Книги по разным темам
Pages: | 1 | ... | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | ... | 51 | Овладение приемами рациональной работы сдокументами –важнейшее направление повышения эффективности управленческого труда,позволяющее избежать неоправданных временных затрат, сосредоточить усилияуправленцев на оперативном и качественном разрешении конкретныхадминистративных дел. С другой стороны, несоблюдение требований и правилделоводства, несомненно, сказывается на уровне государственной дисциплины,нарушение которой не только влечет за собой сбои в работе конкретного органа,его структурного подразделения, но и служит причиной неоправданных сложностей вих взаимодействии и взаимоотношениях с иными субъектами, в том числе сгражданами. Более того, такого рода нарушения зачастую становятся причинойвозникновения конфликтных ситуаций, правовых споров, разрешение которых, в своюочередь, служит еще одним фактором увеличения и без того достаточно высокойзагруженности органов, осуществляющих юрисдикционную деятельность.
К числу важнейших факторов, обусловливающихнеобходимость надлежащего ведения деловодства, следует отнести обеспечение прави интересов граждан, вступающих в правоотношения с органами государства. Несекрет, что значительная часть нарушений прав граждан связана с ненадлежащимоформлением документов, несоблюдением правил их регистрации и движения. Кпримеру, не вызывает сомнения, что утрата того или иного документа можетвызвать значительные временные потери, связанные с его восстановлением,издержки материального и морального характера, негативно влияющие на характервзаимоотношений гражданина и государства в лице его органов и должностных лиц.Вот почему есть основания утверждать, что соблюдение надлежащего порядка приосуществлении этого вида деятельности представляет собой одну из гарантийсоблюдения, реализации и охраны прав и свобод граждан. Это обстоятельство взначительной степени связано с тем, что деловодство – это деятельность, котораяосуществляется в той или иной степени во всех сферах жизни общества. Особоезвучание это положение приобретает в контексте деятельности органов правосудия,прокуратуры, иных правоохранительных органов. Не случайно детальнаярегламентация этих вопросов получила свое отражение в соответствующихнормативных актах, например, в Инструкции по деловодству в Верховном СудеАвтономной Республики Крым, областном, межобластном, Киевском и Севастопольскомгородских, районном (городском) суде, утвержденной приказом Министра юстицииУкраины от 13.03.97г. №22/5102.
Можно выделить ряд аспектовделоводства.
Прежде всего, это юридический аспект,который связан с разрешением вопросов обеспечения законности и дисциплины вобласти деловодства, необходимостью официального закрепления требований,предъявляемых к документам в соответствующих нормативно-правовых актах– приказах,инструкциях, положениях и т.п., и неукоснительного их соблюдения.
Не менее важен и организационный аспект,проявляющийся в налаживании разнообразных и достаточно сложных отношенийорганизационного характера, складывающихся между государственными органами,предприятиями, учреждениями, организациями, их структурными подразделениями поповоду создания документов, их движения, обработки и т.п. При этом на первыйплан выступает четкое определение функций и полномочий каждого из субъектовтакого рода отношений.
Все большее значение приобретаетэкономический аспект деловодства, связанный с экономической целесообразностью,оптимальностью егоосуществления. С учетом огромного числа разнообразных документов, используемых вдеятельности различных органов и организаций, этот аспект становится все болееактуальным.
Базовым понятием в данном видеадминистративно-процессуальной деятельности выступает понятие документа. Происхождениеэтого термина связано слатинским словом documentum, означающим свидетельство, доказательство. По своей сутидокумент – этоноситель какой-либо информации. В более строгом значении он представляет собойсредство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективнойдействительности и деятельности человека, оформленное в соответствии сопределенными требованиями, обеспечивающее возможность осуществления различных управленческихдействий, а также отражающее те или иные аспекты правового положения субъектовправовых отношений.
Остановимся подробнее на классификациидокументов.
По степени первичности текста документоввыделяются подлинники и копии документов. Подлинником является оригинальныйдокумент, исходящий от компетентного органа или должностного лица, составленныйв окончательной редакции и оформленный с соблюдением установленныхтребований.
Копия представляет собой документальноевоспроизведение всех реквизитов оригинального документа. Этот вид документаможет выражаться в виде факсимильной либо свободной копии. Факсимильная копия– это документ,отражающий абсолютно все особенности оригинального документа. Наиболеераспространенными документами этого вида являются ксерокопии. В свободной копиитакже получает свое отражение вся информация, содержащаяся в подлинномдокументе, однако при этом графическое расположение материалов может быть иным,чем в оригинале. Особую разновидность копий составляет дубликат документа– т.е. копия, котораясоздана взамен утраченного либо неисправимо поврежденного оригинальногодокумента.
По степени отражения содержания документаможно выделить документы, изданные в полном объеме, и выписки из документов,полностью воспроизводящие лишь определенную часть документа. Примером такогорода документа может служить выписка из трудовой книжки, содержащая сведения отрудовой деятельности человека за определенный период времени.
В зависимости от объема вопросов,получающих свое отражение в документе, последние подразделяются на простые исложные. К числу простых относятся документы, отражающие какой-либо одинвопрос, например, приказ о назначении на должность конкретного лица. В сложныхдокументах затрагивается несколько вопросов, как правило, выделяемых в пунктахлибо разделах документов. Примером такого документа может служить протоколзаседания коллегиального органа, содержащий ход и результаты рассмотрениянескольких вопросов.
Различна и техника нанесения информации надокумент. В связи с этим выделяются рукописные, машинописные документы,документы, содержащие аудио– и видеоинформацию, фотодокументы. В настоящее время наибольшеераспространение получили тексты и другая информация, вносимые в документы припомощи компьютерной техники.
Еще одним критерием классификациидокументов служит характер изложения содержания документа. С этой точки зренияможно выделить индивидуальные, трафаретные и типовые документы. Особенностьюдокументов первого вида является относительно свободное изложение содержаниядокумента, например, автобиография. С учетом сходности определенныхуправленческих действий связано составление трафаретных документов, например,заявление гражданина о принятии на работу. В случаях, когда необходимозакрепить конкретную документальную форму, применяются типовые документы, вкоторых заранее разрабатывается определенный текст, дополняемый информацией,необходимой в данном конкретном случае. Примером такого документа может служитьтиповой договор, в который вносятся данные о лицах, его заключивших, датазаключения договора и данные, конкретизирующие его содержание.
Одной из важнейших выступает классификациядокументов по их названиям. С этой точки зрения среди документов выделяютсяприказы, протоколы, стенограммы, решения, резолюции, докладные записки,доклады, положения, уставы и т.п. С учетом этого документы группируются взависимости от принадлежности к функциям управления, которые они обслуживают.Так, с учетом изложенных критериев группируются документы в Перечне типовыхдокументов, которые создаются в процессе деятельности органов государственнойвласти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий, сопределением сроков хранения документов, утвержденном приказом Главногоархивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98г. №41103. В части указанного Перечня, содержащей указание на документы,которые издаются в управленческой деятельности, выделяются такие разделы, какорганизация системы управления; прогнозирование, планирование, ценообразование;финансирование, кредитование, налоговая политика; учет и отчетность;организация использования трудовых ресурсов; работа с кадрами;социально-культурное развитие населения; научно-информационная деятельность;экономическое, научно-техническое и культурное сотрудничество с зарубежнымистранами; материально-техническое обеспечение; административно-хозяйственноеобслуживание; деятельность общественных организаций. В свою очередь, в каждомиз разделов типовые документы еще более детализируются в зависимости отуправленческих функций. В частности, в разделе организации системы управлениявыделяются документы, связанные с распорядительной деятельностью, контролем,организационными основами управления, правовым обеспечением управления,организацией документального обеспечения управления и ведомственного хранениядокументов. Применительно к такому делению указываются и конкретные документы.Например, применительно к осуществлению контроля выделяются:
– документы(акты, доклады, справки, обзоры) о проверке исполнения Конституции и законовУкраины, актов Президента Украины, постановлений Верховных Рад Украины иАвтономной Республики Крым, актов Кабинета Министров Украины и Совета МинистровАвтономной Республики Крым, решений местных органов исполнительной власти исамоуправления:
а) по месту проверки и в организации,которая проводит проверку;
б) в иных организациях;
– документы(программы, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверкеисполнения решений коллегий, приказов центральных и местных органовисполнительной власти, предприятий, учреждений, организаций:
а) по месту проверки и в организации,которая проводит проверку;
б) в иных организациях;
–переписка о проверке исполнения распорядительных документов органовгосударственной власти и местного самоуправления;
– документы(доклады, докладные записки, справки, акты) комплексных ревизий и проверокучреждений, организаций, предприятий органами исполнительной власти (заисключением документов периодичных бухгалтерских ревизий):
а) по месту ревизии и в организации,которая осуществляет проверку;
б) в иных организациях;
– перепискас органами исполнительной власти, местного самоуправления о проведении ирезультатах ревизий, проверок; об организации и улучшении контроля и проверкиисполнения;
– журналыучета ревизий, проверок и контроля за исполнением их рекомендаций;
– документы(докладные записки, отчеты, справки, переписка) об исполнении предложений порезультатам обследований, проверок и критических выступлений в средствахмассовой информации;
– обращения(предложения, заявления, жалобы) граждан:
а) которые содержат предложения осущественных изменениях в работе учреждений, организаций, предприятий либо обустранении серьезных недостатков и злоупотреблений;
б) личного либо второстепенногохарактера;
–документы (аналитические справки, обзоры, докладныезаписки, анализы) о состоянии работы по рассмотрению предложений, заявлений, ижалоб граждан:
а) по месту составления;
б) в иных организациях;
–переписка о проверке предложений, заявлений и жалоб граждан.
В указанном Перечне документов содержитсячеткое закрепление сроков хранения документов в зависимости от того, поступаютили не поступают документы в государственные архивы. Указание на подпункты лаи б связано с конкретными сроками хранения документов.
Ряд нормативно-правовых документоврегламентирует особенности осуществления деловодства, связанные снеобходимостью сохранения секретности определенной информации. В частности, этоИнструкция о порядке отбора и передачи секретных документов на архивноехранение, утвержденная приказом Государственного комитета Украины по вопросамгосударственных секретов и технической защиты информации и Главного архивногоуправления при Кабинете Министров Украины от 3.03.97г. №25/7,104 а такжеИнструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий идругих материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальнуюинформацию, являющуюся собственностью государства, утвержденная постановлениемКабинета Министров Украины от 27.11.98г. №1893105.
Общие правила, регламентирующие порядокосуществления деловодства, получили своё закрепление в Примерной инструкции поделоводству в министерствах, иных центральных органах исполнительной власти,Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительнойвласти106.
Указанная инструкция устанавливает общиеправила документирования управленческой деятельности министерств, иныхцентральных органов исполнительной власти, Совета Министров АвтономнойРеспублики Крым, а также местных органов исполнительной власти. Она определяетпорядок ведения общего деловодства, а её положения распространяются на всюслужебную документацию.
Инструкция охватывает порядок работы сдокументами, начиная с их создания и до отправления в соответствующий органлибо передачи в архив.
Так, инструкцией регламентируются общиевопросы документирования управленческой деятельности; приём, рассмотрение ирегистрация документов; составление и оформление служебных документов, в томчисле датирование, индексация, согласование, засвидетельствование и адресование документов.
Документирование управленческойдеятельности состоит в фиксации по установленным правилам на бумажных либомагнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании документов.Основанием для создания документов выступает необходимость засвидетельствованияналичия и содержания управленческих действий, а также передачи, хранения,использования информации на протяжении определённого времени.
Управленческая деятельность осуществляетсяпутём издания распорядительных документов. Распорядительные документы,поступающие в учреждение от вышестоящих органов, должны быть доведены доорганизаций, находящихся в сфере его управления. Такого рода документы в видексерокопий рассылаются вместе с сопроводительным письмом. В свою очередь,документы, издаваемые на основании распорядительных документов вышестоящихорганов, должны обязательно содержать ссылку на них с указанием наименованияэтих документов, а также дат, номеров и заголовков.
Инструкция содержит также положения,касающиеся документов, создаваемых коллегиальными органами. В частности, ходобсуждения вопросов и решений, принимаемых коллегиальными органами насобраниях, заседаниях, советах, фиксируется в протоколах, которые в своюочередь оформляются на основе записей и стенограмм, сделанных в ходезаседания.
Pages: | 1 | ... | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | ... | 51 | Книги по разным темам