Книги, научные публикации Pages: | 1 | ... | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство пользователя Том 1 Часть 1-3 Москва, 2005 Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО ...

-- [ Страница 5 ] --

2. При вводе значений в текстовые поля запросной формы руководствуйтесь правилами, изложенными в разделе Поиск в текстовых полях.

Если при заполнении текстового поля требуется указать какой-либо служебный символ (И, ИЛИ, пусто, начало поля и т. д.), щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля, и из раскрывшегося списка выберите название нужного оператора.

6-48 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 34 Поиск РКПД 3. При выборе в качестве критерия отбора регистрационного номера проекта документа (Рег. №), поле этого критерия заполняется по правилам, приведенным в главе Поиск по регистрационному номеру (см. п. 4).

4. Реквизит Дата создания РКПД (поле От в РКПД) в режиме Поиск РКПД преобразован в два критерия: Дата создания и Год создания.

5. В режиме Поиск РКПД для большинства реквизитов типа Дата можно задавать условия поиска РКПД с учетом состояния данного реквизита (реквизит не заполнен;

реквизит в РКПД заполнен, но его значение не учитывается;

реквизит в РКПД заполнен и его значение попадает в установленный диапазон).

Порядок заполнения полей типа Дата изложен в разделе Особенности заполнения полей запросной формы в режиме Обобщенный поиск (см. п. 8).

Глава 35. Работа с отобранными документами В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком документов или проектов документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора. При этом происходят изменения в составе строки меню и панели инструментов главного окна (см.

Рис. 6-1).

Главное окно функции Поиск при работе с найденными документами Главное окно содержит строку меню, панель инструментов и рабочее окно папки Найденные документы со списком РК документов или РК проектов документов (см. Рис. 6-17).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Рис. 6-17 Окно папки Найденные документы со списком найденных РК Строка меню главного окна имеет следующие пункты:

Х Поиск (см. Глава 28).

Х Папки - является командой для перехода работе с личными папками пользователя (см. раздел Как пользоваться личными папками).

Х Управление - содержит команды для выделения РК (РКПД) в папке, помещения карточек в личную папку, помещения номеров РК (РКПД) в буфер (см. главу 13, раздел Связки), команды перехода к просмотру выбранной карточки, перехода к просмотру и редактированию отдельных реквизитов РК (РКПД), а для найденных РК - также команду Переслать РК;

Х Вид - содержит команды изменения состава колонок таблицы:

- Краткое содержание - в результате выполнения команды будет отображена колонка Краткое 6-50 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 35 Работа с отобранными документами содержание. В результате повторного выполнения данной команды - колонка будет скрыта.

- Корреспондент - в результате выполнения команды будет отображена колонка Корреспондент. В результате повторного выполнения данной команды - колонка будет скрыта.

Внимание. В окне, содержащем список найденных РКПД, пункт меню Вид отсутствует.

Х Печать - команды печати документов.

Х Окно, Справка, Выход (см. главу 6).

Панель инструментов окна состоит из следующих кнопок, дублирующих команды меню:

Кнопка Название или действие Переход к режиму поиска По РК;

Переход к режиму поиска По номерам;

Переход к режиму поиска По резолюциям;

Переход к режиму поиска По журналу передачи документа;

Переход к режиму Обобщенного поиска;

Переход к режиму поиска По проектам документов;

Переход к режиму работы с личными папками (команда Папки);

Скопировать в личную папку выделенные в списке отобранных документов элементы. При этом бывшие до этого в личной папке документы удаляются;

Добавить в личную папку выделенные в списке документы (без удаления хранящихся в личной папке ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов документов);

Пересечь с документами личной папки. В результате выполнения команды, выделенные в списке документы сравниваются с документами, хранящимися в личной папке. При этом в личной папке остаются только совпавшие по регистрационному номеру документы;

Вычесть из документов личной папки. В результате выполнения команды, из личной папки удаляются РК, которые входят в число выделенных в списке отобранных документов;

Выделить все элементы в списке отобранных документов;

Отменить выделение в списке отобранных документов;

Просмотреть РК (Просмотреть РКПД). Для просмотра открывается карточка, в строке которой установлен курсор;

Печать списка отмеченных документов;

Закрыть текущее рабочее окно.

Рабочим окном функции Поиск может быть как окно папки Найденные документы, так и окно личной папки. В обоих случаях окно содержит список РК (РКПД), оформленный в виде таблицы.

При отборе РК документов таблица имеет следующие колонки, заголовки которых служат кнопками, позволяющими проводить сортировку записей:

Х Первая колонка содержит значок, характеризующий тип РК.

Щелчок на кнопке-заголовке этой колонки приведет к сортировке документов в следующем порядке: - входящие, - письма и обращения граждан, - исходящие.

6-52 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 35 Работа с отобранными документами Х Во второй колонке находится признак контрольности документов. Щелчок на кнопке-заголовке этой колонки приведет к сортировке документов в следующем порядке:

контрольные документы, документы, снятые с контроля, документы, не имеющие контрольности.

Х РК № - номер РК;

Х Дата - дата регистрации РК;

Х Краткое содержание - информация о документе;

Х Корреспондент - наименование отправителя;

Х Исх.№ - регистрационный номер документа корреспондента;

Х Дата - дата регистрации документа в организации корреспондента;

Х Подписал - фамилия, и инициалы лица, подписавшего входящий документ.

При отборе проектов документов таблица имеет графы:

Х Первая колонка содержит признак проекта документа - ;

Х Номер проекта - регистрационный номер РКПД;

Х Дата - дата создания РКПД;

Х Состояние - статус проекта, характеризующий стадию, на которой находится данный проект в текущий момент времени (Создан, На визировании, На подписи и т.д.) Х Краткое содержание - краткое содержание проекта документа;

Х Исполнитель - исполнитель проекта документа.

Заголовки граф одновременно являются кнопками сортировки.

Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей таблицы в соответствии со значениями данной графы. При этом сортировка производится по алфавиту (от А до Я) для буквенных значений и в порядке возрастания для числовых. Повторный щелчок на заголовке меняет порядок сортировки на противоположный текущему (от Я до А для буквенных значений и в порядке убывания для числовых).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Как пользоваться личными папками Каждый пользователь может создавать личные папки для отбора РК и РКПД по собственному усмотрению.

Причем, РК документов помещаются в личные папки, предназначенные для работы с РК документов, а РКПД - в личные папки, используемые для работы с РК проектов документов.

Регистрационные карточки, помещенные в личную папку, можно просматривать и редактировать. К ним также можно вводить комментарии, недоступные для других пользователей.

РК документов и проектов документов для помещения в личную папку отбираются:

Х из папок кабинетов при работе с функцией Кабинеты (см.

главу 23);

Х из папки Найденные документы;

Х РК - из списка Документы, зарегистрированные дд/мм/гггг;

Х РКПД - из списка Проекты, готовые к регистрации функции Регистрация;

Х из других личных папок пользователя.

Кроме того, РК (РКПД) можно поместить в личную папку пользователя, находясь в режиме просмотра РК (РКПД).

6-54 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 35 Работа с отобранными документами Как создать, изменить, а также очистить или удалить личную папку Чтобы перейти к режиму работы с личными папками:

1. Запустите функцию Поиск (см. Глава 28).

2. Чтобы перейти к режиму работы с личными папками, предназначенными для работы с РК документов, откройте окно любой запросной формы поиска РК документов.

Чтобы перейти к режиму работы с личными папками, используемыми для работы с РКПД, откройте окно запросной формы поиска проектов документов.

3. Находясь в рабочем окне формирования запроса или в окне папки отобранных в результате поиска документов (проектов документов) (см. Рис. 6-17), выберите команду Папки или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно Папки пользователя (см. Рис. 6-18).

Рис. 6-18 Окно для создания и выбора личных папок ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Окно содержит список папок, оформленный в виде таблицы.

Таблица имеет три колонки, заголовки которых одновременно служат кнопками, дающими возможность выполнять сортировку папок:

Х Название папки (сортировка по алфавиту).

Х Дата создания (сортировка в порядке убывания даты).

Х Кол-во (количество РК в папке, сортировка в порядке убывания числа).

Чтобы создать личную папку:

1. Щелкните на кнопке Добавить (см. Рис. 6-18). Откроется окно Добавить папку (см. Рис. 6-19).

Рис. 6-19 Окно для добавления папки 2. В поле Наименование введите с клавиатуры название папки.

3. Если требуется, в поле Комментарий введите с клавиатуры текст комментария.

4. Завершите создание папки, щелкнув на кнопке Записать, чтобы записать внесенные данные (или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от записи). Окно Добавить папку закроется. В окне Папки пользователя появится новая строка с наименованием добавленной папки.

6-56 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 35 Работа с отобранными документами Чтобы изменить наименование папки или комментарий к ней:

1. Находясь в окне Папки пользователя (см. Рис. 6-18), установите указатель 8 рядом с наименованием редактируемой папки.

2. Щелкните на кнопке Изменить. Откроется окно Изменить папку, отличающееся от окна, показанного на Рис. 6-19, только заголовком.

3. Внесите необходимые изменения и щелкните на кнопке Записать.

Чтобы удалить папку:

1. Находясь в окне Папки пользователя (см. Рис. 6-18), установите указатель 8рядом с удаляемой папкой.

2. Щелкните на кнопке Удалить. Откроется окно, содержащее предложение подтвердить удаление папки (см. Рис. 6-20).

Рис. 6-20 Окно для подтверждения удаления папки 3. Щелкните на кнопке Да. Окно закроется, а указанная папка будет удалена из списка личных папок пользователя.

Чтобы очистить папку от содержимого:

1. Находясь в окне Папки пользователя (см. Рис. 6-18), установите указатель 8 рядом с наименованием требуемой папки.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 2. Щелкните на кнопке Очистить. Откроется окно, содержащее предложение подтвердить изъятие РК (РКПД) из папки, подобное окну, показанному на Рис. 6-20.

3. Щелкните на кнопке Да. Окно закроется, а в колонке Кол-во для указанной папки появится число 0.

Как поместить РК (РКПД) в личную папку Чтобы поместить РК (РКПД) в личную папку:

1. Откройте исходную папку (папку отобранных документов или личную папку), из которой будут отбираться РК (РКПД).

Если в качестве исходной используется личная папка, то для ее открытия:

Х выберите команду Папки или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно Папки пользователя с полным списком личных папок (см. Рис.

6-18);

Х установите указатель 8 рядом с наименованием папки, которая будет использоваться в качестве исходной, и щелкните на кнопке Выбрать. Откроется окно, имеющее заголовок выбранной папки (см. Рис. 6-21).

6-58 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 35 Работа с отобранными документами Рис. 6-21 Окно личной папки, предназначенной для работы с РК документов Главное окно функции Поиск при работе с личной папкой имеет те же элементы, что и в случае работы с папкой Найденные документы (см. раздел Главное окно функции Поиск при работе с найденными документами), а также дополнительную кнопку на панели инструментов Удалить из папки выделенный документ. Окно личной папки имеет внизу дополнительное поле, в которое можно ввести комментарий, относящийся к выделенному в списке документу.

2. Выделите в исходной папке документы для помещения в личную папку. Если требуется выделить все документы в папке, выберите команды Управление, Отметить или щелкните на кнопке на панели инструментов. Отменить выделение можно с помощью команды Управление, Снять отметку, а также щелчком на кнопке.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 3. Выберите один из трех способов помещения РК (РКПД) в личную папку, выбрав указанную в скобках команду или нажав соответствующую ей кнопку панели инструментов:

Х копирование РК (РКПД), выделенных в исходной папке, в личную папку. При этом все РК (РКПД), находившиеся в личной папке, удаляются (команда Управление, Скопировать в, кнопка );

Х добавление РК (РКПД), выделенных в исходной папке, в личную папку. При этом если в личной папке ранее были какие-либо из выделенных РК (РКПД), они не будут копироваться повторно (команда Управление, Добавить в, кнопка );

Х пересечение выделенного списка в исходной папке и содержимого личной папки, т. е. удаление из личной папки всех РК (РКПД), кроме тех, которые входят в число выделенных в исходной папке (команда Управление, Пересечь с, кнопка );

Откроется окно Папки пользователя (см. Рис. 6-18). Если исходной папкой была одна из личных папок, этой папки в списке окна не будет.

4. Выберите личную папку, в которую будут помещены РК. Для этого установите указатель 8 рядом с наименованием требуемой папки и щелкните на кнопке Выбрать.

Требуемые РК (РКПД) будут помещены в выбранную папку, после чего вновь откроется окно исходной папки.

Кроме папки Найденные документы и личных папок, исходной также может быть любая папка кабинета (функция Кабинеты), но в этом случае можно только добавлять РК (РКПД) в личную папку.

6-60 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 35 Работа с отобранными документами Что можно сделать с РК (РКПД), помещенными в личную папку пользователя РК документов, находящихся в личной папке, можно просматривать и редактировать, получать реестры, распечатывать списки документов по одному из выбранных шаблонов, вводить комментарий к РК, а также удалять РК из папки.

Внимание. В режиме просмотра личных папок РК отображаются с учетом доступных пользователю грифов доступа. РК, недоступные пользователю, просмотреть невозможно.

РКПД, находящиеся в личной папке пользователя, можно просматривать и редактировать, вводить к ним комментарий, а также удалять РКПД из папки. Кроме того, можно распечатать списки РКПД.

Чтобы ввести комментарий к РК (РКПД):

1. Находясь в окне личной папки, установите указатель рядом с РК (РКПД), к которой требуется ввести комментарий.

2. Введите с клавиатуры текст комментария в поле, расположенном в нижней части окна папки.

Чтобы удалить РК (РКПД) из личной папки:

1. Выделите РК (РКПД), которые следует удалить. Для удаления всех РК (РКПД) из папки выберите команды Управление, Отметить все или щелкните на кнопке на панели инструментов.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 2. Выберите команды Управление, Удалить из или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

Откроется окно, содержащее предложение подтвердить удаление РК (РКПД), подобное окну, показанному на Рис.

6-20.

3. Щелкните на кнопке Да. Окно закроется, выделенные РК (РКПД) будут удалены из папки.

Кроме того, удаление документов из личной папки можно осуществить из папки Найденные документы или другой личной папки. Для этого выделите в исходной папке нужные документы и выберите команды Управление, Вычесть из (или щелкните на кнопке ). Затем, в открывшемся окне Папки пользователя выделите мышкой папку, из которой надо удалить выделенные РК (РКПД) и щелкните на кнопке Выбрать.

При этом из выбранной личной папки, будут удалены РК (РКПД), которые входят в число выделенных в исходной папке.

Печать перечня РК документов Любой список РК, выведенный на экран, может быть напечатан полностью или выборочно в соответствии с шаблонами для различных видов РК.

Чтобы напечатать список:

1. Выделите документы, которые должны войти в список. Если требуется напечатать весь список, выберите команды Управление, Отметить все или щелкните на кнопке на панели инструментов.

2. Выберите команды Печать, Выбор шаблона. Откроется окно Выбор шаблона (см. Рис. 6-22):

6-62 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 35 Работа с отобранными документами Рис. 6-22 Окно выбора шаблона Если требуется сменить установленный по умолчанию шаблон:

Х Щелкните на кнопке 6, примыкающей справа к полю Шаблоны. Откроется список всех шаблонов.

Х Щелкните на названии требуемого шаблона. Список закроется, а в поле будет сформировано новое значение.

Х Щелкните на кнопке Записать, чтобы подтвердить изменение шаблона, или Отменить, чтобы отказаться от изменения. Окно Выбор шаблона закроется.

Замечание. Если подряд печатается несколько перечней документов с использованием одного и того же шаблона, действия, описанные в п. 2, можно пропустить.

3. Выберите команды Печать, Печать... или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно текстового редактора Word, в котором будет сформирован перечень выбранных документов в соответствии с заданным шаблоном.

4. Напечатайте перечень в соответствии с правилами работы с документами Word.

5. Для того чтобы вернуться к исходному окну задачи, из которой выполнялась печать списка РК, щелкните на кнопке задачи, расположенной на панели задач Windows, или выйдите из Word.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Внимание. Редактор Word должен быть установлен на пользовательском компьютере.

6. Отменить выделение можно с помощью команд Управление, Снять отметку, а также щелчком на кнопке.

Печать перечня РКПД Любой список РКПД, выведенный на экран, может быть напечатан полностью или выборочно.

Чтобы напечатать список:

1. Выделите РКПД, которые должны войти в список. Если требуется напечатать весь список РКПД, отображенный на экране, выберите команды Управление, Отметить все или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

2. Выберите команды Печать, Печать... или щелкните на кнопке. Откроется окно текстового редактора Word, в котором будет сформирован список выбранных РКПД.

3. Распечатайте полученный список, используя средства MS Word, после чего закройте это приложение.

6-64 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 36 Просмотр и печать РК Глава 36. Просмотр и печать РК Чтобы войти в режим просмотра РК:

1. В списке РК установите указатель 4 в строке той РК, которую требуется открыть для просмотра.

2. При работе в одной из папок кабинета (папки № 1 - 5) выберите команды Управление, Просмотреть РК или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

В функциях Опись дел и Регистрация документов используйте команды Файл, Просмотреть РК (или щелкните на кнопке ).

В главном окне текущей функции откроется окно РК (см.

Рис. 6-23).

Рис. 6-23 Пример окна основного раздела РК (режим просмотра) ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Внимание. Если при работе с РК в предыдущих сеансах работы пользователя была выбрана команда Вид, Открывать закладку Доп. реквизиты при открытии РК, то при открытии РК этой же группы документов по умолчанию откроется страница Доп.

реквизиты.

Строка меню окна РК имеет следующие пункты:

Х Файл - меню содержит команды перехода к регистрации следующей РК или завершения регистрации, работы со связанными документами, а также режимов печати РК, реестра, штампа и штрих-кода, удаления РК.

Х Действия - меню содержит команды перехода к режимам редактирования, пересылки и отправки по электронной почте РК, а также перемещения РК и помещения номера РК в буфер (для последующего связывания РК).

Х Реквизиты - меню содержит команды перехода к окнам множественных реквизитов РК, к работе с журналами передачи документа, ознакомления с документом и пересылок РК, к просмотру протокола работы пользователя, а также команду постановки документа на контроль/снятия с контроля.

Х Резолюции - меню содержит команды перехода к режиму ввода резолюций и проекта резолюций.

Х Вид - меню содержит команды перехода к смене видов реквизитов РК, смене картотеки и кабинета, просмотру различных РК, возврата к просмотру списка РК.

На панели инструментов окна находятся следующие кнопки:

Кнопка Название или действие Создание новой РК (дублирует команды Файл, Создать РК) - F Создание РК той же группы (дублирует команды Файл, Создать РК той же группы) - Ctrl+F Создание связанной РК (дублирует команды Файл, Создать связанную РК) - Shift+F 6-66 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 36 Просмотр и печать РК Создание РК проекта документа (дублирует команды Файл, Создать РКПД);

Сохранить внесенные изменения без выхода из режима регистрации (дублирует команды Файл, Записать РК) - Ctrl+S;

Редактировать РК (дублирует команды Действия, Редактировать РК) - F Перевести РК в режим просмотра (дублирует команды Действия, Перейти в просмотр РК) - Shift+F Печать РК (дублирует команды Файл, Печать РК) - Ctrl+P Печать реестра (дублирует команды Файл, Печать реестра) - Ctrl+Shift+P Печать штампа (дублирует команды Файл, Печать штампа) - Ctrl+Y Печать штрих-кода (дублирует команды Файл, Печать штрих-кода) - Ctrl+Q Пересылка РК в другое подразделение или другому должностному лицу (дублирует команды Действия, Переслать РК) - F Раскрыть поле РК (дублирует команды Вид, Раскрыть поле) - Ctrl+Пробел Поставить документ на контроль либо снять документ с контроля (дублирует команды Реквизиты, Поставить/снять с контроля).

Кроме того, для обеспечения более удобного просмотра РК, находящихся в папке, на панели инструментов имеются:

Кнопка Название или действие Первая РК (перейти к просмотру первой в списке РК);

Предыдущая РК (перейти к просмотру предыдущей по списку РК);

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Следующая РК (перейти к просмотру следующей по списку РК) Последняя РК (перейти к просмотру последней в списке РК) Названия полей множественных реквизитов РК (Корр., Кому, Рубр. и т.д.) одновременно являются кнопками. При щелчке на названии-кнопке открывается окно выбранного реквизита.

Просмотр резолюций Для того чтобы просмотреть резолюции текущего документа, воспользуйтесь правилами, изложенными в главе 24.

Просмотр основных реквизитов РК Часть реквизитов РК (например, Подписал, Исполнитель и т. д.) имеет значения, усеченные по сравнению с информацией, хранящейся в справочниках системы. Для просмотра детальной информации о таких реквизитах щелкните на кнопке, расположенной рядом с полем.

Для просмотра полного списка значений множественных реквизитов (Подписал, Визы, Адресаты и т.д.) откройте окно нужного реквизита. Для этого щелкните на названии поля этого реквизита в окне РК или выберите из меню Реквизиты соответствующую команду. Правила работы с множественными реквизитами РК изложены в главе 13 настоящего руководства.

Просмотр прикрепленных файлов Внимание. Просмотр файлов пользователем возможен при условии, что гриф доступа к файлу соответствует одному из грифов доступа, определенных системным технологом данному пользователю.

6-68 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 36 Просмотр и печать РК Чтобы просмотреть содержимое прикрепленных файлов:

1. Выберите команды Реквизиты, Файлы или щелкните на названии раздела Файлы. Откроется окно со списком файлов, прикрепленных к текущей РК.

2. Щелчком мыши выделите нужный файл и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна.

Выбранный файл будет открыт в формате того приложения, которое ассоциировано с данным типом файлов.

3. Завершив просмотр файла, закройте окно приложения.

4. Для просмотра другого файла повторите действия, описанные выше (как правило, новый файл можно открыть, не закрывая ранее открытые файлы).

5. Закончив просмотр файлов, закройте окно Файлы.

Произойдет возврат в рабочее окно РК.

Просмотр РК связанных документов Чтобы просмотреть РК связанных документов:

1. Выберите команды Реквизиты, Связки или щелкните на названии поля Связки в окне РК. Откроется окно, содержащее список связанных документов.

2. Дважды щелкните на связанном документе. Откроется его РК.

3. Чтобы вернуться к исходной РК, закройте все открытые для просмотра связанные РК, используя команду Файл, Закрыть (или нажимая клавишу ESC).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Печать РК Чтобы вывести на печать основные реквизиты РК, выберите команду Печать или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно текстового редактора Word, содержащее реквизиты РК, расположенные на странице в соответствии с шаблоном для данного вида РК.

Распечатайте полученный документ, используя средства MS Word, после чего закройте это приложение.

Внимание. На компьютере пользователя должен быть установлен редактор Word.

Навигация по списку РК Чтобы перейти к просмотру другой РК из числа находящихся в папке, выберите из меню Вид одну из команд перемещения по списку РК или щелкните на соответствующей кнопке, расположенной на панели инструментов (описание кнопок см.

выше).

Завершение просмотра РК Чтобы закончить просмотр РК, выберите команды Файл, Закрыть или нажмите на клавиатуре клавишу ESC. Произойдет возврат в окно исходной папки.

6-70 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 37 Редактирование и удаление РК Глава 37. Редактирование и удаление РК Внимание. Редактирование РК может производить только пользователь, обладающий правом Редактирование РК в текущей картотеке.

Чтобы войти в режим редактирования РК:

1. Откройте РК (см. Просмотр и печать РК).

2. Выберите команды Действия, Редактировать РК или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Окно РК будет переведено в режим редактирования.

Если Вы открываете РК из списка Документы, зарегистрированные дд/мм/гггг функции Регистрация, можно сразу открыть РК в режиме редактирования, щелкнув на кнопке, расположенной на панели инструментов окна этого списка.

Строка меню и панель инструментов окна РК описаны в главе 36 настоящего руководства.

Внимание. Если при работе с РК в предыдущих сеансах работы пользователя была выбрана команда Вид, Открывать закладку Доп. реквизиты при открытии РК, то при открытии РК этой же группы документов по умолчанию откроется страница Доп.

реквизиты.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Редактирование резолюций к РК Чтобы отредактировать резолюции к текущему документу воспользуйтесь правилами, изложенными в главе 24, разделе Работа с резолюциями Редактирование основных реквизитов РК Чтобы отредактировать значения основных реквизитов РК воспользуйтесь правилами заполнения полей, изложенными в главе 11 (для исходящих документов) и главе 12 (для входящих документов).

Среди прочих реквизитов основного раздела РК в режиме редактирования РК можно изменить номер регистрационной карточки.

Внимание. Редактирование номера регистрационной карточки доступно только тем пользователям, которым системный технолог в списке абсолютных прав назначил право Редактирование регистрационного номера РК.

При редактировании номера из функций Кабинеты, Поиск, Опись дел возможно изменение любой составляющей номера.

При редактировании РК из режима Зарегистрированные сегодня изменение номера возможно в случае, если в шаблоне регистрационного номера установлено свободное номерообразование или, если было изменено значение номерообразующего реквизита. Например, изменился гриф доступа, а в шаблоне регистрационного номера присутствует элемент {7} или при сохранении не была установлена связка, а в шаблоне регистрационного номера присутствует элемент {9}. В этом случае регистрационный номер изменится в соответствии с новыми значениями номерообразующего реквизита.

6-72 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 37 Редактирование и удаление РК Внимание. Проверка уникальности нового значения номера проводится системой только в том случае, если для группы документов, к которой принадлежит данный документ, установлена проверка уникальности номера. В противном случае, при сохранении сделанных изменений система не будет отслеживать уникальность нового номера.

Редактирование множественных реквизитов РК Чтобы отредактировать значения множественного реквизита РК, откройте окно этого реквизита. Для этого щелкните на названии поля нужного реквизита в окне РК или выберите из меню Реквизиты соответствующую команду. Правила работы с множественными реквизитами РК изложены в главе настоящего руководства.

Редактирование прикрепленного к РК файла Внимание. Редактирование прикрепленного файла возможно также из режима редактирования раздела Файлы.

Чтобы отредактировать содержимое прикрепленного файла:

1. В окне РК щелкните на названии раздела Файлы или выберите из меню Реквизиты команду Файлы. Откроется окно, содержащее список файлов, прикрепленных к текущей РК.

2. Выделите нужный файл и щелкните на кнопке - Редактировать файл. Произойдет запуск программы - обработчика и откроется окно с содержимым файла.

3. По окончании редактирования выйдите из программы - обработчика в соответствии с правилами работы в данной программе. Произойдет возврат в окно Файлы.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Внимание. Файлы, недоступные пользователю по грифам доступа, просмотреть и отредактировать невозможно. Файлы, для которых установлен флажок Запрещено редактировать, также не доступны для редактирования.

Завершение редактирования РК Чтобы завершить редактирование РК:

1. Выберите команды Файл, Записать РК (или щелкните на кнопке ), чтобы записать внесенные данные, или выберите команды Файл, Закрыть, чтобы отказаться от произведенных изменений. При отказе от изменений система выведет окно с вопросом:

2. Щелкните на кнопке Нет.

3. Можно также завершить редактирование, выбрав команды Действия, Перейти в просмотр РК или щелкнув на кнопке - Перейти в режим просмотра РК. При этом будут отменены все изменения, сделанные во время редактирования.

6-74 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 37 Редактирование и удаление РК Удаление РК Внимание. Удалять РК может только пользователь, обладающие правом Удаление РК. Это право может быть ограничено тем, в какой картотеке зарегистрирована РК и к какой группе документов она относится.

Чтобы удалить РК:

1. Войдите в режим просмотра или редактирования РК и выберите команды Файл, Удалить РК, либо нажмите сочетание клавиш Ctrl+D. Откроется окно, показанное на Рис. 6-24.

Рис. 6-24 Окно для подтверждения удаления РК документа 2. Щелкните на одной из кнопок:

Х Нет - РК не удаляется, а остается в режиме просмотра или редактирования.

Х Да - если регистрационный номер РК имеет порядковую составляющую (например, в номере К-4 порядковой составляющей является цифра 4), система выведет на экран запрос о повторном использовании порядковой составляющей номера удаляемой РК:

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов 3. Щелкните на кнопках Да или Нет в зависимости от того, надо ли использовать данную составляющую номера РК повторно или нет.

Удаление резолюции Чтобы удалить резолюцию:

1. Войдите в режим редактирования резолюции, щелкнув на кнопке.

2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+D, откроется окно, подтверждающее удаление резолюции или проекта резолюции 3. Щелкните на одной из кнопок:

Х Нет - резолюция не удаляется, а остается в режиме редактирования.

Х Да - система возвращается в окно просмотра РК или в окно списка РК, резолюция удаляется.

6-76 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 38 Просмотр и печать РКПД Глава 38. Просмотр и печать РКПД Чтобы войти в режим просмотра РКПД:

1. Находясь в каком-либо списке РКПД, выделите щелчком мыши строку той РКПД, которую требуется просмотреть.

2. Из меню Управление выберите команду Просмотреть РКПД или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно выбранной РКПД в режиме просмотра (см. Рис. 6-25).

Рис. 6-25 Пример окна РКПД (режим просмотра) Внимание. Если пользователь не обладает правами для работы с проектами документов, при просмотре РКПД он сможет увидеть только поля: Рег. №, от (дата создания проекта), Плановая дата, Доступ, Исполн., а также статус проекта документа. Остальная информация о проекте будет ему недоступна.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Описание команд строки меню и кнопок панели инструментов приведено в главе 27 настоящего руководства.

Просмотр множественных реквизитов РКПД Чтобы просмотреть список значений множественного реквизита РКПД (Адресаты, Связки или Файлы) выберите соответствующую команду из меню Реквизиты или щелкните на названии поля этого реквизита в окне РКПД. Откроется окно выбранного реквизита, содержащее введенную ранее информацию (см. главу 13). Ознакомившись с данными раздела, закройте его окно, щелкнув на кнопке Закрыть.

Просмотр прикрепленных файлов Чтобы просмотреть содержимое прикрепленных файлов:

1. Выберите из меню Реквизиты команду Файлы или щелкните на названии этого раздела в окне РКПД.

Откроется окно со списком файлов, прикрепленных к РКПД.

2. Выделите нужный файл, щелкнув на нем мышью, затем щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Файл будет открыт в формате того приложения, которое ассоциировано с данным типом файлов.

3. Завершив просмотр этого файла, закройте окно приложения с файлом.

4. Для просмотра другого файла повторите описанные выше операции (как правило, можно открыть файл для просмотра, не закрывая ранее открытые файлы).

5. Закончив просмотр файлов, закройте окно Файлы.

Произойдет возврат в окно РКПД.

6-78 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 38 Просмотр и печать РКПД Просмотр РК связанных документов Чтобы просмотреть документы, связанные с РКПД:

1. Выберите из меню Реквизиты команду Связки или щелкните на названии поля Связки в окне РКПД. Откроется окно, в котором будет отображен список связанных документов.

2. Дважды щелкните на связанном документе. Откроется регистрационная карточка этого документа.

3. Чтобы вернуться к исходной РКПД, закройте все открытые для просмотра окна регистрационных карточек, используя команду Файл, Закрыть (или нажимая клавишу ESC).

Просмотр информации о визировании (подписании) проекта документа Чтобы просмотреть информацию о визировании (подписании) проекта документа, в разделе Управление проектом РКПД выделите щелчком мыши нужную строку и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов этого раздела.

Откроется окно, содержащее информацию о визировании (подписании) проекта (см. Рис. 6-26).

Рис. 6-26 Пример окна, содержащего информацию о визировании проекта документа ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Часть 6 Поиск РК документов Ознакомившись с этой информацией, щелкните на кнопке Закрыть. Окно Визирование проекта (Подписание проекта) закроется.

Печать РКПД и листа согласования проекта документа Печать РК проекта документа, а также печать листа согласования проекта описаны в главе 27 настоящего руководства.

Завершение просмотра РКПД Чтобы завершить просмотр РКПД, выберите из меню Файл команду Закрыть или нажмите на клавиатуре клавишу ESC.

Произойдет возврат в окно исходной папки.

Глава 39. Редактирование и удаление РКПД Внимание. Редактирование РКПД может производить только пользователь, обладающий правом работы с проектами документов. Причем если пользователь обладает лишь правами подписания и/или визирования проектов, ему будет доступно редактирование только раздела Управление проектом, расположенного в нижней части РКПД. Основной раздел РКПД для этого пользователя будет открываться в режиме просмотра.

Чтобы отредактировать реквизиты РКПД:

1. Откройте РКПД в режиме просмотра (см. Просмотр и печать РКПД).

2. Выберите из меню Действия команду Редактировать РКПД или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Окно РКПД будет переведено в режим редактирования.

6-80 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 39 Редактирование и удаление РКПД 3. Внесите необходимые изменения и завершите редактирование, руководствуясь правилами, изложенными в главе 27 настоящего руководства.

Удаление РКПД Процедура удаления РКПД описана в главе 27 настоящего руководства.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 6- Глава 40 Как контролировать исполнение резолюций ЧАСТЬ Контроль исполнения.

Отчеты Глава 40. Как контролировать исполнение резолюций Текущий контроль исполнения контрольных резолюций осуществляется по записям в папке На контроле кабинета автора резолюции (см. главу 23). РК находятся в этой папке с момента вынесения контрольной резолюции до утверждения автором резолюции отчета ответственного исполнителя.

Общий контроль исполнения резолюций осуществляется с помощью отбора РК по различным реквизитам резолюций, который производится с помощью функции Поиск (см. главу 29).

При этом отбор может производиться:

Х для каждой картотеки и для всех картотек сразу;

Х за определенный период времени регистрации РК или наложения резолюции;

Х по авторам и исполнителям резолюций;

Х по контрольным или неконтрольным резолюциям;

Х по находящимся на контроле или снятым с контроля резолюциям;

Х по резолюциям, выполненным в срок или с нарушением срока.

Также контроль исполнения можно осуществлять с помощью отчетов, получаемых при работе с подсистемой Отчетные формы.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Глава 41. Как сформировать отчеты Внимание. Отчетные формы можно просмотреть только в среде текстового редактора Microsoft Word, поэтому для работы с отчетными формами на пользовательском компьютере должен быть установлен текстовый редактор MS Word.

Формирование отчетов в системе л выполняет подсистема Отчетные формы, в которой возможно получение следующих отчетов:

Х Сведения о документообороте.

Х Сводка об исполнении контрольных документов.

Х Справка-напоминание об исполнении контрольных документов.

Внимание. Формирование отчетов доступно только тем пользователям, которым в картотечных правах дано право Получение отчетов.

Запуск подсистемы Отчетные формы:

Чтобы запустить подсистему Отчетные формы, выполните следующие действия:

1. Щелкните на кнопке Пуск и выберите раскрывающееся меню Программы.

2. В открывшемся списке выберите раскрывающееся меню, которое содержит команды запуска подсистем.

3. Щелкните строку Отчетные формы. На экране появится окно Старт (см. Рис. 7-1), в котором необходимо указать имя и пароль пользователя.

7-2 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Рис. 7-1 Окно Старт.

4. С помощью клавиатуры в поле Имя введите имя (идентификатор) пользователя и нажмите клавишу TAB.

Курсор перейдет в поле Пароль.

5. Введите пароль и нажмите клавишу ENTER, либо щелкните мышью на кнопке Ввод.

Если имя и пароль были введены правильно, откроется главное окно подсистемы Отчетные формы (см. Рис. 7-2).

Рис. 7-2 Главное окно подсистемы Отчетные формы ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Строка меню окна содержит следующие пункты:

Х Отчеты. В меню Отчеты собраны команды запуска различных режимов формирования отчетов;

Х Окно - позволяет выбрать одно из нескольких открытых рабочих окон;

Х Справка - обеспечивает доступ к тексту помощи;

Х Выход - завершает работу подсистемы.

Чтобы приступить к формированию отчетов нужно в строке меню окна Отчетные формы щелкнуть пункт Отчеты и из раскрывшегося списка выбрать команду, соответствующую названию нужного отчета (см. Рис. 7-2).

Откроется окно формирования выбранного отчета. Окно формирования отчета содержит поля, флажки и переключатели для задания параметров выбранного отчета (см. Рис. 7-6, Рис. 7-7, Рис. 7-8).

Окно формирования параметров отчетов Вне зависимости от типа отчета, окно формирования параметров отчета имеет стандартные элементы.

Поле списка Поле списка представляет собой раздел окна, в котором отображается список определенных параметров (Группы документов, Авторы резолюций, Исполнители резолюций, Подразделения) (см. Рис. 7-3). По этим параметрам происходит формирование отчета. Значения указанных параметров выбираются с использованием двух справочников - Группы документов и Подразделения.

7-4 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Рис. 7-3 Поле списка Группы документов Наименование поля списка располагается в левом верхнем углу раздела и отражает назначение параметра отчета.

Ниже поля располагаются кнопки Добавить и Удалить.

При щелчке на кнопке Добавить открывается окно выбора значений из соответствующего системного справочника. Для задания нужных параметров выберите значения из справочника, используя правила, изложенные ниже (см. Особенности выбора значений из справочников). Если в качестве параметров нужно указать все значения, имеющиеся в справочнике, установите флажок Все (если он существует в данном поле) или щелкните на кнопке Добавить Все.

Если первоначально в поле находились значения, выбранные из справочника, а затем был установлен флажок Все, то ранее сформированный список будет удален.

Щелчок на кнопке Добавить Все не удаляет ранее выбранные значения параметров, а добавляет к ним все значения элементов справочника, относящиеся к верхнему уровню иерархии.

Кнопка Удалить используется для удаления элементов ранее сформированного списка. Чтобы удалить какие-либо элементы списка, выделите их и щелкните на кнопке Удалить.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Поле даты Порядок работы с полем даты в подсистеме Отчетные формы отличается от общепринятых правил. При вводе (редактировании) даты с помощью клавиатуры, переход от числа к месяцу и далее к году осуществляется нажатием клавиши.

При установке курсора на числе, месяце или годе возможно изменение соответствующего значения в сторону увеличения или уменьшения с помощью клавиш и.

Для выбора даты с помощью календаря щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля даты. Откроется окно календаря:

Если требуется выбрать дату в пределах текущего месяца, щелкните на ней - указанная дата запишется в поле.

Если требуется изменить месяц, щелкните на кнопке, расположенной левее наименования месяца (предыдущий месяц) или правее (следующий месяц).

При работе с клавиатурой для изменения месяца пользуйтесь клавишами PageDown (следующий месяц) или PageUp (предыдущий месяц). Для выделения требуемой даты пользуйтесь клавишами управления курсором. После того, как дата выделена, нажмите клавишу ENTER. Выделенная дата скопируется в поле.

7-6 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Поле картотеки Отчеты формируются по документам, хранящимся в той или иной картотеке. Наименование картотеки, по документам которой составляется отчет, отображается в поле Картотека (см. Рис. 7-4).

Рис. 7-4 Поле Картотека Если пользователю предоставлено право работы с документами нескольких картотек, то он может выбрать одну из них в качестве текущей картотеки. Для этого следует щелкнуть на кнопке, примыкающей к правой границе поля Картотека и выделить в раскрывшемся списке наименование нужной картотеки.

Установка флажка Все, расположенного рядом с полем Картотека (только для окон Параметры для справки напоминания и Параметры для сводки об исполнении) позволяет выбрать для формирования отчета данные по всем доступным для пользователя картотекам.

Внимание. Выбранные параметры отчетов сохраняются до их следующего изменения.

Особенности выбора значений из справочников Формирование списка значений параметров отчетов осуществляется выбором значений из иерархических справочников Группы документов и Подразделения.

Чтобы войти в режим выбора значений из справочника, щелкните на кнопке Добавить, расположенной в соответствующем поле списка.

Откроется окно выбора значений из справочника (см. Рис. 7-5) ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Рис. 7-5 Окно выбора значений из справочника Подразделения В отличие от общепринятых правил, разделы окна выбора имеют только горизонтальное расположение (настройка системы на вертикальное расположение окон на подсистему Отчетные формы не распространяется).

Формирование списка выбранных значений происходит не с помощью перетаскивания выделенных элементов справочника, а щелчками на горизонтальных кнопках, разделяющих верхний и нижний разделы окна. При этом щелчок на кнопке приводит к добавлению выделенного элемента справочника в список выбранных значений, а щелчок на кнопке - к удалению выделенной строки из списка выбранных значений.

При поиске элементов справочника с помощью задания ключа (в нижней строке текущего окна), поиск осуществляется в трех режимах:

Х Вхождение - при установке данного переключателя, будут отобраны все наименования элементов справочника, в которых встречается заданное значение (как в начале наименования, так в середине и в конце);

7-8 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Х Вхождение с начала - при установке этого переключателя будут отобраны те наименования элементов справочника, которые совпадают только по начальному значению;

Х Точное совпадение - при установке данного переключателя будут отобраны наименования элементов справочника, точно совпадающие с заданным значением.

В остальном правила выбора нескольких значений из иерархического справочника совпадают с правилами, приведенными в главе 7 настоящего Руководства.

Отчет Сведения о документообороте Отчет содержит данные об объеме документооборота какого либо структурного подразделения, имеющего собственную картотеку, по группам документов за указанный период времени.

При формировании отчета учитываются документы, находящиеся в текущей картотеке.

Чтобы сформировать отчет:

1. В строке меню окна Отчетные формы (см. Рис. 7-2) щелкните пункт Отчеты и из раскрывшегося списка выберите команду Сведения о документообороте.

Откроется окно формирования параметров данного отчета (см. Рис. 7-6).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Рис. 7-6 Окно формирования отчета Сведения о документообороте 2. Если необходимо, смените текущую картотеку.

3. Отредактируйте, если требуется, значения в полях Интервал даты регистрации (в полях запоминается последняя установка интервала).

4. Щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Группы документов сформируйте список групп документов (см. раздел Особенности выбора значений из справочников). Если отчет должен быть сформирован с учетом данных по всем группам документов, щелкните на кнопке Добавить Все.

При этом в список войдут наименования всех групп документов, относящиеся к верхнему уровню иерархии справочника Группы документов.

5. При необходимости установите флажок Включить логически удаленные Группы Документов. Установка этого флажка позволяет при формировании отчета об объеме документооборота учесть данные по группам документов, которые были логически удалены в указанный период времени. Данный флажок может быть установлен только до выбора группы документов. Если же группа уже выбрана, флаг становится недоступным.

7-10 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты 6. Щелкните на кнопке Отчет. По окончании формирования отчета на экране появится сообщение о выполнении задачи.

Щелкните на кнопке ОК. Откроется окно текстового редактора Word с готовой отчетной формой.

7. При необходимости распечатайте отчет в соответствии с правилами работы с документами MS Word.

8. Выйдите из редактора Word. Произойдет возврат к окну формирования параметров отчета (см. Рис. 7-6).

9. Чтобы закрыть окно Параметры для сведений о документообороте, щелкните на кнопке, расположенной в правом верхнем углу окна.

10. Для выхода из подсистемы Формирование отчетов, в строке меню окна Отчетные формы щелкните пункт Выход.

Ниже приведен пример отчета УСведения о документооборотеФ.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Сведения о документообороте Дата регистрации с 03.03.2003 по 17.03. Центральная картотека 17.03.2003 9: Группа документов Зарегистрировано Переслано Всего Входящие 11 0 Правительственные 5 0 документы Служебная переписка 4 0 Переписка с гражданами 2 0 Исходящие 3 0 Инициативные документы 0 0 Исходящие служебные 3 0 Приказы, распоряжения 0 0 Исходящие гражданские 0 0 Итого: 28 0 Отчет содержит следующие графы:

Х Группа документов - наименования групп документов в соответствии со списком, сформированным на основании значений справочника Группы документов. Причем, если была выбрана вершина, то в отчете будет отображаться сначала вершина с общей суммой документов в этой группе, а далее будут перечислены все листы этой вершины с разбивкой по группам.

Х Зарегистрировано - количество документов данной группы, прошедших первичную регистрацию в приписанных к выбранной картотеке подразделениях за указанный период времени.

Х Переслано - количество документов, поступивших на исполнение из других подразделений в подразделения, приписанные к выбранной картотеке.

Х Всего - сумма второй и третьей граф.

7-12 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Сводка об исполнении контрольных документов Эта сводка содержит сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении контрольных документов. Сводка формируется либо по документам текущей картотеки, т. е. в сводке учитываются документы, в которых указаны автор или исполнитель резолюции, приписанные к указанной картотеке, либо по документам всех доступных пользователю картотек (тех картотек, в которых пользователю предоставлено право Получение отчетов).

Сводки об исполнении контрольных документов может быть следующих видов:

Х обобщенная;

Х сводка по ответственным исполнителям.

При этом сводка может формироваться:

Х для документов с заданным интервалом дат регистрации (в отчет попадают сведения о количестве документов, имеющих контрольные резолюции);

Х для резолюций с заданным интервалом плановых дат (в отчет попадают сведения о количестве контрольных резолюций).

Чтобы сформировать отчет:

1. В строке меню окна Отчетные формы щелкните пункт Отчеты и из раскрывшегося списка выберите команду Сводка об исполнении (см. Рис. 7-2). Откроется окно формирования параметров данного отчета (см. Рис. 7-7).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Рис. 7-7 Окно формирования отчета Сводка об исполнении контрольных документов 2. При необходимости, смените текущую картотеку.

Если требуется получить данные по всем доступным пользователю картотекам, установите флажок Все, расположенный рядом с полем Картотека.

3. В группе переключателей Вид сводки установите переключатель, соответствующий нужному виду сводки (обобщенная сводка или сводка по ответственным исполнителям).

4. В зависимости от того, какой переключатель был установлен при выполнении п. 3, сформируйте соответствующие параметры отчета, руководствуясь правилами, приведенными в разделах Обобщенная сводка об исполнении контрольных документов и Сводка об исполнении контрольных документов по ответственным исполнителям соответственно (см. ниже).

5. Щелкните на кнопке Отчет. По окончании формирования отчета на экране появится сообщение о выполнении задачи.

7-14 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Щелкните на кнопке ОК. Откроется окно текстового редактора Word с отчетной формой.

6. При необходимости распечатайте отчет в соответствии с правилами работы с документами Word.

7. Выйдите из редактора Word. Произойдет возврат к окну формирования параметров отчета (см. Рис. 7-7).

8. Чтобы закрыть окно Параметры для сводки об исполнении, щелкните на кнопке, расположенной в правом верхнем углу окна.

9. Для выхода из подсистемы Формирование отчетов, в строке меню окна Отчетные формы щелкните пункт Выход.

Обобщенная сводка об исполнении контрольных документов Чтобы сформировать параметры обобщенной сводки.

1. В группе переключателей Вид сводки установите переключатель Обобщенная.

2. С помощью переключателей, находящихся в группе переключателей Дата установите, каким типом дат будет определяться отчетный период: датами контроля или датами регистрации.

При установке переключателя Дата контроля в отчет попадают сведения о количестве контрольных резолюций.

При установке переключателя Дата регистрации - сведения о количестве документов, имеющих контрольные резолюции.

По умолчанию установлен переключатель Дата контроля.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты 3. Измените, если требуется, временной интервал, за который формируется отчет, отредактировав значения в полях Интервал даты (в полях сохраняется интервал, установленный при последнем формировании отчета).

4. Если сводка формируется только по определенным группам документов, щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Группы документов сформируйте соответствующий список групп документов (см. раздел Особенности выбора значений из справочников). Если сводка формируется по всем группам документов, в поле списка Группы документов установите флажок Все.

5. Если сводка формируется по всем возможным авторам резолюций, в поле списка Авторы резолюции установите флажок Все. Если нужно получить данные по отдельным должностным лицам, щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения сформируйте список авторов резолюций (см. раздел Особенности выбора значений из справочников). Список формируется только из должностных лиц. Если установить курсор на вершину и нажать стрелку вниз, то выбора из справочника не будет.

Если в группе переключателей Дата установлен переключатель Дата контроля, то в сводку отбираются контрольные и снятые с контроля резолюции, принадлежащие текущей картотеке и удовлетворяющие условиям:

Х плановая дата исполнения попадает в заданный интервал дат;

Х если задан параметр Авторы резолюций, то автором резолюции является должностное лицо из заданного списка авторов;

Х если задан параметр Группы документов, то документы, соответствующие резолюциям, принадлежат одной из заданных групп документов.

Замечание. Если в поле Картотека установлен флажок Все, сводка будет сформирована по данным всех доступных пользователю картотек.

7-16 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Полученная сводка будет иметь следующую форму:

Сводка об исполнении контрольных резолюций Дата контроля с 15.03.2003 по 19.03. Центральная картотека 17.03.2003 11: Исполнено На исполнении Контрольных с нарушением срок не резолюций (всего) в срок срок истек срока наступил 9 2 1 4 Параметры сводки:

Группы Обращения граждан, Докладные записки документов:

Авторы резолюций: Все Графы сводки содержат следующую информацию:

Х первая графа - количество отобранных контрольных резолюций;

Х вторая графа - количество контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), исполненных в срок;

Х третья графа - количество контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), исполненных с нарушением срока;

Х четвертая графа - количество неисполненных контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), срок исполнения которых не наступил (по состоянию на текущую дату);

Х пятая графа - количество неисполненных контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), срок исполнения которых истек (по состоянию на текущую дату).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Если в группе переключателей Дата установлен переключатель Дата регистрации, то в сводку отбираются документы, имеющие контрольные и снятые с контроля резолюции, принадлежащие текущей картотеке (либо всем доступным пользователю картотекам, если в поле Картотека установлен флажок Все) и удовлетворяющие условиям:

Х дата регистрации документов попадает в заданный интервал дат;

Х документы имеют контрольные резолюции в текущей картотеке (автор или исполнитель резолюции приписаны к текущей картотеке). Если в поле Картотека установлен флажок Все, сводка будет сформирована по документам, имеющим контрольные резолюции во всех доступных пользователю картотеках;

Х если задан параметр Группы документов, то документы принадлежат одной из заданных групп документов;

Х автором контрольной резолюции является должностное лицо из списка заданного в поле Авторы резолюций.

Полученная сводка будет иметь следующую форму:

Сводка об исполнении контрольных документов Дата регистрации с 01.10.2002 по 20.10. Центральная картотека 11.10.2002 11: Исполнено На исполнении Контрольных с нарушением срок не документов (всего) в срок срок истек срока наступил 6 1 1 3 Параметры сводки:

Группы Внутренние документы, Докладные записки документов:

Авторы резолюций: Все 7-18 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Графы сводки содержат следующую информацию:

Х первая графа - количество отобранных документов;

Х вторая графа - количество документов (из общего числа документов), у которых все контрольные резолюции в текущей картотеке исполнены в срок;

Х третья графа - количество документов (из общего числа документов), у которых в текущей картотеке существует хотя бы одна контрольная резолюция, исполненная с нарушением срока;

Х четвертая графа - количество документов (из общего числа документов), у которых в текущей картотеке существуют неисполненные контрольные резолюции, и у всех из них срок исполнения не наступил (по состоянию на текущую дату);

Х пятая графа - количество документов (из общего числа документов), у которых в текущей картотеке существует хотя бы одна неисполненная контрольная резолюция с истекшим сроком исполнения (по состоянию на текущую дату).

Замечание. Если в поле Картотека был установлен флажок Все, сводка будет сформирована по данным всех доступных пользователю картотек.

Сводка об исполнении контрольных документов по ответственным исполнителям Чтобы сформировать параметры данной сводки 1. Установите в группе переключателей Вид сводки переключатель По отв. исполнителям (см. Рис. Рис. 7-7).

Поле списка Исполнители резолюций станет доступным для изменений.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты 2. С помощью переключателей, находящихся в группе переключателей Дата установите, каким типом дат будет определяться отчетный период: датами контроля или датами регистрации. По умолчанию установлен переключатель Дата контроля.

3. Измените, если требуется, временной интервал, за который формируется отчет, отредактировав значения в полях Интервал даты (в полях сохраняется интервал, установленный при последнем формировании отчета).

4. Если сводка формируется только по определенным группам документов, щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Группы документов сформируйте список групп документов (см. раздел Особенности выбора значений из справочников). Если сводка формируется по всем группам документов, в поле списка Группы документов установите флажок Все.

6. Если нужно получить данные по отдельным должностным лицам - исполнителям резолюций, в поле списка Исполнители резолюций щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения сформируйте список исполнителей резолюций (см. раздел Особенности выбора значений из справочников).

В качестве исполнителя может быть выбран как отдельный сотрудник, так и подразделение.

Задание параметра Исполнители резолюций является обязательным.

7-20 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Если в группе переключателей Дата установлен переключатель Дата контроля, то по каждому заданному исполнителю формируется одна строка сводки, для которой отбираются контрольные и снятые с контроля резолюции, принадлежащие текущей картотеке и удовлетворяющие условиям:

Х плановая дата исполнения попадает в заданный интервал дат;

Х ответственным исполнителем резолюции является заданный исполнитель (если задано подразделение - какой либо сотрудник подразделения);

Полученная сводка будет иметь следующую форму:

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Сводка об исполнении контрольных резолюций Дата контроля с 01.10.2002 по 20.10. Центральная картотека 21.10.2002 12: Исполнено На исполнении Исполнитель Всего с нарушением срок не срок в срок срока наступил истек Секретариат 7 2 0 4 Параметры сводки:

Группы документов: Все Авторы резолюций: Все Графы сводки для каждого исполнителя заполняются следующим образом:

Х первая графа - наименование исполнителя;

Х вторая графа - количество отобранных контрольных резолюций;

Х третья графа - количество контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), исполненных в срок;

Х четвертая графа - количество контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), исполненных с нарушением срока;

Х пятая графа - количество неисполненных контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), срок исполнения которых не наступил (по состоянию на текущую дату);

Х шестая графа - количество неисполненных контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), срок исполнения которых истек (по состоянию на текущую дату).

7-22 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Если в группе переключателей Дата установлен переключатель Дата регистрации, то по каждому заданному исполнителю формируется одна строка сводки, для которой отбираются документы, принадлежащие текущей картотеке (либо всем доступным пользователю картотекам, если в поле Картотека установлен флажок Все) и удовлетворяющие условиям:

Х дата регистрации документов попадает в заданный интервал дат;

Х документы имеют в текущей картотеке контрольные резолюции, ответственным исполнителем которых является заданный исполнитель. Если в поле Картотека установлен флажок Все, сводка будет сформирована по данным всех доступных пользователю картотек;

Х если задан параметр Группы документов, то документы принадлежат одной из заданных групп документов;

Х если задан параметр Авторы резолюций, то автором контрольной резолюции является должностное лицо из заданного списка авторов.

Полученная сводка будет иметь следующую форму:

Сводка об исполнении контрольных документов Дата регистрации с 01.10.2002 по 20.10. Центральная картотека 21.10.2002 12: Исполнено На исполнении Контрольных Исполнитель документов с нарушением срок не срок в срок (всего) срока наступил истек Иванов И.А. 5 1 3 1 - нач. отдела Параметры сводки Группы документов: Все Авторы резолюций: Все ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Графы сводки для данного исполнителя заполняются следующим образом:

Х первая графа - наименование исполнителя;

Х вторая графа - количество отобранных документов;

Х третья графа - количество документов (из общего числа документов), у которых все контрольные резолюции в текущей картотеке, ответственным исполнителем которых является данный исполнитель, исполнены в срок;

Х четвертая графа - количество документов (из общего числа документов), у которых в текущей картотеке существует хотя бы одна контрольная резолюция, исполненная с нарушением срока, ответственным исполнителем которой является данный исполнитель;

Х пятая графа - количество документов (из общего числа документов), у которых в текущей картотеке существуют неисполненные контрольные резолюции, ответственным исполнителем которых является данный исполнитель, и у всех из них срок исполнения не наступил (по состоянию на текущую дату);

Х шестая графа - количество документов (из общего числа документов), у которых в текущей картотеке существует хотя бы одна неисполненная контрольная резолюция с истекшим сроком исполнения (по состоянию на текущую дату), ответственным исполнителем которой является данный исполнитель.

7-24 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Справка-напоминание об исполнении контрольных документов Справка-напоминание об исполнении контрольных документов содержит перечень документов, подлежащих исполнению до заданной даты контроля в выбранных подразделениях или указанными должностными лицами (по состоянию на текущую дату). Справка формируется на основании данных текущей картотеки либо по данным всех доступных пользователю картотек (если право Получение отчетов предоставлено пользователю в нескольких картотеках).

Чтобы сформировать справку напоминание:

1. В строке меню окна Отчетные формы щелкните пункт Отчеты и из раскрывшегося списка выберите команду Справка-напоминание (см. Рис. 7-2). Откроется окно формирования параметров данного отчета (см. Рис. 7-8).

Рис. 7-8 Окно формирования отчета Справка-напоминание об исполнении контрольных документов ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты 2. При необходимости, смените текущую картотеку.

3. Измените, если требуется, дату в поле Контрольная дата до (в поле сохраняется дата, установленная при последнем формировании отчета).

4. Сформируйте список подразделений, по которым будет составляться справка. Для этого в поле списка Подразделения щелкните на кнопке Добавить и выберите требуемые значения из справочника Подразделения (см.

раздел Особенности выбора значений из справочников).

Если требуется получить сведения по всем подразделениям, щелкните на кнопке Добавить Все. При этом в список войдут наименования всех подразделений, относящиеся к верхнему уровню иерархии справочника Подразделения.

5. Если в справку должны попадать сведения только об ответственных исполнителях, установите флажок Отв. исполнитель.

6. Если справка формируется только по определенным группам документов, в поле списка Группы документов щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника сформируйте список групп документов (см. раздел Особенности выбора значений из справочников). Если справка формируется по всем группам документов, в поле списка Группы документов установите флажок Все. Можно выбрать и вершину групп документов, тогда отчет будет формироваться по всем группам документов, входящих в эту вершину.

7. Если справка формируется по определенным авторам резолюций, в поле списка Авторы резолюций щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения сформируйте требуемый список должностных лиц (выбрать можно только должностное лицо, но не подразделение). Если в справку должны войти сведения по всем авторам резолюций, установите флажок Все.

7-26 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты 8. Щелкните на кнопке Отчет. По окончании формирования отчета на экране появится сообщение о выполнении задачи.

Щелкните на кнопке ОК. Откроется окно текстового редактора Word с отчетной формой, установленной при выборе вида отчета.

9. При необходимости распечатайте отчет в соответствии с правилами работы с документами Word.

10. Выйдите из редактора Word. Произойдет возврат к окну формирования параметров отчета (см. Рис. 7-8).

11. Чтобы закрыть окно Параметры для справки напоминания щелкните на кнопке, расположенной в правом верхнем углу окна.

12. Для выхода из подсистемы Формирование отчетов, в строке меню окна Отчетные формы щелкните пункт Выход.

Для каждого выбранного подразделения в справку отбираются документы, содержащие контрольные резолюции, принадлежащие текущей картотеке и удовлетворяющие условиям:

Х в резолюции отсутствует фактическая дата исполнения;

Х плановая дата исполнения меньше заданной даты контроля;

Х если задан признак ответственного исполнителя, справка составляется по ответственным исполнителям из выбранных подразделений и/или из выбранных должностных лиц;

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Х если задан параметр Группы документов, то документы, соответствующие резолюциям, принадлежат одной из заданных групп документов.

Ниже приведен пример отчета УСправка-напоминаниеФ.

Справка-напоминание об исполнении контрольных документов Дата контроля до 20.10. Руководство Центральная картотека 20.10. Рег.№ / Корреспондент / Краткое Резолюц: План.

№ Исполнител дата дата ь документа Кто подписал Содерж. автор / текст исп.

Управление пожарной О Захаров П.Ф. Усманов С.У.

4 от безопасности - проведении / Провести 04.06. (отв), 22.05.2004 Ильчук Л.В. (№ плановой подготовку 2004 Толкачев 3-867 от проверки и доложить О.Е.

16.05.2004) Параметры справки:

Группы документов: Все Авторы резолюций: Захаров П.Ф. - Директор Графы справки заполняются следующим образом:

Х первая графа - номер по порядку;

Х вторая графа - регистрационный номер документа и дата регистрации документа;

Х третья графа:

- для входящего документа - перечень организаций отправителей / авторов сопроводительных документов.

7-28 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Автор сопроводительного документа отмечен текстом л(сопр.). Для письма - перечень авторов письма ;

- для исходящего документа - должностное лицо, подписавшее документ;

Х четвертая графа - краткое содержание документа;

Х пятая графа - автор резолюции и, с новой строки, текст резолюции;

Х шестая графа - плановая дата исполнения резолюции;

Х седьмая графа - ответственный исполнитель резолюции, если задан признак ответственного исполнителя. Если флажок Отв. исполнитель не был установлен - все исполнители резолюции (каждый исполнитель с новой строки. Ответственный исполнитель отмечен текстом л(отв.) после его ФИО..

Глава 42. Как контролировать внесение изменений в РК В системе предусмотрена автоматическая регистрация изменений, вносимых в РК. С этой целью для каждой карточки ведется протокол изменений основного и дополнительных разделов РК, а также протоколы изменений резолюций. Для каждого изменения в протоколе регистрируется дата и время, характер выполненных действий и фамилия пользователя. Если пользователь выполняет одинаковые операции для одной и той же РК в течение одного сеанса работы, в протокол вносится только одна запись о выполнении операции.

Протокол работы с РК Чтобы просмотреть протокол изменений РК, в режиме просмотра или редактирования РК, выберите команды Реквизиты, Протокол или нажмите клавишу F11. Откроется окно Протокол (см. Рис. 7-9).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Рис. 7-9 Окно просмотра протокола изменений Записи, вносимые в протокол при выполнении различных операций, приведены в таблице.

Протоколы работы с дополнительными разделами РК, могущими иметь несколько значений ведутся отдельно от основного протокола:

Х при работе с резолюциями просмотреть протокол можно, нажав клавишу F11 во время просмотра или редактирования выбранной резолюции.

Х при работе с остальными дополнительными разделами РК просмотреть протокол можно, вызвав окно доп. раздела, установив курсор на запись, по которой нужно получить протокол, и нажав F11.

В случае удаления резолюции или записи дополнительного раздела, протокол работы с ним не сохраняется, а запись об удалении вносится в протокол работы с РК.

Удаление самой РК также фиксируется системой (см.

Руководство системного технолога).

7-30 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 42 Как контролировать внесение изменений в РК Записи, вносимые в протокол изменений основного раздела РК Текст записи Выполненные операции Создание новой РК документа с Регистрация РК заполненными полями Внесение изменений в следующие поля РК:

Ред. основного Для входящего документа:

раздела РК Дата регистрации Вид доставки Примечание Признак коллективности Для исходящего документа:

Дата регистрации Кто подписал Кто исполнил Примечание Изменение регистрационного номера Изменение Рег. № документа. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается предыдущее значение поля Рег. № Внесение изменения в поле Краткое Ред. аннотации РК содержание Внесение изменения в поле Экз.№.

Изменение экз. № Внесение изменения в поле Кому Ред. Кому входящего документа или письма адресован Внесение изменения в поле Гриф доступа Ред.грифа доступа Внесение изменения в поле Состав Ред.Состава Уд. Удаление корреспондента. После ФИО Корреспондента пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование организации или ФИО гражданина Уд. сопр. Удаление сопр. документа. После ФИО документа пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование организации Уд. адресата Удаление адресата. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование организации, ФИО гражданина или имя внутреннего адресата ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Текст записи Выполненные операции Уд. тем. кода Удаление тем. кода. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование рубрики Уд. визы Удаление визы. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается ФИО визировавшего Уд. Удаление соисполнителей. После ФИО соисполнителей пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование организации Удаление связки. После ФИО пользователя, Уд. связки.

выполнившего эту операцию, отображается регистрационный номер и дата связанной РК.

Аналогичная запись создается и для связываемой РК Удаление файла. После ФИО пользователя, Уд. файла выполнившего эту операцию, отображается имя файла Удаление записи об РК документа из папок Удаление записи о РК Поступившие и На исполнении функции Кабинеты по команде Управление, Удалить запись. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование кабинета, в котором была произведена это операция Удаление записи из ЖПДс заполненным Уд. записи в ЖПД полем Дата и время. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается ФИО должностного лица или наименование подразделения.

Удаление записи из Журнала ознакомления с Уд. отметки ознакомления документом. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается ФИО должностного лица.

Удаление записи из Журнала пересылки Отмена пересылки документа. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается ФИО должностного лица.

7-32 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 42 Как контролировать внесение изменений в РК Текст записи Выполненные операции Удаление резолюции. После ФИО Удаление пользователя, выполнившего эту операцию, резолюции отображается ФИО автора резолюции.

Все записи протокола, относящиеся к данной резолюции - удаляются Удаление проекта резолюции. После ФИО Удаление проекта пользователя, выполнившего эту операцию, резолюции отображается ФИО автора резолюции.

Все записи протокола, относящиеся к данной резолюции - удаляются Записи, вносимые в протокол изменений дополнительных разделов РК Данные записи появляются при работе со следующими доп.

разделами:

Х Визы Х Соисполнители Х Связки Х Рубрики Х Сопроводительные документы Х Корреспонденты Х Адресаты Х Файлы Х Журнал передачи документа Х Журнал ознакомления с документом Текст записи Выполненные операции Создание новой записи раздела Создание Редактирование записи раздела Редактирование Внесение изменений в разделе Файлы в Изменение файла текст прикрепленного файла Установление в разделе Файлы защиты Установка защиты ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Текст записи Выполненные операции прикрепленного файла Снятие в разделе Файлы защиты Снятие защиты прикрепленного файла Протокол работы с резолюцией Чтобы просмотреть протокол изменений резолюции, в режиме просмотра или редактирования резолюции, нажмите клавишу F11. Откроется окно Протокол (см. Рис. 7-9).

Записи, вносимые в протокол при выполнении различных операций, приведены в таблице.

Записи, вносимые в протокол изменений резолюции Текст записи Выполненные операции Ввод резолюции Ввод новой резолюции Ввод проекта Ввод проекта резолюции резолюции Ред. резолюции Внесение изменений в поля: Текст резолюции, Автор резолюции, Дата резолюции Ред. основания для Внесение изменений в поле Основание для снятия с контроля снятия с контроля Уд. план. даты Удаление даты из поля Плановая (перевод резолюции из контрольных в неконтрольные) Ред. план. даты Внесение изменений в поле Плановая, кроме удаления даты Снятие с контроля Введение даты в поле Фактическая (снятие резолюции с контроля) Ред. факт. даты Внесение изменений в поле Фактическая дата исполнения, кроме введения и удаления даты Уд. факт. даты Удаление даты из поля Фактическая дата исполнения Изменение состава Добавление или удаление исполнителя, исполнителей изменение ответственного исполнителя 7-34 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство пользователя Том Часть 8- Москва, Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО Выпуск Руководство пользователя "Электронные Офисные Системы": 107023 Москва, ул. Электрозаводская, 52.

Тел/факс: (095) 580-75-15, e-mail: support@eos.ru В данном документе приведены общее описание функциональных возможностей системы ДЕЛО, а также порядок работы с ее подсистемами и функциями.

Документ предназначен для пользователей, непосредственно участвующих в обеспечении процесса делопроизводства на предприятии.

Система ДЕЛО постоянно совершенствуется и в связи с этим возможны некоторые несоответствия, касающиеся описания пользовательского интерфейса.

Документ разработан специалистами предприятия Электронные Офисные Системы.

Оглавление Оглавление ЧАСТЬ 8. КОНТРОЛЬ ДВИЖЕНИЯ БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТАЕЕЕ..8- Глава 43. Как отметить движение бумажного документа внутри организации......................................................................8- Окно журнала передачи документа............................................8- Отметка передачи документа.....................................................8- Редактирование журнала передачи документов.......................8- Отметка списания документа в дело........................................8- Отметка уничтожения документа..............................................8- Как просмотреть журнал передачи документа........................8- Глава 44. Как напечатать реестры передачи документов внутри организации....................................................................8- Настройка параметров реестра................................................8- Печать реестров по подразделениям......................................8- Печать реестров по выбранным документам..........................8- Глава 45. Как отметить ознакомление должностных лиц с документом. Просмотр журнала.................................8- Глава 46. Как отметить отправку документа адресатам.........8- Главное окно функции Реестр..............................................8- Окна папок функции Реестр..................................................8- Сортировка неотправленных документов по текущим реестрам.....................................................................8- Работа с текущими реестрами..................................................8- Работа с закрытыми реестрами................................................8- Поиск документов в реестрах...................................................8- Работа с отправленными реестрами.......................................8- Удаление реестров....................................................................8- Распечатка реестров.................................................................8- Глава 47. Опись дел.......................................................................8- ЧАСТЬ 9. ОБМЕН ДОКУМЕНТАМИ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕЕЕЕ..9- Дело 8.6. Руководство пользователя i Оглавление Глава 48. Общие положения.......................................................... 9- Глава 49.Настройка параметров отправки и приема документов по электронной почте..................................................... 9- Настройка параметров отправки сообщений............................ 9- Настройка параметров приема сообщений............................... 9- Глава 50. Отправка документов по электронной почте.......... 9- Ошибки, возникающие при отправке по электронной почте..................................................................... 9- Глава 51. Регистрация документов, поступивших по электронной почте......................................................... 9- Предварительный просмотр, редактирование и регистрация документа............................................................. 9- Дополнительные возможности при работе с сообщениями, поступившими по электронной почте............. 9- ЧАСТЬ 10. ИНТЕГРАЦИЯ СИСТЕМЫ ДЕЛО С MICROSOFT OFFICEЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ 10- Глава 52. Регистрация документов в системе ДЕЛО из приложений MS Office................................................... 10- Регистрация документов из MS Word...................................... 10- Регистрация проектов документов из приложения MS Word.................................................................................... 10- Регистрация документов из MS Excel.................................... 10- Регистрация документов из MS Outlook................................ 10- ЧАСТЬ 11. РАБОТА С ОДНОПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЙ ВЕРСИЕЙЕЕ...11- Глава 53. Общие положения........................................................ 11- Глава 54. Запуск системы............................................................. 11- Как сменить свой пароль.......................................................... 11- Глава 55. Регистрация документов........................................... 11- ii Дело 8.6. Руководство пользователя Оглавление Глава 56. Исполнение документов............................................11- Ввод резолюции.......................................................................11- Контроль исполнения резолюции...........................................11- Снятие резолюции с контроля................................................11- Списание документа в дело. Уничтожение документа.........11- Печать реестров передачи документов.................................11- Глава 57. Поиск документов.......................................................11- Глава 58. Формирование стандартных отчетов.....................11- Глава 59. Обмен документами по электронной почте...........11- Глава 60. Опись дел.....................................................................11- Глава 61. Настройка системы....................................................11- Установка параметров группы Поиск.....................................11- Установка параметров группы Прочие - Шаблоны...............11- Дело 8.6. Руководство пользователя iii Глава 43 Как отметить движение бумажного документа ЧАСТЬ Контроль движения бумажного документа Глава 43. Как отметить движение бумажного документа внутри организации Для регистрации движения бумажного документа служит журнал передачи документа. В процессе исполнения документа его РК может оказаться в нескольких картотеках (см. часть 1). При этом в каждой картотеке для РК ведется свой журнал.

Передача документов, сопровождающаяся внесением соответствующей записи в журнал передачи документа, может происходить при регистрации или редактировании РК, а также при вводе или редактировании резолюции. Пользователь может выполнить передачу технологом системы ему дано право Переотметка документов.

Внимание. Пользователь, которому не дано право Переотметка документов может создавать и редактировать записи в журнале передачи документов только из задачи Регистрация (создание РК, открытие РК из списка Документы, зарегистрированные дд/мм/гггг) в течение дня регистрации РК документа.

Запись в журнале производится автоматически при пересылке РК по команде Переслать РК, если этот параметр установлен в настройках пользователя (см. главы 11, 12 и 26), при отправке РК внутреннему адресату (см. главу 13, раздел Адресаты).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа При отметке передачи документа различаются виды документа - оригинал или копия. Если в поле Экз.№ основного раздела РК установлено значение больше 1, оригиналы считаются нумерованными. Копии могут быть как нумерованными, так и ненумерованными, в зависимости от параметра, установленного технологом системы для группы документов, к которой относится передаваемый документ.

На основании данных журнала формируются и печатаются реестры, подтверждающие передачу и прием документов между подразделениями или должностными лицами (см. главу 44).

Окно журнала передачи документа Открыть окно журнала передачи документов можно из режима просмотра или редактирования РК (см. главы 11, 12, 36 и 37), из окна просмотра или редактирования резолюции (см. главу 24), а также из папок кабинета с помощью контекстного меню (см.

главу 23).

В функции Регистрация документов команда Журнал передачи документов находится в меню Реквизиты, а в функциях Кабинеты и Поиск - в меню Управление, подменю Реквизиты и может быть вызвана также нажатием сочетания клавиш Ctrl+J. Команда выполняется для текущей (выделенной в списке) РК.

8-2 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа Эта команда делает процесс отметки передачи документа или списания его в дело более быстрым и простым, так как дает возможность просмотреть журнал передачи документа, не вызывая окна самой карточки (см. Рис. 8-1):

Рис. 8-1 Команда Журнал передачи документа в режиме Зарегистрированные сегодня Чтобы открыть окно журнала передачи документов из окна основного раздела РК, щелкните на кнопке с именем Журнал передачи документа или выберите команды Реквизиты, Журнал передачи документа.

Для того чтобы открыть окно журнала передачи документов из окна редактирования резолюции (в режиме просмотра журнал передачи документов недоступен) щелкните на кнопке - Журнал передачи документа на панели инструментов.

Откроется окно журнала передачи документа в режиме редактирования (см. Рис. 8-2):

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-2 Окно журнала передачи документа в режиме редактирования Внимание. Окно журнала передачи документов открывается автоматически при выполнении команды пересылки РК, если в настройках пользователя в подзакладке Пересылка РК (закладка Прочие) установлен переключатель передавать Вручную (см. Главу 22).

При этом открывается окно Журнал передачи: [№ документа] от ДД/ММ/ГГГГ [Группа документов] (см. Рис. 8-2) для текущей картотеки, содержащее список держателей документа, оформленный в виде таблицы. Таблица имеет следующие графы.

Х Значок переданного документа - оригинала или копии (колонка без заголовка);

8-4 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа Х Держатель документа (должностное лицо или подразделение);

Х № - номер экземпляра. Графа формируется только для документа, принадлежащего группе, для которой указан признак нумерации копий (см. руководство технолога), а также при указании в поле № основного раздела РК нескольких экземпляров документа;

Х Дата и время передачи документа;

Х Примечание.

Ячейки таблицы заполняются автоматически при вводе значений в поля, расположенные в нижней части окна журнала передачи.

Чтобы ознакомиться с полной информацией о передаче документа должностному лицу (подразделению) или о списании документа в дело выделите нужную строку в таблице. При этом в нижней части окна отобразится набор полей, соответствующий выделенной строке.

Если дело, в которое списан документ, было затем передано в архив, то при выделении в журнале передачи записи об этом деле, в нижней части окна рядом с полем Примечание появляется дополнительное поле Передано в архив (см. Рис.

8-3). Данное поле носит информационный характер и недоступно для редактирования.

Рис. 8-3 Часть окна ЖПД с информацией о списании документа в дело, переданного в архив Заголовки граф № экз., Держатель документа и Дата и время одновременно являются кнопками, щелчок на которых выполняет сортировку записей по значению соответствующей графы.

Панель инструментов рабочего окна журнала состоит из следующих кнопок:

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Кнопка Название/Действие Добавить запись о передаче;

Добавить запись о списании документа в дело;

Отметить уничтожение документа;

Отметить как передачу оригинала;

Отметить как передачу копии;

Отметить как передачу оригинала/копии;

Снять отметку о передаче документа;

Возврат копии;

Удалить запись о передаче;

Передать документ дальше;

Списать документ в дело;

Отметить уничтожение документа;

Просмотреть журнал передачи документов по всем доступным картотекам.

Правее панели инструментов находится поле выбора режима просмотра журнала. Таких режимов три:

Х просмотр журнала по всем записям;

Х просмотр журнала по владельцам;

Х просмотр журнала по записям текущего кабинета.

8-6 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа Отметка передачи документа Чтобы отметить передачу бумажного документа:

1. Откройте окно журнала передачи документа, как описано выше.

2. Сформируйте список должностных лиц или подразделений, которым передается документ, для чего щелкните на кнопке. Откроется окно выбора нескольких значений из справочника Подразделения или из списка. Выберите подразделения или должностных лиц (см. главу 7), которым передается документ или его копии. Отметка о передаче оригинала(ов)/копии(й) отразится в ЖПД в соответствии с установленными параметрами настройки системы (Глава 22, закладка Адресаты документа).

Замечание. Если окно журнала открывается из режима редактирования резолюции, Список выбранных значений окна справочника по умолчанию содержит имена автора и исполнителей резолюции.

3. Если требуется, измените дату и время отметки о передаче документа. По умолчанию устанавливается текущее значение (в соответствии с параметрами настройки системы, Глава 22, закладка Адресаты документа).

4. Сохраните введенные данные нажав кнопку ОК, если работа с журналом передачи документа происходила в момент первичной регистрации документа или кнопку Записать, если журнал передачи документа редактировался.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Внимание. В данном разделе используется понятие Нумеруемые копии. Копии будет иметь нумерацию в группах документов, при создании которых системным технологом был установлен параметр Нумерация копий. Номер копии записывается в виде дроби, у которой в числителе стоит номер оригинала (единственный или первый из указанных в поле Экз.

№ основного раздела РК, а в знаменателе - номер копии (например, 1/1). В качестве номера копии допустимы не только числа, но и слова (например, 1/выписка).

Внимание. Кандидатами в данном разделе будут именоваться должностные лица или подразделения, внесенные в Журнал передачи документов, и не имеющие отметки о передачи им оригинала или копии документа.

Внимание. При просмотре или редактировании журнала передачи документов список владельцев оригиналов/копий и кандидатов сортируется по графе Дата/время. Первыми в списке будут указаны кандидаты (отсутствует дата и время передачи документа). При необходимости, список можно отсортировать по другим колонкам таблицы.

Редактирование журнала передачи документов Чтобы отредактировать журнал передачи документа:

1. Откройте окно журнала передачи документа, руководствуясь правилами, изложенными в разделе Окно журнала передачи документа.

2. Щелкните на кнопке Редактировать. Кнопки панели инструментов станут активными (см. Рис. 8-2).

8-8 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа 3. Для того, чтобы изменить параметры передачи документа (оригинал на копию и наоборот) выделите одну или несколько записей:

Х Если оригинал представлен в единственном экземпляре и копии не нумерованы:

- Для одновременной отметки передачи оригинала и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке (клавиши Shift+F3), во всех выделенных строках списках будут проставлены текущие дата и время, и у первого должностного лица появится значок Оригинал, у всех остальных Копии.

- Для отметки передачи оригинала выделите требуемую запись и нажмите кнопку, либо нажмите клавишу F - Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку. Либо нажмите клавиши CTRL+F3 соответственно;

Х Если оригиналов несколько, а копии не нумерованы:

- для одновременной отметки передачи оригиналов и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке (клавиши Shift+F3), во всех выделенных строках списках будут проставлены текущие дата и время. У первых должностных лиц по списку будут проставлены номера оригиналов по порядку, у всех остальных - копии.

- Для отметки передачи одного или нескольких оригиналов документа выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиша F3), и в выделенных строках по порядку будут проставлены номера оригиналов. Для того, чтобы изменить номер оригинала, выделите требуемую запись, и в поле № внизу окна укажите требуемый номер оригинала документа.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа - Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиши CTRL+F3);

Х Если оригинал один, а копии нумерованы:

- для одновременной отметки передачи оригинала и копий выделите требуемые записи щелкните на кнопке (клавиши Shift+F3), во всех выделенных строках списка одновременно будут проставлены текущие дата и время. У первого должностного лица по списку появится значок оригинала, у всех остальных - копии (например 1/1, 1/2 и т.д.).

- Для отметки передачи оригинала выделите требуемую запись и нажмите кнопку (клавиша F3).

- Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиши CTRL+F3). Для того, чтобы изменить номер передаваемой копии, выделите требуемую запись, и в поле № копии внизу окна укажите требуемый номер копии документа;

Х Если оригиналов более одного и копии нумерованы:

- для одновременной отметки передачи оригиналов и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке, и во всех выделенных строках списках одновременно будут проставлены текущие дата и время. У первых должностных лиц по списку будут проставлены номера оригиналов по порядку, у всех остальных - копии (в виде дроби).

- Для отметки передачи одного или нескольких оригиналов документа выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиша F3), и в выделенных строках по порядку будут проставлены номера оригиналов. Для того, чтобы изменить номер оригинала, выделите требуемую 8-10 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа запись, и в поле № внизу окна укажите требуемый номер оригинала документа.

4. Для отмены передачи оригинала или копии какому-нибудь должностному лицу, выделите требуемую запись и щелкните на кнопке.

5. Чтобы добавить должностное лицо или подразделение к списку получателей оригинала или копии документа, щелкните на кнопке или нажмите клавишу F2. Откроется окно справочника Подразделения. Выберите требуемое значение руководствуясь правилами главы 7.

6. Чтобы передать оригинал или копию другому должностному лицу или в другое подразделение, выделите требуемую запись и нажмите кнопку. Откроется справочник Подразделения для выбора должностного лица или подразделения. Выберите требуемое значение и нажмите кнопку Выбрать. Выбранное должностное лицо или подразделение появится в списке владельцев документа и у него появится соответствующий значок или. В строке должностного лица или подразделения, от которого передавался оригинал или копия документа, значок изменится на или (см. Рис. 8-2).

7. Для отметки Возврата копии, выделите требуемую запись и нажмите кнопку. В выделенной строке значок изменится на. При повторном нажатии на кнопку восстановится первоначальный вид значка. Кнопка работает только для ненумерованных копий.

8. Если необходимо, отредактируйте в каких-либо записях дату и время передачи, предварительно щелкнув на требуемой ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа строке и изменив требуемые значения в полях, относящихся к данной строке внизу окна.

9. Если необходимо, введите с клавиатуры в графу Примечание текст примечания.

10. Если требуется удалить какую-либо строку из журнала, выделите ее и щелкните на кнопке.

11. Завершите отметку передачи документа, щелкнув на кнопке Записать, чтобы записать внесенные данные, или нажав клавишу ESC, чтобы отказаться от записи.

Внимание. Если в журнале отмечается передача документа в территориально удаленное подразделение (например, филиал), производится автоматический ввод данных в дополнительный раздел РК Адресаты. Территориально удаленные подразделения, в которое документы пересылаются по почте, должны быть одновременно включены в справочники Подразделения и Список организаций (см. Руководство системного технолога).

8-12 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа Отметка списания документа в дело Чтобы отметить списание документа:

1. Откройте окно журнала передачи документа (Глава 43, раздел Окно журнала передачи документа).

Замечание. Для списания документов в дело, пользователь должен иметь соответствующее картотекозависимое право, данное ему системным технологом.

2. Если требуется списать в дело определенный оригинал или копию, выделите требуемую запись и нажмите правую кнопку. Откроется окно справочника Номенклатура (см.

Рис. 8-4).

3. Если требуется списать в дело определенный оригинал или копию, а поиск требуемой записи в списке журнала передачи займет много времени, то независимо от того, какая запись выделена - оригинал или копия документа, нажмите левую кнопку. Откроется окно справочника Номенклатура (см. Рис. 8-4).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-4 Окно справочника Номенклатура 4. Выберите дело, в которое списывается документ. Для этого:

Х выделите в списке подразделений (см. Рис. 8-4) подразделение, в котором находится дело. В правой области окна откроется список дел подразделения согласно номенклатуре;

Х выделите требуемое дело в списке. Для этого:

- если известен индекс дела, введите его в поле Индекс и щелкните на кнопке Найти (см. Рис. 8-4).

Требуемое дело будет выделено в списке в правой области окна;

- если известно название дела, введите его первые буквы в поле Название и щелкните на кнопке Найти. Требуемое дело будет выделено в списке в правой области окна. Если несколько названий начинается с введенного фрагмента, будет выделено первое из этих дел;

8-14 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа - поле Год даёт возможность отображать на экране только те элементы, которые относятся к указанному году, что значительно упрощает работу с большим списком элементов.

При вызове окна для выбора элементов из справочника в поле Год по умолчанию установлен текущий год. Значение поля можно удалить или редактировать. В случае удаления значения поля Год, на экране отображаются все номенклатуры дел указанного подразделения;

- если в списке мало дел, сразу щелкните на требуемом наименовании.

5. Щелкните на кнопке Выбрать (см. Рис. 8-4). Произойдет возврат в окно журнала передачи документа, в котором появится строка с записью названия подразделения и дела, в которое списан документ.

Х Если при списании документа в дело использовалась правая кнопка, то будет отражена запись о списании в дело определенного оригинала/копии.

Х Если при списании документа в дело использовалась левая кнопка, то будет отражена запись о списании в дело первого оригинала документа.

6. При использовании левой кнопки, внизу окна в графе Дата и время отредактируйте дату и время (см. главу 7) списания документа в дело (по умолчанию устанавливаются текущие дата и время), а также укажите оригинал или копию документа, списываемого в дело. Если оригиналов несколько, то укажите номер экземпляра в графе № (если указан несуществующий номер оригинала, будет выдано предупреждающее сообщение). Если копии пронумерованы, то укажите номер копии, списываемой в дело.

7. Введите с клавиатуры в поле Примечание основание для списания документа в дело. Также в данной графе можно указать номер тома и страницы дела.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа 8. Завершите отметку списания документа, щелкнув на кнопке Записать, чтобы подтвердить списание документа, или нажав клавишу ESC, чтобы отказаться от него.

Если списанный в дело документ вновь будет использован для работы, система выведет диалоговое окно с предупреждением и в зависимости от ответа либо продолжит передачу документа либо прервет ее.

Отметка уничтожения документа Чтобы отметить уничтожение документа:

1. Откройте окно журнала передачи документа (Глава 43, раздел Окно журнала передачи документа).

2. Если требуется уничтожить определенный оригинал или копию, выделите требуемую запись и нажмите правую кнопку. Откроется окно выбора из справочника Подразделения (Рис. 8-5).

3. Если требуется уничтожить определенный оригинал или копию, а поиск требуемой записи займет много времени, то независимо от того, какая запись выделена - оригинал или копия документа, нажмите левую кнопку. Откроется окно выбора из справочника Подразделения (Рис. 8-5).

8-16 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа Рис. 8-5 Окно выбора из справочника Подразделения.

4. Выберите подразделение, в котором производится уничтожение документа. После этого в ЖПД появится строка с записью об уничтожении.

Х Если при уничтожении документа использовалась правая кнопка, то будет отражена запись об уничтожении определенного оригинала/копии.

Х Если при уничтожении документа использовалась левая кнопка, то будет отражена запись об уничтожении первого оригинала документа.

5. При использовании левой кнопки, если оригиналы нумерованы, введите номер уничтожаемого экземпляра в графу № (если указан несуществующий номер оригинала, будет выдано предупреждающее сообщение). Если копии пронумерованы, то укажите номер уничтожаемой копии. При необходимости отредактируйте в поле Уничтожен дату и время уничтожения документа (по умолчанию устанавливаются текущие дата и время).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа 6. Если требуется, введите с клавиатуры в поле Примечание текст комментария.

7. Завершите отметку уничтожения документа, щелкнув на кнопке Записать, чтобы подтвердить уничтожение документа, или нажав клавишу ESC, чтобы отменить создание отметки.

Замечание. Если делается отметка об уничтожении оригинала/нумерованной копии документа, то дата уничтожения не должна быть более ранней, чем дата передачи. Попытка ввести более раннюю дату вызовет появление предупреждающего сообщения.

Замечание. Если отметка об уничтожении документа сделана ошибочно, откройте журнал передачи документов, выделите строку об уничтожении документа и щелкните на кнопке.

Как просмотреть журнал передачи документа Просмотр журнала доступен всем пользователям как в функциях Регистрация документов (см. часть 3), Кабинеты (см. часть 4), Поиск (см. часть 6), так и в режиме редактирования, просмотра РК (см. главы 36 и 37) или резолюции (см. главу 24).

Чтобы просмотреть журнал передачи документа:

1. Откройте окно журнала передачи документа в режиме просмотра, руководствуясь правилами, изложенными в разделе Окно журнала передачи документа.

2. Откроется окно журнала передачи документов (см. Рис. 8-2).

Все кнопки панели инструментов, кроме кнопки и поля состояния просмотра журнала передачи документов (Рис. 8-6) будут неактивными:

8-18 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа Рис. 8-6 Поле состояния просмотра журнала передачи документов.

3. Если необходимо, отсортируйте записи в журнале по другой графе, щелкнув на одной из кнопок - заголовков граф. При этом записи будут отсортированы следующим образом:

Х при щелчке на кнопке № экз. - по порядку номеров экземпляров;

Х при щелчке на кнопке Держатель документа - в алфавитном порядке;

Х при щелчке на кнопке Дата и время - в порядке возрастания/убывания даты;

Х при щелчке на кнопке Примечание - по порядку номеров дел.

4. При установки значения Все записи в поле состояния просмотра ЖПД, в списке записей о передаче документа будут отражены все записи текущей картотеки или всех картотек (если была нажата кнопка ).

5. При установке значения Владельцы в поле состояния просмотра ЖПД, в списке записей о передаче документа будут отражены только записи о владельцах документа текущей картотеки или всех картотек (если была нажата кнопка ).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа 6. При установки значения Записи тек. кабинета в поле состояния просмотра ЖПД, в списке записей о передаче документа будут отражены только записи, сделанные пользователем текущего кабинета текущей картотеки или всех картотек (если была нажата кнопка ). Если пользователь не приписан ни к одному кабинету, то список будет пустой.

7. Для просмотра номера дела, в которое списан документ, щелкните на кнопке, расположенной внизу окна в поле Дело. Откроется окно, содержащее информацию о текущем деле (см. Рис. 8-7):

Рис. 8-7 Окно Подробная информация 8. Для завершения просмотра журнала передачи документов щелкните на кнопке Закрыть.

8-20 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 44 Как напечатать реестры передачи документов Глава 44. Как напечатать реестры передачи документов внутри организации В системе предусмотрена процедура составления и печати реестров передачи документов между подразделениями на основании записей в журнале передачи документов, которая может выполняться:

Х при работе с функцией Регистрация. В этом случае формируется реестр передачи документов по подразделениям, т. е. для каждого подразделения формируется отдельный список предназначенных к передаче под роспись документов;

Х при работе с папками кабинетов (функция Кабинеты) или папкой отобранных документов (функция Поиск). При этом, если в папке не выделен ни один документ, реестр передачи формируется по подразделениям (см. предыдущий пункт).

Если в папке выделен документ (группа документов), то реестр формируется по выделенным документам, т. е.

список реестра представляет собой перечень выделенных в папке документов с указанием для каждого из них перечня подразделений (должностных лиц), которым он передается;

Х из режима просмотра РК документа. При этом реестр формируется по данному документу, т. е. реестр представляет собой перечень должностных лиц (подразделений), которым передается документ.

Настройка параметров реестра Чтобы настроить параметры реестра:

1. В окне запуска функций подсистемы ДЕЛО щелкните на кнопке Настройки системы, затем на кнопке Делопроизводство (см. Рис. 8-8).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-8 Окно Параметры и списки Откроется окно Настройки пользователя, содержащее шесть закладок (по умолчанию открыта закладка Регистрация). Щелкните на закладке Прочие, расположенной в верхнем ряду закладок, а затем на подзакладке Реестр передачи док-тов. Откроется окно этой подзакладки (см. Рис. 8-9).

8-22 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 44 Как напечатать реестры передачи документов Рис. 8-9 Окно подзакладки Реестр передачи документов 2. Если реестр должен формироваться только по документам, журналы передачи которых заполнялись в текущем кабинете (пользователем, приписанным к текущему кабинету), установите переключатель Получать реестр по записям текущего кабинета.

Если реестр должен формироваться с учетом документов, журналы передачи которых заполнялись во всех других кабинетах текущей картотеки, установите переключатель Получать реестр по всему журналу.

3. Если вход в режим формирования реестра должен сопровождаться открытием окна изменения параметров реестра, установите флажок Показывать окно изменения параметров реестра.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Замечание. Рекомендуется устанавливать данный флажок. Его отключение (отказ от изменения параметров реестра) может производиться только в том случае, если реестры должны формироваться только по одним и тем же подразделениям (обмен документами происходит с жестко ограниченным кругом одних и тех же подразделений).

4. Если должна быть предусмотрена возможность изменения состава списка реестра в ходе его предварительного просмотра, установите флажок Давать возможность выбора записей для реестра. В противном случае реестр будет формироваться по всем записям списка.

5. Если при печати реестра каждый адресат должен выводиться на отдельный лист бумаги (в свой отдельный реестр), установите флажок Каждый адресат в свой реестр.

6. Установите, по каким типам передаваемых документов должен формироваться реестр - по оригиналам, по копиям или по тем и другим. Для этого установите один из соответствующих переключателей в группе Получать по.

7. Для того, чтобы исключить попадание в реестр записей о документах, уже числящихся в других реестрах передачи (т. е. формально уже переданных), установите флажок Не включенным в реестр.

Замечание. Снятие данного флажка может использоваться для получения дубликата ранее сформированного реестра, например при его утере.

8. Если формирование реестров должно производиться по документам, дата передачи которых должна совпадать с текущей датой, установите в единицу значение поля Дата передачи документов не позднее (дней). Установка другого значения (в пределах 30 дней) позволит включать в реестр документы, передача которых согласно журналу должна была произойти несколькими днями раньше.

8-24 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 44 Как напечатать реестры передачи документов 9. Укажите в поле Количество копий требуемое количество экземпляров реестра, выводимых на печать.

10. Если реестр должен формироваться по определенным группам документов, сформируйте список групп, заполнив поле Ограничить группами документов выбором нескольких значений из справочника (см. главу 7).

11. Щелкните на кнопке Записать. Заданные параметры будут установлены в качестве параметров по умолчанию.

Внимание. Если установлен флажок Показывать окно изменения параметров реестра, пользователь будет иметь возможность перед печатью реестра изменить заданные по умолчанию параметры. При этом, измененные параметры при последующей работе в режиме формирования реестров будут использоваться как параметры по умолчанию.

Дальнейшие действия зависят от того, требуется ли сформировать реестр по подразделениям или по выделенным документам. Ниже приведены правила для этих двух случаев.

Печать реестров по подразделениям Чтобы сформировать несколько реестров передачи документов, в каждый из которых войдет список документов, подлежащих передаче в определенное подразделение:

1. При работе с функцией Регистрация закройте все ранее открытые окна (см. главу 19, п. 1).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа При работе с функцией Кабинеты (при работе в функции Поиск с папкой отобранных документов) откройте какую либо папку и снимите выделение с первого в списке документа (нажмите клавишу CTRL и, не отпуская ее, щелкните на выделенной строке списка) или выберите команды Управление, Снять отметку (кнопка ).

2. Выберите команды Файл, Печать реестра или Печать, Печать реестра (это зависит от функции, в которой находится пользователь). Если в параметрах настройки реестра установлен флажок Показывать окно изменения параметров реестра, откроется окно редактирования установленных по умолчанию параметров (см. Рис. 8-10).

Рис. 8-10 Окно Получение реестра 8-26 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 44 Как напечатать реестры передачи документов Внимание. Если при настройке параметров реестра флажок Показывать окно изменения параметров реестра установлен не был, реестр сформируется в соответствии с последней установкой параметров.

3. Измените, если необходимо, значения установленных по умолчанию параметров.

4. В обязательном для заполнения поле Подразделения - адресаты сформируйте список подразделений (должностных лиц), по которым будет формироваться реестр, выбрав требуемые значения из справочника или из списка (см. главу 7).

5. Щелкните на кнопке Отобрать. Откроется окно предварительного просмотра сформированного реестра (см.

Рис. 8-11).

Рис. 8-11 Окно просмотра реестра передачи документа ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Реестр будет сформирован по отношению к подразделению (должностному лицу), стоящему в списке адресатов первым.

Чтобы перейти к просмотру реестра для другого подразделения, щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля с именем подразделения, и выберите в открывшемся списке требуемое подразделение.

6. Если при настройке параметров реестра был установлен флажок Давать возможность выбора записей для реестра, существует возможность скорректировать реестр.

Для этого отмените выделение, щелкнув на кнопке - Отменить выделение на панели инструментов, после чего выделите те строки списка, которые должны попасть в реестр.

7. Для печати текущего реестра щелкните на кнопке на панели инструментов. После того как реестр будет отправлен на печать, появится запрос о получении реестра (см. Рис. 8-12).

Рис. 8-12 Окно для подтверждения получения реестра В случае подтверждения (щелчка на кнопке Да), все вошедшие в напечатанный реестр документы в дальнейшем в реестры включаться не будут, если в параметрах настройки пользователя выставлен флаг Не включенным в реестр. В Журнале передачи документов у должностных лиц, по которым был распечатан реестр, в колонке, расположенной слева от колонки Примечание будет выставлен значок Р. В случае отрицательного ответа документы будут включаться в последующие реестры.

8. Для завершения работы (или чтобы отказаться от печати) щелкните на кнопке на панели инструментов.

8-28 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 44 Как напечатать реестры передачи документов Печать реестров по выбранным документам Достаточно часто какой-либо документ рассылается во все подразделения предприятия (например, приказ директора). При этом может возникнуть необходимость немедленной передачи документа в подразделения. Если сформировать реестры передачи способом, изложенным в предыдущем разделе, для каждого подразделения предприятия будет сформирован отдельный реестр, содержащий однуЦдве записи.

Чтобы сформировать единый реестр:

1. Найдите и выделите требуемый документ в одной из папок:

Х зарегистрированных сегодня документов;

Х папке кабинета;

Х папке отобранных документов, выполнив перед этим операцию поиска документа.

Замечание. Чтобы дополнительно убедиться, что выделен требуемый документ, можно открыть для просмотра РК документа.

2. Выполните действия, описанные в пп. 2Ц8 предыдущего раздела.

Внимание. В отличие от предыдущего случая, задание списка подразделений (должностных лиц) в окне Получение реестра (см. Рис. 8-10) является необязательным. Если список подразделений будет очищен (для этого достаточно щелкнуть на поле Подразделения-адресаты, после чего нажать клавишу DEL), реестр сформируется с учетом передач документа во все подразделения.

3. Часто формирование реестров по подразделениям бывает неудобным еще и потому, что при небольшом документообороте так же как и в случае с групповой ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа рассылкой одного документа, реестры будут занимать лишь небольшую часть печатной страницы.

Для формирования единого реестра по нескольким документам:

1. Войдите в папку зарегистрированных сегодня документов (см. главу 19) и выделите все документы списка (нажмите клавиши Ctrl + A). Выделить все документы в списке можно также, щелкнув на кнопке, или выбрав команду Отметить все в меню Правка.

Замечание. Рассматривается случай, когда документы передаются в подразделения в день регистрации. В другом случае исходным списком документов может являться список документов в папке кабинета или список отобранных в результате поиска документов (например, зарегистрированных за несколько последних дней).

2. Выполните действия, описанные в пп. 2Ц8 предыдущего раздела. При этом задание списка подразделений в окне Получение реестра необязательно.

Глава 45. Как отметить ознакомление должностных лиц с документом. Просмотр журнала Внимание. Отметку ознакомления должностных лиц с документом может делать пользователь, которому технологом системы в текущей картотеке разрешена функция Отметка ознакомления.

Журнал ознакомления с документом можно открыть:

Х в режиме регистрации (см. часть 3, главы 11, 12) или редактирования РК (см. главу 37);

8-30 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 45 Отметка ознакомления должностных лиц с документом Х из списка документов, зарегистрированных сегодня (см.

главу 19);

Х из списков РК документов, хранящихся в папках № 1- кабинетов (см. главу 23);

Х из списков РК документов, отобранных в результате поиска (см. главу 35).

Х из списков РК документов, хранящихся в личных папках пользователя (см. главу 35).

Чтобы отметить ознакомление должностных лиц с документом:

1. Найдите и выделите в одном из перечисленных списков строку, которая соответствует документу, Журнал ознакомления с которым требуется открыть.

2. Если вы находитесь в списке документов, отобранных в результате поиска, в списке документов, находящихся в личной папке пользователя или в списке РК какой-либо из папок № 1Ц5 функции Кабинеты выберите из меню Управление команды Реквизиты, Журнал ознакомления с документом (или нажмите клавиши Ctrl+Shift+J).

Если вы находитесь в списке документов, зарегистрированных сегодня, или в режиме регистрации/редактирования основного раздела РК выберите из меню Реквизиты команду Журнал ознакомления с документом (или нажмите клавиши Ctrl+Shift+J).

3. Откроется окно Журнал ознакомления с документом №...

от ДД/ММ/ГГГГ [Группа документов] в режиме просмотра (см. Рис. 8-13).

Если Журнал ознакомления открывается из режима редактирования РК, его окно будет открыто в режиме редактирования и п. 4 выполнять не требуется.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-13 Окно журнала ознакомления с документом Окно содержит оформленный в виде таблицы список должностных лиц, которые ознакомлены с документом.

Таблица имеет следующие графы:

Х Ознакомлен (должностное лицо).

Х Дата и время ознакомления.

Х Примечание.

8-32 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 45 Отметка ознакомления должностных лиц с документом Панель инструментов содержит следующие кнопки.

Кнопка Название или действие Добавить запись в журнал должностное лицо из справочника или стандартного списка (F2) Удалить запись должностное лицо из журнала (Ctrl+Del) Установить дату и время (проставить дату и время ознакомления) (F5) Переместить выше по списку (клавиши Ctrl+Alt+Up) Переместить ниже по списку (клавиши Ctrl+Alt+Down) 4. Щелкните на кнопке Редактировать, расположенной в нижней части окна. Кнопка изменит свое значение на Записать. Журнал ознакомления с документом будет переведен в режим редактирования.

5. Сформируйте список должностных лиц. Для этого щелкните на кнопке. Откроется окно выбора нескольких значений из справочника Подразделения или из стандартного списка. Выберите должностных лиц, ознакомленных с документом (см. главу 7).

По окончании выбора произойдет возврат в окно журнала.

Графа Ознакомлен будет заполнена в соответствии со списком выбранных должностных лиц, при этом все строки будут выделены.

6. Щелкните на кнопке - во всех строках в графе Время и дата будут проставлены текущие время и дата.

7. Отредактируйте, если требуется, во всех или только в некоторых строках дату и время ознакомления.

8. Если требуется, введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа 9. Если требуется удалить какую-либо строку из журнала, выделите ее и щелкните на кнопке.

10. Завершите проставление отметки ознакомления с документом, щелкнув на кнопке Записать для записи внесенных данных, или нажмите клавишу ESC, чтобы отказаться от произведенных изменений.

В нижней части окна Журнала ознакомления с документом находится кнопка Открыть РК (кроме случаев, когда журнал открывается из режимов регистрации/редактирования РК документа). При щелчке на этой кнопке открывается РК документа в режиме просмотра.

Глава 46. Как отметить отправку документа адресатам Для регистрации отправки документов предназначена функция РЕЕСТРЫ внешней отправки документов.

Внимание. Данная функция доступна только тем пользователям, которым системный технолог в списке абсолютных прав назначил право Отправка документов по реестрам.

Чтобы начать работу с функцией РЕЕСТРЫ:

1. Запустите подсистему Документы (см. Главу 8). Откроется окно запуска функций (см. Рис. 8-14).

8-34 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Рис. 8-14 Начальное окно системы ДЕЛО 2. Щелкните на кнопке РЕЕСТРЫ внешней отправки документов. Откроется главное окно Реестры, содержащее рабочее окно - папку Неотправленные документы (см. Рис. 8-15).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-15 Окно папки Неотправленные документы Внимание. Все РК документов, у которых в дополнительный раздел Адресаты вводятся записи о внешних адресатах, а отметка об отправке не установлена, автоматически копируются в папку Неотправленные документы.

Затем документ может быть включен в один из реестров рассылки. Основными критериями при определении того или иного реестра, в который включается документ, являются:

Pages: | 1 | ... | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

Книги, научные публикации

Blog