Книги по разным темам
Pages: | 1 | ... | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | ... | 51 | Каждый документ должен иметь отметку онепосредственном исполнителе, которая состоит из его фамилии и номераслужебного телефона, которые указываются на лицевой или обратной сторонепоследнего листа документа.
Копия документа изготавливается и выдаётсятолько с разрешения руководителя учреждения или руководителя соответствующегоструктурного подразделения. Учреждение может засвидетельствовать копии толькотех документов, которые создаются в нём (это правило не распространяется наархивные учреждения, государственные нотариальные конторы и частныхнотариусов).
Инструкцией определяется порядок оформленияприложений к документам.
Приложения детализируют, разъясняютотдельные вопросы документа или вопрос в целом. О наличии приложенияуказывается в тексте документа или после текста документа перед подписью.Например, приложением к данной инструкции служит приблизительный переченьдокументов, которые не подлежат регистрации деловодной службой. В частности, кним относятся:
1. Письма, которые поступили в копии ксведению.
2. Телеграммы и письма о разрешении накомандировки и отпуски.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях,собраниях и повестке дня.
4. Графики, наряды, заявки,разнарядки.
5. Информация, присланная ксведению.
6. Учебные планы, программы(копии).
7. Рекламные уведомления, плакаты,программы совещаний, конференций и т.д.
8. Прейскуранты (копии).
9. Нормы расхода материалов.
10. Поздравительные письма иприглашения.
11. Печатные издания (книги, журналы,бюллетени).
12. Научные отчёты по темам.
13. Месячные, квартальные, полугодовыеотчёты.
14. Формы статистическойотчётности.
Приложения к документам могут быть трёхвидов:
–приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительнымидокументами;
–приложения, которые разъясняют или дополняют содержание основногодокумента;
–приложения, которые являются самостоятельными документами и рассылаются ссопроводительным письмом.
Приложения должны оформляться настандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документареквизиты.
Порядок размножения документов средствамимножительной техники определяется руководителем учреждения, а необходимостьразмножения отдельных документов – руководителями структурных подразделений. Размножение небольших пообъёму документов может осуществляться непосредственно с помощью средстворгтехники. Размножение больших по объёму документов должно осуществлятьсяспециализированным подразделением (множительным цехом) по такимправилам:
– длявыполнения множительных работ исполнитель заполняет заказ, который подписываетруководитель структурного подразделения;
– документына размножение передаются в множительный цех вместе с заказом. При этом заказуприсваивается номер, отмечается дата его передачи, устанавливается сроквыполнения заказа;
– заказырегистрируются в специальном журнале учёта работы множительного цеха. Лицо,которое получает размноженный документ, расписывается на заказе с отметкой датыполучения;
– оригиналыдокументов после изготовления с них копий возвращаются попринадлежности.
Определенные особенности имеет подготовка иоформление документов к заседаниям коллегиальных органов.
Заседания коллегиальных органовосуществляются в соответствии с утверждёнными планами их работы и по меренеобходимости. В плане работы коллегиального органа указываются содержаниевопросов, дата рассмотрения, фамилия докладчика и наименование структурногоподразделения, которое готовит документы для рассмотрения коллегиальныморганам, срок подачи документов. Руководители структурных подразделенийзаблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органаперечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на егозаседании. К перечню прилагается справка о мотивах внесения вопроса нарассмотрение коллегиального органа.
Документы по вопросам, которые выносятся нарассмотрение коллегиального органа, должны подаваться не позже чем за пять днейдо заседания. К ним относятся:
– докладнаязаписка (адресованная коллегиальному органу), в которой основательно изложенывопросы с выводами и предложениями;
– проектрешения коллегиального органа, а в случае необходимости и проектприказа;
– справка осогласовании проекта с заинтересованными структурными подразделениями и другимиучреждениями;
– списоклиц, которые приглашаются на заседания коллегиального органа.
О каждом собрании коллегиального органасоставляется протокол, который оформляется в соответствии справилами.
Свое закрепление нашел и порядок обработкии рассылки исходящих документов.
Исходящие документы, в том числеизготовленные на ПК, обрабатываются и посылаются централизованно в день ихполучения от структурных подразделений или не позже следующего рабочего дня. Недопускается рассылка или передача документов без регистрации их в канцелярии.При этом обязательно проверяется:
–правильность оформления документа и размещения на нём всехреквизитов;
–правильность указания адреса;
– наличиевсех необходимых подписей на документе и дополнениях к нему;
– наличиевиз на копии документа, которая остаётся в делах учреждения;
– наличиена документе отметки о дополнениях;
–соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
На оригиналах документов, которые подлежатвозвращению, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп Подлежитвозвращению. Документы, которые посылаются одновременно одному и тому жеадресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляютсярегистрационные номера всех документов, которые находятся вконверте.
В регистрационной карточке или журналеуказываются номер исходящего документа, дата регистрации, заглавие (краткоесодержание) документа и номер дела, в котором будет сохраняться его копия.Оригиналы приказов, планов, отчётов, протоколов и т.д. остаются в учреждениях,которые являются авторами этих документов. В другие учреждения посылаются ихзаверенные копии.
Организация контроля за исполнениемдокументов представляет собой один из важнейших этапов надлежащегоосуществления деловодства. Задачей такого рода контроля является обеспечениесвоевременного и качественного их исполнения. Контролю подлежатзарегистрированные документы, в которых установлено то или иное задание.
Контроль за исполнением документов включаеттакие виды работ:
–постановку документов (поручений) на контроль, формирование картотекиконтролируемых документов;
– проверкусвоевременного доведения документов до исполнителей;
–предварительные проверки и регулирование хода исполнения;
– учёт иобобщение результатов контроля за исполнением документов(поручений);
–информирование руководителя о ходе и результатах исполнения документов(поручений);
– снятиедокументов с контроля;
–формирование картотеки исполненных документов.
Документ считается исполненным толькотогда, когда поставленные в нём вопросы нашли свое разрешение и корреспондентудан ответ по существу. После исполнения документ снимают с контроля. Снятьдокумент с контроля может только то лицо, которое поставило его наконтроль.
Цели оптимизации работы с документами идальнейшего их использования в необходимых случаях предполагают необходимостьсоставленияноменклатура и формирования дел, их хранение.
Номенклатура дел – это систематизированный переченьнаименований дел, создаваемых в учреждении, оформленный в соответствующемпорядке с указанием сроков сохранения дел.
Номенклатура дел является обязательным длякаждого учреждения документом, который составляется для создания в учрежденииединой системы дел, обеспечения их учёта, быстрого розыска документа по егосодержанию и виду, отбора документов на государственное сохранение в процесседеловодства.
Существует три вида номенклатура дел:типовая, примерная ииндивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливаеттиповой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, сединой системой индексации, и является нормативным актом.
Примерная номенклатура дел устанавливаетпримерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, норазных по структуре, и имеет рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры делразрабатываются органами высшего уровня для организаций, которые принадлежат ксфере управления учреждения, и используются ими в качестве методических пособийво время составления индивидуальных номенклатур дел.
Как правило, индивидуальная номенклатурадел учреждения состоитиз номенклатур дел отдельных структурных подразделений.
Формирование дел – это группировка исполненныхдокументов в деле в соответствии с номенклатурой дел. Во время формирования делследует придерживаться следующих правил:
–группировать в дела только оригиналы (в случае их отсутствия – заверенные в установленномпорядке копии) правильно оформленных и исполненных документов, не допускатьвключение в дела черновых, личных, дублирующих документов, документов, которыеподлежат возвращению, и размноженных копий;
–группировать в дела документы одного деловодного года (за исключением особых, судебных, переходныхдел). Личные дела формируются на протяжении всего времени работы лица вучреждении;
–группировать в дела отдельно документы постоянного и временного сроковсохранения.
Как исключение, когда этого требуетспецифика работы в учреждении, документы постоянного и временного сроковсохранения, связанные с решением одного вопроса, могут группироваться напротяжении деловодного года в одно дело.
Документы в деле группируются вхронологическом или логическом порядке либо в их совмещении.
Документы заседаний коллегиальных органовгруппируются в два дела:
– протоколыи документы к ним (доклады, справки и т.д.);
– документыпо организации заседаний (повестка дня, проекты и копии решений ит.д.).
Протоколы группируются в хронологическомпорядке по их номерам. Документы к заседаниям систематизируются по датам иномерам протоколов; внутри группы документов, которые касаются одногопротокола, – поповестке дня.
Оконченные дела постоянного ипродолжительного (свыше 10 лет) сроков сохранения должны сдаваться вархивные подразделения учреждения для последующего хранения и использования. Делавременного хранения (до 10 летвключительно) могут передаваться в архивное подразделение учрежденияпо согласованию с его руководителем.
Подготовка документов к передаче в архивныеподразделения учреждения включает:
–экспертизу ценностей документов;
–оформление дел;
–составление описей дел;
– передачудел в архивные подразделения учреждения и обеспечение сохранностидокументов.
Свое отражение в инструкции нашли такжевопросы, касающиеся организации и функций деловодной службы.
Работа деловодной службы регламентируетсяположением о ней, которое разрабатывается на основе положения (устава) обучреждении, приведенной инструкции и утверждается руководителем учреждения.Деятельность работников деловодной службы регламентируется должностнымиинструкциями, которые разрабатываются руководителем деловодной службы наосновании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистови служащих и утверждаются руководителем учреждения. Основной задачей деловоднойслужбы является установление единого порядка документирования и работы сдокументами в учреждении на основе использования современной вычислительнойтехники, автоматизированной технологии работы с документами и сокращения числадокументов.
В соответствии с этой задачей деловоднаяслужба: разрабатывает инструкции по деловодству и номенклатуре дел;организовывает по поручению руководства подготовку документов, обеспечивает ихоформление и выпуск; организовывает и обеспечивает документальное иорганизационно-техническое обслуживание работы коллегиальных органов;организовывает печатное изготовление, копирование, тиражированиедокументов.
На руководителя деловодной службывозлагается персональная ответственность за обеспечение соблюденияустановленного порядка работы с документами в учреждении; за выполнение планаработы и соблюдение необходимых условий труда должностных лиц деловоднойслужбы; за соблюдение трудовой и исполнительной дисциплины в коллективеделоводной службы.
Глава 4. Административная юстиция
и административный процесс:
исторический и зарубежный опыт
В связи с проводимой в настоящее время вУкраине судебно-правовой реформой несомненный интерес вызывают вопросы,касающиеся истории становления правосудия по административным делам,– административнойюстиции, опыта развития этого института в других странах. Это позволит избежатьошибок прошлого, критически отнестись к зарубежному опыту и, наряду с этим,усвоить все лучшее, что выработала правовая культура человечества107. Вместе стем, нельзя не отметить, что становление института административной юстициивыступает важным фактором развития административно-процессуальной формы.
В свое время известный правовед Н. Д.Сергеевский отмечал, что научное исследование не может ограничиватьсяотечественным правом. В качестве необходимого материала должно привлекаться иправо других государств, поскольку цивилизованным народам не суждена замкнутаяжизнь, и поэтому нельзя игнорировать международное влияние, проникающее во всесферы 108.
Именно поэтому следует подробнеерассмотреть исторические аспекты становления административной юстиции и опытесуществования этого института в наиболее развитых современныхгосударствах.
Теория и практика административной юстицииимеют долгую и поучительную историю. Как справедливо отмечал профессор
С.А. Корф, государство XVIII ст. не зналоадминистративной юстиции, как и не признавало субъективных публичных прав своихграждан. Ни Монтескье, ни Руссо, стоявшие у истоков учения о правовомгосударстве, не знали и не обращали внимания на этот институт права109.
Вопросы истории развития данного институтана протяжении длительного времени, вплоть до 1917 г., были предметомисследования многих юристов, как зарубежных, так и российских110. При этомв некоторых учебниках по административному и полицейскому праву такжеосвещались вопросы административной юстиции111.
В юридической литературе начала XX в.основные формы административной юстиции принято было называть французской,германской и английской формами 112.
Pages: | 1 | ... | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | ... | 51 | Книги по разным темам