Кассовый учёт

Для лучшего понимания всех особенностей кассового учёта посмотрим на то, на что обращают внимание контрольные органы, осуществляющие контрольные функции (аудит) с целью выявления нарушений и ошибок в деятельности сотрудников, обеспечивающих кассовый учёт.

При проверке состояния учета движения денежных средств предприятия аудитор рассматривает решение многих юридических, финансовых, учетных, экономических вопросов проблемного характера, связанных с необходимостью обеспечения достоверных выводов о качественных сторонах ведения предприятием учета денежных средств.

Путем проведения сплошной проверки необходимо убедиться, соответствует ли принятый предприятием порядок учета денежных средств порядку, установленному соответствующими нормативными документами. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией предприятия договор об индивидуальной материальной ответственности, что также является объектом внимания аудитора.

При проверке следует установить, соблюдается ли предприятием установленный обслуживающим его учреждением банка предельный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно хранить лишь небольшие денежные суммы для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Анализ материалов проверок и состояния организации учета на предприятиях позволил установить основные условия, способствующие подобным злоупотреблениям. К ним относятся:

^ 1) нарушение правил оформления документов, принятие документов с неоговоренными исправлениями или подчисткой реквизитов;

2) отсутствие или неправильное гашение документа, а также отсутствие пометок или штампа аудитора на проверенных документах;

^ 3) отсутствие регистрации или дефектная регистрация расчет-но-платежных документов, способствующие подлогам;

4) небрежное хранение документов;

^ 5) неудовлетворительный учет расчетов с персоналом, нереальность и необоснованность сальдо по этому счету.

Арифметические "ошибки" в ведомостях и кассовых отчетах допускаются сознательно с целью излишнего списания денег. Обычно в таких случаях ведомости внешне хорошо оформляются, все реквизиты и расписки находятся на месте, носят подлинный характер и не вызывают сомнений в правильности списания. Необоснованное списание денежных сумм из кассы при неверных подсчетах итогов ведомостей приводит также к несоответствию данных аналитического и синтетического учета по счету депонентов. В ряде случаев такое несоответствие устраняется сознательным подлогом в итогах граф сводки заработной платы и в их сбалансировании.

Техническая проверка подсчетов и проверка счета расчетов с персоналом — основные способы выявления таких злоупотреблений. Облегчает эти злоупотребления отсутствие должного контроля со стороны лиц, подписывающих документ.

Одной из форм присвоения денег является списание сумм без надлежащих оснований, без расписок или доверенностей по сомнительным и незаверенным счетам-ордерам и т.д. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдение четкого порядка приемки кассовых отчетов квалифицированным работником, не связанным с оформлением и регистрацией кассовой документации. Обязательна также личная проверка главным бухгалтером документов, относящихся к кассовым и банковским операциям.

^ Присвоение денежных средств методами подлога может быть произведено с использованием законно оформленного документа, который подвергся дополнительной "обработке".

Во-первых, когда внешняя форма ведомости не дает оснований сомневаться в ее подлинности, а сумма итогов написана прописью тем же почерком, что и исправленная сумма. В этом случае следует сравнить данные расчетно-платежной ведомости с основаниями к начислению зарплаты (табелями, нарядами и журналом регистрации ведомостей). Выявленные при этом расхождения необходимо проверить, опросив лиц, расписавшихся в ведомостях.

^ Во-вторых, когда в ведомости имеются подчистки (уменьшенные удержания), подлогу способствуют следующие обстоятельства:

принятие к оплате ведомостей с подчистками или без итогов прописью;

отсутствие своевременной регистрации ведомостей до их передачи в кассу.

Одной из форм злоупотреблений по кассовым операциям является присвоение законно начисленной заработной платы, депонированной заработной платы и сумм, причитающихся другим предприятиям. Присвоение правильно начисленной заработной платы в основном касается заработной платы лиц, выбывших из предприятия до начисления причитающихся им сумм.

Присвоенные депонентские суммы часто относятся к суммам, принадлежащим выбывшим лицам. Поэтому при проверке платежей по этим счетам следует выяснить, находились ли на месте лица, получившие платежи на предприятии в момент оформления этих операций.

Далее сличают подписи лиц, получивших суммы по депоненту, с подписями их владельцев в ведомостях на получение заработной платы в период их пребывания на предприятии. По возможности необходимо провести опрос соответствующих лиц.

^ В практике работы аудиторов и следственной работы выявились злоупотребления по операциям перевода денег разным лицам, особенно по депонированной зарплате.

Наиболее значительные и систематические переводы депонентских сумм подлежат проверке путем ознакомления с основаниями для перевода, наведения справок на почте и запроса адресатов. Расчеты с почтой по переводам должны осуществляться через банк (расчетными чеками).

Особенно тщательно должны проверяться операции по расходу наличных денег в кассе, списываемых на производственные и другие счета без последующего представления отчетов об их использовании.

Следует проверить правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, что должно проводиться на протяжении всей проверки при рассмотрении первичных кассовых документов и отчетов кассира, где указывается корреспонденция счетов, т.е. на какие счета надлежит отнести оприходованную или выданную из кассы сумму денег. Этой работе уделяется большое внимание, так как в результате допущенных "ошибок" проходят записи на счета, позволяющие списать похищаемые суммы.

Заслуживают внимания случаи оплаты через кассу наличными деньгами задолженности других предприятий по истечении срока исковой давности или накануне его истечения. Внешне такая операция выглядит как нарушение кассовой дисциплины, правил расчетов.

В действительности за подобными нарушениями могут скрываться злоупотребления. По существу эти суммы не имеют владельца. При оплате таких сумм по доверенности проверяется их подлинность. Необходимо установить, поступили ли эти деньги по назначению, не присвоены ли они их получателями. Во всех случаях выдачи через кассу наличных сумм другим предприятиям, особенно через уполномоченных лиц, обязательна сверка с их записями.

Перечисленные нарушения и злоупотребления являются в основном результатом небрежного, халатного отношения к технике составления и обработки документов. Изучение состава нарушений и злоупотреблений, анализ условий, им способствующих, позволяют определить профилактические мероприятия по каждой группе нарушений и злоупотреблений для доклада руководству проверяемого предприятия и отражения в заключении по результатам проверки.

^ Предмет проверки:

1) ведение учета денежных средств в соответствии с нормативными документами;

2) остатки по счетам денежных средств — их реальное существование, правильное отражение и представление в отчетности в полном объеме и с использованием соответствующей учетной политики.

^ Аудиторские процедуры:

1) получение перечня банковских счетов и согласование остатка средств, показанного в балансе по статьям «Расчетные счета» и «Прочие денежные средства», с банковскими выписками;

^ 2) оценка правильности бухгалтерских записей по учету средств на счетах в банках;

3) проверка порядка ведения учета и документального оформления кассовых операций. Проверка соответствия данных кассовой книги первичным документам и данным синтетического учета, а также соблюдения организацией:

требования Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного постановлением Госбанка СССР от 22.09.93 г. № 40);

лимита хранения наличных денег в кассе;

порядка расчетов наличными деньгами с юридическими лицами, установленный законодательством;

требований Закона Российской Федерации от 18.06.93 г. «О применении контрольно-кассовых машин при расчетах с населением»;

требований Указа Президента Российской Федерации от 18.08.96 г. № 1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения»;

4) оценка правильности учета прочих денежных средств, учитываемых на бухгалтерских счетах 56 «Денежные документы» и 57 «Переводы в пути».

2. Аудит производственных запасов, основных средств и нематериальных активов

Проводя аудит производственных запасов, следует иметь в виду, что первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учёта, так как являются его основой.

^ Предмет проверки:

1) ведение учета производственных запасов в соответствии с принятой учетной политикой;

2) правильность оценки производственных запасов;

3) правильный и полный учет производственных запасов, которые реально существуют;

^ 4) регулярность инвентаризации запасов;

5) правильность оформления документов.

Аудиторские процедуры:

1) получение сведений в ходе устной беседы с персоналом клиента об организации учета производственных запасов:

применяемые методы учета; используемые счета бухгалтерского учета; применяемые учетные регистры; организация складского учета;

документальное оформление поступления и расходования материальных запасов;

^ 2) получение ведомостей (регистров) по учету запасов; проверка правильности подсчета итогов и переноса данных в Главную книгу и финансовую отчетность;

3) проверка на основе выборки правильности оценки поступающих материальных ценностей. На синтетических счетах материалы отражают по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим организациям, таможенные пошлины, оплата процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком.

В качестве учетных цен могут использоваться плановая себестоимость приобретения (заготовления), средние покупные цены и пр. Разница между стоимостью материалов по этим ценам и фактической себестоимостью отражается на счете 16 «Отклонение в стоимости материалов».

^ Следует проверить соответствие применяемого порядка учета порядку, принятому в учетной политике;

4) проверка на основе выборки правильности: отражения списания материалов в производство; определения фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство;

соответствия используемого метода оценки (по средней себестоимости, метод ФИФО, метод ЛИФО) методу, принятому в учетной политике;

5) проверка на основе выборки правильности отражения в учете реализации сырья, материалов и МБП и определения финансового результата от их реализации;

^ 6) проверка на основе выборки правильности: оценки поступающих МБП;

отнесения ценностей к МБП; начисления износа по МБП; списания МБП.

Проверка соответствия порядка ведения бухгалтерского учета МБП принятой учетной политике;

7) проверка отражения данными учета и отчетности фактических остатков производственных запасов на конец года (для чего следует ознакомиться с результатами инвентаризации материальных ценностей). Проверка правильности их отражения в бухгалтерском учете;

8) проверка правильности списания материалов в случае их порчи или недостачи; заключения договоров со складскими работниками о полной индивидуальной материальной ответственности;

^ 9) оценка правильности отражения в учете неотфактурованных поставок и материальных ценностей в пути;

10) проверка порядка оформления претензий поставщикам или транспортным организациям; отражения в учете данных по этим операциям;

^ 11) проверка на основе выборки правильности учета НДС по материальным ресурсам и МБП;

12) проверка соответствия порядка учета товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, и материалов, принятых в переработку, установленного Инструкцией к Плану счетов бухгалтерского учета и прочими нормативными документами.

Основные средства представляют собой совокупность материально-вещественных объектов и ценностей, действующих в неизменной натуральной форме в течение длительного периода и создающих материально-техническую основу и условия производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

При проверке поступления и выбытия основных средств следует рассмотреть, ведется ли предприятием учет основных средств в разрезе отраслей народного хозяйства (промышленность, сельское хозяйство, транспорт, связь, строительство и т.д.), а в каждой отрасли — по видам средств, исходя из их назначения и выполняемых функций.

^ Предмет проверки:

1) правильность оценки (переоценки) основных средств и представления их в отчетности в соответствии с нормативными документами и учетной политикой;

^ 2) правильность отражения движения основных средств и их аренды;

3) правильность начисления износа;

4) принадлежность основных средств клиенту;

5) правильность отражения налогов и финансовых результатов. Аудиторские процедуры:

1) получение учетных регистров по основным средствам и согласование их с Главной книгой и финансовой отчетностью. Проверка соответствия состава основных средств, находящихся на балансе предприятия, его специфике и предмету его деятельности. Проверка того, что организация учетных регистров позволяет сгруппировать основные средства по характеру их использования или их местонахождению (в цехах основного производства, в пользовании управленческого персонала, сданы в аренду и т.д.);

2) проверка на основе выборки правильности учета поступления основных средств за период, сопоставление данных учета с первичными документами. Проверка наличия актов приемки-передачи основных средств;

^ 3) оценка правильности формирования инвентарной стоимости основных средств (использовать данные проверки по разделу «Капитальные вложения»);

4) оценка правильности отражения в учете безвозмездно полученных основных средств; их стоимость должна быть отражена по кредиту счетов: 87 «Добавочный капитал» (в случае получения основных средств, относящихся к производственной сфере) или 88 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», субсчет 4 «Фонд социальной сферы» (в случае получения основных средств, относящихся к непроизводственной сфере);

5) проверка на основе выборки учета выбытия основных средств за период, сравнение данных учета с первичными документами, проверка правильности определения финансового результата; проверка порядка отражения указанных операций в финансовой отчетности;

^ 6) выборка основных средств и согласование для них используемых норм амортизации;

7) оценка достоверности суммы износа, начисленного за год: проверка начисления износа по поступившим основным средствам, начиная с месяца, следующего за месяцем их ввода в эксплуатацию;

проверка прекращения начисления износа по выбывшим основным средствам с месяца, следующего за месяцем выбытия;

проверка отсутствия начисления износа по полностью амортизированным основным средствам;

^ 8) проверка отнесения износа по основным средствам непроизводственного назначения на счета учета собственных средств организации;

9) проверка правильности учета основных средств, сданных в аренду;

^ 10) проверка соответствия порядка учета арендованных основных средств порядку, установленному в законодательстве;

11) получение ведомости по переоценке основных средств по состоянию на 01.01.__г. и выполнение следующих действий:

проверка на основе выборки правильности расчета, применения коэффициентов изменения стоимости основных фондов;

проверка в случае проведения переоценки путем прямого пересчета балансовой стоимости основных средств наличия подтверждающих документов и экспертных заключений о рыночной стоимости указанных основных средств;

проверка учета при проведении переоценки всех групп основных средств: всех видов действующих основных средств, а также находящихся на консервации, в резерве, запасе или незавершенном строительстве, основных средств, подготовленных к списанию ввиду их физического или морального износа, но не оформленных в установленном порядке актами на списание;

проверка правильности отражения результата переоценки в Главной книге, финансовой отчетности, расчета по налогу на имущество;

12) ознакомление с результатами инвентаризации основных средств; проверка своевременности ее проведения и охвата всех групп основных средств; проверка правильности отражения в учете результатов инвентаризации;

13) Проверка на основе выборки правильности отражения НДС по основным средствам как при их приобретении, так и при их реализации.
^

Нематериальные активы

Предмет проверки:

1) проверка правильности оценки и полного, точного представления в учете и отчетности нематериальных активов, которые существуют реально и находятся в собственности предприятия;

^ 2) проверка правильности начисления амортизации на нематериальные активы и осуществления их списания.

Аудиторские процедуры:

1) получение ведомости по учету нематериальных активов и анализ их состава (по видам, срокам использования и пр.);

2) проверка на основе выборки правильности учета поступления нематериальных активов, их документального оформления (нематериальные активы зачисляются в состав таковых на основании акта приемки по мере их создания или поступления и доведения до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях); проверка оценки нематериальных активов по фактической себестоимости их приобретения;

^ 3) проверка на основе выборки правильности учета выбытия (списания) нематериальных активов;

4) проверка на основе выборки порядка начисления амортизации нематериальных активов;

5) проверка обособленного учета нематериальных активов, по которым погашение стоимости не производится (к ним относятся организационные расходы, которые включаются в состав нематериальных активов в случае признания их в соответствии с учредительными документами вкладом участников в уставный капитал, товарные знаки и знаки обслуживания);

^ 6) проверка:

отражения стоимости законченных НИОКР в составе нематериальных активов;

начала погашения стоимости указанных НИОКР с момента начала их практического использования или реализации;

списания стоимости НИОКР на счета учета собственных средств организации в случае, если результаты разработок не нашли полезного применения;

^ 7) проверка учета на счете 04 превышения покупной цены приватизированного имущества над его оценочной (начальной) стоимостью;

8) проверка результатов инвентаризации нематериальных активов в отчетном периоде;

9) проверка на основе выборки правильности отражения НДС по нематериальным активам.

Литература

1. Аудит предприятия. Методология аудиторской проверки хозяйственно-финансовой деятельности предприятия: Учеб. пособие/ Сост. В.В.Нитецкий, Н.Н.Кудрявцев. – М.:Дело, 1996. – 448 с.

2. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник.-2-е изд., доп. И перераб. – М.:ИНФРА-М, 2002.- 352 с.

3. Чекин В.Д. Учебное издание. Курс лекций по аудиту, 1997 г.

Blog

Кассовый учёт

Содержание