Руководители многих компаний предпочитают не хранить архив в своих офисах, а передавать его на внеофисное хранение. Это открывает сразу несколько преимуществ:
- экономия места в офисе;
- идеальный порядок в документах;
- возможность пополнять архив и работать с бумагами из него.
В этой статье разберемся, как устроено такое хранение, какие требования предъявляют к хранилищу и как подготовиться к передаче бумаг.
Что нужно, чтобы передать документы на внеофисное хранение?
Одно из главных преимуществ такой услуги заключается в том, что компания-заказчик полностью снимает с себя всю головную боль, связанную с архивом. Вам просто нужно заключить договор, а дальше профессионалы сделают все за вас.
Кроме того, конечно же, потребуется предоставить доступ сотрудников хранилища ко всем бумагам, чтобы они могли провести архивную обработку и подготовить их к новому месту размещения.
Что собой представляет внеофисное хранение
Любой архив компании можно хранить в офисе или в специально предназначенном для этого архивохранилище. Второй вариант — это и есть внеофисное хранение. Оно устроено следующим образом:
- бумаги проходят архивную обработку, их помещают в специальные папки и короба, а затем размещают на стеллажах в специально оборудованном помещении;
- благодаря оптимальным условиям, документы не только содержатся в полном порядке, но и максимально долго сохраняют свое идеальное состояние;
- при необходимости получить доступ к тому или иному файлу, сотрудник компании-заказчика может приехать в хранилище и поработать с оригиналом документа, заказать его доставку в офис, либо получить копию факсом или любым другим удобным способом;
- все данные зашифрованы, а значит, защищены от утечки информации;
- при необходимости архив можно пополнять.
Каким должно быть помещение для хранилища?
В идеале это должно быть специально построенное или полностью переоборудованное помещение, в котором нет окон, но есть:
- система пожарной и охранной сигнализации, чтобы документы не были повреждены огнем или украдены злоумышленниками;
- система пожаротушения, подходящая для бумаг;
- климат-контроль, обеспечивающий необходимый уровень температуры, влажности и освещенности;
- специальная мебель, сделанная из металла, а также другие приспособления для хранения, например, качественные короба с крышками, защищающими содержимое от света и пыли;
- система шифров — для того, чтобы только владелец ключа мог найти необходимый документ;
- постоянная защита от насекомых и грызунов, которые также могут повредить бумаги;
- чистота помещения и воздуха, чтобы загрязнения и пыль не оседали на документах.