Конспект лекцій з навчальної дисципліни "Комп’ютерні технології в юридичній дільності"
| Вид материала | Конспект |
- Робоча навчальна програма з дисципліни «комп’ютерні та інформаційні технології» для, 204.08kb.
- Робоча навчальна програма з дисципліни "Комп’ютерні технології в юридичній діяльності, 796.79kb.
- Робоча навчальна програма навчальної дисципліни " Системне програмне забезпечення", 184.72kb.
- Конспект 2003 Комп’ютерні технології в інженерних та наукових завданнях. Для студентів, 420.01kb.
- Навчальна програма з дисципліни «комп’ютерні та інформаційні технології» для студентів, 131.31kb.
- Комп‘ютерні інформаційні технології в електроенергетиці тексти лекцій для студентів, 1076.06kb.
- Конспект лекцій Суми Видавництво Сумду 2010, 2423.29kb.
- «комп’ютерні та інформаційні технології», 114.46kb.
- Конспект лекцій з дисципліни "Інформаційні системи та технології у фінансових установах", 1112.81kb.
- Робоча програма навчальної дисципліни Сучасні Інтернет-технології (викладач В. К. Толстих), 99.7kb.
^ 5.2. Системи автоматизації ділових процесів
Автоматизація завжди розглядалась як засіб підвищення ефективності управління. Але позитивного результату неможливо досягти в разі використання комп'ютерів як друкарських машинок, а ЛОМ — для тривіального обміну файлами. Водночас варто враховувати, що вигоди від автоматизованого виконання операцій (прискорення, спрощення і т. ін.) далеко не завжди компенсують необхідні витрати. Розуміння такої ситуації призвело до появи в 1990 році принципово нової концепції підвищення ефективності функціонування компаній — бізнес-процес реінжинірингу. За визначенням, ВРК — це фундаментальне переосмислення і радикальне перепроектування бізнес-процесів для досягнення докорінного покращення основних показників діяльності — вартості, якості, послуг, швидкості. При цьому новітні ІТ розглядаються як інструмент реконструкції існуючих бізнес-процесів.
ІТ за своєю сутністю створюють умови для вдосконалення бізнес-процесів. Так, електронні комунікації дали змогу перебороти обмеження в розподілі та оновленні інформації, притаманні «паперовій» технології, а технології «клієнт-сервер» створили передумови для децентралізації прийняття рішень, залишивши проте практично без змін процеси комунікацій і координації. У цьому контексті особливого значення набувають workflow-системи, які слід розглядати не як окремі додатки, а як засоби інтеграції ділових процесів підприємства.
^ Діловий процес — це логічно завершений набір операцій (ділових процедур), що підтримують структуру підприємства і реалізують його політику, спрямовану на досягнення поставленої мети. Ідеологія САДП ґрунтується на твердженні, що здебільшого ділові процеси мають такі характеристики:
• складаються зі скінченного набору завдань, що виконуються заданим чином;
• до їх виконання залучено численних працівників з різним ступенем відповідальності;
• вони полягають у вивченні, створенні, обробленні та передаванні інформації у різних формах (не тільки у формі документів);
• мають деяку мету, можливо, не очевидну всім учасникам.
^ Ділова процедура — це логічний етап ділового процесу, який необхідно реалізувати для його завершення. Наприклад, діловий процес «Обробка вхідного документа» складається з процедур реєстрації документа, видачі резолюції, постановки на контроль, виконання резолюції, контролю виконання, перевірки результатів.
Для відокремлення понять «виконання документа» і «виконання доручення» використовується термін «робота», який позначає конкретне доручення, що виконується в рамках ділового процесу і складається з певних процедур. Опис роботи містить формулювання завдання, деяку інформацію у вигляді коментарів і, можливо, один чи кілька прикріплених документів, необхідних для виконання поставленого завдання. Робота складається з окремих етапів, для кожного з яких задається часовий інтервал, протягом якого він має бути завершений, і режим виконання. Очевидно, що тут поняття роботи є ширшим, ніж «документ», а поняття руху робіт ширше за «рух документів».
Конкретні процедури виконуються за правилами. ^ Правило оброблення процедури — це деяка умова, дотримання або недотримання якої викликає визначені дії. Такі правила можна поділити на правила оброблення даних і правила маршрутизації. Правила маршрутизації визначають сценарій реалізації ділового процесу, послідовність виконання його процедур. Прикладом різної маршрутизації одного об'єкта може бути правило розгляду вхідних документів і накладання резолюцій на них: «Документи, що належать до групи особливо важливих, розглядає і розписує керівник, а решту — його заступники, відповідно до кола питань, якими вони відають».
Залежно від визначеності порядку виконання процедур розрізняють жорстку і вільну маршрутизацію. Жорстка маршрутизація задається у випадку, коли порядок виконання процедур відомий заздалегідь і не залежить від результату виконання попередньої процедури. Іншими словами, завершення однієї процедури приводить до автоматичного запуску іншої. Вільна маршрутизація (умовна або аd hос-маршрутизація) визначається умовами, виконання або невиконання яких з'ясовується тільки після завершення попередньої ділової процедури. У цьому разі не можна сказати заздалегідь, яку процедуру буде запущено після виконання поточної, це визначає учасник ділового процесу з відповідними правами.
Залежно від порядку проходження процедур розрізняють послідовну і паралельну маршрутизацію. Послідовна маршрутизація передбачає виконання ділових процедур одну за іншою. Чергова процедура розпочинається тільки після завершення попередньої. Таким чином, у певний момент часу може виконуватись тільки одна процедура. За паралельної маршрутизації відбувається кілька ділових процедур одночасно. Це можливо, якщо такі процедури незалежні і їх виконання не вимагає результатів виконання інших.
Маршрути можуть бути складнішими, ніж прості послідовні чи паралельні. У деяких випадках задаються комбіновані маршрути з послідовних і паралельних елементів, а в деяких — умовні, з переходами залежно від стану тих чи інших змінних. Маршрутизація також може передбачати контроль виконання. Це поняття охоплює контроль доставки завдання, контроль ознайомлення із завданням, власне контроль виконання, моніторинг завдання, повідомлення про порушення термінів виконання, історію виконання завдань, контроль якості виконання.
Ще одним важливим компонентом опису ділового процесу є розподіл ролей між його учасниками. Роль визначає набір дій у рамках ділового процесу, який учасник має виконати для досягнення мети процесу. Під час визначення ролі закріплюються місце її розташування, функції, права доступу. Учасник може бути членом певної робочої групи, тоді на нього поширюються всі характеристики цієї групи. Існують три типи ролей:
• ініціатор роботи — це учасник ділового процесу, який формулює зміст роботи, описує її, запускає на виконання, здійснює контроль і приймає результати;
• виконавець роботи — це учасник ділового процесу, який виконує роботу, а також звітує і несе відповідальність за її результати. За наявності відповідних прав виконавець може створювати нову роботу як частину тієї, що доручена йому, і призначати нових виконавців. Таким чином він сам стає ініціатором робіт, — створюється традиційна ієрархічна структура управління з кількома рівнями підпорядкованості;
• спостерігач — це учасник ділового процесу, який відстежує виконання роботи.
Формалізований опис ділового процесу та ділових процедур. що входять до його складу, правил їх виконання і ролей учасників процесу називають моделлю процесу. Модель процесу є результатом ретельного обстеження та аналізу об'єкта автоматизації на предмет оптимізації його діяльності. Із цією метою застосовуються традиційні методології системного аналізу, такі як SАDТ чи DFD. Існують і спеціалізовані методології, що підтримуються окремими САДП.
Модель ділового процесу вводиться у САДП під час впровадження системи за допомогою спеціалізованих формальних мов (скриптів) або графічних засобів. Одержана карта ділового процесу зберігається в базі даних. Зафіксована модель може змінюватись у процесі використання системи. Ця процедура не потребує перепрограмування, її виконує безпосередньо користувач.
У процесі використання САДП керівник або його секретар оформляє розпорядження у вигляді роботи, для якої описуються строки її початку, завершення та інші характеристики. Якщо виконання роботи вимагає ознайомлення з тим чи іншим документом, представленим в електронній формі, він може бути прикріплений до опису роботи для передавання користувачеві.
Згідно з описаними характеристиками САДП передає ініційовані роботи виконавцю або кільком виконавцям, дотримуючись термінів передавання, виду маршрутизації та інших умов. На фізичному рівні інформація про роботи (карти робіт) і документи, прикріплені до робіт, можуть зберігатись у базі даних (на сервері), а користувачам передаються тільки права доступу до них.
Виконавець, одержавши завдання, приступає до його виконання. Якщо виникає потреба в уточненні завдання або оперативному узгодженні, за допомогою системи формулюється відповідний запит.
При переході роботи від одного учасника до іншого до неї можуть додаватися нові дані — «дані про виконання роботи». Вони або вводяться виконавцем у спеціальну екранну форму, яка описує роботу, або генеруються системою самостійно. Зокрема, система генерує дані про час проходження роботою чергового етапу, поточний статус роботи (ініційована, завершена, відкладена), її місцезнаходження і т. ін. Саме ця інформація потрібна ініціаторові роботи для координації процесу і контролю за його виконанням. САДП забезпечує передавання такої інформації в режимі реального часу, усуваючи можливість втрати даних і скорочуючи час їхньої передачі. Одержана інформація є основою для вироблення рішень, які теж оформляються у вигляді робіт. Використання САДП дає змогу значно підвищити рівень обґрунтованості рішень завдяки своєчасному інформуванню керівництва про стан справ.
Таким чином, функціонування САДП дозволяє створити і підтримувати чітку технологію життєдіяльності всього апарата управління. Воно сприяє належній організації робіт, удосконалює зворотні інформаційні зв'язки, зміцнює трудову дисципліну і підвищує організаційну культуру. Поєднання технологій workflow з Web-технологіями дає змогу розширити комунікації та координацію у середовищі розподіленого прийняття рішень за межі окремої установи у рамках систем електронної комерції та віртуальних підприємств.
^ ПРИМІРНА ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади
(вибіркові статті)
^ 1. Загальні положення
1.2. Примірна інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Примірної інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
1.3. Викладені в Примірній інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
1.7. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установ. Керівник установи в межах наданих йому прав зобов'язаний:
здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України;
вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;
забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;
всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установи та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;
здійснювати контроль за обов'язковим додержанням, в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Примірною інструкцією.
^ 2. Документування управлінської діяльності установ
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
^ 3. Приймання, розгляд і реєстрація документів
3.1. Приймання документів
3.1.1. Всі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.
У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником.
3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.
3.3.7. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК (додаток 2).
3.3.12. Закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи в міру можливості реєструються в автоматизованому режимі. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 5), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді).
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних. До центрального банку реєстраційних даних заносяться закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи в міру можливості.
Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.
^ 4. Складання та оформлення службових документів
4.1. Складання документів
4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:
встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;
бланки документів повинні мати такі поля:
ліве - 20 міліметрів;
верхнє - не менш як 10 міліметрів;
праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.
4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.
4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.
4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:
таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням керівника органу виконавчої влади на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;
інших службових документів - на керівників структурних підрозділів установи.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.
В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.
^ 4.2. Оформлення документів
4.2.1. Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 9, 10): найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.
Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 11).
4.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.
4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.
4.2.4 Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.
У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
^ 4.3. Датування документів
4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.
4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 1997 року слід писати: 13.01.97.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 1997 року слід писати: 03.04.97. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 1997 року.
4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.
4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
^ 4.4. Індексація документів
4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
4.4.2. Індекси вхідних і створюваних установою документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.
^ 4.5. Погодження документів
4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватися як в установі (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.
4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:
Начальник юридичного відділу
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.
4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
Начальник юридичного відділу
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
4.5.4. Проекти нормативно-правових актів установи перевіряються працівниками юридичної служби установи на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.
4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться, нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра економіки
та з питань європейської інтеграції
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України
Дата, N
4.5.7. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
^ АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
| Найменування посади | Найменування посади |
| (Підпис) (Ініціали, прізвище) | (Підпис) (Ініціали, прізвище) |
| Дата | Дата |