Книги, научные публикации Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | ... | 7 |

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство пользователя Том 1 Часть 1-3 Москва, 2005 Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО ...

-- [ Страница 2 ] --

Х Выберите команды Файл, Создать РК или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов. РК будет зарегистрирована и откроется окно Выбор группы нового документа для новой РК. При этом сохраненная РК останется на экране в режиме просмотра.

Х Выберите команды Файл, Создать РК той же группы или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов.

РК будет зарегистрирована и откроется окно новой РК той же группы. При этом сохраненная РК останется на экране в режиме просмотра.

Х Выберите команды Файл, Создать связанную РК или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов.

РК будет зарегистрирована и откроется окно Выбор группы нового документа (см. Рис. 3-46) для связываемой РК (см.

главу 15).

Х Выберите команды Файл, Создать РКПД или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов. РК будет зарегистрирована и откроется окно Выбор группы нового проекта документа для РКПД (см. главу 16). После выбора группы документа для связанной РКПД окно сохраненной РК автоматически закроется.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Х Выберите команды Файл, Записать РК или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов. РК будет зарегистрирована и переведена в режим просмотра, т. е. окно ее основного раздела останется на экране, но команды меню Файл и кнопки панели инструментов изменятся (в частности, станут доступными печать РК, реестра и штампа). Из режима просмотра можно перейти к редактированию РК, выбрав команды Действия, Редактировать РК, щелкнув на соответствующей кнопке панели инструментов или нажав клавишу F7.

Х Выберите команды Файл, Закрыть или нажмите клавишу ESC на клавиатуре. Откроется окно Редактирование РК (см.

Рис. 3-7), содержащее предложение подтвердить изменения, внесенные в РК.

Рис. 3-7 Окно подтверждения сохранения изменений в РК Х Щелкните на одной из кнопок:

- Да - РК регистрируется, ее окно закрывается.

- Нет - окно РК закрывается без регистрации РК.

- Отмена - окно Редактирование РК закрывается, РК доступна для дальнейшего редактирования.

Пересылка РК при регистрации документа Осуществлять пересылку РК в другие подразделения могут только пользователи, имеющие в текущей картотеке право Пересылка РК.

3-18 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 11 Регистрация исходящих (внутренних) документов Чтобы выполнить пересылку РК в процессе регистрации документа:

1. Находясь в окне РК, выберите команды Действия, Переслать РК. Откроется окно выбора значений из иерархического справочника Подразделения или из стандартного списка.

2. Выберите из справочника (стандартного списка) нужного внутреннего адресата. Допускается выбор нескольких значений, соответствующих как листьям, так и вершинам справочника (должностным лицам и подразделениям соответственно) (см. главу 7, раздел Как выбрать значение из иерархического справочника). После выбора внутренних адресатов окно выбора значений из справочника закрывается. РК попадает в картотеки, которым принадлежат указанные внутренние адресаты.

Внимание. Пересылка документа происходит по правилам, задаваемым в настройках системы (см. главу 22). Так, например, сохранение РК может сопровождаться автоматическим вызовом функции пересылки РК или автоматической записью РК в текущий кабинет (в папку На исполнение). Для этого необходимо установить соответствующий параметр настройки системы на закладке Регистрация - Направления РК (см. главу 22).

А в зависимости от установок параметров на закладке Прочие - Пересылка РК, пересылка может сопровождаться автоматическим формированием записей в журнале передачи документов (по умолчанию не сопровождается).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Глава 12. Регистрация входящих документов, писем и обращений граждан При регистрации входящих документов после выбора группы документов открывается окно РК выбранной группы (см. Рис. 3- и Рис. 3-8). Описание элементов окна РК приведено в главе Окно регистрационной карточки документа.

Рис. 3-8 Окно РК писем и обращений граждан При открытии окна РК входящего документа (писем и обращений граждан) в нем автоматически заполняются поля:

Х Рег. № - регистрационный номер документа. Формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов технологом системы. Регистрационный номер можно изменить в режиме редактирования РК (для РК, зарегистрированных в текущий день, редактирование регистрационного номера не допускается). Редактирование 3-20 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 12 Регистрация входящих документов номера регистрационной карточки доступно только тем пользователям, которым системный технолог в списке абсолютных прав назначил право Редактирование регистрационного номера РК.

Х от - дата регистрации документа. Автоматически устанавливается в соответствии со значением поля Дата РК в окне Выбор группы нового документа (см. главу 9). Поле редактируется частично, можно изменить число и месяц, но не год.

Х Экз.№ - номер экземпляра оригинала документа. По умолчанию устанавливается равным 1, что означает существование единственного экземпляра оригинала документа.

Х Доступ - гриф доступа документа. По умолчанию устанавливается значение общий (гриф, стоящий первым в списке элементов справочника Грифы доступа). Если при регистрации РК значение поля было изменено, то при регистрации следующей РК (независимо от группы документов) в поле Доступ будет установлено то же значение, что и в предыдущей РК.

Х Доставка - вид доставки документа. По умолчанию устанавливается значение первой записи справочника.

Внимание. Если технолог системы при формировании справочника Группы документов для каких-либо групп входящих документов (писем граждан) задал значения реквизитов План, Доступ, Доставка, Кому, Журнал передачи, то при открытии РК этих групп данные реквизиты по умолчанию будут заполнены значениями, установленными в справочнике.

Чтобы зарегистрировать входящий документ (письмо гражданина):

1. Заполните поля основных реквизитов РК (для перехода от одного поля к другому используйте клавишу TAB):

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Х Корреспонденты - для входящих документов, поступивших от организаций, в этом разделе указываются названия организаций, приславших документ, исходящий номер этого документа, дата его регистрации в организации-отправителе, а также ФИО должностного лица, подписавшего документ.

Для писем и обращений граждан в разделе Корреспонденты указываются ФИО граждан, приславших документ, регион, город и адрес их проживания, а также индекс почтового отделения.

Подробное описание полей раздела Корреспонденты и методика их заполнения изложены в главе 13 (см.

раздел Корреспонденты);

Внимание. После заполнения всех полей раздела Корреспонденты можно провести проверку повторности регистрации данного документа (см. Глава 13, раздел Корреспонденты).

Х Кому - фамилии и инициалы должностных лиц или наименования подразделений-адресатов документа внутри организации. Заполняется выбором из иерархического справочника Подразделения или из стандартного списка. При заполнении данного поля можно воспользоваться функцией контекстного (авто) поиска (см. главу 7, раздел Как выбрать значение из иерархического справочника).

Заполнение реквизита Кому подробно изложено в главе 13 (см. раздел Кому);

После заполнения поля Кому кнопка, расположенная справа от поля, изменится на кнопку. При щелчке на кнопке открывается окно, содержащее подробную информацию о должностном лице (подразделении), указанном в поле (см. Рис. 3-6);

3-22 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 12 Регистрация входящих документов Х Коллективное - признак коллективного письма (только для писем и обращений граждан). Если письмо является коллективным, установите этот флажок;

Х Анонимное - признак анонимности письма (только для писем и обращений граждан). Если письмо является анонимным (корреспондент письма не обязателен), установите этот флажок;

Замечание. При сохранении РК, в которой не указан отправитель (корреспондент), система предложит установить флажок Анонимное. Щелчок на кнопке Да приведет к установке флажка и сохранению РК, щелчок на кнопке Нет - к сохранению карточки без установки флажка, щелчок на кнопке Отмена даст возможность продолжить заполнение карточки.

Х Содерж. - краткое содержание документа. Заполняется вводом с клавиатуры или выбором из справочника Стандартные тексты (см. главу 7);

Х Рубр. - список тематических рубрик, к которым относится документ (см. главу 13, раздел Рубрики).

Заполняется выбором из иерархического справочника Рубрикатор или из стандартного списка. Можно ввести несколько значений, соответствующих как листьям, так и вершинам справочника (см. главу 7);

Х если документ каким-либо образом связан с другими документами (например, является ответом на ранее зарегистрированный документ), введите данные в поле Связки (см. главу 13, раздел Связки);

Х Прим. - дополнительная справочная информация.

Заполняется вводом с клавиатуры.

2. При необходимости отредактируйте значения реквизитов, установленные по умолчанию, и заполните необязательные реквизиты из числа основных:

Х Экз.№ - если требуется, отредактируйте значение. Если отслеживается движение нескольких нумерованных экземпляров, следует указать их номера, например, 1 - ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа или 1, 3, 5Ц7. Изменить номер и количество экземпляров в РК возможно только при отсутствии записей в Журнале передачи документа во всех картотеках;

Х Доступ - если требуется, отредактируйте значение выбором из линейного справочника Грифы доступа (см. главу 7);

Х Состав - справочная информация о составе документа (например, 5 листов, Приложение). Заполняется вводом с клавиатуры;

Х Доставка - если требуется, отредактируйте значение выбором из линейного справочника Виды доставки (см.

главу 7);

Х Почт.№ - номер почтового извещения. Заполняется вводом с клавиатуры.

Внимание. Значения некоторых реквизитов РК формируются автоматически по правилам, задаваемым при установке параметров настройки системы (см. главу 22).

3. Если требуется, введите данные в дополнительные разделы РК. Для перехода к режиму ввода данных щелкните на кнопке с именем соответствующего раздела:

Х при наличии сопроводительных документов введите данные в раздел Сопр. документ (см. главу 13, раздел Сопроводительный документ);

Х если документ требуется переслать по другому адресу, введите данные в раздел Адресаты (см. главу 13, раздел Адресаты);

Х если необходимо отследить движение документа в организации, введите данные в раздел Журнал передачи документов (см. главу 43);

Х если документ (или какая-то его часть) представлены в электронном виде, введите данные в раздел Файлы (см. главу 13, раздел Файлы).

4. Если в Вашей системе ДЕЛО используется Правило 2 для определения контрольности документов (т.е. контрольность 3-24 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 12 Регистрация входящих документов документов устанавливается вручную) и Вы имеете абсолютное право Постановка на контроль, при необходимости, поставьте регистрируемый документ на контроль (см. Постановка документа на контроль).

При этом если требуется, установите в поле План плановую дату исполнения документа. Нужное значение вводится с клавиатуры или выбирается из календаря.

Замечание. Если в Вашей системе ДЕЛО контрольность документов определяется контрольностью их резолюций (Правило 1), поле План заполняется автоматически при вводе контрольной резолюции (см. главу 24).

5. Если Вы обладаете правом Ввод резолюций за соответствующих должностных лиц, при необходимости, введите резолюцию к данному документу (см. главу 24).

6. Если в текущей картотеке у Вас есть право Пересылка РК, при необходимости, перешлите регистрируемую РК в другие подразделения (см. Глава 11, Пересылка РК при регистрации документа).

7. Завершите регистрацию РК одним из способов, указанным в разделе Завершение регистрации РК (см. Глава 11).

После сохранения РК попадает в картотеку регистрации, а также в картотеки, которым принадлежат должностные лица (подразделения), указанные при пересылке РК.

Внимание. РК входящих документов и писем граждан, которые регистрируются пользователем, не приписанным ни к одному кабинету текущей картотеки, автоматически направляются в кабинеты подразделений (см. главу 23) в следующем порядке:

Х если при регистрации документ был отнесен к группе документов, указанной на закладке Направления РК (в параметре настройки Принадлежащие группе), то РК, независимо от значения, введенного в поле Кому, направляется в подразделение, заданное в параметре ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Направлять в подразделение, расположенном на той же закладке (см. главу 22);

Х для документов остальных групп:

- если в поле Кому указано должностное лицо, РК направляется в кабинет, владельцем которого является данное лицо;

- если в поле Кому указано подразделение, РК направляется в кабинет, владельцем которого является начальник указанного подразделения;

- если поле Кому не заполнено, РК также направляется в подразделение, определенное параметром Направлять в подразделение.

8. Если для текущего пользователя в настройках системы на закладке Прочие установлен флажок Автоматическая печать регистрационного штампа (входящий) (см. главу 22), то в момент завершения регистрации (сохранения РК) в очередь заданий к принтеру добавляется задание на печать регистрационного штампа. Вставьте первую страницу документа в подающий лоток принтера, и в ее правом нижнем углу будет напечатан регистрационный штамп.

Если этот флажок не установлен, для печати регистрационного штампа выберите команды Файл, Печать штампа или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

Глава 13. Заполнение множественных реквизитов РК Некоторые реквизиты РК могут иметь несколько значений (например, Кому, Визы, Рубрики). Такие реквизиты называются множественными.

3-26 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Рядом с названием множественных реквизитов в скобках указывается количество их значений (например, Кому (2)).

Каждый множественный реквизит имеет собственное рабочее окно, в котором содержится список всех его значений.

Окно множественного реквизита можно открыть одним из следующих способов:

1. В окне РК щелкните на названии поля множественного реквизита.

2. В меню Реквизиты выберите команду, по наименованию совпадающую с множественным реквизитом.

3. Нажмите сочетание клавиш, открывающее окно соответствующего множественного реквизита.

Окна множественных реквизитов РК имеют собственные панели инструментов, содержащие, как правило, различный набор кнопок. Но практически во всех окнах имеются кнопки:

Кнопка Название или Действие Добавить новое значение. При щелчке на этой кнопке открывается окно выбора значений из соответствующего справочника (кроме окна Адресаты);

Переместить выделенную запись вверх/вниз по списку (кроме окна Журнал передачи);

Удалить выделенную запись.

Окна множественных реквизитов состоят из двух частей. В верхней части располагается список значений реквизита, оформленный в виде таблицы (первоначально список пустой).

Ячейки таблицы заполняются автоматически при выборе нужных значений из соответствующих справочников, а также при вводе данных в поля, расположенные под таблицей.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Если в момент обращения к множественному реквизиту, РК находится в режиме редактирования, то в нижней части окна реквизита будут располагаться кнопки:

Х ОК - для сохранения введенной информации;

Х Отмена - для выхода из окна множественного реквизита без сохранения сделанных изменений.

Если же в момент обращения к множественному реквизиту, РК находится в режиме просмотра, то в нижней части окна реквизита будут располагаться кнопки:

Х Редактировать - для перевода окна в режим редактирования. После перехода к редактированию, меняется на кнопку Записать;

Х Закрыть - для выхода из окна множественного реквизита.

Протоколирование создания и изменения значений множественных реквизитов РК ведется отдельно от общего протокола РК (часть 7, глава 42). Удаление значений множественных реквизитов ведется в общем протоколе РК.

Подписал Множественный реквизит Подписал является одним из основных реквизитов РК исходящих (внутренних) документов.

Значениями данного реквизита являются ФИО и должности лиц, подписавших документ.

Поле Подп. заполняется выбором из иерархического справочника Подразделения или из стандартного списка.

Значения поля должны соответствовать листьям данного справочника.

Значения в поле Подп. можно ввести, как в окне РК, так и в окне данного множественного реквизита.

При заполнении поля Подп. в окне РК можно воспользоваться функцией контекстного (авто) поиска.

3-28 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Заполнение реквизита Подписал в окне РК:

1. Ввод значений в поле Подп. осуществляется по правилам, изложенным в главе 7 (см. раздел Как выбрать значение из иерархического справочника).

2. Если требуется ввести ФИО еще одного должностного лица, подписавшего документ, установите курсор в поле Подп. и нажмите сочетание клавиш Ctrl + Insert. Откроется новое поле, а в скобках (рядом с названием поля) изменится число, показывающее общее количество подписывающих лиц (например, Подп. (2)). Повторите процедуру заполнения поля.

3. Если реквизит имеет несколько значений, то для перехода от одного значения к другому можно воспользоваться сочетанием клавиш: Ctrl+ - для перехода к предыдущему значению или Ctrl+ - для перехода к следующему.

4. Если требуется удалить какое-либо значение реквизита Подписал, установите его в поле Подп. в качестве текущего значения (т.е. перейдите к этому значению, используя сочетание клавиш Ctrl+ или Ctrl+) и нажмите одновременно клавиши Ctrl + Delete. Текущее значение реквизита будет удалено.

Заполнение реквизита в окне Подписал:

1. Находясь в окне РК исходящего (внутреннего) документа щелкните на названии поля Подп. Откроется окно множественного реквизита Подписал.

2. Чтобы ввести информацию о должностных лицах, подписавших документ, щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов, и в открывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения выберите нужные фамилии (см. главу 7).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Указанные значения будут скопированы в таблицу, расположенную в верхней части окна Подписал (см. Рис.

3-9). Количество сформированных строк таблицы будет соответствовать количеству выбранных должностных лиц.

Рис. 3-9 Окно множественного реквизита Подписал При выделении строки того или иного должностного лица под таблицей открывается набор полей, в которые можно вводить дополнительную информацию, относящуюся к выделенному лицу (дату и время подписания документа данным должностным лицом).

3. При необходимости, укажите в этих полях нужные значения.

Поле Дата заполняется вводом с клавиатуры или выбором из календаря. При заполнении поля Дата в поле В автоматически устанавливается текущее время (если требуется, это значение можно отредактировать с помощью кнопок, примыкающих к правой границе поля).

4. Чтобы просмотреть подробную информацию о том или ином должностном лице, подписавшем документ, выделите в таблице строку, соответствующую его ФИО, и щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Подпись.

3-30 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК 5. При необходимости, с помощью кнопок расположите записи таблицы в нужном порядке.

6. Если какое-либо значение реквизита Подписал требуется удалить, выделите в таблице запись, соответствующую этому значению и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

7. Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно РК. В поле Подп. скопируется ФИО должностного лица, стоящего первым в списке значений данного реквизита. Рядом с названием поля в скобках будет указано общее количество его должностных лиц, подписавших документ.

Кому Множественный реквизит Кому является одним из основных реквизитов РК входящих документов и писем граждан.

Значениями данного реквизита могут быть ФИО должностных лиц, а также названия подразделений внутри организации, которым адресован документ (письмо).

Поле Кому заполняется выбором из иерархического справочника Подразделения или из стандартного списка (см. главу 7, раздел Как выбрать значение из иерархического справочника).

Значения в поле Кому можно ввести, как в окне РК, так и в окне данного множественного реквизита.

При заполнении поля Кому в окне РК можно воспользоваться функцией контекстного (авто) поиска.

Заполнение поля Кому непосредственно в окне РК осуществляется по правилам, изложенным в п. лПодписал.

Заполнение реквизита в окне Кому:

1. Находясь в окне РК входящего документа, щелкните на названии поля Кому. Откроется окно данного множественного реквизита.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа 2. Чтобы ввести информацию о должностных лицах и подразделениях, которым адресован документ, щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов, и в открывшемся окне выбора из справочника Подразделения выберите нужные фамилии (названия подразделений).

Указанные значения будут скопированы в таблицу, расположенную в верхней части окна (см. Рис. 3-10).

Количество сформированных строк таблицы будет соответствовать количеству выбранных должностных лиц.

Рис. 3-10 Окно множественного реквизита Кому 3. При необходимости, с помощью кнопок расположите записи таблицы в нужном порядке.

4. Если какое-либо значение реквизита Кому требуется удалить, выделите в таблице запись, соответствующую этому значению и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

5. Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно РК. В поле Кому скопируется ФИО должностного лица (или название подразделения), стоящего первым в списке 3-32 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК значений данного реквизита. Рядом с названием поля в скобках будет указано общее количество адресатов.

Корреспонденты Раздел Корреспонденты содержит сведения о корреспондентах, приславших регистрируемый документ, а также информацию об исходящих реквизитах документа, если он поступил от организации.

В РК входящих документов, поступивших от организаций, и в РК писем и обращений граждан раздел Корреспонденты имеет различный состав полей (см. Рис. 3-11 и Рис. 3-12).

Рис. 3-11 Раздел Корреспонденты в РК входящих документов, поступивших из организаций Рис. 3-12 Раздел Корреспонденты в РК писем и обращений граждан Рядом с названием раздела в скобках указывается номер текущей записи и общее количество записей, находящихся в данном разделе (например, л2 из 3).

Если в разделе находится информация о двух и более корреспондентах, то в верхнем правом углу раздела становятся активными кнопки, позволяющие последовательно переходить от одной записи раздела к другой.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Вводить информацию о корреспондентах, редактировать и удалять ее можно, как в окне Корреспонденты, так и непосредственно в окне РК.

Заполнение раздела Корреспонденты в окне РК осуществляется по правилам, изложенным в п. Подписал.

Ввод значений в окне Корреспонденты:

1. Находясь в окне РК входящего документа (письма гражданина), щелкните на названии раздела Корреспонденты. Откроется окно раздела.

2. Чтобы ввести информацию о корреспондентах, щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов, и в открывшемся окне выбора значений из справочника (Список организаций или Граждане) выберите нужных корреспондентов (названия организаций или ФИО граждан, приславших документ). См. главу 7, раздел Как выбрать значение из иерархического справочника.

Выбранные значения будут скопированы в таблицу, расположенную в верхней части окна Корреспонденты (см.

Рис. 3-13). Количество сформированных строк таблицы будет соответствовать количеству выбранных корреспондентов.

3-34 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Рис. 3-13 Окно Корреспонденты при регистрации входящего документа, поступившего от организации При выделении строки того или иного корреспондента под таблицей открывается набор полей, в которые можно вводить дополнительную информацию, относящуюся к выделенному корреспонденту.

3. При необходимости, введите в эти поля нужные значения (например, исходящий номер документа и дату его регистрации в организации-отправителе). Методику заполнения полей см. ниже.

4. При необходимости, с помощью кнопок расположите записи таблицы в нужном порядке.

5. Если какого-либо корреспондента требуется удалить из списка, выделите в таблице его запись и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

6. Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно РК. В раздел Корреспонденты скопируются данные корреспондента, стоящего первым в списке значений данного раздела.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Заполнение раздела Корреспонденты в РК входящих документов, поступивших из организаций Методика заполнения полей раздела Корреспонденты в РК входящих документов, поступивших из организаций:

1. Поле Корр. является обязательным для заполнения. В нем указывается наименование организации, приславшей документ. Нужные значения выбираются из иерархического справочника Список организаций или из стандартного списка. Значения поля должны соответствовать листьям данного справочника.

Для ускорения поиска организации в справочнике можно задать дополнительные параметры отбора. Для их установки щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна выбора значений из справочника Список организаций. Откроется окно с перечнем дополнительных параметров поиска (см. Рис. 3-14). В двух верхних полях задаются критерии поиска по соответственно краткому и полному наименованиям организации.

Рис. 3-14 Окно установки дополнительных реквизитов поиска в справочнике организаций Установив дополнительные параметры поиска, щелкните на кнопке Ввод.

3-36 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Внимание. Если организация отсутствует в справочнике, следует либо добавить ее туда, если системный технолог дал вам такое право, либо обратиться за помощью к системному технологу (см. Добавление организации в справочник Список организаций).

При заполнении поля Корр. непосредственно в окне РК можно воспользоваться функцией контекстного (авто) поиска (см. главу 7, раздел Как выбрать значение из иерархического справочника).

Если заполнение поля Корр. осуществлялось в окне РК, то значение, введенное в поле с клавиатуры, имеет синий цвет, заполненное из справочника - черный. Если Вы введете значение в данное поле с клавиатуры без обращения к справочнику Список организаций, то при сохранении РК система выведет следующее информационное окно:

Щелкните на кнопке ОК и выполните проверку введенного значения, то есть найдите указанную организацию в справочнике и выберите ее. После выбора организации из справочника в поле Корр. будет помещено ее наименование.

В окне РК после заполнения поля Корр. кнопка, расположенная справа от этого поля, изменится на кнопку. При щелчке на кнопке открывается окно, содержащее подробную информацию об организации, название которой находится в данный момент в поле (см.

Рис. 3-15).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-15 Окно Подробная информация 2. При необходимости, введите значения в поля, необязательные для заполнения:

Х Исх.№ - исходящий номер поступившего документа.

Заполняется вводом с клавиатуры;

Х Дата - дата отправки документа. Заполняется вводом с клавиатуры или выбором значения из календаря (см.

главу 7 настоящего руководства);

Х Подписал - ФИО должностного лица, подписавшего документ. При заполнении этого поля нужное значение можно выбрать из списка ранее заданных в данном поле значений. Для этого введите в поле Подписал первые буквы нужной фамилии и нажмите клавишу ENTER.

Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений, начинающихся с указанной последовательности букв (см. Рис. 3-16).

3-38 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Рис. 3-16 Окно выбора фамилии и инициалов лица, подписавшего документ Щелчком мыши выделите нужное значение и щелкните на кнопке Записать (или одновременно нажмите клавиши CTRL + ENTER). Выбранное значение скопируется в поле Подписал.

Если требуемой фамилии в списке нет, введите ее полностью с клавиатуры.

Внимание. Если в настройках данного пользователя на закладке Корр./адресаты установлен флажок Заполнять поле Подписал (см. главу 22), при заполнении поля Корр.

автоматически будет установлено значение поля Подписал. В него будет скопировано значение реквизита организации ФИО - фамилия руководителя организации.

Х Прим. - дополнительная информация. Значение вводится с клавиатуры.

3. При необходимости проведите проверку повторности регистрации данного документа (такая проверка может быть осуществлена только после заполнения полей Корр., Исх.

№ и Дата).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Для этого из меню Действия выберите команду Проверить повторность (или нажмите клавиши Ctrl+F10). Если документ с такими значениями полей был уже зарегистрирован, система выведет на экран сообщение об этом с предложением связать регистрируемый документ с документом, зарегистрированным ранее (см. Рис. 3-17) Рис. 3-17 Сообщение о повторности регистрируемого документа При щелчке на кнопке Да регистрируемый документ будет связан с указанным документом связкой, имеющей категорию Повторность. В верхней части окна РК появится метка Ц, показывающая, что данный документ является повторным документом.

Щелчок на кнопке Нет отменяет связывание документов.

Если в процессе регистрации проверка повторности регистрации данного документа пользователем не проводилась, то при сохранении РК такая проверка будет проведена автоматически.

4. Если заполнение раздела Корреспонденты осуществлялось в окне РК и требуется вести данные еще одного корреспондента, установите курсор в одном из полей раздела и нажмите сочетание клавиш Ctrl + Insert.

Откроется новая группа полей. Повторите описанную выше процедуру заполнения полей.

3-40 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Если заполнение раздела осуществлялось в окне Корреспонденты (см. Рис. 3-13), для ввода нового корреспондента щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов этого окна. Откроется окно выбора значений из справочника Список организаций. Выберите нужные организации, заполнив те самым, поле Корр. и введите значения в остальные поля, соответствующие этим организациям так, как описано выше.

Добавление организации в справочник Список организаций Добавлять в справочник новые организации могут только пользователи, имеющие абсолютное право Добавление организаций и граждан.

Чтобы добавить новую организацию в справочник, откройте окно Выбор из справочника Список организаций. Для этого:

Х если Вы находитесь в окне РК, щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Корр.;

Х если Вы находитесь в окне Корреспонденты - щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов этого окна (см. Рис. 3-13).

Откроется окно выбора значений из справочника. Щелкните в этом окне на кнопке, расположенной в правом верхнем углу.

Откроется окно для ввода реквизитов новой организации (см.

Рис. 3-18).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-18 Окно для ввода реквизитов новой организации Внимание. Если в настройках системы для текущего пользователя (см. главу 22), в поле Помещать новые организации в группу (см. закладку Корр./адресаты) установлено название вершины, в которую должны помещаться добавляемые пользователем организации, то после подтверждения регистрации новой организации (нажатия кнопки Записать в окне Регистрация новой организации) новая организация будет добавлена в указанную вершину и окно выбора из справочника открываться не будет. Если же такая папка в настройках пользователя не определена, то находясь в окне Регистрация новой организации, щелкните на кнопке, расположенной справа от поля родительской вершины, и выберите в раскрывшемся списке справочника организаций вершину, в которую требуется поместить новую организацию.

Укажите реквизиты новой организации, руководствуясь следующими правилами (при отсутствии каких-либо сведений оставляйте соответствующие поля незаполненными). В случае затруднений обратитесь за помощью к системному технологу.

3-42 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК 1. Введите с клавиатуры в верхнее поле Название краткое наименование организации, под которым она будет представлена в списке элементов справочника. Заполнение этого поля является обязательным.

2. Введите с клавиатуры в нижнее поле Название полное наименование организации.

3. Задайте, если это необходимо, категорию адресата. Для этого щелкните на кнопке, расположенной у правой границы поля Категория, и выберите из раскрывшегося списка требуемое значение.

Замечание. Значение категории адресата определяет тип реестра рассылки, в который попадает исходящий документ, если он отправляется внешней организации-адресату, отнесенной к данной категории.

Пункт 3 и данное замечание относятся только к многопользовательской версии системы 4. Если значение поля Категория ранее было задано для родительской вершины добавляемой организации, то по умолчанию данное значение будет установлено и для данной организации. Заполнение поля Регион осуществляется выбором значения из соответствующего справочника. Заполнять это поле следует в тех случаях, когда для информационно-справочной работы требуется учитывать распределение корреспондентов и адресатов по регионам.

5. Введите с клавиатуры в поля Индекс, Город и Адрес почтовый индекс, название города (населенного пункта) и адрес организации.

6. Введите с клавиатуры в поле e-mail адрес электронной почты организации, по которому будет осуществляться отправка электронной почтой документов, зарегистрированных в системе.

7. Введите с клавиатуры в поле ФИО фамилию, имя, отчество и должность руководителя организации.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа 8. Введите с клавиатуры в поля Тел и Факс номера телефона и факса организации.

9. Введите с клавиатуры в поле Прим. текст примечания.

10. Щелкните на закладке Доп. реквизиты. Откроется закладка с дополнительными реквизитами организации. Введите необходимые значения:

Х в поле Тип выберите тип организации из раскрывающегося списка;

Х в поле Сертификат - реквизиты сертификата, выданного организации;

Х поле Юрид. адрес - значение юридического адреса организации;

Х в поля ИНН, ОКПО, ОКОНХ значения ИНН организации и кодов классификации организации по ОКПО и ОКОНХ.

11. Щелкните на закладке Представители. Откроется окно закладки, содержащей реквизиты должностных лиц организации, с которыми осуществляются контакты.

Список контактных лиц (первоначально список пустой) представлен в виде таблицы. Но ввести данные непосредственно в эту таблицу нельзя. Строки таблицы заполняются автоматически при вводе данных в поля, расположенные под таблицей:

Х Щелкните на кнопке Добавить, расположенной в нижней части закладки. В таблицу добавится новая пустая строка, а под таблицей появится набор полей, предназначенных для ввода информации.

Х Введите в эти поля значения соответствующих реквизитов контактного лица и щелкните на кнопке Добавить, если требуется добавить в список еще одно лицо, или на кнопке Записать, если внесение записей в таблицу закончено.

Х Если какая-либо строка списка заведена ошибочно, выделите ее в списке (щелкните на ней) и нажмите кнопку Удалить.

3-44 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК 12. Щелкните на закладке Банк. реквизиты. Откроется окно закладки с банковскими реквизитами организации.

Закладка содержит оформленный в виде таблицы список банков, в которых размещены счета организации (первоначально список пустой). Но ввести данные непосредственно в эту таблицу нельзя. Строки таблицы заполняются автоматически при вводе данных в поля, расположенные под таблицей:

Х Щелкните на кнопке Добавить. В таблицу добавится новая пустая строка.

Х Введите в эти поля значения соответствующих банковских реквизитов и щелкните на кнопке Добавить, если требуется добавить в список еще один счет.

Х Если какая-либо строка списка заведена ошибочно, выделите строку в списке (щелкните на ней) и щелкните на кнопке Удалить.

13. Для сохранения введенных реквизитов организации щелкните на кнопке Записать, расположенной в нижней части окна. Произойдет возврат в окно списка организаций, в котором будет добавлено наименование новой организации.

Редактирование организации в справочнике Редактирование реквизитов организации в справочнике Список организаций доступно только пользователям, обладающим абсолютным правом Редактирование организаций и граждан.

Причем при назначении данного права, системный технолог определяет, какие именно реквизиты имеет право редактировать тот или иной пользователь: все реквизиты организации или он может вводить только реквизиты, не заполненные ранее.

Пользователи, обладающие правом Добавление организаций и граждан, могут редактировать реквизиты тех организаций, которых они сами внесли в справочник, но только в том случае, если после добавления этих организаций их реквизиты больше никто не редактировал.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Чтобы отредактировать реквизиты организации корреспондента:

1. Если Вы находитесь в окне РК, с помощью кнопок, расположенных в правом верхнем углу раздела Корреспонденты (или сочетания клавиш Ctrl + и Ctrl+) перейдите к записи об организации, реквизиты которой подлежат редактированию.

Если Вы находитесь в окне Корреспонденты, выделите запись нужного корреспондента. В нижней части окна отобразится набор полей, соответствующих данному корреспонденту.

Щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Корр. Откроется окно, содержащее подробную информацию о выбранной организации. Окно будет находиться в режиме просмотра (см. Рис. 3-15).

2. Щелкните на кнопке Редактировать, расположенной в нижней части этого окна. В зависимости от прав пользователя, все поля или только поля, не заполненные ранее, станут доступными для редактирования.

3. Руководствуясь правилами, изложенными в разделе Добавление организации в справочник Список организаций, введите или отредактируйте нужные реквизиты.

4. Сделав необходимые изменения, щелкните на кнопке Записать.

Заполнение раздела Корреспонденты в РК писем и обращений граждан Методика заполнения полей раздела Корреспонденты в РК писем и обращений граждан:

1. Укажите в поле Гражд. фамилию и инициалы отправителя письма. Нужные значения выбираются из справочника Граждане.

3-46 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК При заполнении поля Гражд. непосредственно в окне РК можно воспользоваться функцией контекстного (авто) поиска (см. главу 7, раздел Как выбрать значение из иерархического справочника).

При этом поиск отправителя письма можно выполнять не только по фамилии, но и по региону, в котором он проживает, по сочетанию букв в почтовом адресе, городе, по почтовому индексу.

Если заполнение поля Гражд. осуществлялось в окне РК, то значение, введенное с клавиатуры, имеет синий цвет, а заполненное из справочника - черный. Если Вы введете значение в данное поле с клавиатуры без обращения к справочнику Граждане, то при сохранении РК система выведет следующее информационное окно:

Щелкните на кнопке ОК и выполните проверку введенных данных, то есть найдите указанного гражданина в справочнике и выберите его.

После выбора гражданина из справочника в поле Гражд.

будет помещена его фамилия и инициалы.

Внимание. Если гражданин отсутствует в справочнике, следует либо добавить его туда, если у вас есть такое право, либо обратиться за помощью к системному технологу (см.

Добавление гражданина в справочник).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа В окне РК после заполнения поля Гражд. (и Регион) кнопка, расположенная справа от поля, изменится на кнопку. При щелчке на кнопке открывается окно, содержащее подробную информацию о гражданине (регионе), указанном в этом поле.

2. Заполните поля:

Х Город - для жителей административных центров субъектов Федерации - название города, например, Москва, Казань, для остальных - название субъекта Федерации, например, Московская обл., Татарстан.

Х Регион - например, для жителей Москвы и Московской области - Московский регион, для жителей Самары, Нижнего Новгорода - Поволжье и т. д.

Х Индекс - почтовый индекс.

Х Адрес - почтовый адрес (за исключением той его части, которая введена в поле Город).

Если значение поля Гражд. было выбрано из справочника Граждане, перечисленные поля заполняются автоматически (если их значения были предварительно введены в справочник).

3. При необходимости установите флажок Ответ. Флажок носит справочный характер. При вводе нескольких корреспондентов пользователь может отметить тех из них, кому в дальнейшем будет направлен ответ (в коллективных письмах часто просят ответить определенному лицу).

4. Если требуется, проведите проверку повторности регистрации письма данного гражданина (такая проверка может быть осуществлена только после заполнения полей Гражд., Регион, Город, Индекс, Адрес).

Для этого из меню Действия выберите команду Проверить повторность (или нажмите клавиши Ctrl+F10). Если документ с такими значениями полей уже был зарегистрирован, система выведет на экран сообщение об этом с предложением связать регистрируемый документ с документом, зарегистрированным ранее (см. Рис. 3-19).

3-48 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Рис. 3-19 Сообщение о повторности регистрируемого документа При щелчке на кнопке Да регистрируемый документ будет связан с указанным документом связкой, имеющей категорию Повторность. В верхней части окна РК появится метка Ц, показывающая, что данный документ является повторным документом.

Щелчок на кнопке Нет отменяет связывание документов.

Если корреспондентов - граждан несколько, проверка повторности проводится по каждому из них.

Если в процессе регистрации проверка повторности обращения данного гражданина пользователем не проводилась, то при завершении регистрации (сохранении РК) такая проверка будет проведена автоматически.

5. Если в раздел Корреспонденты требуется вести данные еще одного гражданина, установите курсор в одном из полей раздела и нажмите сочетание клавиш Ctrl + Insert.

Откроется новая группа полей. Повторите описанную выше процедуру заполнения полей.

Если заполнение раздела осуществлялось в окне Корреспонденты, для ввода нового корреспондента щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов этого окна. Откроется окно выбора значений из справочника Граждане. Выберите ФИО нужных граждан и, при необходимости, введите значения в остальные поля, соответствующие этим гражданам так, как описано выше.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Добавление гражданина в справочник Добавлять в справочник информацию о новых гражданах могут только пользователи, имеющие абсолютное право Добавление организаций и граждан.

Чтобы добавить нового гражданина в справочник, откройте окно Выбор из справочника Граждане. Для этого:

Х если Вы находитесь в окне РК, щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Гражд.;

Х если Вы находитесь в окне Корреспондент - щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов этого окна (см. Рис. 3-13).

Откроется окно выбора значений из справочника. Щелкните в этом окне на кнопке, расположенной в левом верхнем углу.

Откроется окно для ввода сведений о добавляемом в справочник гражданине (см. Рис. 3-20).

Заполните поля в этом окне, руководствуясь следующими правилами (при отсутствии каких-либо сведений оставляйте соответствующие поля незаполненными):

1. Введите с клавиатуры в поле Фамилия фамилию, имя и отчество гражданина.

2. Введите с клавиатуры в поле Город:

Х для жителей административных центров субъектов РФ - название административного центра (например, Москва, Казань);

Х для остальных - название субъекта РФ (например, Московская обл., Татарстан), которые рекомендуется дублировать в поле Регион (при этом эти данные должны быть заранее внесены в справочник Регионы).

3-50 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Рис. 3-20 Окно Добавить элемент справочника Граждане 3. Введите с клавиатуры в поле Индекс почтовый индекс.

4. В поле Телефон укажите контактный телефон гражданина.

5. Введите с клавиатуры в поле Адрес почтовый адрес.

6. Введите с клавиатуры в поле Регион название региона, используя контекстный (авто) поиск - введите начальные символы наименования региона и нажмите клавишу ENTER;

или выберите данное значение из справочника Регионы, щелкнув на кнопке.

7. Введите с клавиатуры в поле Статус значение статуса заявителя (см. заполнение поля Регион).

Внимание. Заполнение этих двух полей даст пользователям в будущем возможность проводить анализ документооборота по различным характеристикам заявителей.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа 8. Установите, если это необходимо, категорию адресата, к которой относится гражданин. Для этого щелкните на кнопке, расположенной у правой границы поля Категория, и выберите из раскрывшегося списка элементов линейного справочника Категории адресатов требуемое значение.

Замечание. Значение категории адресата определяет тип реестра рассылки, в который попадает исходящий документ, отправляемый отнесенному к данной категории гражданину.

9. Укажите пол гражданина, установив переключатель рядом с требуемым наименованием.

10. В поле ИНН введите с клавиатуры в идентификационный номер налогоплательщика.

11. Введите с клавиатуры паспортные данные, заполнив поля Серия, № и Выдан.

12. В поле e-mail введите с клавиатуры адрес электронной почты гражданина, по которому будет осуществляться отправка документов, зарегистрированных в системе.

13. При необходимости в поле Прим. введите свободный текст примечания.

14. Если требуется добавить еще один элемент в справочник, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника. Повторите процедуру заполнения полей.

15. Завершите ввод нового элемента, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

3-52 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Редактирование гражданина в справочнике Редактирование информации о гражданах в справочнике Граждане доступно только пользователям, обладающим абсолютным правом Редактирование организаций и граждан.

При назначении данного права, системный технолог определяет, что именно имеет право редактировать тот или иной пользователь: все сведения о гражданине или он может вводить только информацию, не указанную ранее.

Пользователи, обладающие правом Добавление организаций и граждан, могут редактировать сведения о тех гражданах, которых они сами внесли в справочник, но только в том случае, если после добавления этих граждан информацию о них больше никто не редактировал.

Чтобы отредактировать сведения о гражданине:

1. Если Вы находитесь в окне РК, с помощью кнопок, расположенных в правом верхнем углу раздела Корреспонденты (или сочетания клавиш Ctrl + и Ctrl+) перейдите к записи о гражданине, сведения о котором требуется отредактировать.

Если Вы находитесь в окне Корреспонденты, выделите запись нужного гражданина. В нижней части окна отобразится набор полей, соответствующих данному корреспонденту.

Щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Гражд. Откроется окно, содержащее подробную информацию о выбранном гражданине. Окно будет находиться в режиме просмотра.

2. Щелкните на кнопке Редактировать, расположенной в нижней части окна. В зависимости от прав пользователя, все поля или только поля, не заполненные ранее, станут доступными для редактирования.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа 3. Руководствуясь правилами, изложенными в разделе Заполнение раздела Корреспонденты в РК писем и обращений граждан, введите или отредактируйте нужные реквизиты.

4. Сделав необходимые изменения, щелкните на кнопке Записать.

Рубрики Множественный реквизит Рубрики является одним из основных реквизитов РК как входящих, так и исходящих документов.

С помощью значений данного реквизита определяется принадлежность документа к той или иной тематической рубрике.

Вводить значения в поле Рубр. можно только в окне данного множественного реквизита.

Чтобы ввести значения в поле Рубр.:

1. Из меню Реквизиты выберите команду Рубрики, щелкните на названии поля Рубрики или нажмите сочетание клавиш Ctrl+N. Откроется окно данного множественного реквизита.

2. Для добавления рубрики щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов, и в открывшемся окне выбора из справочника Рубрикатор (или из стандартного списка) выберите нужные значения (см. главу 7, раздел Как выбрать значение из иерархического справочника). Допускается выбор значений, соответствующих как листьям, так и вершинам справочника.

Выбранные значения будут скопированы в таблицу, расположенную в верхней части окна. В таблице сформируются строки по числу выбранных рубрик, содержащие наименование рубрики и ее код согласно рубрикатору (см. Рис. 3-21).

3. При необходимости, с помощью кнопок расположите записи таблицы в нужном порядке.

3-54 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК 4. Если какое-либо значение реквизита Рубрики требуется удалить, выделите в таблице запись, соответствующую этому значению и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

Рис. 3-21 Окно множественного реквизита Рубрики 5. Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно РК. В поле Рубр. скопируется название рубрики, стоящей первой в списке значений данного реквизита. Рядом с названием поля в скобках будет указано общее количество рубрик, по которым классифицирован документ.

Визы Множественный реквизит Визы является одним из основных реквизитов РК исходящих (внутренних) документов. Значениями данного реквизита являются ФИО и должности лиц, завизировавших документ.

Вводить значения в поле Визы можно только в окне данного множественного реквизита.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Чтобы ввести значения в поле Визы:

1. Из меню Реквизиты выберите команду Визы, щелкните на названии поля Визы или нажмите сочетание клавиш Ctrl + К.

Откроется окно данного множественного реквизита.

2. Чтобы ввести информацию о должностных лицах, завизировавших документ, щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения (из стандартного списка). Руководствуясь правилами, изложенными в главе 7 (см. Как выбрать значение из иерархического справочника), выберите нужных должностных лиц (значения поля должны соответствовать листьям данного справочника).

Указанные значения будут скопированы в таблицу, расположенную в верхней части окна (см. Рис. 3-22).

Количество сформированных строк таблицы будет соответствовать количеству выбранных должностных лиц.

Рис. 3-22 Окно множественного реквизита Визы 3-56 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК При выделении строки того или иного должностного лица под таблицей открывается набор полей, в которые можно вводить дополнительную информацию, относящуюся к выделенному лицу (дату визирования документа данным должностным лицом и/или свободный текст примечания).

3. При необходимости, укажите в этих полях нужные значения.

Поле Дата заполняется вводом с клавиатуры или выбором из календаря, поле Примечание - вводом с клавиатуры.

4. Чтобы просмотреть подробную информацию о каком-либо должностном лице, завизировавшем документ, выделите в таблице строку, соответствующую его ФИО, и щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Виза.

5. Если требуется, с помощью кнопок расположите записи таблицы в нужном порядке.

6. Чтобы удалить какое-либо значение реквизита Визы, выделите в таблице запись, соответствующую этому значению и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

4. Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно РК. В поле Визы скопируется ФИО должностного лица, стоящего первым в списке значений данного реквизита. Рядом с названием поля в скобках будет указано общее количество должностных лиц, завизировавших документ.

Адресаты Множественный реквизит Адресаты является одним из основных реквизитов РК как исходящих (внутренних) документов, так и входящих документов, а также писем и обращений граждан.

Значениями данного реквизита могут быть:

Х внешние адресаты - организации и граждане, которым должен быть отправлен исходящий или, в ряде случаев, входящий документ;

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Х внутренние адресаты - должностные лица или подразделения вашей организации, которым должен быть передан внутренний документ.

Замечание. Если в раздел Адресаты добавляется внешний адресат, РК автоматически копируется в папку Неотправленные документы (см. описание функции Реестры внешней отправки документов), т. е. попадает в разряд документов, подлежащих отправке в другие организации (или гражданам).

Значения реквизита Адресаты можно вводить только в окне данного множественного реквизита.

Чтобы при регистрации исходящего (внутреннего) документа ввести адресатов, щелкните на названии поля Адр. (см. Рис.

3-3), выберите из меню Реквизиты команду Адресаты или нажмите одновременно клавиши Ctrl + Е.

При регистрации входящего документа (письма гражданина) для перехода к заполнению реквизита Адресаты, щелкните на кнопке с именем Адресаты или выберите команды Реквизиты, Адресаты (нажмите одновременно клавиши Ctrl + Е).

В обоих случаях открывается окно множественного реквизита Адресаты (см. Рис. 3-23).

3-58 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Рис. 3-23 Окно множественного реквизита Адресаты Панель инструментов данного рабочего окна состоит из следующих кнопок:

Кнопка Название или действие Добавить организацию - внешнего адресата в список Добавить гражданина - внешнего адресата в список Добавить подразделение (должностное лицо) - внутреннего адресата в список Стрелки перемещения элемента списка на позицию верх/вниз Удалить адресата из списка ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Отметить отправку документа адресату Снять отметку отправки документа адресату Внимание. При наведении на кнопку указателя мыши рядом с ней формируется подсказка с наименованием команды и указанием горячей клавиши для работы без помощи мыши.

Например, для добавления в список адресатов организации, можно нажать сочетание клавиш CTRL+E.

АдресатыЦорганизации Чтобы добавить в список адресатов организацию:

1. Щелкните на кнопке на панели инструментов или нажмите сочетание клавиш CTRL+E.

2. Откроется справочник Список организаций или стандартный список для выбора адресатаЦорганизации (см.

главу 7). После того как организация выбрана, нижняя часть окна Адресаты изменится и появятся поля с информацией об организации, имеющейся в справочнике (см. Рис. 3-24).

Если в справочнике (списке) было выбрано несколько организаций, то все они добавятся в список адресатов.

3-60 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Рис. 3-24 Значения полей соответствуют выбранной организации Внимание. Если в параметрах настройки текущего пользователя на закладке Корр./адресаты установлен флажок Заполнять поле "Кому" (см. главу 22), также будет установлено значение поля Кому. В него будет скопирована фамилия руководителя организации (значение поля ФИО).

Внимание. Если организация-адресат отсутствует в справочнике, следует внести в справочник сведения о новой организации, если системным технологом пользователю дано право Добавление организаций и граждан. Порядок добавления организации описан в главе 13 (см. Добавление организации в справочник Список организаций). Если пользователю запрещен ввод новых организаций и граждан, необходимо обратиться к системному технологу.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Для всех адресатов (если их несколько) заполните поля:

Х Кому - должность, фамилия и инициалы должностного лица организации-адресата, которому адресован документ. Заполняется вводом с клавиатуры.

Х Состав - справочная информация о составе документа (например, 5 листов, Приложение). Заполняется вводом с клавиатуры. Если в поле Состав основного раздела РК была введена какая-либо информация, она будет автоматически скопирована в это поле.

Х Прим. - произвольная справочная информация.

Если требуется задать еще одного адресата, повторите действия, описанные в пунктах 1Ц3.

Если требуется удалить какого-либо адресата, выделите его в списке адресатов (щелкните на нем) и щелкните на кнопке на панели инструментов или нажмите сочетание клавиш CTRL+Del.

Если требуется сделать отметку об отправке документа какому-либо адресату без помощи функции Реестр, выделите требуемого адресата в списке и щелкните на кнопке на панели инструментов или нажмите сочетание клавиш CTRL+F9. Откроется окно задания вида отправки:

Измените, если необходимо, дату и время отправки, установите вид отправки, выбрав его из линейного справочника, и щелкните на кнопке ОK. Реквизиты Дата и Вид отправки (см. Рис. 3-24) выделенного в списке адресата примут установленные значения.

3-62 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Внимание. Выполнение команды отметки отправки документа исключает его из папки Неотправленные документы (см.

главу 46).

Если отметка об отправке документа какому-либо адресату сделана ошибочно, ее можно отменить, выделив адресата в списке и щелкнув на кнопке на панели инструментов или нажав сочетание клавиш Shift+F9. Снятие отметки об отправке возвращает документ в папку Неотправленные документы (см. главу 46).

Внимание. Сделать отметку об отправки документа без помощи функции Реестр могут только пользователи, которым системный технолог предоставил такое право.

Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно основного раздела РК, при этом:

Х в РК исходящих (внутренних) документов в поле Адресаты появится название первого по списку адресата. Если список адресатов содержит несколько строк, то в скобках рядом с наименование поля будет отражено количество адресатов, которым направляется документ;

Х в РК входящих документов, а также писем и обращений граждан в скобках рядом с кнопкой раздела Адресаты будет показано количество адресатов, которым направляется документ, и название раздела изменит цвет:

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа АдресатыЦграждане Чтобы добавить в список адресатов гражданина:

1. Щелкните на кнопке на панели инструментов или нажмите сочетание клавиш CTRL+F2. Откроется справочник Граждане.

2. Задайте фамилию гражданина в поисковом поле внизу окна и щелкните на кнопке Найти. После того, как гражданин найден, выберите его, щелкнув на кнопке Выбрать.

3. В верхнем разделе рабочего окна в список адресатов добавится запись о гражданине, а в нижнем разделе сформируется заполненная группа полей Индекс, Город, Регион и Адрес (см. Рис. 3-25), которые сформируются согласно реквизитам, заданным при добавлении гражданина в справочник. Если в справочнике было выбрано несколько граждан, то все они добавятся в список адресатов.

Внимание. Если гражданин-адресат отсутствует в справочнике, следует внести в справочник сведения о новом гражданине, если системным технологом пользователю дано право Добавление организаций и граждан. Порядок добавления записей о гражданах описан в главе 13 (см. Добавление гражданина в справочник). Если пользователю запрещен ввод новых организаций и граждан, необходимо обратиться к системному технологу.

4. Для всех адресатов (если их несколько) заполните поля:

Х Состав - справочная информация о составе документа (например, 5 листов, приложение). Заполняется вводом с клавиатуры. Если в поле Состав основного раздела РК была введена какая-либо информация, она будет автоматически скопирована в это поле.

Х Прим. - произвольная справочная информация.

Если требуется задать еще одного адресата, повторите действия, описанные в пунктах 1Ц3.

3-64 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Рис. 3-25 Окно задания реквизитов гражданинаЦадресата Если требуется удалить какого-либо адресата, выделите его в списке адресатов (щелкните на нем) и щелкните на кнопке панели инструментов или нажмите сочетание клавиш CTRL+Del.

Если требуется сделать отметку об отправке документа гражданину, руководствуйтесь правилами отправки документа организации (см. стр. 3-62).

5. Щелкните на кнопке Записать. Произойдет возврат в окно основного раздела РК, при этом:

Х в РК исходящих (внутренних) в поле Адресаты появится название первого по списку адресата. Если данное поле содержит хотя бы одного адресата, то в скобках рядом с наименование поля будет показано количество адресатовЦграждан;

Х в РК входящих документов, а также писем и обращений граждан на кнопке раздела Адресаты в скобках рядом с наименование раздела будет показано количество адресатовЦграждан и название раздела изменит цвет.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Внутренние адресаты АдресатыЦподразделения или должностные лица вашей организации указываются во внутренних документах.

Чтобы добавить в список адресатов подразделение или должностное лицо:

1. Щелкните на кнопке на панели инструментов или нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2. Откроется окно выбора нескольких значений из справочника Подразделения и/или стандартного списка (см. главу 7).

2. Выберите требуемое подразделение или должностное лицо.

Произойдет возврат в окно Адресаты, в список адресатов которого добавится новый элемент (см. Рис. 3-26). Если в справочнике было выбрано несколько подразделений (должностных лиц), то все они добавятся в список адресатов.

Рис. 3-26 Окно задания реквизитов внутреннего адресата 3-66 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК 3. Для всех адресатов (если их несколько):

Х установите значение поля Оригинал/Копия (по умолчанию устанавливается значение, выбранное в настройках для данного пользователя) в соответствии с тем, должен ли данному адресату быть передан оригинал внутреннего документа или его копия;

Х Прим. - произвольная справочная информация.

Внимание. Если должностное лицо выбиралось из стандартного списка, то в поле Прим. по умолчанию будет скопировано значение поля Примечания, установленное при формировании списка (см. стр. 3-147).

Если требуется задать еще одного адресата, повторите действия, описанные в пунктах 1Ц3.

4. Если требуется сделать отметку об отправке документа внутреннему адресату, выделите требуемого адресата в списке и щелкните на кнопке на панели инструментов или нажмите сочетание клавиш CTRL+F9. Откроется окно установки времени отправки:

Измените, если необходимо, дату и время отправки и щелкните на кнопке ОK. Реквизит Дата (см. Рис. 3-26) у выделенного в списке адресата примет установленное значение.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Внимание. Установка отметки об отправке документа внутреннему адресату приводит к следующим результатам:

РК документа попадает в папку Поступившие кабинета, владельцем которого является внутренний адресат - должностное лицо. Если внутренним адресатом является подразделение, то РК попадает в кабинет руководителя подразделения;

В Журнале передачи документов автоматически формируются записи о передаче оригинала или копии внутренним адресатам и, как следствие, документ попадает в реестр передачи документов (см. главы 43, 44).

5. Если отметка об отправке документа какому-либо внутреннему адресату сделана ошибочно, ее можно отменить, выделив адресата в списке и щелкнув на кнопке на панели инструментов или нажав сочетание клавиш SHIFT+F9. При этом результаты ошибочной отметки об отправке документа в пределах картотеки регистрации не отменяются.

6. Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно основного раздела РК, при этом:

Х в РК исходящих (внутренних) документов в поле Адресаты появится название первого по списку адресата. Если список адресатов содержит несколько строк, то в скобках рядом с наименованием поля будет показано количество внутренних адресатов;

Х в РК входящих документов, а также писем и обращений граждан на кнопке раздела Адресаты в скобках рядом с наименованием раздела будет показано количество внутренних адресатов и название раздела изменит цвет.

3-68 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Сопроводительный документ При регистрации входящего документа (письма гражданина), в случае наличия сопроводительных документов, введите в раздел Сопр. документ данные, относящиеся к организации - автору сопроводительного документа.

Чтобы ввести информацию в раздел Сопроводительные документы:

1. Щелкните на кнопке Сопр. документ (см. Рис. Рис. 3-2) или выберите команды Реквизиты, Сопроводительные документы. Откроется окно данного множественно реквизита.

2. Щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов, и в открывшемся окне выбора значений из справочника Список организаций выберите названия организаций-авторов сопроводительного документа (см.

главу 7). Указанные значения будут скопированы в таблицу, расположенную в верхней части окна Сопроводительные документы (см. Рис. 3-27). Количество сформированных строк таблицы будет соответствовать количеству выбранных организаций.

При выделении строки той или иной организации под таблицей открывается набор полей, в которые можно вводить дополнительную информацию, относящуюся к выделенной организации (краткое содержание, исходящий номер сопроводительного документа, дата его регистрации и т.д.).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-27 Окно раздела Сопроводительный документ 3. При необходимости, укажите в этих полях нужные значения:

Х Содерж. - краткое содержание сопроводительного документа. Заполните вводом с клавиатуры или выбором из линейного справочника Стандартные тексты (см. главу 7);

Х Исх № - исходящий номер сопроводительного документа. Вводится с клавиатуры;

Х Дата - дата регистрации сопроводительного документа в организации-авторе. Вводится с клавиатуры, либо выбирается из календаря;

Х Подписал - ФИО должностного лица, подписавшего документ. При заполнении этого поля нужное значение можно выбрать из списка ранее заданных в этом поле значений. Для этого введите в поле Подписал первые буквы нужной фамилии и нажмите клавишу ENTER.

Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений, начинающихся с указанной 3-70 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК последовательности букв (см. Рис. 3-16). Выберите нужную фамилию и щелкните на кнопке Записать (или одновременно нажмите клавиши CTRL+ENTER).

Выбранное значение скопируется в поле Подписал.

Если требуемой фамилии в списке нет, введите ее полностью с клавиатуры.

Х Состав - состав сопроводительного документа.

Вводится с клавиатуры;

Х Прим. - свободный текст примечания. Поле заполняются вводом с клавиатуры.

4. Чтобы просмотреть подробную информацию о той или иной организации, приславшей сопроводительный документ, выделите в таблице строку, соответствующую этой организации, и щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Корр.

5. При необходимости информацию о сопроводительных документах можно ввести без указания корреспондента. Для этого щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. В таблице, содержащей перечень организаций-авторов сопроводительного документа, сформируется пустая строка, а под таблицей появится новый набор полей, соответствующих этой строке.

Введите этих полях необходимую информацию (см. п.3).

Поле Корр. при этом будет недоступно для внесения данных.

6. При необходимости, с помощью кнопок расположите записи таблицы в нужном порядке.

7. Если требуется удалить данные какой-либо организации корреспондента, выделите в верхней части окна строку этой организации и щелкните на кнопке.

8. Указав реквизиты всех организаций-корреспондентов, щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно РК.

Название раздела Сопр. документ будет выделено цветом, а в скобках будет показано количество сопроводительных документов.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Соисполнители При регистрации исходящего (внутреннего) документа, в случае наличия соисполнителей документа, введите в раздел Соисполнители данные, относящиеся к организации - соисполнителю.

Чтобы ввести информацию в раздел Соисполнители:

1. Щелкните на кнопке Соисполнители или выберите команды Реквизиты, Соисполнители. Откроется окно данного множественно реквизита.

2. Щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов, и в открывшемся окне выбора значений из справочника Список организаций выберите названия организаций-соисполнителей (см. главу 7). Допускается выбор значений, соответствующих только листьям справочника.

Указанные значения будут скопированы в таблицу, расположенную в верхней части окна Соисполнители (см.

Рис. 3-28). Количество сформированных строк таблицы будет соответствовать количеству выбранных организаций.

Рис. 3-28 Окно раздела Соисполнители 3-72 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК При выделении строки той или иной организации под таблицей открывается набор полей, в которые можно вводить дополнительную информацию, относящуюся к выделенной организации.

3. При необходимости, укажите в этих полях нужные значения:

Х Исх № - исходящий номер документа, присвоенный ему в организации-соисполнителе. Вводится с клавиатуры;

Х Дата - дата регистрации документа в организации соисполнителе. Вводится с клавиатуры, либо выбирается из календаря;

Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений, начинающихся с указанной последовательности букв (см. Рис. 3-16). Выберите нужную фамилию и щелкните на кнопке Записать (или одновременно нажмите клавиши CTRL+ENTER).

Выбранное значение скопируется в поле Подписал.

Если требуемой фамилии в списке нет, введите ее полностью с клавиатуры.

4. Чтобы просмотреть подробную информацию о той или иной организации-соисполнителе, выделите в таблице строку, соответствующую этой организации, и щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Корр.

5. При необходимости, с помощью кнопок расположите записи таблицы в нужном порядке.

6. Если требуется удалить данные какой-либо организации соисполнителя, выделите в верхней части окна строку этой организации и щелкните на кнопке.

7. Указав реквизиты всех организаций-соисполнителей, щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно РК.

Название раздела Соисполнители будет выделено цветом, а в скобках будет показано количество соисполнителей документа.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Связки Если в документе содержатся указания на связь с другими документами, введите данные в раздел Связки.

Связка может быть установлена с документом, как зарегистрированным, так и не зарегистрированным в системе.

При установлении связки с зарегистрированным документом, внесение записи в раздел Связки текущего документа сопровождается автоматической записью в раздел Связки связываемого документа. При этом одна связка является прямой, а другая, соответствующей ей, - обратной. Например, если в текущем документе проставляется значение "во исполнение", то в связываемом документе - "исполнено".

Связывание документов производится по следующей схеме:

номер первого из документов (документа А) помещается в буфер, затем этот номер берется из буфера в момент формирования раздела Связки второго документа (документа Б). В буфер одновременно может быть помещено несколько номеров РК, т. е. несколько документов А могут быть связаны с одним документом Б.

При регистрации документа, а также при просмотре и редактировании его РК можно зарегистрировать связанный с ним документ. В этом случае связка устанавливается автоматически (см. Глава 15 руководства пользователя).

Кроме того, при регистрации документа можно зарегистрировать связанный с ним проект документа (см. Глава 16 руководства пользователя).

Как поместить номер РК в буфер Чтобы поместить номер РК в буфер, выполните одно из следующих действий:

1. В одной из задач (Регистрация документов, Кабинеты или Поиск) найдите нужную регистрационную карточку, выделите ее, кликнув по ней левой кнопкой мыши, или откройте РК документа в режиме просмотра.

3-74 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК 2. Выберите команды Действия, Положить № РК в буфер (из задачи Регистрация документов и из режима просмотра РК документа) или Управление, Положить № РК в буфер (из задач Поиск и Кабинеты). Кроме того, положить РК документа в буфер можно, нажав горячие клавиши Shift+F6.

3. Если требуется установить связку между документом и группой документов (поместить в буфер несколько номеров РК):

Х откройте папку, где находятся требуемые РК, или окно со списком РК, например, отобранных с помощью задачи Поиск (см. часть 6);

Х выделите нужные РК;

Х повторите п.2, описанный выше. В буфер будут помещены номера всех выделенных РК.

Внимание. Содержимое буфера будет сохранено на время текущего сеанса, либо замещено в результате очередного выполнения команды копирования номера РК в буфер.

Установка связки с зарегистрированным документом Чтобы установить связку:

1. После того, как номер РК связываемого документа помещен в буфер, выполните одно из следующих действий:

Х Если вы находитесь в режиме просмотра РК документа, то щелкните на названии поля Связки или выберите команды Реквизиты, Связки (или нажмите Ctrl+B).

Откроется окно Связки в режиме просмотра. Нажмите кнопку Редактировать;

Х Если вы находитесь в режиме редактирования РК документа, то щелкните на названии поля Связки или ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа выберите команды Реквизиты, Связки или нажмите Ctrl+B. При этом откроется окно Связки в режиме редактирования (см. Рис. 3-29);

Х Если вы находитесь в окне Найденные документы (задача Поиск), выделите РК документа и выберите команды Управление, Реквизиты, Связки или нажмите Ctrl+B. Откроется окно Связки в режиме просмотра.

Нажмите кнопку Редактировать;

Х Если вы находитесь в окне Документы, зарегистрированные ДД/ММ/ГГГГ (задача Регистрация документов), выделите РК документа и выберите команды Реквизиты, Связки или нажмите Ctrl+B. Откроется окно Связки в режиме просмотра.

Нажмите кнопку Редактировать;

Х Если вы находитесь в окне одной из папок задачи Кабинет, выделите РК документа и выберите команды Управление, Реквизиты, Связанные документы или нажмите Ctrl+B.

Х Откроется окно Связки в режиме просмотра (см. Рис.

3-29).

Рис. 3-29 Окно раздела Связки 3-76 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Верхняя часть окна содержит оформленный в виде дерева список документов, связанных с текущей РК (если связанных документов нет, то список состоит только из текущей РК). Внизу окна находится группа полей для связывания текущей РК с другими РК документов, зарегистрированных в системе.

Нижняя часть окна состоит из трех частей:

Х в левой части (поле Текущий документ) отображается регистрационный номер текущего документа;

Х правая часть окна (раздел Связанный документ) изначально пустая;

Х между ними в двух полях показаны наименования прямой и обратной связок. Стрелки, расположенные рядом с полями, указывают, к какому из документов относится значение связки, отображенное в поле.

2. Щелкните на кнопке Редактировать. Если в буфере есть номера РК, кнопка (Взять номер РК из буфера) станет активной.

3. Щелкните на кнопке Взять номер РК из буфера. Если в буфере находился номер только одной РК, система автоматически свяжет эту РК с текущей. Между документами будет установлена связка, стоящая первой в перечне элементов справочника Типы связок (см. Рис.

3-30).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-30 Окно Связки в режиме редактирования 4. Если в буфер были помещены номера нескольких РК, то система выведет окно для выбора типа связки текущей РК с группой РК, номера которых помещены в буфер (см. Рис.

3-31).

Рис. 3-31 Окно выбора типа связки 5. Выберите тип связки и щелкните на кнопке ОК.

6. В верхней части окна Связки автоматически сформируется дерево со списком связанных РК:

3-78 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК 7. Если необходимо изменить тип связки одной или нескольких РК, щелчком мыши выделите в верхней части окна строку, соответствующую этой связке. Выделенная связка отобразится в нижней части окна. Из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Типы связок, выберите нужный тип прямой связки. Тип обратной связки соответственно изменится.

8. Если необходимо изменить значение поля Связанный документ (заменить описание номера и даты связанного документа на произвольный текст), выделите требуемую строку, щелкнув на ней. Выделенная связка отобразится в нижней части окна. Установите курсор в поле Связанный документ и введите нужный текст.

9. Чтобы сохранить изменение, щелкните на кнопке ОК, если вы связываете РК документов в момент первичной регистрации текущего документа. Во всех остальных случаях, чтобы сохранить изменения нужно щелкнуть на кнопке Записать.

Установка связки с документом, не зарегистрированным в системе Чтобы установить связку с документом, не зарегистрированным в системе:

1. Выполните одно из следующих действий:

Откроется окно Связки в режиме просмотра. Нажмите кнопку Редактировать;

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Х Если вы находитесь в режиме редактирования РК документа, то щелкните на названии поля Связки или выберите команды Реквизиты, Связки (или нажмите Ctrl+B). При этом откроется окно Связки в режиме редактирования (см. Рис. 3-32);

Нажмите кнопку Редактировать;

Х Если вы находитесь в окне одной из папок задачи Кабинет, выделите РК документа и выберите команды Управление, Реквизиты, Связанные документы или нажмите Ctrl+B. Откроется окно Связки в режиме просмотра. Нажмите кнопку Редактировать.

2. Щелкните на кнопке - нижняя часть окна Связки (см.

Рис. 3-32) станет активной, при этом в разделе Связанный документ регистрационный номер будет отсутствовать.

Рис. 3-32 Окно ввода связки с документом, незарегистрированным в системе 3. В разделе Связанный документ введите с клавиатуры в регистрационный номер документа, с которым устанавливается связка. Предусмотрен ввод только одного номера. Если данный документ имеется в электронном виде, то в поле Сетевой адрес введите полный адрес файла данного документа (адрес в сети Интернет или полный путь и имя файла, находящегося на локальном или 3-80 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК сетевом диске). Чтобы не вводить путь адреса вручную, щелкните на кнопке, а затем в открывшемся окне найдите и выберите требуемый файл.

Внимание. Ссылку на документ, находящийся на локальном диске, следует использовать только в тех случаях, когда к месту расположения файла имеют доступ и другие пользователи (данное замечание не относится к однопользовательской версии).

Внимание. Система не отслеживает корректен ли адрес объекта, введенный вручную и доступен ли связанный документ другим пользователям.

4. Измените, если необходимо, значение типа связки, выбрав его из раскрывающегося списка Типы связок, и щелкните на кнопке ОК, если вы связываете РК документов в момент первичной регистрации текущего документа. Во всех остальных случаях, чтобы сохранить изменения нужно нажать кнопку Записать.

Другие операции со связками в окне Связки Чтобы просмотреть связанный документ (имеющийся в электронном виде), достаточно дважды щёлкнуть на его наименовании. Документ будет открыт в окне программы, поддерживающей просмотр и редактирование файлов данного типа.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Чтобы отредактировать связку щёлкните на кнопке Редактировать. Затем, в верхней части экрана щелчком мыши выделите нужную связку. В нижней части окна Связки отобразится выбранная связка. Внесите нужные изменения и щелкните на кнопке Записать. Новая информация о связке будет сохранена.

Чтобы изменить положение связки в списке, в верхней части окна выделите нужную связку и с помощью кнопок переместите ее вверх или вниз по списку. При показе перечня всех связок связки будут отображены в установленном порядке.

Связки располагаются в виде значений нескольких уровней иерархии. При такой организации каждый элемент списка связок верхнего уровня иерархии может быть содержать список своих связок. Первый уровень - это связки, непосредственно прикреплённые к РК, второй уровень - это связки, прикреплённые к связанным с ней РК, и т. д.

Внимание. Для просмотра перечня всех связок поле Показывать только связки должно быть пустым.

Чтобы просмотреть список связок, прикреплённых к РК, в более удобной форме, воспользуйтесь параметрами отображения связок в зависимости от их типа. В поле Показывать только связки можно выбрать типы связок, которые будут отображены.

Для этого:

1. Щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля Показывать только связки.

2. Откроется окно, содержащее элементы справочника Типы связок (см. Рис. 3-33). В верхней части окна находится перечень элементов справочника. Выделите в этом перечне нужные элементы и перетащите их в нижнюю часть окна.

Если элементов слишком много, для поиска нужных можно воспользоваться полем поиска, расположенным в нижней части окна.

3-82 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК 3. Установите флажок С логически удалёнными, если необходимо отобразить на экране логически удалённые связки.

4. Щелкните на кнопке Выбрать. Окно Типы связок закроется, и в списке связок будут показаны только связки выбранных типов. Щелчок на кнопке Отменить приведет к отказу от внесения изменений в список отображаемых типов связок.

Рис. 3-33 Окно Типы связок Дополнительные настройки параметров отображения связок можно установить, щелкнув на кнопке Вид дерева (см. Рис. 3-34).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-34 Окно Параметры отображения связок 5. Установите параметры отображения связок, руководствуясь следующими правилами:

Х Только РК - если данный флажок будет установлен, в окне Перечне связанных документов отобразятся только записи о связанных РК (записи о связках с документами, незарегистрированными в системе, отображаться не будут).

Х Показать тип связки - если данный флажок будет установлен, отобразится наименование связки.

Х Показывать номер связанного документа - если данный переключатель будет установлен, в поле Связанный документ будет отражаться информация о регистрационном номере и дате регистрации связанного документа, зарегистрированного в системе. Если при добавлении или редактировании связки в поле была занесена другая информация (см. выше), то при отсутствии флага, в поле будет отражаться информация, внесенная пользователем.

Х Переключатель Сортировать по:

- порядку связок - если данный переключатель будет установлен, связки будут отсортированы по порядку создания связок.

- № связанного документа - если данный переключатель будет установлен, связки будут отсортированы по номеру связанного документа.

3-84 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК 6. Щелкните на кнопке Записать, чтобы установить параметры отображения, или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от изменений.

Можно оперативно отключить показ документов, незарегистрированных в системе, установив флажок Только РК непосредственно в окне Связки. Включить показ таких документов можно, сняв указанный флажок. Этот флажок имеет приоритет перед одноименным флажком в настройках параметров отображения связок.

Внимание. Параметры отображения, установленные для просмотра перечня связок, сохраняются и в дальнейшем.

Если требуется удалить какую-либо связку, установите указатель 4 в окне Связки (см. Рис. 3-29) рядом с нужной строкой (щелкните на строке) и щелкните на кнопке. Затем щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно основного раздела РК, при этом в скобках рядом с наименованием Связки отобразится количество связок.

Внимание. Если при регистрации входящего документа у организации - корреспондента значения полей Исх. № и От совпадают со значениями этих полей ранее зарегистрированного в системе входящего документа, то система выдаст окно с предложением связать РК этих документов.

Внимание. В режиме просмотра РК возможен переход к просмотру и редактированию РК связанных документов (см.

главу 36).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Файлы Раздел Файлы содержит сведения о файлах, прикрепленных к текущей РК.

Чтобы открыть окно раздела, щелкните в окне РК на его названии или выберите из меню Реквизиты команду Файлы.

Откроется окно, показанное на Рис. 3-35.

Рис. 3-35 Окно ведения списка прикрепленных файлов Окно содержит список файлов, прикрепленных к текущей РК (первоначально список пустой).

На панели инструментов окна Файлы находятся следующие кнопки:

Кнопка Название или действие Прикрепить новый файл Сканировать файл Вставить файл Просмотреть выделенный в списке файл 3-86 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Редактировать выделенный в списке файл Сохранить выделенный в списке файл на диске Стрелки перемещения Удалить файл Подписать файл Проверить подпись Работа с прикрепленными файлами Чтобы прикрепить файл к текущей РК:

1. Щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна Файлы. Откроется стандартное окно выбора файла (см. Рис. 3-36).

Рис. 3-36 Окно выбора файла для прикрепления к РК 2. Найдите и откройте папку, в которой хранится нужный файл.

Выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Открыть.

Произойдет возврат в окно Файлы (см. Рис. 3-37).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Выбранный файл добавится в список файлов, прикрепленных к РК. При необходимости, в поле Описание можно изменить имя файла.

Рис. 3-37 Окно Файлы 3. Если требуется, защитите файл от редактирования и удаления. Для этого выделите в списке прикрепленных файлов строку нужного файла и установите флажок Запрещено редактировать.

Защищенный файл, вне зависимости от прав пользователя, будет открываться только для просмотра. Этим признаком, как правило, помечаются уже готовые документы (приказы, распоряжения и т. д.).

При защите файла с помощью ЭЦП данный признак устанавливается автоматически.

4. Прикрепленные к РК файлы могут иметь грифы доступа, отличающиеся от грифа самой РК. Такой гриф может ограничить право на просмотр, редактирование и удаление прикрепленных файлов, несмотря на то, что пользователь может работать с самой РК.

3-88 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Если требуется, присвойте файлу соответствующий гриф доступа. Для этого выделите в списке прикрепленных файлов строку нужного файла и в поле Доступ установите нужное значение.

В дальнейшем при работе с РК или с отдельным ее реквизитом Файлы возможность редактирования названия файла, а также редактирования и просмотра текста файла определяется следующими правилами (исключение составляет работа в задаче Регистрация):

Реквизит или Права пользователя (или системного режим технолога) Редактировать Пользователь должен иметь право работы с название файла грифом файла, а также на файле не должна быть установлена защита от редактирования Установить Пользователь должен иметь право работы с защиту текущим грифом Снять защиту Снятие защиты доступно только системному технологу Изменить гриф Если у файла нет защиты, то пользователь должен иметь право работы с текущим грифом.

Если у файла есть защита, то изменение грифа доступно только после снятия защиты от редактирования Просмотреть Пользователь должен иметь право работы с файл установленным грифом Редактировать Если у файла нет защиты, и пользователь файл имеет право работы с установленным грифом Удалить запись из Если у файла нет защиты, и пользователь списка имеет право работы с текущим грифом прикрепленных файлов ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Внимание. При отправке РК по электронной почте к сообщению прикрепляются только те файлы, которые доступны данному пользователю по грифу доступа. Это же правило действует при регистрации связанного документа для установления флажка Файлы в разделе Копировать реквизиты.

5. Если какой-либо файл должен быть защищен с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), выделите его строку в списке прикрепленных файлов и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна Файлы.

Откроется окно с перечнем видов ЭЦП (см. Рис. 3-38).

Рис. 3-38 Перечень видов ЭЦП Двойным щелчком мыши выберите нужный вид подписи.

Откроется окно, содержащее информацию о типе и номере требуемого ключевого носителя (в качестве ключевого носителя может быть использована дискета, электронная таблетка или Е-token).

Вставьте ключевой носитель со своим персональным закрытым ключом в считывающее устройство, введите пароль доступа к ключу и щелкните на кнопке ОК.

После формирования ЭЦП иконка файла будет отмечена красной галочкой, например (см. Рис. 3-37).

3-90 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Внимание. Формирование ЭЦП файлов, прикрепленных к РК, доступно только пользователям, наделенным соответствующими полномочиями.

В БД системы ДЕЛО должен храниться и быть сопоставлен с данным пользователем сертификат его открытого ключа.

Сертификат пользователя не должен находиться в списке отозванных сертификатов и не должен быть заблокирован системным технологом.

Для формирования ЭЦП пользователь должен располагать ключевым носителем с находящимся на нем закрытым ключом, и знать персональный пароль доступа к ключу, а на компьютере пользователя должно быть установлено программное обеспечение опции ЭЦП и шифрование и подключено соответствующее считывающее устройство.

Опция ЭЦП и шифрование является дополнительной опцией и закупается отдельно.

6. Для проверки ЭЦП файла выделите нужный файл в списке и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна Файлы. Откроется окно, показанное на Рис. 3-39.

Рис. 3-39 Окно Проверка подписи Окно содержит список электронных цифровых подписей, с помощью которых был заверен выбранный файл.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Внимание. Один и тот же файл может быть подписан различными пользователями. Если содержимое файла будет изменено после его защиты с помощью ЭЦП, то все подписи, сформированные до внесения изменений, станут недействительны.

При необходимости можно просмотреть информацию о любом из сертификатов, с помощью которых были сформированы ЭЦП файла. Для этого в списке подписей файла выделите строку соответствующей ЭЦП и щелкните на кнопке Сертификат. Откроется окно, показанное на Рис. 3-40.

Окно содержит сведения о лице, на имя которого выдан данный сертификат открытого ключа, а также информацию о самом сертификате (назначение сертификата, кем выдан, срок действия и т.д.).

Рис. 3-40 Окно Сертификат Чтобы проверить правильность ЭЦП файла выделите в списке строку этой подписи и щелкните на кнопке Проверить.

Если требуется выделить все строки списка, щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна (для отмены всех выделений используется кнопка ).

3-92 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Если подпись верна (т.е. подписанный файл не был изменен) значок, расположенный в крайней правой графе, поменяется на значок, что говорит о том, что подпись прошла проверку. Кроме того, в поле Результат проверки появится запись: подпись верна.

Чтобы закрыть окно Проверка подписи, щелкните на кнопке Закрыть. Произойдет возврат в окно Файлы.

7. Чтобы просмотреть (отредактировать) содержимое прикрепленного файла, выделите его строку в списке прикрепленных файлов и щелкните на кнопке (для просмотра) или на кнопке (для редактирования), расположенной на панели инструментов окна Файлы.

Откроется выбранный файл в формате того приложения, с которым он ассоциирован.

Внимание. Для просмотра (редактирования) прикрепленных файлов необходимо, чтобы на пользовательском компьютере была установлена программа обработки соответствующего типа файлов.

8. Если прикрепление было ошибочным, файл можно удалить.

Для этого выделите в списке строку нужного файла и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна Файлы. Указанный файл будет удален из списка файлов, прикрепленных к текущей РК.

9. Если требуется сохранить файл на диске, щелкните на кнопке и укажите путь для сохранения файла в окне Сохранить как Е Внимание. Сохранение прикрепленного к РК файла на диск возможно только при наличии у пользователя права просмотра данного файла.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Сканирование документа В процессе регистрации бумажного документа он может быть отсканирован и преобразован в текстовый формат (распознан) с помощью встроенного в систему пакета FineReader, а затем прикреплен к РК.

Внимание. Пакет FineReader не входит в стандартный комплект поставки системы ДЕЛО и закупается отдельно. Настройка системы для работы с пакетом FineReader описана в Руководстве системного технолога.

Чтобы отсканировать и преобразовать документ:

1. В процессе регистрации или редактирования РК документа откройте раздел Файлы (см. Рис. 3-37) и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

Откроется главное окно программы FineReader (см. Рис.

3-41).

Поверх окна FineReader также открывается рабочее окно Импорт в ДЕЛО, содержащее кнопки команд:

Х Прикрепить файл(ы) - прикрепить отсканированные (распознанные) документы к РК.

Х Добавить файл(ы) - добавить отсканированные (распознанные) документы в промежуточный файл.

Х Отменить - вернуться в систему ДЕЛО без прикрепления документов.

2. Средствами FineReader отсканируйте и, если требуется, распознайте текст бумажного документа.

3-94 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Рис. 3-41 Главное окно FineReader Внимание. В процессе постраничного сканирования (распознавания) документа FineReader создает пакет, каждый лист которого соответствует странице документа.

3. Завершив формирование пакета, щелкните на кнопке Прикрепить файл(ы). Откроется окно установки параметров прикрепления отсканированной информации к РК (см. Рис. 3-42).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-42 Окно установки параметров прикрепления файлов 4. Выберите из списка формат, в котором требуется сохранить прикрепляемый файл (файлы).

Перечень форматов сохраняемого файла (файлов) может быть задан с помощью параметра ValidFormats= в секции [EosFine] файла OFFICE.INI. Если такой параметр есть и его значение содержит одно или несколько допустимых в FineReader форматов (например, ValidFormats=tiff, jpeg, rtf), то в список диалогового окна попадают только эти форматы.

Если такого параметра нет или его значение не может быть интерпретировано как перечень допустимых форматов FineReader, то пользователю предоставляется весь перечень допустимых в FineReader форматов сохранения файлов.

5. Если требуется прикрепить к РК все листы пакета, установите переключатель Все листы. Если к РК требуется прикрепить только выделенные листы пакета, установите переключатель Выделенные листы.

Внимание. При выборе графических форматов файлов каждый лист пакета будет прикрепляться к РК как отдельный файл, а при выборе текстовых форматов все листы будут объединены в один файл.

3-96 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК 6. Если выбран графический формат сохранения, то становится доступной кнопка Параметры. После щелчка на ней открывается окно дополнительных параметров сохранения (см. Рис. 3-43).

Рис. 3-43 Окно дополнительных параметров сохранения Установите один из переключателей группы Цветовая гамма, определив, сколько цветов используется при сохранении:

Х Черно-белая - только черный и белый цвет (файл получается небольшого размера).

Х Оттенки серого - 256 оттенков серого (файл средник размеров).

Х Цветная - полноцветная картинка (большой размер файла).

7. Если форматом сохранения выбран TIFF, установите один из переключателей группы Метод сжатия, определив, каким образом сжимать данные в файле (зависит от цветовой гаммы).

8. Если требуется, чтобы выбранные страницы графического образа сохранялись в один файл (только для TIFF формата), установите флажок Стр. в один файл.

9. Щелкните на кнопке ОК.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Замечание. Сохранение цветных изображений в формате JPEG или в формате TIFF со сжатием JPEG дает возможность существенно уменьшить размер файла. Но эти методы применимы только к фотографиям. Использовать их для файлов, содержащих текст или графические рисунки, не рекомендуется, поскольку может привести к значительному ухудшению качества изображения.

10. Если сформированный в FineReader пакет не является окончательным (содержит неполную информацию) и требуется его промежуточное сохранение без прикрепления к РК, щелкните на кнопке Добавить файл(ы) (см. Рис. 3-41).

Откроется окно установки параметров сохранения (см. Рис.

3-42). Установите параметры сохранения, руководствуясь правилами, изложенными выше и дополнительно укажите имя промежуточного файла хранения. При этом если добавление в указанный файл происходит не в первый раз, в поле Добавлено файлов будет указано количество ранее добавленных файлов.

После того, как окончательный вариант для прикрепления к РК подготовлен, выполните команду Прикрепить файл(ы) (см. пп. 3Ц6). Измените, если это необходимо, название прикрепляемого файла в поле Имя файла 11. После того, как параметры сохранения сформированы, щелкните на кнопке ОК (см. Рис. 3-42). Если выполняется команда прикрепления файлов, то произойдет возврат в систему ДЕЛО, в окно Файлы, в список которого будет добавлена новая строка (строки). В дальнейшем руководствуйтесь правилами, приведенными в разделе Прикрепление файла с текстом документа к РК.

Внимание. При выполнении команд Прикрепить файл(ы) или Отменить, означающих окончание сеанса работы с FineReader, эта программа может либо закрываться (тогда при очередном выполнении команды сканирования, FineReader будет загружаться заново), либо переводиться в исполнение в фоновом режиме.

3-98 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 13 Заполнение множественных реквизитов РК Это зависит от наличия и значения параметра CloseFR= в секции [EosFine] файла Office.ini. Для изменения параметров в Office.ini обратитесь к системному технологу.

Если такого параметра нет или его значение = yes, то процесс FineReader закрывается.

Если значение параметра = no (регистр не важен), то процесс FineReader не закрывается.

Внимание. Хранилище сохраняемых файлов определяется значением параметра TempPath в секции [Common] файла Office.ini. Если его нет или он задан неправильно, процесс сохранения прерывается (не заканчивая работу FineReader).

Пользователь может либо обратиться к системному технологу для внесения исправлений в файл Office.ini, либо выйти из FineReader 12. Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно основного раздела РК, при этом в разделе Файлы отобразятся все прикрепленные файлы.

Все операции по прикреплению, редактированию, просмотру, сканированию и записи файлов можно осуществлять, не открывая окна Файлы, так как данный раздел имеет свою собственную панель инструментов:

При прикреплении файла его содержимое переписывается в базу данных системы, и все дальнейшие изменения прикрепленной информации, производимые из системы ДЕЛО, не затрагивают исходный файл. Аналогично, последующее редактирование исходного файла не изменяет информацию, прикрепленную к РК (в частности, исходный файл можно удалить).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Глава 14. Подготовка документа к поточному сканированию. Печать штрих кода Если в состав системы ДЕЛО включена подсистема Поточное сканирование, процесс сканирования документов и прикрепления их электронных образов к соответствующим регистрационным карточкам автоматизируется (см. Руководство пользователя подсистемы Поточное сканирование).

Прежде чем приступить к сканированию документов, на листах документов необходимо напечатать назначаемый системой уникальный штрих-код, который однозначно идентифицирует РК этих документов и содержит информацию о параметрах сохранения прикрепляемых к ним файлов.

Штрих-код печатается либо на самом документе (лицевой или оборотной стороне), либо на отдельном листе бумаги.

Чтобы напечатать штрих-код:

1. Находясь в окне РК документа, выберите команды Файл, Печать штрих-кода или нажмите клавиши Ctrl-Q. Откроется окно Настройки для печати штрих-кода (см. Рис. 3-44).

Рис. 3-44 Окно Настройки для печати штрих-кода 3-100 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 14 Подготовка документа к поточному сканированию 2. Из раскрывающегося списка Формат сохранения электронной копии документа выберите формат, в котором будет сохранен отсканированный документ.

3. В группе переключателей Место печати штрих-кода укажите, будет ли штрих-код печататься на лицевой стороне документа (оригинал документа), на чистом листе бумаги или на оборотной стороне документа (последний вариант будет недоступен, если используется двусторонний сканер).

4. В группе переключателей Ориентация бумаги выберите переключатель, соответствующий ориентации листа документа. В разделе Образец будут наглядно показаны выбранные вами настройки.

5. При необходимости установите флажок печать пояснительной строки. Установка этого флажка обеспечивает печать пояснительного текста над штрих кодом (регистрационный номер документа и дата его регистрации).

6. Если файлы, прикрепляемые к РК с помощью поточного сканирования, должны быть защищены от редактирования и удаления, установите флажок запрет редактирования файла. Защищенный файл, вне зависимости от прав пользователя, будет открываться только для просмотра.

7. Чтобы напечатать штрих-код, щелкните на кнопке Печать. В этот момент в очередь заданий к принтеру добавится задание на печать штрих-кода. Вставьте первую страницу документа (или, в зависимости от настроек, чистый лист бумаги) в подающий лоток принтера, и в выбранном месте будет напечатан штрих-код.

Заданные настройки будут действовать до тех пор, пока вы снова не измените их.

Если требуется напечатать штрих-код в соответствии со сделанными ранее настройками, щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна РК. Окно Настройки для печати штрих-кода при этом выводиться не будет.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Замечание. При выборе настроек печати штрих-кода руководствуйтесь указаниями, полученными от системного технолога. Ошибочное указание параметров может привести к тому, что отсканированные документы не будут прикреплены к РК.

Глава 15. Регистрация связанного документа В системе ДЕЛО предусмотрена возможность частичной автоматизации регистрации документа (проекта документа), который должен быть связан с ранее зарегистрированным документом. При этом часть реквизитов регистрируемого документа (проекта документа) формируется на основании значений реквизитов РК связываемого документа. Например, данный режим удобен в случае регистрации ответа на ранее поступивший входящий документ, что подразумевает установку между данными документами связки.

Регистрация связанного документа возможна как из режима просмотра, так и из режима редактирования РК документа, с которым необходимо связать регистрируемый документ. Вход в режим просмотра РК осуществляется:

Х из режиме регистрации РК (см. Глава 11 и Глава 12);

Х из списка документов, зарегистрированных сегодня (см.

Глава 19);

Х из списков РК документов, хранящихся в папках № 1 - кабинетов (см. главу 23);

Х из списка РК документов, отобранных в результате поиска (см. главу 35);

Х из списков РК документов, хранящихся в личных папках пользователя (см. главу 35).

3-102 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 15 Регистрация связанного документа Чтобы зарегистрировать связанный документ:

1. Найдите и выделите в одном из перечисленных списков строку, которая соответствует документу, с которым требуется связать вновь регистрируемый документ.

2. Выберите одну из команд Файл, Просмотреть РК или Файл, Редактировать РК (либо щелкните на кнопках панели инструментов, соответствующих этим командам).

Откроется окно выбранной РК (см. Рис. 3-45).

3. Из меню Файл выберите команду Создать связанную РК или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

Внимание. Регистрация связанного документа из окна Документы, зарегистрированные ДД/ММ/ГГГГ может осуществляться без открытия РК документа на просмотр или редактирование. Достаточно выделить нужную РК документа и щелкнуть на кнопке панели инструментов.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-45 РК входящего документа 4. Откроется окно Выбор группы нового документа (см. Рис.

3-46). Оно содержит следующие элементы:

Х Список групп документов, доступных для регистрации данным пользователем в текущей картотеке;

Х Поля для установки значений прямой и обратной связок между текущим и регистрируемым документами;

Х Группу флажков Копировать реквизиты, устанавливающих правила копирования реквизитов текущей РК в новую РК. Состав флажков зависит от вида текущей РК (РК входящего или исходящего документа);

Х Поле даты регистрации (поле Дата РК);

Х Кнопки:

3-104 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 15 Регистрация связанного документа - Отметить все/Снять отметку - для установки всех флажков или для снятия всех флажков (кнопка меняет название после щелчка на ней);

- Выбрать - для входа в режим регистрации связанного документа;

- Отменить - для отмены регистрации нового документа.

Рис. 3-46 Окно выбора группы нового документа, связанного с исходным документом 5. Измените, если требуется, дату регистрации документа (поле Дата РК) и выберите группу документов, к которой будет отнесен новый документ.

6. Руководствуясь правилами, приведенными в главе 13, установите значения прямой и обратной связок между текущим и новым документом (см. п. Установка связки с зарегистрированным документом).

7. Если необходимо, установите флажки, соответствующие реквизитам текущей РК, значения которых необходимо скопировать в РК нового документа. Если связываются документы разных видов, то несовпадающие реквизиты связываемых РК игнорируются. Исключение составляет ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа случай, когда текущим документом является входящий. При этом значения реквизитов входящей РК Корреспондент и Сопроводительный документ (наименование организации и фамилия сотрудника, подписавшего документ) копируются в раздел исходящей РК Адресаты (наименование организацииЦадресата и фамилия адресата).

8. Сделав необходимые установки, щелкните на кнопке Выбрать. Откроется окно РК нового документа, связанного с исходным документом (см. Рис. 3-47).

Поля реквизитов РК, соответствующие установлены флажкам (см. п.7), будут заполнены значениями, скопированными с РК исходного документа. В разделе Связки РК нового документа будет указан тип установленной связки и номер РК связанного документа.

Рис. 3-47 РК нового документа, связанного с исходным документом 3-106 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 15 Регистрация связанного документа Внимание. В новую РК будут скопированы ссылки только на те прикрепленные файлы, которые доступны данному пользователю по грифу доступа (глава13, раздел Файлы).

Файлы будут скопированы без изменения грифов доступа.

Внимание. Существует возможность регистрации связанного документа со значениями реквизитами уже зарегистрированного в системе документа без установления связки. Для этого в окне Выбор группы документов выберите требуемую группу документов, нажмите кнопку Отметить все и удалите вид связки (выделите его и нажмите клавишу Del). После этого нажмите кнопку Выбрать. Откроется РК нового документа с заполненными реквизитами, где поле Связки будет пустым.

Чтобы просмотреть (отредактировать) сформированную по умолчанию связку, щелкните на названии поля Связки.

Откроется окно, содержащее перечень всех связок документа (см. главу 13, Связки).

Введите недостающие значения реквизитов новой РК, руководствуясь правилами, изложенными в главе 11.

Глава 16. Регистрация связанного проекта документа При работе с РК документа можно зарегистрировать не только документ (см. главу 15 настоящего руководства), но и проект документа, связанный с текущим документом. При этом часть реквизитов РК проекта документа (РКПД) будет сформирована на основании реквизитов РК исходного документа.

Внимание. Создавать РК проектов документов, редактировать значения их основных реквизитов и удалять РКПД может только пользователь, обладающий абсолютным правом Исполнение резолюций.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Чтобы зарегистрировать связанный проект документа:

1. Найдите и выделите в каком-либо списке РК (см. главу 15) строку, которая соответствует документу, с которым требуется связать новый проект документа.

Откроется окно основного раздела выбранной РК (см. Рис.

3-45).

3. Из меню Файл выберите команду Создать РКПД или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

4. Откроется окно Выбор группы нового проекта документа (см. Рис. 3-48).

Рис. 3-48 Окно выбора группы нового проекта документа, связанного с исходным документом 3-108 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 16 Регистрация связанного проекта документа Внешний вид этого окна идентичен внешнему виду окна, предназначенного для выбора группы связанного документа (см. Рис. 3-46), и содержит аналогичные элементы.

В верхней части окна находится перечень групп документов, которые могут быть зарегистрированы как проекты документов (для таких групп в справочнике Группы документов установлен флажок Проекты документов и сформирован шаблон регистрационного номера проекта).

При регистрации проекта документа, связанного с текущим документом, автоматически устанавливается связка, имеющая категорию Исполнение.

Состав флажков в группе Копировать реквизиты, зависит от вида текущей РК (РК входящего или исходящего документа).

Флажки Плановая дата, Автор резолюции, Исполнители резолюции и переключатели П, В активны только в том случае, если текущая РК содержит резолюцию в той картотеке, в которой идет регистрация проекта. В этом случае при установке флажка:

Х Плановая дата - плановая дата исполнения резолюции будет скопирована в одноименное поле РКПД и станет плановой датой готовности документа (дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом). Если резолюция не контрольная (т.е.

плановая дата исполнения резолюции отсутствует), поле Плановая дата в РКПД останется незаполненным;

Х Автор резолюции - автор резолюции исходного документа будет занесен в список визирующих или подписывающих данный проект должностных лиц (при установке переключателя П автор резолюции будет занесен в список подписывающих должностных лиц, при установке переключателя В - в список визирующих);

Х Исполнители резолюции - все исполнители резолюции исходного документа будут занесены в список визирующих должностных лиц.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа 5. Выберите нужную группу документов для нового проекта документа. Установите необходимые флажки, определяющие какие реквизиты РК исходного документа должны быть скопированы для связанной РКПД. Щелкните на кнопке Выбрать.

Откроется окно РК нового проекта документа, связанного с исходным документом (см. Рис. 3-49).

Рис. 3-49 Окно новой РКПД, связанной с исходным документом Поля реквизитов РКПД, соответствующие установленным флажкам, будут заполнены значениями, скопированными с РК исходного документа. В разделе Связки РКПД будет указана связка, имеющая категорию Исполнение, и номер РК связанного документа.

6. Введите недостающие реквизиты РКПД и зарегистрируйте проект документа (работа с проектами документов описана в главе 27 настоящего руководства).

3-110 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 17 Регистрация документов на основе проектов документов Глава 17. Регистрация документов, созданных на основе проектов документов Если пользователь, являющийся исполнителем проекта документа, не имеет права регистрировать документы той группы, к которой относится данный проект, он отправляет утвержденный проект документа на регистрацию (см. главу 27, раздел Отправка проекта документа на регистрацию).

Подготовленные для регистрации РКПД поступают в раздел Проекты функции Регистрация.

Пользователь, имеющий право регистрации данной группы документов, может создать и зарегистрировать РК документа из окна РК утвержденного проекта (см. главу 27, раздел Регистрация документа, созданного на основе утвержденного проекта).

Чтобы зарегистрировать документ, созданный на основе утвержденного проекта документа:

1. Закройте все специальные и рабочие окна, которые были открыты при работе в функции Регистрация (в частности, окно Выбор группы документов).

Останется окно, содержащее перечень документов, зарегистрированных в текущий день (см. Рис. 3-50).

Рис. 3-50 Окно Документы, зарегистрированные ДД/ММ/ГГГГ ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа 2. В строке меню этого окна щелкните пункт Проекты.

Откроется окно, содержащее перечень проектов документов, готовых к регистрации (см. Рис. 3-51).

Рис. 3-51 Окно Проекты, готовые к регистрации 3. Щелчком мыши выделите в этом списке строку РКПД, на основе которой требуется создать РК документа, и выберите из меню Файл команду Регистрировать проект (или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов).

Система выведет на экран запрос:

Щелчок на кнопке Да приведет к тому, что после регистрации документа, созданного на основе проекта, РКПД будет физически удалена из БД системы.

При щелчке на кнопке Нет РКПД сохраняется в БД системы и в дальнейшем ее можно будет найти с помощью функции Поиск.

3-112 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 17 Регистрация документов на основе проектов документов Щелчок на кнопке Отмена отменяет регистрацию документа.

4. Чтобы начать регистрацию документа, щелкните на кнопке Да или Нет. Откроется окно РК документа, относящегося к той же группе документов, что и проект (см. Рис. 3-52).

Рис. 3-52 Окно РК документа, созданного на основе проекта Часть реквизитов РК автоматически заполняется значениями, установленными в РКПД (в последней версии проекта). Если РКПД сохраняется в БД системы, то РК документа, созданного на основе проекта, связывается с ней связкой, имеющей категорию Проекты.

ФИО и должности лиц, подписавших проект документа становятся значениями реквизита Подписал, а завизировавших проект - реквизита Визы.

Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, прикрепляются к РК документа. ЭЦП файлов (если эти файлы были заверены ЭЦП) сохраняются и могут быть проверены.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа 5. Введите недостающие реквизиты РК, руководствуясь правилами, приведенными в главе Регистрация исходящих (внутренних) документов настоящего руководства.

6. Завершите регистрацию документа, сохранив введенную информацию.

Глава 18. Постановка документа на контроль В зависимости от настроек базы данных системы ДЕЛО, контрольность документов в системе определяется в соответствии с одним из двух правил:

Х Правило 1 - контрольность документа определяется контрольностью его резолюции в данной картотеке. Иными словами, документ автоматически становится контрольным документом в той картотеке, которой принадлежит его контрольная резолюция.

Х Правило 2 - контрольность документа не зависит от контрольности его резолюции и может быть установлена и снята пользователем вручную.

Правило, по которому определяется контрольность документов в Вашей системе указано в подсистеме Справочники, в окне Параметры системы: Правило 1 (от резолюции) или Правило 2 (вручную) (см. главу 16 руководства системного технолога).

Если в Вашей системе ДЕЛО для определения контрольности документов используется Правило 2, то пользователи, имеющие абсолютное право Постановка на контроль, могут изменять контрольность документов.

Чтобы поставить документ на контроль:

1. Откройте РК документа и переведите ее в режим редактирования.

3-114 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 18 Постановка документа на контроль 2. Из меню Реквизиты выберите команду Поставить/Снять с контроля или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис.

3-53.

Рис. 3-53 Окно Контрольность документа 3. Чтобы поставить документ на контроль, установите переключатель На контроле (по умолчанию установлен переключатель Не контрольный).

4. При необходимости введите нужное значение в поле План.

дата исполнения РК. Данное значение будет скопировано в поле План РК документа.

Внимание. Если технолог системы при формировании справочника Группы документов для каких-либо групп документов задал алгоритм расчета плановой даты исполнения документа, то при регистрации документов, принадлежащих этим группам, значение реквизита План будет устанавливаться по умолчанию. Однако, при необходимости, его можно отредактировать.

5. Установив контрольность документа, щелкните на кнопке ОК.

В верхней части РК контрольного документа появится метка, показывающая, что данный документ находится на контроле.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Замечание. Документ может быть поставлен на контроль при вынесении контрольной резолюции (см. главу 24 Вынесение резолюции).

Во всех списках функций Регистрация, Кабинеты и Поиск РК контрольных документов отмечаются красной буквой.

6. Сохраните РК, выбрав из меню Файл команду Записать РК (или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов).

Чтобы снять документ с контроля:

1. Откройте РК документа и переведите ее в режим редактирования.

2. Из меню Реквизиты выберите команду Поставить/Снять с контроля или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис.

3-53.

3. Установите переключатель Снят с контроля.

4. При необходимости введите нужное значение в поле Факт.

дата исполнения РК. Данное значение будет скопировано в поле Факт. РК документа.

5. Сняв документ с контроля, щелкните на кнопке ОК.

Метка контрольности, расположенная в верхней части РК документа станет неактивной (серой).

Во всех списках функций Регистрация, Кабинеты и Поиск РК документов, снятых с контроля отмечаются серой буквой.

3-116 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 19 Как вновь открыть РК документа Если документ был ошибочно поставлен на контроль, его контрольность можно отменить. Для этого находясь в окне Контрольность документа (Рис. 3-53), установите переключатель Не контрольный и щелкните на кнопке ОК.

Метка контрольности, расположенная в верхней части РК документа, будет удалена.

Глава 19. Как вновь открыть РК документа, зарегистрированного в этот день После завершения регистрации документа пользователь, которому предоставлено право работы с функцией Регистрация, имеет возможность в течение дня регистрации просматривать регистрационную карточку этого документа и вносить в нее дополнительные изменения с помощью данной функции.

Чтобы вновь открыть РК зарегистрированного документа, выполните следующее:

Останется окно, содержащее перечень документов, зарегистрированных в текущий день (см. Рис. 3-54).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 3- Часть 3 Регистрация документа Рис. 3-54 Окно Документы, зарегистрированные ДД/ММ/ГГГГ Окно содержит список РК, оформленный в виде таблицы.

Заголовки граф таблицы одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей таблицы в соответствии со значениями данной графы. Графы таблицы содержат следующие значения:

Х тип РК - ( - входящие, - письма и обращения граждан, - исходящие документы). Сортировка в этой графе проводится в порядке перечисления;

Х контрольность документа - контрольные документы отмечены красным значком. РК, снятые с контроля, - серым значком. Не контрольные документы не имеют метки контрольности. Сортировка в этой графе проводится в порядке перечисления;

Х РК № - номер РК документа. Сортировка проводится по порядку групп документов в справочнике Группы документов и по порядку номеров РК в пределах группы.

Х Дата - дата регистрации РК. Сортировка проводится в порядке возрастания даты регистрации;

Х Краткое содержание - краткое содержание документа.

Записи сортируются по алфавиту;

3-118 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 19 Как вновь открыть РК документа Х Корреспондент - наименование корреспондента (организация, гражданин) - для входящих документов и фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ, - для исходящих и внутренних документов.

Сортировка проводится по алфавиту;

Х Исх.№ - исходящий номер документа (для входящих документов). Записи сортируются в порядке возрастания номеров;

Х Дата - дата регистрации документа организации - корреспондента (для входящих документов). Сортировка проводится в порядке возрастания даты регистрации;

Х Подписал - фамилия и инициалы лица, подписавшего документ (для входящих документов). Сортировка проводится по алфавиту.

Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | ... | 7 |

Книги, научные публикации

Blog