Информационные технологии в управлении

Вид материала

Лекция

Содержание Внемашинное информационное обеспечение Внутримашинное информационное обеспечение

Подобный материал:

• Информационные технологии в экономике и управлении, 1611.88kb.
• Рабочая программа По дисциплине «Информационные технологии в управлении качеством, 274.08kb.
• Название Предмет Направление, 921.62kb.
• Информатика и информационно-коммуникационные технологии (икт), 41.08kb.
• Рабочая программа учебной дисциплины "Информационные и коммуникационные технологии, 155.05kb.
• Удк 353. 2: 004 Информационные технологии в государственном управлении и местном самоуправлении, 304.53kb.
• Методическое пособие по самостоятельной подготовке и выполнению курсовых работ по предмету, 233.74kb.
• Формы текущей и промежуточной аттестации, 30.92kb.
• Международная конференция «Информационные технологии в образовании и науке», 86.4kb.
• «Дельта», 27.2kb.

Лекция № 2.

Информационные технологии в управлении.

§1. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, — выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е.

функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления — как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры или используемые ресурсы ВЦ организации).

^ Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой сово­купность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи — от объекта к органу управления — следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

^ Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

В последнее время широкое распространение получило исполь­зование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного подхода организации массивов ин­формации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования" и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по оп­ределенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.


§2. Автоматизированные информационные технологии управления персоналом

В настоящее время информация превратилась в ресурс, от состояния которого зависит развитие экономики любой страны. Степень информационной вооруженности общества, является определяющим фактором применения прогрессивных технологий, в том числе и информационной.

Информационная технология является частью системы ин­формационного обеспечения системы управления персоналом и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой в конкретной организации, реализует цели и задачи, стоящие перед ней.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе управления персоналом организации.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) уп­равления персоналом организации представляет собой систему процедур преобразования информации по кадрам с целью ее фор­мирования, организации, обработки, распространения и исполь­зования соответствующими структурными подразделениями или руководителями. Как правило, любая АИТ направлена, на фор­мирование, сбор, передачу, хранение и обработку информации с учетом потребностей конкретного пользователя независимо от ее объемов, обеспечивая при этом автоматизацию, рутинных и формализуемых операций, выполняемых: управленческим персоналом, и подготовку аналитической информации для принятия решений.

История автоматизации процессов управления в кадровых системах в нашей стране начинается с конца 70 — начала 80-х годов XX в. В этот период на базе использования ЭВМ серии ЕС автоматизации подлежали простейшие учетные и расчетные процедуры, имевшие место в практике работы отдела кадров. Однако это было возможно только на крупных промышленных предприятиях страны, которые располагали необходимыми финансовыми средствами для приобретения и содержания необходимых средств вычислительной техники и соответствующего сотрудников (электронщики, программисты, операторы ЭВМ и т.п.).

К середине 90-х годов наибольший опыт в разработке кадровых систем был накоплен в области кадрового учета и отчетности. Это объясняется двумя основными причинами:

• в связи с большой трудоемкостью кадрового учета и отчетности этот комплекс задач был первоочередным в ряду других задач, подлежащих автоматизации;
  
• простота формализации и алгоритмизации расчетных процедур, высокая периодичность решения задач данного комплекса, обусловили необходимость их скорейшей автоматизации.
  

Следующий этап использования АИТ в кадровой работе связан с практикой применения средств персональной вычислительной техники. Именно ПЭВМ являются технической базой автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко используемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста по кадровой работе представляет собой совокупность методических, языковых и программных средств, обеспе­чивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области «Управление персоналом», позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы.

Как правило, АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно - технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач.

Проектирование АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на средства вычислительной техники. Специалист выполняет только определенную часть ручных операций, требующих творческого подхода, и принимает управленческие решения, используя для этого выходную информацию. При этом пользователь, контролируя работу вычислительных средств, вносит необходимые изменения в значения параметров моделируемых процессов и исходные данные в процессе обработки информации для реализации регламентируемых должностной инструкцией функций.

АРМ специалиста по кадровой работе, как инструмент раци­онализации обеспечивает выполнение в автоматизированном режиме следующих комплексов и отдельных задач: информационно-справочное обслуживание; учет и анализ кадрового обеспечения; учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места; подбор резерва на выдвижение; расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации; аттестация кадров; формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников; анализ состава и движения руководящих кадров; прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации; анализ профес­сиональной структуры кадров; анализ текучести кадров.

Учитывая, что пользователем АРМ является неспециалист в области вычислительной техники, средства программного сопровождения должны быть максимально упрощены, а диалоговые средства должны обеспечить «дружелюбие» по отношению к пользователю. Внедрение АРМ специалиста по кадровой работе в сферу деятельности по управлению персоналом приводит к определенному изменению выполняемых специалистом функций и изменению его взаимоотношений с другими сотрудниками данной службы, вызывая необходимость разработки организационного обеспечения при проектировании АРМ, включающего комплект документов, регламентирующих деятельность специалиста.

Внедрение и практическое использование АРМ оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

Третий этап применения АИТ в кадровой работе характеризуется широким использованием в практике работы служб управления персоналом организации наряду с АРМ пакетов прикладных программ. Причем автоматизированное решение задач служб управления персоналом может основываться на одном из двух существующих в настоящее время подходов: приобретении одного из стандартных пакетов прикладных программ с дальнейшей его настройкой в соответствии с требованиями организации или разработка собственного пакета прикладных программ для решения определенной совокупности задач службы управления персоналом.

Первый подход хорош тем, что он не требует наличия в структуре организации подразделения, занимающегося вопросами проектирования и внедрения автоматизированных комплексов задач управления. В данном случае «настройку» приобретенного организацией стандартного пакета прикладных программ под ее требования осуществляет продавец. Однако следует отметить тот факт, что стоимость «настройки» порой превышает стоимость самого пакета прикладных программ.

Второй подход также требует больших денежных затрат на проектирование пакета, но его преимущество заключается в том, что не проводится дополнительная «настройка» программного обеспечения, которое разработано по собственному техническому заданию.

Сегодня на рынке информационных услуг активно предлагается пользователям несколько пакетов прикладного программного обеспечения по решению комплекса задач службы управления персоналом организации. Познакомимся с некоторыми из них более подробно.

Рынок пакетов прикладных программ мобилен. Постоянно по­являются усовершенствованные версии пакетов одного вида, а также программное обеспечение с принципиально новыми возможностями. Оценку эффективности функционального пакета прикладных программ по управлению кадрами можно осуществлять по следующим характеристикам:

• стандартные (цена, объем памяти, используемая операционная система, система подсказок, структура, документация и т.п.);
  

• технологические (время обработки информации, продол­жительность освоения пакета, удобство интерфейса, многозадачность, качество связи с разработчиком);
  
• технические (контроль целостности БД, гибкость, открытость);
  
• функциональные (перечень решаемых задач, актуальность используемых алгоритмов, качественный и количественный анализ формируемой отчетности, форма работы с классификаторами, настраиваемость на структуру управления и документооборот организации);
  
• инструментальные средства (календарь, личная информационная система, калькулятор);
  
• взаимосвязь с другими пакетами (работа в сети, «импорт» данных из других пакетов).
  

Резюмируя все вышесказанное, следует отметить, что применение АИТ в кадровой работе обеспечивает:

• экономию рабочего времени сотрудников кадровой службы за счет использования более эффективной технологии обработки информации;
  
• выполнение функций, которые не выполнялись ранее со­трудниками кадровой службы, за счет экономии времени на практическую реализацию автоматизированных функций;
  
• повышение качества управленческих решений за счет более «высокой» информационной поддержки руководства;
  
• повышение степени обоснованности принимаемых управленческих решений;
  
• повышение статуса сотрудников, выполняющих должностные обязанности с использованием прогрессивных технологий;
  
• рост заинтересованности сотрудников службы управления персоналом в повышении собственной квалификации для ликвидации отставания имеющихся знаний и навыков от требований, используемых в организации АИТ.
  

Вопросы к экзамену

1. Определение информационных ресурсов;
   
2. Определение информационных технологий;
   
3. Определение информационной системы (ИС);
   
4. Классы информационных технологий (ИТ);
   
5. Цель ИТ;
   
6. Связь ИС с ИТ. Реализация функций ИС;
   
7. Признаки классификации ИС;
   
8. Определение экономической ИС (ЭИС);
   
9. Определение географической информационной системы (ГИС);
   
10. Характеристики проекта;
    
11. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации;
    
12. Информация, необходимая для выработки решений в системе управления персоналом;
    
13. Классификация информационного обеспечения (ИО);
    
14. Определение автоматизированной информационной технологии (АИТ);
    
15. Определение автоматизированного рабочего места (АРМ);
    
16. Характеристики пакета прикладных программ по управлению кадрами;
    
17. Определение базы данных (БД);
    
18. Определение системы управления базами данных (СУБД);
    
19. Виды БД;
    
20. Структура БД;
    
21. Режимы работы с БД, формой, отчётом;
    
22. Типы полей;
    
23. Ключевые поля;
    
24. Создание и редактирование формы;
    
25. Создание и редактирование отчёта;
    

Используемая литература:

1. Браччи Д. Новые формы занятости и информационные технологии. / Вопросы экономики, 1998, №2

2. Гутгаргц Р.Д. Автоматизированная система проверки знаний. / Управление персоналом, 2000, №5

3. Гутгаргц Р.Д. Использование новых информационных технологий в управлении кадрами. / Менеджмент в России и за рубежом, 2003, №1

4. Иванова Т. Управление управляющим. / Экономические стратегии, 2001, №1

5. Информационные технологии. / Жизнь, 2002, №15 (апрель)

6. Карпенко СВ. Система автоматизированного учета и поиска документов. / ЭКО, 1997, №10

7. Мазурин А. Корпоративные информационные системы в России. / Компьютерная пресса, 1999, №1

8. Рубцов С. От К.Г. Юнга к технологиям переселения душ. / Управление персоналом, 2001, №6

9. Удалов О.Ф. Информационные проблемы управления персоналом. / ЭКО,2004, №5

14

8

6

5

4

3