реквизитов тематических рубрик:
1. Откройте РК в режиме редактирования. По умолчанию РК открывается на странице основных реквизитов.
2. Щелкните на названии поля Рубр. Откроется окно Рубрики (см. Рис. 3-57).
3-124 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 21 Установка дополнительных реквизитов Рис. 3-57 Окно Рубрики 3. Щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна и, в открывшемся окне выбора значений из справочника Рубрикатор, выберите требуемую рубрику.
4. Если для данной группы документов системным технологом определен набор дополнительных реквизитов рубрик, в нижней части окна появятся поля, соответствующие этим реквизитам. Заполните их так же, как и дополнительные реквизиты РК.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Глава 22. Установка настроек системы Пользователю предоставляется возможность изменять параметры настройки системы, установленные системным технологом по умолчанию, в том числе:
Х изменить подразделение, в которое автоматически будут направляться все РК документов с незаполненным полем Кому в случае регистрации документа пользователем, не приписанным ни к одному кабинету;
Х изменить группу документов, принадлежность к которой определяет передачу РК документа в установленное подразделение независимо от значения поля Кому (в случае регистрации документа пользователем, не приписанным ни к одному кабинету);
Х создать свои стандартные списки для выбора значений при задании реквизитов РК;
Х может установить правила работы со списками;
Х установить правила пересылок РК между должностными лицами.
Замечание. Для формирования значений параметров по умолчанию, пользователю с правами системного технолога следует войти в подсистему Пользователи и выполнить команды Управление, Параметры по умолчанию (см. главу руководства системного технолога).
Чтобы изменить (установить) настройки системы, в окне запуска функций подсистемы Документы последовательно щелкните на кнопках Настройки системы, Делопроизводство.
Откроется окно Настройки пользователя (см. Рис. 3-58), содержащее семь закладок (по умолчанию открыта закладка Регистрация). Закладка Регистрация в свою очередь разбита на пять подзакладок (по умолчанию открыта подзакладка Направления РК).
3-126 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Рис. 3-58 Окно задания параметров настройки системы Все закладки содержат три кнопки:
Х Записать - сохраняет все внесенные изменения в параметры настройки, сделанные в текущем сеансе работы с ними и закрывает экран работы с настройками.
Х Выход - выход из экрана работы с настройками;
если в настройки были внесены какие либо изменения, то перед выходом система спрашивает сохранять или нет сделанные в данном сеансе работы изменения перед выходом.
Х По умолчанию - установить параметры открытой закладки в соответствии со значениями, заданными системным технологом при настройке системы в качестве значений по умолчанию.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Внимание. При открытых закладках Регистрация и Прочие действие кнопок одновременно распространяется на все их подзакладки.
Установка параметров группы Направления РК Внимание. Параметры данной группы влияют на логику работы системы только в том случае, если текущий пользователь регистрирует документ в картотеке, в которой у него нет доступа ни к одному кабинету.
Как было отмечено выше (см. главу 12), при регистрации документа бескабинетным пользователем РК документа направляется в кабинет, владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле РК Кому. Если же поле осталось незаполненным, то правило, определяющее направление РК, задается с помощью параметров подзакладки Направления РК (см. Рис. 3-58).
Выбором по одному значению из иерархических справочников Группы документов и Подразделения (см. главу 7) задайте параметры так, чтобы текст правила, приведенный на закладке, соответствовал требованиям настройки системы.
Если требуется при каждом сохранении РК автоматически переходить в режим пересылки документа (см. главы 11 и 22), установите флажок Автоматически вызывать функцию Переслать РК.
Если требуется при сохранении РК автоматически помещать ее в папку На исполнении текущего кабинета (см. главу 22), установите флажок Автоматически записывать РК в текущий кабинет.
3-128 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Установка параметров группы Корр./адресаты Параметры данной группы определяют правила формирования множественных реквизитов РК Корреспонденты и Адресаты, а также добавления в справочник Список организаций новых записей в процессе регистрации документа.
Чтобы перейти к установке параметров, последовательно щелкните на закладке Регистрация и подзакладке Корр./адресаты. Откроется окно подзакладки (см. Рис. 3-59).
Если требуется, чтобы при формировании реквизитов корреспондентов - внешних организаций поле Подписал раздела РК Корреспонденты заполнялось автоматически на основании реквизита ФИО, в котором при ведении справочника Список организаций задается фамилия руководителя организации, установите флажок Заполнять поле Подписал (Корреспондент) из справочника (см. главу 13, п. Заполнение раздела Корреспонденты в РК входящих документов, поступивших из организаций).
Если требуется, чтобы при формировании реквизитов адресатов - внешних организаций поле Кому множественного реквизита Адресаты заполнялось автоматически на основании того же реквизита ФИО, установите флажок Заполнять поле Кому (Адресат) из справочника.
Чтобы все новые организации, заводимые текущим пользователем в процессе регистрации документов, помещались в список какой-либо определенной вершины справочника Список организаций, укажите наименование данной вершины в поле Помещать новые организации в группу, выбрав его из справочника (см. главу 7).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-59 Окно подзакладки Корр./адресаты Внимание. Размещение всех вновь добавляемых в справочник организаций в одном определенном списке может значительно облегчить работу системного технолога.
Для поиска граждан в справочнике существует группа полей, определяющих правила этого поиска. Таких полей 5:
Х Фамилия - фамилия гражданина. Пользователь может только изменить способ сравнения значения этого реквизита в справочнике:
- по началу (ввести Иванов и искать среди всех Ивановых Иванов Ивановичей и т. п.);
- на равенство - будут найдены только граждане с фамилией Иванов, у которых не указано имя и отчество.
3-130 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Х Город - название города. Пользователь может исключить этот реквизит из поиска или изменить способ сравнения значения этого реквизита в справочнике:
- на вхождение подстроки;
- на равенство.
Х Индекс - поиск по данному реквизиту осуществляется только на равенство.
Х Адрес - адрес гражданина. Пользователь может изменить способ сравнения значения этого реквизита в справочнике:
- на вхождение подстроки;
- на равенство.
Х Регион - пользователь может изменить способ сравнения значения этого реквизита в справочнике:
- на вхождение (введя Тверская обл., найти всех граждан, адрес которых отнесен как к этой записи в классификаторе, так и к записям, расположенным ниже Тверской области, например, в Кимрском или Кашинском районах);
- на точное совпадение.
Включение или исключение указанных реквизитов в этой группе параметров влияет только на выполнение функции Автопоиска. По умолчанию, в автопоиске участвуют только заполненные пользователем реквизиты Фамилия и Город.
Правила сравнения заданных значений для каждого поля (лпо подстроке, на равенство и т.д.) работают как при осуществлении функции Автопоиска, так и при обычном поиске элементов в справочнике Граждан.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Установка параметров группы Прочие Чтобы перейти к установке параметров, последовательно щелкните на закладке Регистрация и подзакладке Прочие, расположенной в нижнем ряду закладок. Откроется окно подзакладки (см. Рис. 3-60).
Рис. 3-60 Окно подзакладки Регистрация - Прочие Параметры, расположенные на подзакладке, задают правила печати регистрационных штампов.
3-132 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Если требуется, чтобы при каждом сохранении РК (выполнении команды сохранения) в очередь заданий принтера, находящегося в конфигурации рабочего места пользователя, добавлялось задание на печать регистрационного штампа документа, установите флажки Автоматическая печать регистрационного штампа (входящий) для входящих документов и, соответственно, Автоматическая печать регистрационного штампа (исходящий) для исходящих.
Внимание. Данная настройка предназначена для пользователей, в обязанности которых входит первичная регистрация документа. Следует помнить, что при установке переключателя задача печати штампа будет активизироваться при каждом редактировании РК (вводе резолюции, отчета исполнителя и т. п.), так как редактирование завершается сохранением внесенных изменений. Местоположение штампа может быть изменено технологом системы.
Установка параметров группы Сканирование Чтобы перейти к установке параметров, последовательно щелкните на закладке Регистрация и подзакладке Сканирование. Откроется окно подзакладки (см. Рис. 3-61). В нем задается расположение штрих-кода на листе и формат, в котором будет сохранен электронный образ отсканированного документа.
Из верхнего раскрывающегося списка выберите место расположения штрих-кода на листах с книжной (вертикальной) ориентацией, из среднего - на листах с альбомной (горизонтальной) ориентацией, из нижнего списка - формат, в котором будет сохранен электронный образ отсканированного документа (список форматов задается в настройках подсистемы Поточное сканирование).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-61 Окно подзакладки Регистрация - Сканирование Если файлы, прикрепляемые к РК с помощью поточного сканирования, должны быть защищены от редактирования и удаления, установите флажок запрет редактирования файла.
Защищенный файл, вне зависимости от прав пользователя, будет открываться только для просмотра.
Чтобы сохранить сделанные изменения, щелкните на кнопке Записать. Чтобы не сохранять сделанных изменений, щелкните на кнопке Выход.
Кнопка По умолчанию показывает настройки, заданные системным технологом. Для их сохранения вместо текущих настроек необходимо щелкнуть на кнопке Записать.
3-134 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Установка параметров группы Справочники Параметры данной группой определяют правила отображения хранящейся в справочниках информации, которая используется при формировании реквизитов РК выбором нескольких значений из справочника.
Чтобы перейти к установке параметров, щелкните на закладке Справочники. Откроется окно закладки (см. Рис. 3-62).
Рис. 3-62 Окно закладки Справочники Группа переключателей Окно справочников задает правило расположения двух разделов окна выбора нескольких значений из справочника. Если установлен переключатель Вертикальные, то окно будет иметь вид, показанный на Рис.
3-63, если Горизонтальные - то показанный на Рис. 3-64.
Группа переключателей Сортировка результатов поиска (см.
Рис. 3-62) задает правило сортировки элементов справочника, отобранных в результате поиска по символьному ключу (см.
главу 7).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-63 Вертикальное расположение разделов окна выбора из справочника Рис. 3-64 Горизонтальное расположение разделов окна выбора из справочника 3-136 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Параметр Сортировка результатов поиска определяет правила сортировки найденного в справочнике перечня элементов, удовлетворяющего заданному критерию.
Если установлен переключатель Алфавитная, то список отобранных элементов будет сортироваться в алфавитном порядке по наименованию элементов, если установлен переключатель В порядке ввода значений, и если в критерии поиска было задано несколько значений, например, финанс+трансп+строит, то список найденных элементов будет отсортирован сначала в порядке лудовлетворения отдельных критериев (сначала элементы, содержащие строку финанс, затем строку трансп, а потом строку строит), а внутри каждой такой группы по алфавиту.
Установка параметров группы Прочие - Вид Чтобы перейти к установке параметров отображения полей РК, щелкните на закладке Прочие, расположенной в верхнем ряду закладок. Откроется окно подзакладки Вид (см. Рис. 3-65).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-65 Окно подзакладки Прочие - Вид На этой подзакладке задается цвет полей РК в режиме просмотра, редактирования, редактирования с возможностью Автопоиска, а также цвет наименования таких заполненных множественных реквизитов РК, как Сопр. документ, Журнал передачи, Адресаты и Соисполнители.
Чтобы выбрать новый цвет щелкните на кнопке Выбрать, расположенной рядом с требуемым параметром. Откроется окно цветовой палитры:
3-138 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Выберите нужный цвет и щелкните на кнопке ОК.
Если требуется, повторите данную процедуру для остальных параметров подзакладки.
Установка параметров группы Прочие - Пересылка РК Параметры данной группой определяют правила пересылки РК при выполнении команды Переслать РК данным пользователем (см. Глава 11, п. Пересылка РК при регистрации документа).
Чтобы перейти к установке параметров пересылки РК, последовательно щелкните на закладке Прочие, расположенной в верхнем ряду закладок, и на подзакладке Пересылка РК.
Откроется окно выбранной подзакладки (см. Рис. 3-66).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-66 Окно подзакладки Прочие - Пересылка РК Подзакладка содержит три группы переключателей, каждая из которых задает свое правило пересылки РК.
Верхняя группа переключателей определяет правило удаления РК из текущего кабинета при выполнении команды Пересылка РК. Если установлен переключатель Да, то пересылаемая РК будет удалена из текущего кабинета, если она не имеет неисполненных резолюций, автором или исполнителем которых являются владельцы данного кабинета. Если такие резолюции есть, РК удалена не будет. Если установлен переключатель Нет, РК не будет удаляться из кабинета ни при каком случае.
3-140 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Средняя группа переключателей устанавливает правило записи информации о факте пересылки РК в журнал передачи документа. Если установлен переключатель Да, то в журнал передачи автоматически попадут должностные лица и/или подразделения, которым переслан документ. Если установлен переключатель Нет, информация о передаче РК в журнал не заносится.
Нижняя группа переключателей устанавливает правило формирования записей в журнале передачи документа при условии установки переключателя Да в средней группе. Если установлен переключатель Оригинал и пересылка РК осуществлялась в несколько подразделений (нескольким должностным лицам), то в журнал передачи документа будут включены все подразделения (должностные лица) и при этом будет считаться, что всем им был передан оригинал.
Внимание. Если в пересылаемой РК количество оригиналов указано равным единице, то держателем оригинала будет считаться первое подразделение или должностное лицо из указанных при пересылке. Если в пересылаемой РК указано наличие нескольких оригиналов (поле Экз. №), то при выполнении команды пересылки РК нескольким адресатам произойдет автоматическое добавление новых записей журнала о передаче существующих экземпляров документа адресатам пересылки РК. При этом порядок передачи документа по команде Переслать РК соответствует порядку, приведенному в следующем разделе установки параметров группы Прочие - Адресаты док-та.
Если установлен переключатель Копия, то записи в журнале передачи документов будут соответствовать случаю передачи во все указанные подразделения (всем должностным лицам) копий документа. При этом, если копии нумерованы, номера копий будут проставлены автоматически. Более подробно см.
описание следующего раздела Установка параметров группы Прочие - Адресаты док-та. ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Если установлен переключатель Первому оригинал, остальным копии, то записи в журнале передачи документов будут формироваться по комбинации первых правил: для первых записей отмечается передача существующих у документа оригиналов, начиная с минимального, а остальным - копии.
Если установлен переключатель Вручную, то после выполнения функции Переслать РК открывается экран журнала передачи документов с новыми записями (вверху журнала) для определения в них вручную того, что и когда передается адресатам пересылки РК.
Установка параметров группы Прочие - Адресаты док-та Параметры, устанавливающие правила передачи внутренних документов, вынесены на закладку Прочие, подзакладку Адресаты док-та окна настроек пользователя. Параметры определяют правила передачи документа при формировании списка внутренних адресатов документа (см. Глава 13, п.
Внутренние адресаты). Также установленные правила могут выполняться при добавлении новых записей в журнал передачи документа (см. главу 43).
Чтобы перейти к установке параметров, последовательно щелкните на закладке Прочие, расположенной в верхнем ряду закладок, и на подзакладке Адресаты док-та. Откроется окно выбранной подзакладки (см. Рис. 3-67).
3-142 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Рис. 3-67 Окно подзакладки Прочие - Адресаты док-та Окно содержит группу переключателей Отмечать передачу док-тов адресатам. Установка одного из них приводит к следующим результатам:
Х Оригинал(ы) - при добавлении в раздел Адресаты РК внутренних адресатов, в реквизитах добавляемых адресатов по умолчанию проставляется признак передачи им оригинала документа (см. Глава 13, п.
Внутренние адресаты).
Если у документа существует несколько экземпляров оригинала документа и в РК добавляется одновременно несколько внутренних адресатов, то первому адресату проставляется передача оригинала с минимальным номером, следующим адресатам - очередные номера оригинала документа. Если количество одновременно ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа добавляемых внутренних адресатов больше количества существующих у документа экземпляров оригинала, то последним адресатам признака передачи оригинала не проставляется.
Х Копию(и) - при добавлении в список внутренних адресатов какого-либо должностного лица в реквизитах адресата проставляется признак передачи ему копии.
Если в список добавляются одновременно несколько должностных лиц, то для каждого из них формируется признак передачи копии. Если копии нумерованы, первому из списка должностных лиц предназначается первая копия с первого существующего оригинала документа, №1/1 (первый оригинал/ первая копия), второму - копия 1/2 и т. д.
Х Первым оригинал(ы), остальным копии - если в список добавляются одновременно несколько должностных лиц, то для первого по списку формируется признак передачи оригинала, для остальных - копий.
Если оригиналы и копии нумерованы, то первым по списку должностным лицам предназначаются оригиналы с указанием их номеров экземпляров, остальным - копии первого оригинала.
Х Вручную - по отношению к каждому добавленному в список внутренних адресатов должностному лицу реквизиты передачи документа устанавливаются вручную.
Внимание. При выполнении команды Отметить отправку документа внутренним адресатам, происходит автоматическое добавление фамилий адресатов в журнал передачи документа с указанием номеров экземпляров оригиналов и копий, установленных в соответствии с указанными правилами.
1. Установите требуемый переключатель, входящий в состав группы Отмечать передачу док-тов адресатам.
3-144 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы 2. Если требуется, чтобы установленные правила передачи документов применялись и в тех случаях, когда при работе с журналом передачи в список получателей вручную добавляются должностные лица (см. главу 43), установите флажок Использовать это правило в Журнале передачи документов.
Установка параметров группы Внешние приложения В системе ДЕЛО при работе с РК документа можно открыть любое внешнее приложение (например, MS Word), используя определенное сочетание клавиш. Для этого в настройках пользователя предварительно требуется установить параметры вызова этих внешних приложений.
Чтобы перейти к установке параметров вызова внешних приложений щелкните на закладке Внеш. прилож. Откроется окно, показанное на Рис. 3-68.
В полях Строка вызова приложения вводом с клавиатуры для каждого из внешних приложений, которое может понадобиться при работе, укажите путь к директории хранения файла и имя файла запуска приложения, а в полях Параметры вызова, если это необходимо, задайте дополнительные параметры вызова этого приложения.
Если данные приложения записаны в строке +1, оно будет вызываться сочетанием клавиш Ctrl+Shift+1, если в строке +2 - Ctrl+Shift+2 и т.д.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-68 Окно закладки Внеш. прилож.
Установка параметров отправки и приема сообщений, передаваемых по электронной почте См. часть 9, Глава 49 Руководство пользователя.
Установка параметров группы Кабинеты См. часть 4, Глава 26 Руководство пользователя.
3-146 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Установка параметров группы Файлы См. Часть 5, Глава 19 Руководство системного технолога.
Установка параметров группы Шаблоны На закладке Шаблоны находится перечень шаблонов печатных форм, определяющих форму и порядок вывода на печать информации, хранящейся в системе (РК, реестров, конвертов, штампов и т.д.).
При выполнении пользователем операции, связанной с выводом на печать той или иной информации, система обращается к настройкам пользователя (к подзакладке Шаблоны) и ищет файл соответствующего шаблона (например, для печати РК используется шаблон Регистрационная карточка, которому соответствует файл Rk.dot).
В комплекте поставки системы ДЕЛО шаблоны некоторых печатных форм представлены в 2-х вариантах. Например:
Х шаблону Ярлыка большого конверта соответствуют файлы bigenv.dot и bigenv2.dot;
Х шаблону Ярлыка среднего конверта - midenv.dot и midenv2.dot;
Х шаблону Ярлыка малого конверта - smallenv.dot и smallenv2.dot.
Если все пользователи системы при печати документов используют одни и те же шаблоны, технолог устанавливает эти шаблоны, как значение, предлагаемое системой по умолчанию (см. Главу 19 Руководства системного технолога).
В случае, когда стандартный шаблон печатной формы не соответствует требованиям отдельных пользователей (например, другая форма печати ярлыка конверта нужна только одному пользователю), технолог или сам пользователь может заменить шаблон в настройках этого пользователя.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Чтобы заменить шаблон в настройках пользователя:
1. Щелкните последовательно на закладке Прочие, расположенной в верхнем ряду закладок, затем на подзакладке Шаблоны. Откроется окно, содержащее список шаблонов печатных форм (см. Рис. 3-69).
Рис. 3-69 Окно закладки Шаблоны 2. В списке шаблонов найдите название шаблона, подлежащего замене (например, Ярлык большого конверта).
3. В колонке Текущее значение вместо имени файла стандартного шаблона (bigenv.dot) введите имя файла того шаблона, который должен быть использован при печати данного документа (bigenv2.dot).
4. Чтобы сохранить введенную информацию, щелкните на кнопке Записать.
3-148 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Формирование списков пользователя Пользователю предоставлена возможность формирования собственных списков на основании значений системных справочников и их использования наряду со справочниками при формировании значений реквизитов РК (см. главу 7).
Пользователь может сформировать списки следующих типов:
Х должностных лиц (в том числе и подразделений) - на основе справочника Подразделения;
Х групп документов - на основе справочника Группы документов;
Х организаций - на основе справочника Список организаций;
Х тематических рубрик - на основе справочника Рубрикатор.
Чтобы сформировать какой-либо из этих списков:
1. Находясь в окне запуска функций подсистемы Документы, щелкните на кнопке Настройки системы/Списки.
Откроется окно формирования списков (см. Рис. 3-70).
Окно содержит два раздела. Левый раздел предназначен для формирования перечня созданных списков (можно сформировать несколько списков). В правом формируется содержимое выделенного в левом разделе списка.
Каждый из разделов снабжен собственной панелью инструментов. Панель левого раздела состоит из следующих кнопок.
Кнопка Название или действие Добавить общие списки Добавить новый список Изменить название списка Удалить список ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Переместить вниз (строку с именем списка) Переместить вверх (строку с именем списка) Сортировка по названию Панель правого раздела состоит из кнопок:
Кнопка Название/Действие Добавить элемент списка Удалить элемент списка Переместить вниз (строку с элементом списка) Переместить вверх (строку с элементом списка) Сортировка по алфавиту Печать списка.
3-150 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Рис. 3-70 Окно формирования списков пользователя 2. Задайте в поле Тип списка значение типа списка, выбрав его из линейного справочника.
3. Щелкните на кнопке на левой панели инструментов.
Откроется окно Добавление нового списка (см. Рис. 3-71).
Рис. 3-71 Окно создания нового списка 4. Введите с клавиатуры наименование списка и щелкните на кнопке Добавить для подтверждения создания списка (или ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа на кнопке Отменить для отказа). Произойдет возврат в закладки, при этом в левом разделе в конец списка добавится введенное наименование (около него будет стоять указатель 4).
5. Для формирования состава нового списка щелкните на кнопке на правой панели инструментов. Откроется окно выбора нескольких значений из справочника, соответствующего указанному в п. 2 типу списка.
6. Выберите требуемые элементы справочника (см. главу 7).
Произойдет возврат в окно закладки, в правом разделе которой будет представлен сформированный список.
Замечание. При формировании списков на основе групп документов следует учитывать, что один из списков может быть взят за основу при сортировке документов в папках кабинетов.
В такой список рекомендуется включать только листья справочника Группы документа. Если же в качестве элементов списка будут выбраны вершины справочника, то при сортировке все документы, относящиеся к этой вершине, будут помещены в конец перечня документов. То же самое произойдет с документами, относящимися к группам документов, не попавших в данный список.
7. Если необходимо, введите с клавиатуры текст примечания к каждому выделенному элементу списка (поле Примечания).
Внимание. Если введены тексты примечаний к элементам списка должностных лиц (см. Рис. 3-70), то при задании с помощью такого списка фамилий внутренних адресатов (множественный реквизит РК Адресаты, см. главу 13), а также фамилий держателей оригиналов или копий документов (дополнительный раздел РК Журнал передачи документов, см.
главу 43), текст примечаний будет копироваться в относящийся к выбранным должностным лицам реквизит Комментарий.
3-152 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы Чтобы изменить наименование списка:
1. Установите указатель 4 рядом с наименованием требуемого списка и щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно Изменение списка (см.
Рис. 3-72):
Рис. 3-72 Окно для ввода подтверждения удаления списка 2. Отредактируйте значение в поле Название списка и щелкните на кнопке Сохранить для подтверждения сделанных изменений (или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от них). Произойдет возврат в окно закладки, а выделенный список изменит свое наименование.
Чтобы изменить порядок показа перечня списков:
1. Установите указатель 4 рядом с наименованием списка, который необходимо переместить.
2. Переместите наименование списка на требуемое место, щелкая необходимое число раз на кнопках или на панели инструментов.
3. Если необходимо привести порядок показа перечня списка в соответствие с их наименованием щелкните на кнопке в левой части панели инструментов.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Чтобы отредактировать состав списка:
1. Установите указатель 4 рядом с наименованием редактируемого списка. В правом разделе окна отобразится состав списка.
2. Для удаления элемента списка, установите указатель рядом с удаляемым элементом в правом разделе окна и щелкните на кнопке на правой панели инструментов.
3. Для добавления элементов в список, щелкните на кнопке на правой панели инструментов. В появившемся экране выбора элементов соответствующего справочника, выберете элементы, которые необходимо добавить в список и нажмите кнопку Выбрать.
4. Для изменения положения элемента списка выделите его и переместите на требуемое место, щелкая необходимое число раз на кнопках или на панели инструментов.
5. Если необходимо выстроить порядок следования элементов списка в соответствии с их наименованиями щелкните на кнопке в правой части панели инструментов.
Чтобы удалить список:
1. Установите указатель 4 рядом с наименованием удаляемого списка и щелкните на кнопке на левой панели инструментов. Откроется окно Подтвердите Удаление списка (см. Рис. 3-73).
Рис. 3-73 Окно для ввода подтверждения удаления списка 3-154 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 22 Установка настроек системы 2. Щелкните на кнопке Удалить, чтобы подтвердить удаление (или на кнопке Отменить, чтобы от него отказаться).
Произойдет возврат в окно закладки, в левом разделе которой будет удален указанный список.
Внимание. В перечень пользовательских списков могут входить списки двух типов: списки, формируемые самим пользователем и списки, формируемые системным технологом. Списки, формируемые системным технологом, доступны всем пользователям и называются общими списками. Такие списки выделяются в перечне красным цветом.
Пользователи могут добавлять общие списки к своему перечню списков или откреплять их от своего перечня.
Для добавления и/или открепления общих списков:
1. Щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно редактирования состава общих списков, доступных данному пользователю (см. Рис. 3-74).
Рис. 3-74 Окно редактирования состава общих списков Окно содержит перечень наименований общих списков.
Левее наименования расположен флажок, установка которого прикрепляет данный общий список к перечню списков пользователя.
2. Отредактируйте состав прикрепленных общих списков, установив или сняв требуемые флажки, и щелкните на кнопке на панели инструментов. Выбранные общие списки войдут в перечень списков.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Чтобы напечатать содержимое списка:
1. Установите указатель 4 рядом с наименованием нужного списка и щелкните на кнопке, расположенной на правой панели инструментов.
3-156 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство пользователя Том Часть 4- Москва, Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО Выпуск Руководство пользователя "Электронные Офисные Системы": 107023 Москва, ул. Электрозаводская, 52.
Тел/факс: (095) 580-75-15, e-mail: support@eos.ru В данном документе приведены общее описание функциональных возможностей системы ДЕЛО, а также порядок работы с ее подсистемами и функциями.
Документ предназначен для пользователей, непосредственно участвующих в обеспечении процесса делопроизводства на предприятии.
Система ДЕЛО постоянно совершенствуется и в связи с этим возможны некоторые несоответствия, касающиеся описания пользовательского интерфейса.
Документ разработан специалистами предприятия Электронные Офисные Системы.
Copyright й 1996-2005 Электронные Офисные Системы. Все права защищены. ДЕЛО является торговой маркой предприятия Электронные Офисные Системы.
Оглавление Оглавление ЧАСТЬ 4. ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ.4- Глава 23. Функция Кабинеты......................................................4- Запуск функции Кабинеты.......................................................4- Главное окно функции Кабинеты............................................4- Папка Поступившие.................................................................4- Папка На исполнении............................................................4- Папка На контроле.................................................................4- Папка У руководства..............................................................4- Папка На рассмотрении........................................................4- Папка Управление проектами...............................................4- Папка На визировании...........................................................4- Папка На подписи..................................................................4- Общие правила работы с папками кабинетов.........................4- Система оповещения пользователя о поступлении новых документов в папки текущего кабинета...................................4- Глава 24. Работа с резолюциями................................................4- Ввод резолюции.........................................................................4- Просмотр резолюции.................................................................4- Редактирование резолюции......................................................4- Просмотр списка резолюций документа..................................4- Создание проекта резолюции...................................................4- Просмотр проекта резолюции...................................................4- Утверждение проекта резолюции.............................................4- Рассылка резолюции после рассмотрения..............................4- Глава 25. Исполнение резолюции...............................................4- Ввод отчета исполнителя-владельца кабинета......................4- Как снять резолюцию с контроля..............................................4- Как исполнить РК без резолюций.............................................4- Глава 26. Установка настроек системы, используемых при работе в кабинетах........................................................4- Дело 8.6. Руководство пользователя i Оглавление ЧАСТЬ 5. ПРОЕКТЫ ДОКУМЕНТОВЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ. 5- Глава 27. Работа с проектами документов.................................. 5- РК проекта документа................................................................. 5- Создание РК проекта документа.............................................. 5- Редактирование РК проекта документа................................... 5- Добавление визирующих и подписывающих должностных лиц....................................................................... 5- Отправка проекта документа на визирование (подписание).............................................................................. 5- Отмена пересылки РКПД на визирование (на подписание)......................................................................... 5- Визирование проекта документа.............................................. 5- Утверждение проекта документа.............................................. 5- Создание новой версии проекта документа............................ 5- Удаление РК проекта документа.............................................. 5- Отправка проекта документа на регистрацию........................ 5- Регистрация документа, созданного на основе утвержденного проекта............................................................. 5- Печать листа согласования...................................................... 5- Печать РК проекта документа.................................................. 5- Протоколирование работы пользователей с проектами документов................................................................................. 5- ЧАСТЬ 6. ПОИСК РК ДОКУМЕНТОВЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ.6- Глава 28. Функция Поиск............................................................ 6- Вид главного окна функции Поиск при формировании запроса............................................................... 6- Особенности заполнения полей запросов................................. 6- Глава 29. Поиск по реквизитам РК.............................................. 6- Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов................................................................................. 6- Заполнение полей запроса для поиска РК писем и обращений граждан................................................................ 6- Заполнение полей запроса для поиска РК документов объединенной группы входящих и писем и обращений граждан................................................................... 6- ii Дело 8.6. Руководство пользователя Оглавление Заполнение полей запроса для поиска РК исходящих (внутренних) документов...........................................................6- Глава 30. Поиск по регистрационному номеру.........................6- Глава 31. Поиск по реквизитам резолюции...............................6- Дополнительные условия поиска контрольных резолюций...6- Глава 32. Поиск по реквизитам журнала передачи документа.......................................................................6- Глава 33. Обобщенный поиск......................................................6- Формирование поискового запроса и поиск РК.......................6- Сохранение поискового запроса...............................................6- Поиск по сохраненному запросу...............................................6- Особенности заполнения полей запросной формы в режиме Обобщенный поиск...............................................6- Глава 34. Поиск РКПД....................................................................6- Особенности заполнения полей запросной формы в режиме Поиск РКПД...............................................6- Глава 35. Работа с отобранными документами........................6- Главное окно функции Поиск при работе с найденными документами.........................................................6- Как пользоваться личными папками........................................6- Печать перечня РК документов................................................6- Печать перечня РКПД................................................................6- Глава 36. Просмотр и печать РК..................................................6- Глава 37. Редактирование и удаление РК..................................6- Глава 38. Просмотр и печать РКПД.............................................6- Глава 39. Редактирование и удаление РКПД............................6- Дело 8.6. Руководство пользователя iii Оглавление ЧАСТЬ 7. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ. ОТЧЕТЫЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ 7- Глава 40. Как контролировать исполнение резолюций........... 7- Глава 41. Как сформировать отчеты............................................ 7- Окно формирования параметров отчетов................................. 7- Особенности выбора значений из справочников...................... 7- Отчет Сведения о документообороте.................................... 7- Сводка об исполнении контрольных документов................... 7- Справка-напоминание об исполнении контрольных документов................................................................................. 7- Глава 42. Как контролировать внесение изменений в РК...... 7- Протокол работы с РК............................................................... 7- Протокол работы с резолюцией............................................... 7- iv Дело 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты ЧАСТЬ Исполнение документов Глава 23. Функция Кабинеты Функция Кабинеты используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов.
При исполнении документов действия пользователя можно разделить на два этапа:
Х поиск документа в "своем" кабинете, что сводится к просмотру РК, хранящихся в какой-либо папке кабинета;
Х внесение изменений в РК, связанных с очередным этапом исполнения документа (ввод текста резолюции, отчетов и т. п.).
При работе с проектами документов пользователь, если он наделен соответствующими правами, может регистрировать проекты документов, согласовывать и утверждать проекты, а также регистрировать готовые документы, созданные на основе проектов.
Доступ к папкам кабинета предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя (см. Руководство технолога, раздел Назначение пользователю прав в картотеках). Должностные лица, приписанные к кабинету, являются его владельцами. Владельцы обладают правами, назначенными им системным технологом для работы в данном кабинете.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Запуск функции Кабинеты Чтобы запустить функцию Кабинеты:
1. Запустите систему ДЕЛО (см. главу 8). Откроется начальное окно системы (см. Рис. 4-1).
Рис. 4-1 Начальное окно системы ДЕЛО 2. Если вы имеете право работать в нескольких картотеках, щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Картотека, и выберите в раскрывшемся списке нужную картотеку.
3. Если в выбранной картотеке вы имеете право работать в нескольких кабинетах, щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Кабинет, и выберите в раскрывшемся списке нужный кабинет.
4. Щелкните на кнопке Кабинеты. Откроется главное окно функции. Если пользователь имеет доступ к папке Поступившие, в качестве рабочего окна будет открыто окно этой папки (см. Рис. 4-2).
4-2 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Главное окно функции Кабинеты В функции Кабинеты РК исполняемых документов распределены по папкам:
1. Поступившие;
2. На исполнении;
3. На контроле;
4. У руководства;
5. На рассмотрении.
Для работы с проектами документов используются папки:
6. Управление проектами;
7. На визировании;
8. На подписи.
Внимание. Приведенная выше нумерация папок используется в изображениях кнопок панели инструментов, предназначенных для перехода к работе с документами той или иной папки.
Доступ пользователей к папкам кабинета определяется технологом системы, но пользователю, приписанному к кабинету, обязательно должна быть доступна хотя бы одна папка.
При запуске функции Кабинеты открывается главное окно функции, содержащее строку меню, панель инструментов и поле с наименованием текущего кабинета (см. Рис. 4-2). В рабочей области главного окна функции располагается окно одной из папок кабинета. Если папка Поступившие доступна пользователю, по умолчанию, именно она открывается при запуске функции.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Рис. 4-2 Окно папки Поступившие Если открыта одна из папок, предназначенных для работы с резолюциями и проектами резолюций (папки № 1-5), строка меню окна Кабинеты имеет следующие пункты:
Х Папки - содержит команды перехода к работе с документами той или иной папки кабинета;
Х Управление - содержит список команд, состав которых зависит от того, какая папка кабинета открыта. Команды этого меню предназначены для:
- перехода к просмотру РК, резолюции или проекта резолюции (кроме папки Поступившие), а также группе реквизитов;
- ввода резолюций или их проектов (кроме папки Поступившие);
- исполнения и пересылки РК, а также помещения номера РК в буфер;
- отбора и поиска РК в папке;
- выделения и отмены выделения РК в папке;
- обновления содержимого экрана;
- помещения РК в личные папки пользователя.
4-4 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Х Печать - содержит команды печати списка РК и реестров передачи документов в другие подразделения (см. главу 44);
Х Окно, Справка, Закрыть (см. главу 6).
Описание строки меню папок, предназначенных для работы с проектами документов (папки № 6 - 8), приведено в разделе Папка Управление проектами.
Панель инструментов окна Кабинеты состоит из двух рядов кнопок (см. Рис. 4-4ЦРис. 4-10). В верхнем ряду расположены нумерованные кнопки, дублирующие команды меню Папки.
Например, кнопка с цифрой 4 предназначена для открытия папки У руководства. Если пользователю недоступны какие либо папки, соответствующие кнопки становятся неактивными;
В нижнем ряду находятся кнопки, дублирующие наиболее часто используемые команды:
Кнопка Название или Действие Просмотреть РК Просмотреть резолюцию Ввести резолюцию Ввести проект резолюции Найти РК в папке Выделить все Отменить выделение Обновить экран Печать списка Закрыть папку ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Группа кнопок, дублирующая команды ввода резолюции и проекта резолюции, отсутствует на панели инструментов папок Поступившие, Управление проектами, На визировании и На подписи, так как соответствующие команды для документов данных папок не выполняются.
Если пользователь имеет доступ к нескольким кабинетам, он, при необходимости, может перейти к работе с документами другого кабинета. Чтобы сменить кабинет, щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля, в котором находится название текущего кабинета. Откроется список доступных пользователю картотек и кабинетов (см. Рис. 4-3).
Рис. 4-3 Окно выбора кабинета Щелкните на названии нужного кабинета. Список закроется, в поле будет введено новое значение. В окне Кабинеты отобразятся папки выбранного кабинета.
В заголовке окна любой из папок кабинета, помимо названия папки, указывается количество РК, находящихся в ней в текущий момент времени (например, На исполнении (12)).
В рабочей области окна папок, предназначенных для работы с резолюциями и проектами резолюций (папки № 1 - 5), располагается список РК и резолюций документов, оформленный в виде таблицы. В графах таблицы указаны различные реквизиты РК:
Х РК № - регистрационный номер документа;
Х План - плановая дата исполнения резолюции;
Х Промежут. - промежуточная дата исполнения резолюции;
Х Автор резолюции;
Х Исполнитель;
4-6 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Х Текст резолюции;
Х Дата - дата регистрации документа;
Х Краткое содержание - краткое содержание документа;
Х Корр/Подписал - для входящих документов - наименование организации первого корреспондента, для писем - ФИО и город первого корреспондента, для исходящих документов - ФИО подписавшего документ;
Х План (РК) - плановая дата исполнения документа;
Х Факт (РК) - фактическая дата исполнения документа;
Х Категория рез. - категория резолюции документа.
Состав реквизитов определяется типом папки.
В строке каждой РК (резолюции), находящейся в папках № 1- стоит идентификатор группы документов, показывающий, какой именно группе соответствует данная РК: - входящие, - письма и обращения граждан, - исходящие документы.
Если в вашей системе используется первое правило определения контрольности документа (от резолюции), РК документов, имеющих контрольную резолюцию, будут отмечены красным значком. Если же в вашей системе используется второе правило определения контрольности документа (вручную), красным значком будут отмечены РК документов, поставленных на контроль (см. главу 18).
РК, снятые с контроля, отмечаются серым значком.
В рабочей области окна папок, предназначенных для работы с проектами документов (Управление проектами, На визировании и На подписи), располагается оформленный в виде таблицы список РК проектов документов. Графы таблицы содержат реквизиты РКПД (см. описание этих папок).
Для просмотра реквизитов, расположенных за рамкой окна, используется полоса горизонтальной прокрутки.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Ширину любой графы таблицы можно отрегулировать (уменьшить или увеличить), перетаскивая мышью границы граф.
Кроме того, можно изменить порядок расположения граф в таблице. Для этого следует щелкнуть левой кнопкой мыши на наименовании графы и, не отпуская кнопку, перетащить графу на нужное место.
Заголовки граф, являются кнопками, позволяющими выполнять сортировку РК/РКПД (см. п. Сортировка РК (РКПД)).
Пользователь может установить параметры настройки системы таким образом, что все новые РК (РКПД) в папке, а также РК с повторно отредактированными резолюциями (РКПД с отредактированными данными), выделяются зеленым цветом (см. Глава 26). После первого обращения к РК (РКПД) - просмотра или редактирования - выделение автоматически снимается.
Папка Поступившие Главное окно функции Кабинеты с рабочим окном папки Поступившие показано на (см. Рис. 4-2).
Заголовками граф таблицы в списке документов (резолюций) служат реквизиты РК: РК №, План, Автор резолюции, Исполнитель, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал, План (РК), Факт (РК), Категория рез.
В папке Поступившие находятся РК документов, которые уже поступили в кабинет, но еще не приняты к исполнению. В папку помещаются следующие РК:
Х зарегистрированные пользователем, не приписанным к данному кабинету, если:
- в поле РК Кому указано должностное лицо, являющееся владельцем текущего кабинета;
- в поле Кому указано подразделение, начальник которого является владельцем текущего кабинета;
- в поле Кому нет значения, но документ попал в кабинет согласно настройкам системы (см. главу 22);
4-8 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Х пересланные в текущий кабинет по команде Переслать РК;
Х пересланные в текущий кабинет согласно резолюции, в которой в качестве исполнителя резолюции указан владелец текущего кабинета.
Одна и та же РК может быть представлена в списке несколько раз в следующих случаях:
Х РК имеет несколько резолюций, согласно которым она направлена в текущий кабинет;
Х в списке исполнителей резолюции значатся несколько владельцев текущего кабинета. При этом в строке списка РК, соответствующей ответственному исполнителю, после фамилии исполнителя формируется пометка (Отв.).
Для выполнения каких-либо действий с РК документа (ввод резолюции или проекта резолюции, исполнения и т. д.) рекомендуется переместить РК документа в папку На исполнении. Это можно сделать с помощью команды Управление, Принять к исполнению. После этого РК документа исчезнет из папки Поступившие и переместится в папку На исполнении.
Если РК попала в папку по резолюции (владелец кабинета является исполнителем резолюции), то можно исполнить резолюцию, не перемещая РК в папку На исполнении, выбрав команду Управление, Исполнить Если документ не требует исполнения (например, направлен для ознакомления) РК документа можно просто удалить из кабинета, выбрав команды Управление, Удалить запись.
Замечание. Наличие даты в колонке таблицы План (плановый срок исполнения резолюции) говорит о том, что документ поставлен на контроль исполнения (на документ наложена контрольная резолюция).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Папка На исполнении Главное окно функции Кабинеты с рабочим окном папки На исполнении показано на Рис. 4-4.
Рис. 4-4 Окно папки На исполнении Заголовками граф таблицы в списке документов (резолюций) служат реквизиты РК: РК №, План, Автор резолюции, Исполнитель, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал, План (РК), Факт (РК), Категория рез.
В папке На исполнении находятся:
Х РК документов, перемещенные из папки Поступившие по команде Принять к исполнению (принятые к исполнению), но еще неисполненные;
Х РК документов, поступившие, согласно настройкам системы, в текущий кабинет при регистрации новых документов;
Х РК, помещенные в текущий кабинет по команде Переслать РК;
Х РК, в которых автор и исполнители резолюции являются владелецами данного кабинета.
4-10 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Замечание. Наличие даты в колонке таблицы План (плановый срок исполнения резолюции) говорит о том, что документ поставлен на контроль исполнения (на документ наложена контрольная резолюция).
Знак плюс перед плановой датой исполнения резолюции проставляется автоматически, если резолюция уже исполнена должностным лицом текущего кабинета.
Строка выделена красным цветом, если плановая дата исполнения резолюции меньше текущей.
Одна и та же РК может быть представлена в списке несколько раз в следующих случаях:
Х РК имеет несколько резолюций, согласно которым она направлена в текущий кабинет;
Х в списке исполнителей резолюции значатся несколько владельцев текущего кабинета. При этом в строке списка РК, соответствующей ответственному исполнителю, после фамилии исполнителя формируется пометка (Отв.).
Папка На контроле Главное окно функции Кабинеты с рабочим окном папки На контроле показано на Рис. 4-5.
Заголовками граф таблицы в списке резолюций служат реквизиты РК: РК №, План, Промежут. (промежуточный срок исполнения), Отв. Исполнитель, Автор резолюции, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал, План (РК), Факт (РК), Категория рез.
В папке На контроле находятся все записи о контрольных резолюциях (см. Глава 24), авторами которых являются владельцы текущего кабинета.
Одна и та же РК может быть представлена в списке несколько раз в случае, если она имеет несколько контрольных резолюций, наложенных владельцами текущего кабинета.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Рис. 4-5 Окно папки На контроле Знак плюс стоит перед плановым сроком исполнения в том случае, если резолюция исполнена и введен отчет ответственного исполнителя с указанием даты исполнения.
Строка выделена красным цветом, если плановая дата исполнения резолюции меньше текущей.
4-12 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Папка У руководства Главное окно функции Кабинеты с рабочим окном папки У руководства показано на Рис. 4-6.
Рис. 4-6 Окно папки У руководства Заголовками граф таблицы в списке документов (резолюций) служат реквизиты РК: РК №, План, Автор резолюции, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал, План (РК), Факт (РК), Категория рез.
В папке У руководства находятся РК всех документов, по которым были составлены проекты резолюций, утверждение которых возложено на владельца текущего кабинета.
Одна и та же РК может быть представлена в списке несколько раз, если к ней было введено несколько проектов резолюций.
Знак л+ устанавливается перед плановым сроком исполнения, если в папке На рассмотрении в этом проекте резолюции была выполнена команда Вернуть.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Папка На рассмотрении Главное окно функции Кабинеты с рабочим окном папки На рассмотрении показано на Рис. 4-7.
Рис. 4-7 Окно папки На рассмотрении Заголовками граф таблицы в списке документов (резолюций) служат реквизиты РК: РК №, План, Автор резолюции, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал, План (РК), Факт (РК), Категория рез.
В папке На рассмотрении находятся РК тех документов, к которым был введен проект резолюции, и он еще не рассмотрен руководством (не была выполнена команда Вернуть).
Одна и та же РК может быть представлена в списке несколько раз в случае, если к ней было введено несколько проектов резолюций.
4-14 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Папка Управление проектами Папка Управление проектами предназначена для работы с проектами документов.
Главное окно функции Кабинеты с рабочим окном папки Управление проектами показано на Рис. 4-8:
Рис. 4-8 Окно папки Управление проектами Строка меню папки имеет следующие пункты:
Х Папки - содержит команды перехода к работе с документами той или иной папки кабинета;
Х Управление - содержит команды работы с РКПД (создание РКПД;
просмотр РКПД и ее реквизитов;
отправка РКПД на регистрацию;
регистрация готового документа, созданного на основе проекта;
команды перемещения РКПД в буфер и личные папки пользователя;
выделения и отмены выделения РКПД в папке, а также команда обновления содержимого экрана);
Х Печать - содержит команду печати списка выделенных в папке РКПД и команду настройки параметров печати;
Х Окно - включает команды управления положением открытых окон на экране;
Х Справка, Закрыть.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов На панели инструментов окна находятся кнопки, дублирующие наиболее часто используемые команды (см. Главное окно функции Кабинеты).
В рабочей области окна папки располагается перечень РК проектов документов (РКПД), исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета. Список РКПД представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной РКПД, а в графах содержится следующая информация:
Х Номер проекта - регистрационный номер РКПД;
Х Дата создания - дата создания РК проекта документа;
Х Исполнитель - исполнитель проекта документа;
Х Состояние - статус проекта, характеризующий стадию, на которой находится данный проект в текущий момент времени (Создан, На визировании, На подписи и т.д.);
Х Плановый срок - плановый срок готовности документа (дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом);
Х Краткое содержание - краткое содержание проекта документа.
Если плановый срок готовности проекта документа соответствует текущей дате или меньше текущей даты, цвет записей в строке его РК становится темно-красным.
При необходимости, пользователь в настройках системы может установить параметры таким образом, что при истечении срока визирования (подписания) проекта документа, записи в строке его РК становятся ярко-красными (см. Глава 26).
4-16 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Папка На визировании Главное окно функции Кабинеты с рабочим окном папки На визировании показано на Рис. 4-9:
Рис. 4-9 Окно папки На визировании Папка На визировании содержит перечень РК проектов документов, присланных на визирование владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны завизировать несколько должностных лиц - владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих РК этого проекта (по количеству визирующих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы Визирующий.
Список РКПД представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной РКПД, а в графах содержится следующая информация:
Х Номер проекта - регистрационный номер РКПД;
Х Дата создания - дата создания РК проекта;
Х Визирующий - визирующее должностное лицо;
Х Исполнитель - исполнитель проекта документа;
Х Срок визирования - дата и время, к которым проект документа должен быть завизирован данным должностным лицом;
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Х Плановая дата - дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом;
Х Краткое содержание - краткое содержание проекта документа.
Если дата визирования проекта документа соответствует текущей дате или истекла (стала меньше текущей даты), цвет записей в строке его РК меняется на красный.
Если РКПД после визирования принудительно оставляется в папке кабинета, цвет ее записей становится синим.
Если в папке находится несколько записей, соответствующих одной РК проекта (по количеству визирующих владельцев кабинета), то синими станут только завизированные записи.
Папка На подписи Главное окно функции Кабинеты с рабочим окном папки На подписи показано на Рис. 4-10:
Рис. 4-10 Окно папки На подписи 4-18 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Папка На подписи содержит перечень РК проектов документов, присланных на утверждение (на подпись) владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны подписать несколько должностных лиц - владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих РК этого проекта (по количеству подписывающих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы Подпись.
Список РКПД представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной карточке. В графах таблицы находится следующая информация:
Х Номер проекта - регистрационный номер РКПД;
Х Дата создания - дата создания РК проекта;
Х Подпись - подписывающее должностное лицо;
Х Исполнитель - исполнитель проекта документа;
Х Срок подписания - дата и время, к которым проект документа должен быть подписан данным должностным лицом;
Х Плановая дата - дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом;
Х Краткое содержание - краткое содержание проекта документа.
Если дата подписания проекта документа соответствует текущей дате или истекла (стала меньше текущей даты), цвет записей в строке его РК меняется на красный.
Если РКПД после подписания принудительно оставляется в папке кабинета, цвет ее записей становится синим.
Если в папке находится несколько записей, соответствующих одной РК проекта (по количеству подписывающих владельцев кабинета), то синими станут только подписанные записи.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Общие правила работы с папками кабинетов Сортировка РК (РКПД) Для сортировки элементов списка РК используются заголовки столбцов, которые одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке РК в соответствии со значениями в данном столбце:
Х при щелчке на кнопке РК № сортировка ведется в алфавитно-цифровом порядке номеров РК (т.е. сортировка производится по алфавиту (от А до Я) для буквенных значений номера и в порядке возрастания для числовых);
Х при щелчке на кнопке, соответствующей реквизиту-дате (План, Промежут. и т.д.) - в порядке возрастания даты;
Х при щелчке на кнопке, соответствующей реквизиту фамилии (Автор резолюции, Исполнитель, Отв.исполнитель) - в алфавитном порядке фамилий;
Х в папках № 1Ц5 щелчок на безымянной кнопке, расположенной первой слева, приводит к сортировке документов в соответствии со списком групп документов, созданным системным технологом или пользователем.
Для осуществления такой сортировки предварительно должны быть сформированы один или несколько списков групп документов (см. Главу 22 настоящего руководства, раздел Формирование списка пользователей), а в Настройках пользователя на закладке Кабинеты должен быть выбран список, в соответствии с которым будет вестись сортировка (см. Установка настроек системы, используемых при работе в кабинетах).
При щелчке на кнопке документы в папке кабинета выстраиваются в порядке расположения групп документов в заданном для сортировки списке, а затем в пределах каждой группы этого списка - по порядковому номеру документа. Если же в папке окажется несколько документов с одинаковым номером в пределах группы 4-20 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты документов (т.е. не установлена проверка на уникальность регистрационного номера), эти документы сортируются в порядке поступления в папку.
Если какая-нибудь группа документов не была включена в данный список, то при сортировке документы, относящиеся к этой группе, будут помещены в конец перечня документов в папке.
Внимание. Для осуществления сортировки в соответствии со списком групп документов, этот список должен состоять из листьев справочника Группы документов. Если в качестве элемента списка указана вершина справочника, все документы, относящиеся к этой вершине, будут помещены в конец перечня документов.
Х в папках № 1Ц5 щелчок на второй слева безымянной кнопке приведет к сортировке документов по типу РК. При такой сортировке документы располагаются в следующем порядке: входящие, письма и обращения граждан, исходящие.
Х в папках № 1Ц5 щелчок на третьей слева безымянной кнопке приведет к сортировке документов по контрольности. При этом документы располагаются в следующем порядке: контрольные документы, документы, снятые с контроля, документы, не имеющие контрольности.
Х В папке Управление проектами щелчок на заголовке кнопке Состояние приводит к сортировке РКПД в соответствии с увеличением значимости статуса проекта документа (Создан, На визировании, Завизирован, На подписи, Не подписан, Подписан, На регистрации, Зарегистрирован).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Печать списка РК документов Список РК, находящихся в любой из папок № 1 - 5, может быть напечатан полностью или выборочно в соответствии с шаблонами для различных видов РК.
Если список содержит несколько записей, относящихся к одному документу, сведения об этом документе включаются в печатную форму только один раз.
Чтобы напечатать список РК в формате одного из поддерживаемых системой шаблонов:
1. Откройте нужную папку кабинета с помощью соответствующей команды из меню Папки или щелчком на кнопке, дублирующей эту команду (см. Рис. 4-11).
Рис. 4-11 Окно списка папки кабинета 2. Выделите РК тех документов, которые должны войти в список. Если требуется напечатать весь список, выберите команды Управление, Выделить все или щелкните на кнопке на панели инструментов. Отменить выделение можно с помощью команд Управление, Отменить выделение, а также щелчком на кнопке.
4-22 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты 3. Выберите команды Печать, Выбор шаблона. Откроется окно Выбор шаблона. Если требуется, то смените вид шаблона (см. главу 35).
4. Выберите команды Печать, ПечатьЕ или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно текстового редактора Word, в котором будет сформирован перечень выбранных документов в соответствии с заданным шаблоном.
5. Напечатайте перечень в соответствии с правилами работы в редакторе Word.
6. Чтобы вернуться к исходному окну папки, щелкните на кнопке с наименованием функции Кабинет, расположенной на панели задач Windows, или выйдите из Word.
Печать списка РКПД Список РКПД, находящихся в папках № 6 - 8, может быть напечатан полностью или выборочно.
Чтобы напечатать список:
1. Выделите РКПД, которые должны войти в список. Если требуется напечатать весь список РКПД, отображенный на экране, выберите команды Управление, Отметить все или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.
2. Выберите команды Печать, Печать... или щелкните на кнопке. Откроется окно текстового редактора Word, в котором будет сформирован список выбранных РКПД.
3. Распечатайте полученный список, используя средства MS Word, после чего закройте это приложение.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Добавление РК и РКПД в личную папку РК и РКПД, содержащиеся в папках функции Кабинеты, можно отобрать в личную папку пользователя (см. главу 35). Причем, РК документов, находящиеся в папках № 1 - 5, помещаются в личные папки, предназначенные для работы с РК документов, а РКПД, находящиеся в папках № 6 - 8, отбираются в личные папки, используемые для работы с РК проектов документов.
Чтобы поместить РК (РКПД) в личную папку пользователя:
1. Выделите РК (РКПД), которые требуется добавить в личную папку.
2. Выберите команды Управление, Добавить РК (РКПД) в личную папку. Откроется окно Папки пользователя.
3. Установите указатель 4 рядом с названием нужной папки.
При необходимости, предварительно создайте личную папку (см. главу 35).
4. Щелкните на кнопке Выбрать. Произойдет возврат в окно исходной папки кабинета.
Выделенные РК (РКПД) будут скопированы в выбранную папку.
При этом если в личной папке ранее были какие-либо из выделенных РК (РКПД), они не будут копироваться повторно.
Замечание. Личные папки предназначены для организации работы с документами и проектами документов, представляющими особую значимость для отдельного пользователя. Доступ к содержимому личных папок осуществляется из функции Поиск (см. главу 35).
4-24 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Пересылка РК в другое подразделение Внимание. Пересылка РК в другое подразделение осуществляется только в папках, предназначенных для работы с резолюциями и проектами резолюций (папки № 1 - 5).
РК документов могут быть направлены в текущий кабинет по ошибке. Также может возникнуть потребность в не связанной с наложением резолюции передаче РК (документа) в другое подразделение. Поэтому система предоставляет возможность пересылки РК в другое подразделение из папок кабинета.
Для пересылки РК (группы РК) выполните следующее:
1. Выделите в какой-либо папке кабинета нужные РК.
2. Выберите команды Управление, Переслать РК. Откроется окно для выбора одного значения из справочника Подразделения или из списка.
3. Выберите из справочника (списка) требуемое значение (см.
главу 7). РК может быть адресована как должностному лицу, так и в подразделение.
В результате выделенные РК добавятся в список папки Поступившие кабинета, владельцем которого является выбранное должностное лицо. Если в справочнике Пользователи было выбрано подразделение, РК поступит в кабинет, владельцем которого является начальник данного подразделения.
Внимание. Дополнительные правила пересылки РК, связанные с удалением РК из текущего кабинета и ведением журнала передачи документа, задаются в параметрах настройки системы (см. главу 22, раздел Установка параметров группы Прочие - Пересылка РК).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Внимание. Групповая пересылка РК возможна не только из списков папок № 1 Ц5 кабинетов. Аналогично правилам, приведенным выше, групповая пересылка РК осуществляется:
Х из списков РК документов, зарегистрированных сегодня (см.
главу 19);
Х из списков РК документов, отобранных в результате поиска (см. главу 35);
Х из списков РК документов, хранящихся в личных папках пользователя (см. главу 35).
Наряду с пересылкой РК (одной или нескольких) из списка, возможна пересылка одной РК из режима просмотра (редактирования) РК документа. При этом допускается пересылка РК нескольким внутренним адресатам. Вход в режим просмотра РК осуществляется:
Х из режима регистрации РК в результате выполнения команды сохранения РК;
Х из списков РК документов, зарегистрированных сегодня (см.
главу 19);
Х из списков РК документов, хранящихся в папках кабинетов;
Х из списков РК документов, отобранных в результате поиска (см. главу 35);
Х из списков РК документов, хранящихся в личных папках пользователя (см. главу 35).
Х из списков РК документов, списанных в дело (см. главу 47).
Чтобы переслать РК:
1. Найдите и выделите в одном из вышеперечисленных списков РК строку, соответствующую документу, который требуется переслать, и выберите команды Управление, Просмотреть РК или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно основного раздела выбранной РК.
4-26 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты 2. Выберите команды Управление, Переслать РК или нажмите функциональную кнопку F9. В дальнейшем руководствуйтесь правилами групповой пересылки РК.
Внимание. В случае ошибочной пересылки РК ее можно отменить. Для отмены пересылки:
3. Откройте ошибочно пересланную РК, найдя ее в одном из вышеприведенных списков (например, в списке документов, отобранных в результате поиска).
4. Выберите команды Реквизиты, Журнал пересылки документа. Откроется окно пересылки данной РК (см.
Рис. 4-12).
5. Окно содержит оформленный в виде таблицы список произведенных пересылок данной РК. При этом в таблице будут отображены только пересылки пользователям текущей картотеки Окно содержит собственную панель инструментов, которая включает одну кнопку: - Удалить (отменить результаты пересылки выделенному в списке адресату).
Внимание. Пользователю доступна отмена результатов только тех пересылок РК, которые были выполнены им самим (доступно удаление только тех строк таблицы, в графе Пользователь которых значится его системное имя). Исключение составляет пользователь с правами системного технолога, которому доступно удаление любых записей.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Рис. 4-12 Окно журнала пересылок РК 6. Выделите в таблице запись, соответствующую ошибочной пересылке РК. Если удаление записи возможно, кнопка на панели инструментов станет доступной. Щелкните на этой кнопке. Выделенная в таблице запись будет удалена.
7. Сохраните внесенные в таблицу изменения, щелкнув на кнопке Записать.
8. Если не требуется сохранять введенные изменения, щелкните на кнопке Отменить.
Если правила пересылки РК предусматривали автоматическое формирование журнала передачи документа (см. главу 22), то отмена пересылки не приводит к восстановлению журнала. Для удаления ошибочных записей отредактируйте журнал (см.
главу 43).
4-28 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Отбор документов из общего списка Внимание. Отбор документов из общего списка осуществляется только в папках, предназначенных для работы с резолюциями и проектами резолюций (папки № 1 - 5).
При работе с папками кабинета пользователю предоставляется возможность формирования из общего списка документов подсписка, удовлетворяющего определенным условиям. Данная возможность может быть применена в случае работы пользователя со строго определенным кругом документов.
Внимание. Если в папке проведен отбор, число РК, указанное в заголовке в скобках, помечено звездочкой: *.
Отбор документов осуществляется с помощью команд Управление, Отбор4. При их выполнении откроется меню, содержащее следующие команды:
Х Фильтр...
Х Применить фильтр Чтобы установить параметры фильтра:
1. Для формирования конкретного запроса выберите команду Фильтр... Откроется окно, показанное на Рис. 4-13.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Рис. 4-13 Окно формирования фильтра Окно содержит несколько элементов: области Авторы резолюций и Исполнители, поля Плановая дата и Промежуточная дата, а также ряд флажков, с помощью которых можно сформировать параметры отображения резолюций в папке.
Области Авторы резолюций и Исполнители, предназначены для отбора РК, имеющих конкретных авторов и исполнителей резолюции. Каждая из областей имеет собственную панель инструментов.
4-30 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Панель инструментов области Авторы резолюций содержит следующие кнопки:
Кнопка Действие Добавить должностное лицо из справочника Подразделения или из списка;
Добавить должностное лицо из списка авторов всех резолюций, находящихся в данный момент в папке;
Удалить должностное лицо.
Панель инструментов области Исполнители имеет кнопки:
Кнопка Название или действие Добавить должностное лицо из справочника Подразделения или из списка;
Добавить должностное лицо из списка ответственных исполнителей резолюций;
Удалить должностное лицо.
2. Если фильтр содержит ранее введенные значения, щелкните на кнопке Очистить.
3. Чтобы отобрать для отображения в папке резолюции, имеющие определенных авторов, щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов области Авторы резолюций. Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения или из ранее сформированного списка. Выберите нужных должностных лиц, руководствуясь правилами, описанными в главе настоящего руководства.
Если было введено ошибочное значение, выделите его и щелкните на кнопке - Удалить.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов В результате применения фильтра будет сформирован список РК, в которых авторами резолюций являются все указанные должностные лица.
4. Чтобы отобрать для отображения резолюции, имеющие определенных исполнителей, щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов области Исполнители. Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения или из ранее сформированного списка. Выберите нужных должностных лиц, руководствуясь правилами, описанными в главе настоящего руководства.
Если было введено ошибочное значение, выделите его и щелкните на кнопке - Удалить.
В результате применения фильтра будет сформирован список РК, в которых исполнителями резолюций являются все указанных должностные лица.
5. Для установки фильтра плановых сроков введите нужные даты в поля Плановая дата: с... по... Поля заполняются вводом с клавиатуры или с помощью календаря (см. главу 7).
В результате применения фильтра будет сформирован список РК документов, плановая дата исполнения которых лежит в заданном диапазоне.
6. Для установки фильтра промежуточных сроков введите нужные даты в поля Промежуточная дата: с... по... Поля заполняются вводом с клавиатуры или с помощью календаря (см. главу 7). Этот фильтр используется только в папке На контроле.
В результате применения такого фильтра будет сформирован список РК документов, промежуточная дата исполнения которых лежит в заданном диапазоне.
7. Для отбора РК с контрольными резолюциями, установите флажок Контрольные резолюции.
4-32 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты 8. Для отбора РК, имеющих в качестве ответственного исполнителя кого-либо из владельцев текущего кабинета, установите флажок Ответственный исполнитель.
9. Для отбора РК с истекшим сроком исполнения резолюции установите одноименный флажок.
10. Для отбора еще не просмотренных РК, установите флажок Не просмотренные.
11. Если требуется, чтобы фильтр автоматически применялся при каждом открытии папки, установите флажок Применить фильтр при открытии папки, расположенный в верхней части окна.
12. Щелкните на кнопке Применить. Произойдет возврат в окно исходной папки, в которой останутся только РК, удовлетворяющие установленным параметрам отбора.
Внимание. Если были установлены несколько из перечисленных выше фильтров, то в сформированный подсписок будут включены РК, одновременно удовлетворяющие значениям всех фильтров.
Внимание. Установленные пользователем значения фильтра сохраняются для каждой папки в отдельности вплоть до их очередного редактирования.
Поиск РК в папке Внимание. Поиск РК в папке осуществляется только в папках, предназначенных для работы с резолюциями и проектами резолюций (папки № 1 - 5).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Чтобы найти РК в папке по ее номеру:
1. Выберите команды Управление, Найти РК в папке или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно Найти (см. Рис. 4-14).
Рис. 4-14 Окно поиска РК по номеру 2. Введите с клавиатуры в поле РК № номер РК. Если в папке нет РК с номером, содержащим вводимый знак, то ввод знака будет невозможен. По мере набора знаков будет выделяться первая по списку РК, номер которой включает все введенные знаки.
3. Если требуется найти следующую РК, номер которой начинается с введенного набора символов, щелкните на кнопке Найти далее.
4. Чтобы закрыть окно поиска, щелкните на кнопке Отменить.
При этом последняя из найденных РК останется выделенной.
Обновление содержимого папки В папках кабинетов находятся документы, с которыми одновременно могут работать несколько пользователей. Чтобы содержимое окна соответствовало текущему состоянию РК, периодически обновляйте его, используя команду Управление, Обновить содержимое или щелкая на кнопке на панели инструментов.
4-34 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Создание РК нового документа (проекта документа) в папках кабинета При работе в папках, предназначенных для исполнения документов (папки № 1 - 5), находясь в режиме просмотра РК, можно создать РК нового документа.
Аналогично, в папках, предназначенных для работы с проектами документов (папки № 6 - 8), находясь в режиме просмотра РКПД, можно создать РК нового проекта документа.
Чтобы создать РК нового документа (нового проекта документа) в папке кабинета:
1. Выделите в папке кабинета любую строку и выберите команды Управление, Просмотреть РК (Просмотреть РКПД) или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно выбранной РК (РКПД).
2. Выберите команды Файл, Создать РК (Создать РКПД) или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов.
Откроется окно выбора группы документов. Создайте и зарегистрируйте РК, руководствуйтесь правилами, приведенными в главах 11 и 12 (создание РКПД см. Глава 27).
Замечание. При работе в папке Управление проектами для создания нового проекта документа достаточно выбрать из меню Управление команду Создать РКПД или щелкнуть на кнопке, расположенной на панели инструментов.
Вызов режима регистрации нового документа возможен не только из списков папок кабинетов. Аналогично правилам, приведенным выше, регистрация нового документа выполняется:
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Х из списков РК документов, зарегистрированных сегодня (см.
главу 19);
Х из списков РК документов, отобранных в результате поиска (см. главу 35);
Х из списков РК документов, хранящихся в личных папках пользователя (см. главу 35);
Х из списков РК документов, хранящихся в реестрах рассылки внешним адресатам (см. главу 46);
Х из описи дел.
Новый проект документа можно создать:
Х из списков РК документов, отобранных в результате поиска (см. главу 35);
Х из списков РК документов, хранящихся в личных папках пользователя (см. главу 35);
Х из списка проектов документов, готовых к регистрации (см.
главу 17).
Выбор команды с помощью контекстного меню Исполнение любой из доступных команд по отношению к РК, находящимся в какой-либо папке кабинета, предусматривает выделение РК в списке, а затем выбор соответствующей команды меню или кнопки панели инструментов. При этом для РК, находящихся в разных папках кабинета, состав доступных команд может меняться.
В системе предусмотрена возможность выделения РК в списке по щелчку правой кнопкой мыши. При таком щелчке на строке списка одновременно с выделением РК рядом с курсором открывается контекстное меню, т. е. меню, в которое сведены все доступные по отношению к выделенной РК команды (см.
Рис. 4-15).
4-36 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Рис. 4-15 Выбор команды с помощью контекстного меню Выберите нужную команду в контекстном меню, щелкнув на ней мышью.
Система оповещения пользователя о поступлении новых документов в папки текущего кабинета Для отслеживания поступления новых документов в папки текущего кабинета существует система оповещения пользователя.
Если в настройках пользователя на закладке Кабинеты установлен флажок Запускать лоповещателя кабинетов при входе в систему (см. Глава 26), то при входе пользователя в подсистему Документы, система оповещения будет запускаться автоматически.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Если флажок Запускать лоповещателя кабинетов при входе в систему не установлен, а в процессе работы требуется запустить систему оповещения, установите на закладке Кабинеты в настройках пользователя флажок Запустить лоповещателя кабинетов вручную (см. Руководство пользователя, Глава 26). Установка этого флажка запускает систему оповещения только на текущий сеанс работы с подсистемой Документы. При завершении работы с подсистемой Документы установка флажка Запустить лоповещателя кабинетов вручную автоматически снимается.
Система оповещения (лоповещатель кабинетов) отслеживает поступление новых документов в папки текущего кабинета только в том случае, если функция Кабинеты закрыта и пользователь работает с другими задачами подсистемы Документы.
Текущим для системы оповещения является кабинет, установленный в начальном окне подсистемы Документы. При смене кабинета, система оповещения автоматически переключается на новый кабинет.
При поступлении новых документов в какую-либо папку текущего кабинета, в правом углу панели задач Windows появится иконка системы оповещения (см. Рис. 4-16) Рис. 4-16 Иконка системы оповещения на панели задач Windows.
При двойном щелчке на иконке системы оповещения открывается окно Новые сообщения, с информацией о том, в какие именно папки кабинета, поступили документы.
Наименования папок, в которых появились новые документы, будут активны (черного цвета), а наименования папок, в которых нет новых поступлений - неактивны (серого цвета) (см.
Рис. 4-17).
4-38 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 23 Функция Кабинеты Рис. 4-17 Окно Новые сообщения.
Пользователь может открыть любую из папок, в которой находятся новые документы. Для этого следует установить переключатель около названия нужной папки и щелкнуть на кнопке Да. Откроется окно соответствующей папки. При этом окно Новые сообщения будет закрыто и иконка системы оповещения исчезнет с панели задач Windows.
При щелчке на кнопке Нет окно Новые сообщения также будет закрыто, иконка системы оповещения исчезнет с панели задач Windows, но при этом произойдет возврат в то окно, в котором до этого работал пользователь.
После закрытия окна Новые сообщения система оповещения будет продолжать отслеживать движение документов в текущем кабинете и при появлении новых документов в правом углу панели задач Windows вновь появится ее иконка.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Глава 24. Работа с резолюциями Работа с резолюциями подразумевает вынесение резолюций, их исполнение и контроль исполнения резолюций.
Внимание. Ввод (редактирование) резолюций к документам, исполнение резолюций (т.е. ввод отчета об исполнении), а также контроль исполнения резолюций от имени тех или иных должностных лиц определяются соответствующими правами пользователя в справочнике Пользователи.
Установка прав пользователя выполняется системным технологом в соответствии с должностными обязанностями пользователя.
Как открыть РК Начало работы с резолюциями связано с открытием РК документа.
Чтобы открыть РК:
1. Установите указатель 4 рядом с нужной РК в списке документов, находящихся в папке кабинета, либо в папке отобранных в результате поиска документов, либо в личной папке.
2. Выберите команды Управление, Просмотреть РК или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется рабочее окно РК документа (см. Рис. 4-18).
4-40 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Рис. 4-18 Пример рабочего окна РК документа Замечание. Если документ, для которого должна быть введена резолюция (или проект резолюции), находится в папке кабинета, открывать РК не обязательно. Соответствующие команды имеются в меню Управление и продублированы кнопками на панели инструментов (см. Глава 23, раздел Главное окно функции Кабинеты), а также в контекстном меню (см. Глава 23, раздел Выбор команды с помощью контекстного меню).
На странице основных реквизитов РК, в нижней части окна располагается раздел Резолюция, содержащий список резолюций, принятых по данному документу в текущей картотеке.
Рядом с названием раздела в скобках указывается номер текущей резолюции и общее количество резолюций документа, находящихся в данной картотеке (например, л2 из 3).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов При щелчке на названии раздела открывается окно, содержащее перечень резолюций, вынесенных к данному документу в доступных пользователю картотеках (см. Просмотр списка резолюций документа).
Если в текущей картотеке документ имеет две и более резолюции, то в правом верхнем углу раздела становятся активными кнопки, позволяющие последовательно переходить от одной резолюции к другой.
Перемещаться по записям резолюций можно также с помощью клавиш. Для этого установите курсор в поле Автор (или Текст) и нажмите сочетание клавиш Ctrl+ - для перехода к предыдущей записи или Ctrl+ - для перехода к следующей.
В полях раздела Резолюция представлена следующая информация:
Х Автор - автор резолюции;
Х ОТ - дата вынесения резолюции;
Х План - плановая дата исполнения резолюции (для контрольной резолюции);
Х Факт - фактическая дата исполнения резолюции (для контрольной резолюции);
Х Текст - текст резолюции;
Х Перечень исполнителей резолюции. Если исполнитель ввел отчет об исполнении резолюции, рядом с его фамилией автоматически устанавливаются дата отчета и начальные символы текста отчета.
Поля раздела заполняются автоматически при вынесении резолюции (см. Ввод резолюции) и вводе отчетов исполнителей (см. Глава 25). В окне РК эти поля являются только информативными и редактированию не подлежат.
Контрольные резолюции (резолюции, для которых в поле План установлено какое-либо значение) отмечаются красной меткой.
Если в Вашей системе ДЕЛО контрольность документов определяется контрольностью их резолюций (Правило контрольности 1), в качестве метки используется красная буква. Если же в Вашей системе контрольность документов не 4-42 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями зависит от контрольности их резолюций и устанавливается вручную (Правило контрольности 2), то контрольные резолюции отмечаются красной галочкой (см. главу 18 настоящего руководства).
Раздел Резолюция имеет собственную панель инструментов, содержащую следующие кнопки:
Кнопка Действие Ввести новую резолюцию;
Ввести проект резолюции;
Просмотреть резолюцию (открыть окно Резолюция);
Отредактировать резолюцию;
Смотреть отчет исполнителя;
Ввести отчет исполнителя.
Ввод резолюции Выносить новые резолюции к документам, а также редактировать существующие резолюции могут только пользователи, обладающие абсолютным правом Ввод резолюции от имени тех или иных должностных лиц.
Ввод резолюции может производиться:
Х при регистрации документа (см. часть 3, описание функции Регистрация);
Х при работе с РК документа, находящейся в папках № 2 - кабинета (функция Кабинеты);
Х при просмотре и редактировании РК документа (см. главы и 37), найденного с помощью функции Поиск (находящегося в списке найденных документов);
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Х при просмотре и редактировании РК документа, находящегося в личной папке (см. главу 35);
Х при работе с РК документа, списанного в дело (функция Опись дел;
Х из списка РК документов, зарегистрированных сегодня (см.
главу 19);
Х из реестров внешней отправки.
В соответствии с предоставленными ему правами пользователь может ввести:
Х резолюцию, выполнив команды Управление, Ввести резолюцию. Эта команда используется в том случае, когда вводится резолюция, не нуждающаяся в дальнейшем согласовании;
Х проект резолюции, выполнив команды Управление, Ввести проект резолюции. Эта команда используется в том случае, когда, перед рассылкой резолюции исполнителям, требуется ее предварительное согласование с руководителем - владельцем кабинета.
Чтобы ввести резолюцию:
1. Откройте РК нужного документа (см. Как открыть РК) и выберите команды Резолюции, Ввести резолюцию или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела Резолюция.
При работе с какой-либо папкой кабинета, установите указатель рядом с нужной РК в списке документов и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна папки. Откроется окно Резолюция. №ХХ от ДД/ММ/ГГГГ (см. Рис. 4-19).
Замечание. Команду ввода новой резолюции можно вызвать с помощью контекстного меню.
4-44 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Рис. 4-19 Окно Резолюция. №ХХ от ДД/ММ/ГГГГ В центральной части окна расположена панель инструментов, на которой находятся следующие кнопки:
Кнопка Название или действие Добавить исполнителя (выбрать исполнителя из справочника Пользователи или из списка);
Удалить исполнителя из списка;
Назначить ответственным исполнителем кого либо из списка;
Переместить вверх/вниз по списку выделенную строку;
Посмотреть отчет;
Редактировать отчет;
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Настройки пользователя (открыть окно Настройки пользователя, закладку Кабинеты);
Журнал передачи документа (ведение журнала);
Рассылать резолюцию;
Рассылка в кабинет автора (рассылать документ в свой кабинет или нет).
Внимание. При наведении указателя мыши курсора на кнопку на панели инструментов рядом с указателем появляется название команды.
2. В поле Автор укажите ФИО должностного лица - автора резолюции. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего перечень должностных лиц, за которых Вы имеете право вводить резолюцию.
Если у Вас есть право ввода резолюции за всех, то выберите автора резолюции из справочника Подразделения или введите его фамилию и инициалы с клавиатуры (при этом можно воспользоваться автопоиском).
Для выбора из справочника:
Х щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля. Откроется справочник Подразделения;
Х введите требуемую фамилию в поисковой сроке внизу окна. Щелкните на требуемой фамилии, затем - на кнопке Выбрать. Значение скопируется в поле Автор.
Если в настройках пользователя на закладке Кабинеты установлен флажок Автор резолюции от предыдущей резолюции (см. Глава 26), то в поле Автор по умолчанию будет установлено значение, заданное при вынесении предыдущей резолюции.
Поле Автор обязательно для заполнения.
4-46 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Внимание: изменение поля Автор возможно только в режиме ввода резолюции. Если автор введен неверно, удалите резолюцию (клавиши Ctrl-D) и введите ее заново.
Для перехода к следующему полю используйте клавишу TAB.
3. Введите с клавиатуры текст резолюции или нажмите клавишу INSERT - откроется окно для выбора значения из справочника Стандартные тексты (см. главу 7). Выберите текст.
4. При необходимости в поле Катег. укажите категорию резолюции. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка.
5. В поле ОТ введите дату вынесения резолюции. Данное поле обязательно для заполнения.
По умолчанию, в зависимости от настроек пользователя (см.
Глава 26), в поле ОТ может быть установлено значение, соответствующее текущей дате или равное значению этого поля в предыдущей введенной пользователем резолюции.
Дату, установленную по умолчанию, можно отредактировать.
Если данное поле осталось незаполненным, введите нужное значение с клавиатуры или выберите его из календаря.
6. Введите, если требуется, плановую дату исполнения резолюции в поле Дата исполнения/Плановая.
Замечание. Если в РК документа установлено какое-либо значение в поле План (плановая дата исполнения документа), то при вводе резолюции к этому документу оно будет скопировано в поле Дата исполнения/Плановая. При необходимости, это значение можно отредактировать или удалить.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Внимание. При вводе значения в поле Дата исполнения/ Плановая, исполнение резолюции ставится на контроль.
Контрольные резолюции отмечаются красным значком, расположенным в верхней части окна резолюции. Если в Вашей системе ДЕЛО контрольность документов определяется контрольностью их резолюций, в качестве метки используется красная буква. Если же в Вашей системе контрольность документов не зависит от контрольности их резолюций и устанавливается вручную, то контрольные резолюции отмечаются красной галочкой.
7. Введите, если требуется, промежуточную дату исполнения резолюции в поле Дата исполнения/ Промежуточная - по умолчанию при записи РК она устанавливается такой же, как плановая.
8. Введите данные в поле Исполнители (назначьте исполнителей резолюции). Для этого щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов, или нажмите функциональную клавишу F2. Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения (см. Рис. 4-20) или список должностных лиц. Выберите исполнителей из числа должностных лиц организации (см. главу 7).
4-48 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Рис. 4-20 Выбор из справочника Подразделения Также можно выбрать исполнителей, используя поле Добавить с использованием автопоиска.
Щелкните на фамилии, а затем на кнопке Выбрать.
Фамилия скопируется в список исполнителей резолюции.
После выбора исполнителей в поле Исполнители появится список фамилий выбранных должностных лиц. В начале каждой строки списка стоит значок. В зависимости от того, является ли данный исполнитель владельцем какого либо кабинета, значок будет цветным или серым. По умолчанию первый исполнитель указывается как ответственный - перед его фамилией стоит красный восклицательный знак.
Поле Исполнитель обязательно для заполнения.
9. Внесите, если требуется, изменения в составленный список исполнителей:
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Х назначьте другого ответственного исполнителя. Для этого выделите требуемую строку и щелкните на кнопке панели инструментов или нажмите клавишу F5;
Х измените порядок строк в списке, выделяя строки и щелкая на кнопках требуемое число раз;
Х удалите исполнителя из списка, выделив строку и щелкнув на кнопке или нажав сочетание клавиш Ctrl+Del.
10. Внесите в журнал отметку о передаче документа (оригинала или копии) исполнителям. Для этого щелкните на кнопке и далее руководствуйтесь указаниями главы 43.
11. Чтобы РК с резолюцией попала в кабинет к исполнителю, установите флажок на кнопке Рассылать резолюцию. В противном случае, РК останется только в кабинете автора резолюции Эту возможность можно использовать, в том случае, когда нужно зарегистрировать документ, имеющий уже исполненную резолюцию. Исполненной, в данном случае, считается резолюция, в которой в момент ввода одновременно вводится плановая и фактическая даты исполнения Если рассылка исполнителям не отмечена, то кнопка рассылки в свой кабинет будет заблокирована.
Внимание. Флаг Рассылать резолюцию устанавливается и снимается только в режиме ввода резолюции. Последнее его состояние запоминается для использования в качестве значения по умолчанию при вводе следующих резолюций 12. Для рассылки РК исполнителям в кабинет автора резолюции установите отметку на кнопке. После такой рассылки в папке На исполнении кабинета автора резолюции появится новая запись.
4-50 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Если исполнитель и автор контрольной резолюции являются владельцами одного кабинета, то можно не рассылать резолюции в свой кабинет, т. е. не перегружать папку На исполнении. В этом случае РК документа сохранится только в папке На контроле, а отчеты исполнителей могут вводиться из этой папки. Для отмены рассылки щелчком снимите флажок на кнопке. Кнопка изменится на. Повторный щелчок восстановит вид кнопки - признак того, что рассылка в свой кабинет производиться будет.
13. Завершите ввод резолюции, щелкнув на кнопке Записать, чтобы сохранить внесенные данные, или на кнопке Отмена, чтобы отказаться от сделанных изменений.
14. При закрытии окна Резолюция. №ХХ от ДД/ММ/ГГГГ с помощью клавиши ESC или щелчка на кнопке, расположенной в правом верхнем углу окна, система выведет на экран окно с вопросом:
Щелчок на кнопке Да обеспечивает сохранение введенной информации, щелчок на кнопке Нет - выход без сохранения, щелчок на кнопке Отмена - закрывает окно Редактирование резолюции.
15. Если в вашей системе ДЕЛО контрольность документов устанавливается вручную (см. главу 18 настоящего руководства) и Вы обладаете абсолютным правом Постановка на контроль, то при записи контрольной резолюции система выведет на экран предложение установить контрольность и для документа:
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Чтобы поставить документ на контроль, щелкните на кнопке Да. Для отказа - на кнопке Нет.
Если документ имеет несколько контрольных резолюций, такое сообщение будет выводиться при сохранении каждой из них. Если, сохраняя одну из этих резолюций, вы решили изменить контрольность документа и щелкнули на кнопке Да, то при сохранении других контрольных резолюций документа, данное сообщение выводиться уже не будет.
При постановке документа на контроль, значение, введенное в поле Дата исполнения/Плановая окна резолюции, автоматически копируется в поле План окна РК и становится плановой датой исполнения документа.
Если в вашей системе ДЕЛО контрольность документов определяется контрольностью их резолюций, то при вводе контрольной резолюции документ автоматически ставится на контроль. При сохранении контрольной резолюции на экран выводится запрос:
При щелчке на кнопке Да значение, уставленное в поле Дата исполнения/Плановая окна резолюции, будет скопировано в поле План окна РК. При щелчке на кнопке Нет поле План в окне РК остается незаполненным.
4-52 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Замечание. Правило, по которому определяется контрольность документов в Вашей системе указано в подсистеме Справочники, в окне Параметры системы (см. главу руководства системного технолога). Это правило устанавливается при создании базы данных системы и может быть изменено только системным администратором.
Если ввод резолюции производился из какой-либо папки функции Кабинеты, произойдет возврат в окно исходной папки, в остальных случаях - в окно РК.
Если был установлен флажок Рассылать резолюцию, то после ввода резолюции РК документа копируется в папку Поступившие всех кабинетов, владельцами которых являются исполнители резолюции (если исполнителем является владелец текущего кабинета, РК копируется в папку На исполнении данного кабинета). При этом если несколько исполнителей прикреплены к одному кабинету, в папке появится соответствующее число записей. Кроме того, если вынесенная резолюция является контрольной, РК дублируется также в папку На контроле кабинета автора резолюции.
Внимание. Пользователь, обладающий абсолютным правом Ввод резолюции, может также вводить отчет исполнителя и контролировать исполнение резолюции.
При работе с папкой кабинета одна и та же резолюция может быть одновременно введена для нескольких документов.
Чтобы выполнить групповой ввод резолюции:
1. Выделите в папке кабинета РК всех документов, к которым нужно ввести резолюцию.
2. Выберите команду Управление, Ввести резолюцию или нажмите соответствующую кнопку панели инструментов.
Откроется окно запроса, показанное на Рис. 4-21.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Рис. 4-21 Окно запроса 3. Для подтверждения ввода резолюции во все выбранные документы щелкните на кнопке Да.
4. Откроется окно ввода резолюции (см. Рис. 4-19) с заголовком, в котором не будет указан номер РК.
5. Выполните действия, описанные в пунктах со 2 по 13 правил ввода новой резолюции. По окончании ввода резолюции во все выделенные РК будет внесена одна и та же информация, и все РК будут скопированы в одни и те же папки кабинетов.
Кнопки перехода в Журнал передачи документов и Печать в случае группового ввода резолюции будут недоступны.
Просмотр резолюции Чтобы просмотреть резолюцию:
1. При работе с какой-либо папкой кабинета, установите указатель 4 рядом с требуемой РК (резолюцией) и выберите команду Управление/Просмотреть резолюцию (или щелкните мышью на кнопке панели инструментов ).
4-54 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями При работе с РК документа, перейдите в разделе Резолюция к нужной резолюции. Перемещение по списку резолюций осуществляется с помощью кнопок панели инструментов раздела (можно, также, воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+ и Ctrl+). Для просмотра будут доступны только те резолюции, у которых автором или исполнителем является должностное лицо из подразделения, прикрепленного к текущей картотеке.
Найдя нужную резолюцию, щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела.
Откроется окно выбранной резолюции документа (см. Рис.
4-22).
Рис. 4-22 Окно просмотра резолюции В отличие от окна ввода новой резолюции (см. Рис. 4-19), панель инструментов имеет только три активные кнопки:
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Кнопка Действие Просмотреть отчет исполнителя;
Редактировать отчет исполнителя;
Настройки пользователя (открыть окно Настройки пользователя, закладку Кабинеты).
Замечание. Если РК какого-либо документа находится в папках Поступившие, На исполнении или На контроле, окно просмотра резолюции можно открыть другим способом:
Х установите указатель 4 рядом с нужной РК в списке документов, находящихся в папке;
Х выберите команды Управление, Просмотреть резолюцию или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна папки или вызовите контекстное меню и выберите данную команду в нем.
2. При необходимости, просмотрите и отредактируйте отчет исполнителя и настройки пользователя (если имеете право на данные действия), щелкнув на соответствующей кнопке.
3. По окончании просмотра щелкните на кнопке Закрыть.
Произойдет возврат в исходное окно - РК или папки кабинета.
Чтобы напечатать резолюцию, щелкните на кнопке Печатать (кнопка видна, если в настройках пользователя установлена галка Доступна печать резолюций). Откроется окно редактора Word с текстом резолюции и другой информацией о ней.
Напечатайте документ средствами Word.
Если требуется просмотреть резолюции РК, авторами или исполнителями которых являются должностные лица из подразделений, относящихся не к текущей картотеке, смените картотеку.
4-56 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Внимание. Просмотр всех резолюций к документу возможен только в случаях, когда такое право предоставлено пользователю системным технологом. Если такое право не предоставлено, то пользователь сможет просматривать резолюции, соответствующие доступным ему картотекам (в список картотек войдут не все картотеки, в которых находится текущая РК, а только доступные пользователю картотеки).
Для изменения картотеки:
1. Щелкните на кнопке, расположенной в нижней части окна РК, рядом с полем Картотека (см. Рис. 4-18).
Откроется список всех картотек, в которых находится текущая РК.
2. Щелкните на названии требуемой картотеки. Список картотек закроется, в поле будет введено новое значение.
При этом в полях РК, относящихся к резолюции, появятся реквизиты первой из резолюций, у которых автором или исполнителем является должностное лицо из какого-либо подразделения, относящегося к выбранной картотеке.
Редактирование резолюции Внимание. Редактировать резолюцию может только пользователь, имеющий право вводить резолюцию за автора данной резолюции.
Чтобы отредактировать резолюцию:
1. Откройте РК документа (см. Как открыть РК).
2. В разделе Резолюция перейдите к нужной резолюции.
Перемещение по списку резолюций осуществляется с помощью кнопок панели инструментов раздела (можно, также, воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+ и ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Ctrl+). Доступность резолюций для редактирования будет определяться правами, которые даны пользователю.
3. Щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела Резолюция. Откроется окно резолюции в режиме редактирования. Окно имеет такую же панель инструментов, как и окно ввода резолюции (см. Рис.
4-19).
Замечание. Если РК какого-либо документа находится в папках Поступившие, На исполнении, то перейти к режиму редактирования резолюции можно другим способом:
Х установите указатель 4 рядом с нужной РК в списке документов, находящихся в папке;
Х выберите команды Управление, Просмотреть резолюцию или щелкните на кнопке на панели инструментов или вызовите контекстное меню и выберите данную команду в нем;
Х для перехода к режиму редактирования резолюции, щелкните на кнопке Редактировать, расположенной в нижней части окна.
Если РК находится в папке На контроле какого-либо кабинета, окно редактирования резолюции можно открыть другим способом:
Х установите указатель 4 рядом с требуемой РК (резолюцией);
Х выберите команды Управление, Редактировать резолюцию или вызовите контекстное меню и выберите данную команду в нем.
4. Отредактируйте нужные реквизиты, руководствуясь указаниями раздела Ввод резолюции.
5. Если при вводе резолюции не был установлен переключатель Рассылка в кабинет автора, а необходимо произвести рассылку, установите переключатель. В этом случае рассылка будет произведена.
4-58 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Если необходимо отменить рассылку в кабинет автора, снимите переключатель - РК с резолюцией удалится из кабинета 6. Если требуется, введите сведения о ходе исполнения резолюции в поле Ход исполнения. Текст можно вводить с клавиатуры или нажав клавишу INSERT - откроется окно для выбора значения из справочника Стандартные тексты (см. главу 7). Выберите текст Внимание. Доступность поля зависит от прав, которые предоставлены данному пользователю.
7. Завершите редактирование резолюции, щелкнув на кнопке Записать, для сохранения внесенных изменений, или на кнопке Отмена, чтобы отказаться от них. При закрытии окна Резолюция. №ХХ от ДД/ММ/ГГГГ с помощью клавиши ESC или щелчка на кнопке в правом верхнем углу, система выведет на экран окно с вопросом:
Щелчок на кнопке Да обеспечивает сохранение введенной информации, щелчок на кнопке Нет - выход без сохранения, щелчок на кнопке Отмена - закрывает окно Редактирование резолюции (проекта).
При этом если окно редактирования резолюции открывалось из окна редактирования РК, при возврате откроется окно просмотра РК.
Замечание. Можно удалить редактируемую резолюцию, нажав сочетание клавиш Ctrl+D. Запись о произведенном удалении будет внесена в протокол работы с РК.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Просмотр списка резолюций документа Если документ имеет резолюции в нескольких картотеках, можно просмотреть список всех резолюций, принятых по данному документу в картотеках, доступных пользователю.
Чтобы открыть список резолюций документа:
1. Откройте РК нужного документа (см. Как открыть РК).
2. Выберите команды Резолюции/Перечень резолюций или щелкните на названии раздела Резолюция (можно также нажать клавиши Alt+R). Откроется окно, содержащее список резолюций (см. Рис. 4-23).
Рис. 4-23 Перечень резолюций документа В зависимости от состояния кнопки, расположенной на панели инструментов окна, это будет либо список резолюций, принадлежащих текущей картотеке (флажок не установлен), либо список резолюций, находящихся во всех картотеках, доступных пользователю (флажок установлен).
4-60 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Окно имеет собственную панель инструментов, на которой находятся следующие кнопки:
Кнопка Действие Просмотреть отмеченную резолюцию.
Данная кнопка активна только в том случае, если в списке находятся резолюции текущей картотеки (т.е. если на кнопке не установлен флажок);
Кнопки перемещения по списку резолюций.
Перемещаться по списку резолюций можно также с помощью полосы вертикальной прокрутки или с помощью клавиш, Page Up и Page Down;
Показать список резолюций, принятых по данному документу в доступных пользователю картотеках.
Резолюции в списке располагаются в порядке возрастания даты наложения резолюции и содержат следующие реквизиты:
Х Автор - автор резолюции;
Х Текст резолюции;
Х от - дата наложения резолюции;
Х план. - плановая дата исполнения резолюции;
Х факт. - фактическая дата исполнения резолюции;
Х Исполнитель - список исполнителей резолюции;
Х Дата - дата отчета исполнителя;
Х Отчет - текст отчета исполнителя;
Х Основание для снятия с контроля - поле появляется только в том случае, если основание для снятия резолюции с контроля было введено.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Х Если резолюция является контрольной (т.е. имеет плановую дату исполнения), она отмечена красным значком: буквой или галочкой, в зависимости от того, какое правило определения контрольности документов используется в вашей системе ДЕЛО (см. главу 18 настоящего руководства).
Создание проекта резолюции Вводить проекты резолюций могут только пользователи, обладающие абсолютным правом Исполнение резолюций от имени каких-либо должностных лиц.
Чтобы ввести проект резолюции:
1. Откройте РК нужного документа и выберите команды Резолюции, Ввести проект резолюции (или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов раздела Резолюция).
При работе с какой-либо папкой кабинета установите указатель 4 рядом с требуемой РК и выберите из меню Управление команду Ввести проект резолюции (или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна папки).
Откроется окно Проект резолюции. №ХХ от ДД/ММ/ГГГГ (см. Рис. 4-24). На панели инструментов этого окна, в отличие от окна ввода резолюции (см. Рис. 4-19), отсутствует кнопка и часть полей.
4-62 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Рис. 4-24 Окно ввода проекта резолюции 2. Выполните действия, описанные в пунктах со 2 по раздела Ввод резолюции.
В отличие от резолюции, обязательным для заполнения полем является только поле Автор.
Если ввод проекта резолюции производился из какой-либо папки функции Кабинеты, произойдет возврат в окно исходной папки, в остальных случаях - в окно основного раздела РК.
Внимание. Автором проекта резолюции может быть только должностное лицо - владелец кабинета с правом доступа к папкам У руководства и На рассмотрении.
После ввода проекта резолюции, РК документа автоматически копируется в папки У руководства и На рассмотрении кабинета, владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле Автор.
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Просмотр проекта резолюции Чтобы просмотреть проект резолюции:
1. Откройте папку У руководства или На рассмотрении (см.
Глава 23, раздел Главное окно функции Кабинеты), в которой хранится РК с нужным проектом резолюции.
2. Установите указатель 4 рядом с требуемой РК в списке документов и выберите команды Управление, Просмотреть проект или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.
Утверждение проекта резолюции Чтобы утвердить проект резолюции:
1. Откройте папку На рассмотрении (см. Глава 23, раздел Главное окно функции Кабинеты), в которой хранится РК с нужным проектом резолюции.
2. Установите указатель 4 рядом с требуемой РК и выберите команды Управление, Редактировать проект. Откроется окно для утверждения проекта резолюции (см. Рис. 4-25).
4-64 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 24 Работа с резолюциями Рис. 4-25 Окно для утверждения проекта резолюции 3. Внесите, если требуется, изменения в проект резолюции, руководствуясь п. 2Ц13 раздела Ввод резолюции. От изменений можно отказаться, щелкнув на кнопке Отменить.
4. Щелкните на кнопке Вернуть - произойдет возврат в окно папки На рассмотрении.
После утверждения проекта резолюции РК документа автоматически удаляется из папки На рассмотрении, а в папке У руководства около плановой даты появляется знак плюс (колонка План).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Рассылка резолюции после рассмотрения После рассмотрения проекта резолюции, автор проекта резолюции (или пользователь, обладающий соответствующими правами) должен разослать резолюцию исполнителям.
Для этого:
1. Откройте папку У руководства (см. Глава 23, раздел Главное окно функции Кабинеты), в которой хранится РК с утвержденным проектом резолюции. Установите указатель 4 рядом с требуемой РК и выберите команды Управление, Редактировать проект - откроется окно, изображенное на Рис. 4-24, в котором на месте кнопки Вернуть будет кнопка Разослать.
Внимание. Предложенная технология работы с проектом резолюции не является единственно верной. Разослать проект из папки У руководства, используя кнопку Разослать, можно и до его утверждения в папке На рассмотрении.
2. Просмотрите проект резолюции. Если был изменен состав исполнителей, внесите соответствующие изменения в журнал передачи документов (п. 10 раздела Ввод резолюции). Если требуется, введите дату резолюции.
3. Щелкните на кнопке Разослать. Произойдет возврат в окно папки У руководства, в котором РК разосланного документа будет удалена.
Рассылка утвержденного проекта резолюции по своим последствиям полностью соответствует режиму ввода резолюции: происходят изменения в окне РК и копирование РК в папки кабинетов, как это описано в разделе Ввод резолюции.
4-66 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 25 Исполнение резолюци Глава 25. Исполнение резолюции Исполнение резолюции завершается вводом отчета исполнителя в РК документа. Исполнителями документа могут быть как владельцы кабинетов, так и должностные лица, не являющиеся владельцами кабинета. Ввод отчета в этих двух случаях производится по-разному.
Ввод отчета исполнителя-владельца кабинета Внимание. Ввод отчета исполнителя производится пользователем, имеющим право:
Х Исполнение резолюции за исполнителя резолюции;
Х Ввод резолюции или Контроль резолюций за автора резолюции.
_ Чтобы ввести отчет из папки кабинета:
1. Откройте папку Поступившие или На исполнении (см.
Глава 23, раздел Главное окно функции Кабинеты), в которой хранится РК с резолюцией, требующей отчета данного исполнителя.
2. Установите указатель 4 рядом с требуемой РК и выберите команды Управление, Исполнить. Откроется окно Отчет исполнителя (см. Рис. 4-26).
ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 4- Часть 4 Исполнение документов Рис. 4-26 Окно для ввода отчета исполнителя резолюции.
3. Введите с клавиатуры текст отчета или нажмите клавишу INSERT для выбора значения из справочника Стандартные тексты (см. главу 7).
4. Введите дату отчета в поле Дата с клавиатуры или с помощью календаря (см. главу 7).
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы подтвердить ввод отчета, или на кнопке Отмена, чтобы отказаться от него. При закрытии окна Отчет исполнителя с помощью клавиши ESC или щелчка на кнопке в правом верхнем углу, система выведет на экран окно с вопросом:
Щелчок на кнопке Да обеспечивает сохранение введенной информации, щелчок на кнопке Нет - выход без сохранения, щелчок на кнопке Отмена - закрывает окно Редактирование отчета исполнителя.
4-68 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 25 Исполнение резолюци При закрытии окна Отчет исполнителя произойдет возврат в окно папки Поступившие или На исполнении. При этом:
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 7 | Книги, научные публикации