Метод это сознательный, планомерный, повторяемый (во всех случаях данного типа), проверенный на практике и общеупотребительный способ действия (выбор вида действия), ведущий к достижению определенной цели, с использованием наименьших сил и значит в кратчайшие сроки. К общим методам организации и управления (управления), а также методам их совершенствования относятся: организационный цикл, а также диагностические и прогностические методы.
Организационный цикл следует рассматривать не как обобщение действительности, а как модель для использования в организации деятельности, особенно со сложными целями и структурами, — тогда ее полезность становится бесспорной. Он содержит элементы не только правильной временной структуры, но и в некоторой степени элементы материальной и пространственной структур..
Этапы организационного цикла.Организация различных начинаний, многократно проверенная на практике, в разных условиях и в разном масштабе, показывает, что наилучший способ организации работы — следование организационному циклу.
Каждое сознательное и целенаправленное, и в то же время экономное действие отмечено определенными этапами:
• постановка четкой и четко определенной цели;
• изучение средств и условий эксплуатации;
• подготовка условий и средств действия, которые считаются необходимыми;
• выполнение намеченной деятельности в соответствии с согласованным планом;
• контроль достигнутых результатов.
К основным стадиям организационного цикла относятся:
1. анализ задачи (вопросов);
2. планирование работы;
3. подготовка средств (ресурсов) и условий эксплуатации;
4. завершение задачи;
5. контроль производительности.
Схема 23. Сцепление стадий цикла организации.
Источник: собственная разработка.
Анализ задачи (проблемы).Исходным (первым) этапом организационного цикла каждой организованной деятельности, в том числе процесса организации труда и управления, должен стать анализ задачи (проблема — проблема — процесс).
Анализ – это метод познания и понимания данного целого (события, явления, процесса, задачи, вещи) путем его разложения (обнаружения) на простые составляющие, рассмотрения и изучения каждой из них в отдельности, а затем путем их синтеза для получения новая понятная целостность (т.е. объективная оценка и окончательные выводы); это также умственный процесс, ведущий от сложных рассуждений к простым.
Если анализ касается экономических явлений, процессов или величин, он называется экономическим анализом. Для познания и понимания явлений и процессов анализ является основным методом (путем изучения следствий позволяет установить причины), а синтез — дополнительным методом, используемым для представления результатов анализа (выводов).
Анализ может касаться состояния, хода или результатов явлений или процессов (событий). Отправной точкой анализа являются измерение и описание явления (процесса). При определении эффективности действий (частичных или комплексных) экономический анализ использует экономический расчет.
Суть анализа задачи как этапа организационного цикла состоит в разбиении задачи на более простые элементы, знакомстве с ними и понимании, о чем именно идет речь и каков будет конечный результат работы (осознание цели действия). ). Осознание людьми целей своих действий, часто именуемое постановкой целей, есть не что иное, как осознание того, к чему они стремятся или, другими словами, чего хотят достичь.
Планирование работы.В результате планирование работы должно привести к определению плана действий, т. е. метода и необходимых ресурсов (средств), которые позволят достичь намеченных конечных целей. Планирование работы заключается главным образом в анализе условий эксплуатации и прогнозировании средств и способов, которые будут использоваться для эффективного достижения цели. Разработка плана действий, адаптированного к конкретной цели и ожидаемым обстоятельствам, в которых он будет действовать, является необходимым условием рациональности и предотвращения потери времени.
Независимо от характера деятельности и степени сложности ее осуществления разработка соответствующего плана включает:
1. определение и анализ будущих условий эксплуатации;
2. постановка промежуточных целей;
3. определение ресурсов, которые необходимо будет приобрести и использовать;
4. определение времени, места и последовательности их использования.
Подготовка средства и условия работы.Этот этап включает в себя, прежде всего, создание условий для получения средств и материальных ресурсов, необходимых для достижения предполагаемых целей, их пространственно-временное распределение и обеспечение готовности к действию, без чего достижение целей было бы невозможным. Эта подготовка заключается в выполнении групп подготовительных действий, которые позволяют или облегчают выполнение задачи. Желательно, чтобы вспомогательные работы были исключены из собственно производственной деятельности, чтобы они выполнялись до или после них, чтобы они не прерывали ход собственно деятельности.
Подготовительные мероприятия включают в себя:
• подготовка условий,
• зона действия и средства работы,
• здания,
• расположение инструментов и приспособлений,
• осуществление инвестиций,
• текущая подача.
Подготовка сайта к эксплуатации заключается в правильной организации рабочих мест. Рациональная организация рабочего места также обеспечивает условия для его безопасной, эффективной и экономичной работы. Правильная организация рабочего места позволяет минимизировать усилия работающего человека.
Завершение задачи. После некоторой и тщательной подготовки действий можно переходить к непосредственной реализации поставленных задач. Эта реализация должна проходить в соответствии с принятым планом действий. Таким образом, должны соблюдаться: принятое разделение труда, достижение промежуточных целей в обозначенных сферах деятельности и соответствующая последовательность использования ресурсов.
Добросовестное, точное и добросовестное выполнение запланированных разделов деятельности способствует достижению желаемой эффективности и экономичности проводимой деятельности. Однако достижение целей не следует понимать как «жесткое следование» разработанному плану. Условия, в которых мы должны действовать, меняются, и разработанный план действий может этого не учитывать. Поэтому необходимо пересмотреть запланированные предположения и скорректировать их с учетом определенных обстоятельств.
Это влечет за собой необходимость постоянного наблюдения за условиями, в которых осуществляется деятельность, поскольку меняются условия получения материальных ресурсов, мигрируют люди, участвующие в деятельности, увеличивается опыт и навыки людей, а следовательно, появляются возможности совершенствования деятельности таким образом, чтобы позволяет достичь намеченных целей. Практически это означает, что необходимо вернуться и пересмотреть условия получения материальных и человеческих ресурсов, а иногда даже изменить первоначально принятые цели действий.
Исполнительный контроль. На практике контроль эффективности является важным и часто недооцениваемым этапом организационного цикла. Проверку следует проводить не только после выполнения задания, но и на всех этапах цикла организованной деятельности. Контроль и оценка есть и должны охватывать не только этапы достижения целей, но и этапы формулирования целей, планирования их реализации и подготовки людей и ресурсов к действию.
Оперативный контроль и оценкаони заключаются в сравнении фактического хода деятельности с планами или достигнутых эффектов с предполагаемыми эффектами, в оценке результатов этих сравнений и выводах на будущее. Существенным содержанием контроля является как выявление и исправление всех «отклонений» в работе, препятствующих реализации и достижению поставленных целей, так и вывод об отсутствии отклонений. С точки зрения организационной эффективности важно проанализировать оба случая. Контроль требует постоянного наблюдения, анализа, учета и оценки условий и последствий деятельности.
Последствия действий положительно или отрицательно они оцениваются действующими субъектами. Совокупность положительно оцененных эффектов представляет собой полезный результат (U) деятельности. Эффекты, оцененные отрицательно, составляют стоимость действия (K). Оцениваются все эффекты деятельности, независимо от того, поддаются ли они количественной оценке и отражаются ли они в денежных единицах. Для того, чтобы сравнить и «взвесить» ценность отдельных эффектов, каждая сущность использует свою собственную шкалу ценности. Окончательная оценка действия строго зависит от того, кто оценивает действие и по каким критериям оно используется.
Критерии пользы и экономии используются для оценки всех эффектов деятельности. Первый критерий фиксирует абсолютную разницу между полезным результатом (Wв) и стоимость действия (K). Таким образом, действия полезны, когда:
Wв — К > 0
в то время как экономия операции является отношением этих величин. Деятельность является экономичной, когда отношение полезного результата к затратам больше единицы:
Wв / К >1
где:
Вв- стоимость полезного результата деятельности; K — значение стоимости действия.
При оценке деятельности с точки зрения ее выгоды или экономии учитываются все эффекты этой деятельности:
1. до действия — ожидаемые основные и побочные эффекты, положительные и отрицательные, преднамеренные и непреднамеренные;
2. после действия — все непредсказуемые эффекты.
Каждое полезное действие также является экономическим, и, наоборот, каждое экономическое действие является полезным. Но не всякий лучший образ действий является также и самым экономичным.
При оценке действия, помимо результативности, выгоды и экономичности, т.е. основных критериев операционной эффективности, могут использоваться и другие критерии, но рассмотренные выше представляются наиболее важными.
Если действие эффективно, выгодно и экономно, то можно сказать, что оно эффективно или, иначе говоря, увенчалось успехом.
Рациональные соображения при первоначальной оценке и выборе варианта действий требуют, чтобы критерий эффективности применялся только тогда, когда ресурсы, которые могут быть выделены на реализацию данной цели, накоплены в избытке, и не могут быть использованы для достижения других целей, подходят только для этой цели.
Когда ресурсы ограничены и могут быть использованы для различных целей, или когда их можно хранить и последовательно использовать, помимо эффективности следует учитывать критерии выгоды и экономии.
Практическое значение организационного цикла.Организационный цикл — это способ организации работы и управления, он создает основу для рациональных действий. Это не только способ организации индивидуальной деятельности, но и способ организации различных видов коллективной деятельности и направления хода этой деятельности.
В процессе работы, организованной по этапам организационного цикла, исполнитель должен учитывать различные возможные действия в данной ситуации, предвидеть последствия этих действий, анализировать их преимущества и недостатки, определять вероятность достижения предполагаемого гол и др.
Поэтому необходимо заранее определить факторы, от которых в наибольшей степени зависит достижение положительного результата всей задачи, разработать методы их оценки, предусмотреть соответствующие меры измерения и т. д. Организационное целое человеческого Деятельность, в том числе работа, состоит в основном из цели и способа организации.
Хотя организационный цикл создавался как обобщение рационального исследования в производственном (производственном) труде, в настоящее время его сфера охвата расширилась за счет включения других видов организационно-профессиональной деятельности — он используется, например, в медицине (лечение), образовании (обучении)..
Организационный цикл универсален, включает индивидуальную и командную деятельность, краткосрочную и долгосрочную, позволяет эффективно выполнять задачи с меньшими затратами сил, ресурсов и времени.