Асу учреждениями профессионального образования мпс россии

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

АСУ учреждениями профессионального образования МПС России.

Переход на рыночные отношения, появление новых экономических и социальных условий, внесли существенные изменения в бизнес-процессы учебных заведений МПС. Это повлекло за собой необходимость приведения в соответствие с современными требованиями функционирующего в учебных заведениях программного обеспечения, используемого для информационной поддержки (1).

Основой деятельности любого образовательного учреждения является учебный процесс. К традиционным формам деятельности можно отнести научно-исследовательскую, хозяйственную, экономическую, административную, воспитательную работу (2). В последнее время развиваются внебюджетные формы образовательной деятельности, расширяется работа по переподготовке кадров. Отраслевым учебным заведениям МПС удалось сохранить социальную инфраструктуру, расширена сеть филиалов, существенно возросла номенклатура специальностей, по которым происходит подготовка выпускников. В связи с этим возрастает роль информационного обеспечения и объединения автоматизированных систем управления в единое информационное пространство.

Единое информационное пространство учебных заведений – это совокупность ЛВС учебных заведений, систем передачи данных, сервисы, информационные ресурсы и средства их эксплуатации. Разрабатываемые системы должны быть построены в соответствии с Концепцией информатизации железнодорожного транспорта России (3, 4).

В июне 2000 года в РГУПС состоялось совещание проректоров по информатизации вузов отрасли. В ходе совещания выяснилось, что ни в одном ВУЗе отрасли нет информационной системы, отвечающей современным требованиям. Существует целый ряд разработок, представляющих собой АРМы сотрудников различных подразделений, как правило, связанные между собой на уровне традиционного бумажного документооборота. Также используются бухгалтерские и учетные программы различных производителей. Увязать все это многообразие решений в единое информационное пространство не представляется возможным.

Совещанием проректоров было принято решение общими усилиями информационных подразделений ВУЗов МПС разработать единую для всех учебных заведений отрасли автоматизированную систему управления. В качестве единой платформы выбрана СУБД ORACLE. Ведущим разработчиком системы является РГУПС.

Основной целью создания системы является автоматизация и совершенствование технологических процессов в работе учебных заведений системы МПС для повышения качества подготовки специалистов отрасли, создание единой информационной среды для ВУЗов, их филиалов, техникумов, школ, управлений дорог, МПС России и Минобразования России.

Система предназначена для:

мониторинга процесса обучения
автоматизации документооборота
улучшения качества труда образовательных учреждений отрасли
формирования различных аналитических отчетов.

Результатом работы явилось создание интегрированной информационной системы управления АСУ УЗ (Автоматизированная Система Управления Учебным Заведением). АСУ УЗ сочетает в себе фундаментальность корпоративной информационной системы и гибкость, масштабируемость, адаптивность, необходимые для эффективной работы. В едином информационном пространстве охвачены все основные бизнес-процессы учебных заведений.

Система внедрена в эксплуатацию в РГУПС и четырех филиалах. В 2003 году система в базовой конфигурации внедрена в постоянную эксплуатацию в СамГАПС и ОмГУПС. На рисунке 1 показано состояние Единой сети ВУЗов МПС на октябрь 2005 года.

Рисунок 1. Состояние Единой сети ВУЗов МПС на октябрь 2005 года

Система в целом имеет следующие свойства:

локальную автономию;
масштабируемость;
настраиваемое разграничение полномочий;
комплексирование задач в требуемые конфигурации;
возможность распределенной обработки информации;
доступ к информации по иерархическому принципу, в соответствии с иерархической структурой управления;
полноту, непротиворечивость и согласованность всех данных информационной среды;
корректную поддержку многопользовательской работы;
информационную безопасность;

Информационная система архитектуры «клиент-сервер» организована на базе СУБД Oracle9i. Внедрение системы предполагает наличие сетевого и телекоммуникационного оборудования, обеспечивающего оперативный, непрерывный и устойчивый обмен информацией между узлами сети. В качестве серверного ПО могут использоваться операционные системы Windows NT/2000, Nowell Netware, ОС семейства Unix. В качестве серверов используются системы на основе процессора Intel Pentium, либо на основе процессора Compaq Alpha с тактовой частотой от 200 Мгц. Клиентское ПО хранится на файл-сервере. На клиентских компьютерах могут быть установлены операционные системы семейства Windows, либо ОС семейства Unix. Никаких дополнительных требований к клиентскому аппаратному обеспечению нет, фактически любой современный компьютер обладает достаточными ресурсами.

АСУ УЗ объединяет подсистемы, связывающие функционально взаимозависимые виды деятельности учебного заведения.

С 2001 года в РГУПС на СУБД ORACLE уже эксплуатируются подсистемы АСУ УЗ «Агрегированное хранилище ВУЗ», «Агрегированное хранилище ЦКАДР МПС», «Приемная комиссия», «Контингент студентов», «Ведение расчетного счета», «Учет исполнения смет по субсчетам», «Учет оплаты за обучение», «Учет договоров за обучение», «Кассовый учет», «Учет использования площадей», комплекс подсистем УМУ: «Формирование учебных планов», «Формирование рабочих планов», «Распределение нагрузки на кафедру», «Распределение нагрузки на преподавателя».

Все подсистемы обеспечивают ведение базы соответствующей нормативно-справочной информации (НСИ), экспорт/импорт .dbf файлов.

Практическое внедрение системы показало эффективность условного объединения подсистем в группы по признаку выполнения функций, характерных для того или иного структурного подразделения учебного заведения и оснащения АРМов соответствующих служб входящими в группу подсистемами.

Можно обозначить такие группы подсистем (см. рисунок 2):

Рисунок 2. Группы подсистем.

Группа подсистем «Ректорат/ЦКАДР МПС (Портал руководителя)» позволяет осуществлять мониторинг интегрированных данных о состоянии различных сфер деятельности учебных заведений (финансовой, кадровой, учебной), контроль исполнения приказов и распоряжений ректората, анализ эффективности деятельности учебных заведений, анализ эффективности принимаемых решений.

Группа подсистем «Бухгалтерия» позволяет осуществлять расчет зарплаты, стипендии, пособий, расчет, прием и учет оплаты за обучение, общежитие, телефоны, материальный учет, кассовый учет, ведение расчетного счета, учет командировок и авансовых отчетов, расчет со сторонними организациями, ведение главной книги, учет доходов и расходов, формирование баланса, формирование и печать бухгалтерских документов.

Группа подсистем «Управление персоналом» позволяет осуществлять формирование приказов и распоряжений по личному составу и контингенту, учет и анализ состояния и движения контингента сотрудников, выпускников, студентов и абитуриентов, формирование статистической и ведомственной отчетности, формирование архива, автоматизированное формирование приказов и распоряжений, формирование графика и учет отпусков, планирование и учет повышения квалификации сотрудников, учет научных публикаций, подготовку документов для аттестации, учет распределения выпускников, учет больничных листов и анализ заболеваемости, учет и анализ поощрений и взысканий, отслеживание сроков конкурсов и контрактов.

Группа подсистем «Планово–финансовое управление» позволяет осуществлять расчет среднесписочной и списочной численности, формирование стандартной отчетности, в том числе формы 3НК, составление сметы, контроль за расходованием средств, заключение и учет договоров (с арендаторами, студентами, организациями, целевых) и контроль за выполнением обязательств по договорам, формирование базового и квартального финансирования, моделирование объемов финансирования, формирование штатного расписания, расчет штатного расписания.

Группа подсистем «Учебно–методическое управление» позволяет осуществлять анализ учебной деятельности факультетов и кафедр на основании итогов сессии и получение интегрированных данных, контроль за выполнением учебной нагрузки преподавателей, формирование учебных, рабочих планов, формирование нагрузки на кафедры, на преподавателей, формирование рабочих программ дисциплин, учет прохождения практики студентами, планирование и учет издания методической литературы, планирование и учет повышения квалификации.

Группа подсистем «Процесс обучения» позволяет осуществлять организацию работы приемной комиссии, проведение тестирования, олимпиад, предварительных и вступительных экзаменов, отслеживание и анализ выполнения студентами учебных планов, формирование приказа о начислении стипендии по итогам сдачи сессии, формирование переводных приказов, ведение электронного журнала распоряжений по деканатам, автоматическое формирование и печать вкладышей в дипломы и академической справки.

Группа подсистем «Управление делами» позволяет осуществлять учет входящих, исходящих и внутренних документов, контроль исполнения приказов, распоряжений, ведение архива документов, поиск документов в архиве, рассылка документов.

Группа подсистем «Административно–хозяйственное управление» позволяет осуществлять учет и контроль за принадлежностью, использованием и состоянием аудиторного, лабораторного, административного и др. фондов помещений, учет и контроль за заселенностью общежитий и собираемостью оплаты за проживание в общежитиях, учет и удовлетворение заявок подразделений на материально–техническое обеспечение учебного процесса и деятельности подразделений.

Подчеркнем, что в первую очередь эффективность современных информационных систем связана с накоплением различных данных о деятельности организации, с возможностью дальнейшего анализа таких данных для принятия действенных управленческих решений. В свете этого, наиболее ответственным модулем информационной системы предприятия можно считать подсистемы накопления, актуализации и хранения информации.

Структура хранилища динамической информации учебного заведения в АСУ УЗ показана на рисунке 3.

Рисунок 3. Структура хранилища динамической информации учебного заведения в АСУ УЗ.

Принята следующая схема актуализации информации: в филиалах и учебных заведениях ведется оперативная обработка информации, ведутся основные базы данных. Ввод информации осуществляют работники административных и учебных подразделений (бухгалтеры, работники деканатов, сотрудники УМУ и УК, ПФУ и т.д.). В каждом учебном заведении постоянно обновляется хранилище агрегированной информации этого учебного заведения. Аналитические системы уровня учебного заведения работают в основном с данными хранилища. Это значительно ускоряет процесс обработки данных, так как процедуру обновления хранилища можно запускать в часы наименьшей нагрузки на сеть. Информация из отдельных хранилищ собирается в общем хранилище, с которым работают аналитические системы верхнего уровня.

Таким образом, руководство учебного заведения, работники аппарата ЦКАДР МПС могут получать различные сводные ведомости и отчеты ежедневно, актуальность их может быть или за прошедшие сутки, или на текущий момент времени. Эти процедуры разработаны с использованием интернет-технологий.

Существенным фактором является возможность интеграции информационной системы с приложениями, которые используются в учебном заведении, такими как текстовые редакторы, электронные таблицы, почтовые службы и другие front-office и back-office приложения.

Интерфейс системы реализован с учетом необходимости массового ввода информации, а также с учетом работы менее опытных пользователей. Для опытных пользователей предусмотрены клавиатурные сокращения для часто используемых действий.

Как было сказано выше, система внедрена в РГУПС, его четырех филиалах, СамГАПС и ОмГУПС. Отметим, что система предназначена как для высших, так и для средних специальных учебных заведений отрасли. Более того, существует подсистема АСУ УЗ «Единый государственный экзамен» и, таким образом, имеется принципиальная возможность интеграции этого этапа образования в единую информационную среду.

Процесс внедрения системы в ее базовой конфигурации занимает 3 месяца (при наличии сетевой инфраструктуры). Установка дополнительных подсистем может производиться в рабочем порядке, без приостановки функционирования системы. Установка дополнительных рабочих мест уже внедренной подсистемы может производиться подготовленными пользователями.

Система обладает гибкими возможностями настройки в отношении профиля и иерархии организационной структуры, а также в отношении разграничения организационных ролей и прав доступа пользователей (см. рисунок 4).

Рисунок 4.

Значительную помощь оказывает включенная в комплект поставки подробная документация, в которой описаны функциональные возможности системы, технология ведения администрирования, руководства пользователей различных подсистем, руководство программиста. Подготовка персонала учреждения-заказчика в учебном центре РГУПС и поддержка работы системы по "горячей линии" в режиме видеоконференции позволяют эффективно использовать систему, оперативно решать возникающие проблемы. Предоставление заказчику исходного кода приложений, входящих в состав АСУ УЗ, позволяет, в случае необходимости, модифицировать приложения в соответствии с возникающими потребностями. Заказчикам предоставляется гарантированная техническая поддержка системы и возможность абонентского обслуживания.

Подсчет необходимого количества рабочих мест и определение их функциональности производится в процессе внедрения, что позволяет минимизировать затраты на наладку и сопровождение программного обеспечения. Очевидно, оптимизация числа пользователей системы ведет к более рациональному расходованию средств из бюджета проекта.

Для внедрения и сопровождения в учебном заведении всего комплекса подсистем, в том числе и ведения НСИ, требуется 2 сменных администратора СУБД ORACLE и 3 программиста сопровождения. Без администраторов СУБД систему внедрить гораздо сложнее, поскольку в этом случае программистам приходится выполнять функции администратора. При условии, что предполагается внедрение ПО без каких-либо изменений, а сопровождать систему будут специалисты из РГУПС, можно обойтись без программистов сопровождения.

Одно из положений разработанной концепции сопровождения системы – информация должна вводиться в базу данных там, где она возникает, и выбираться из базы конечным пользователем. Это значит, что на ВЦ (в отделах АСУ) учебных заведений ликвидируются отделы или группы эксплуатации, специалисты ВЦ отвечают только за сохранность информации и корректность работы программного обеспечения. Актуальность информации должна поддерживаться соответствующими подразделениями.

Коснемся вкратце проблем выбора конкретных программных решений для создания информационной среды. Обширные функциональные возможности различных систем автоматизации не всегда в равной мере востребованы всеми заказчиками, при этом потребности организации-заказчика в значительной мере определяются отраслевой спецификой. Это тем более верно для учебных заведений с их весьма специфической структурой.

Для систем класса SAP R/3 общепринятая практика внедрения – приведение бизнес-процессов учреждения к имеющейся богатой функциональности системы, что влечет за собой увеличение затрат заказчика на управление проектом внедрения, а также приведение собственной структуры в соответствие реализованным алгоритмам. Владение подобной системой может стать довольно существенной статьей затрат учреждения, и потому экономический и социальный эффект должен быть тщательно рассчитан и проанализирован.

Существует альтернативная методология внедрения систем (в качестве примера можно привести EPR-систему Navision Axapta), заключающаяся в изначальной ориентации на адаптируемость к существующим бизнес-процессам предприятия, то есть фокус внедрения смещен на процессы заказчика, а не на функциональность системы. Другими словами, бизнес-процессы заказчика модифицируются в рамках сложившейся структуры учреждения. АСУ УЗ принадлежит именно к такому классу систем и ориентирована на структуру учебных заведений МПС.

Обсуждение подробностей методики внедрения информационных систем выходит за рамки данной статьи, однако особо следует отметить роль руководства в этом процессе. Руководитель группы внедрения со стороны учебного заведения — заказчика должен быть достаточно авторитетным в организации человеком, каждый этап должен подкрепляться руководящими документами (приказами). Как в РГУПС, так и в СамГАПС и ОмГУПС поддержка ректоров сыграла определяющую роль в успехе внедрения системы АСУ УЗ.

Литература

В. И. Колесников, В. Д. Верескун, Н. Н. Сухорукова, Разработка и внедрение единой информационной системы управления отраслевым учебным заведением. Материалы конф. ТелекомТранс-2003
Материалы разработки КАСУКР-РИИЖТ, Ростов-на-Дону, 1980
«Концепция информационно-компьютерного образования в высших и средних специальных учебных заведениях МПС России» (утверждена МПС России 04.07.1997 № ЦКадрВ2-20 и ЦШ-1/63);
«Основные направления развития телекоммуникаций и информатизации железнодорожного транспорта МПС России на период до 2005 года» (утверждены постановлением расширенного заседания Коллегии МПС России от 4-5 июля 1997 года).
Федеральный портал «Российское образование» Государственные образовательные стандарты. ссылка скрыта
Эффективность внедрения ERP-системы ow.ru/analytic_full.asp?param=28089

Blog

Асу учреждениями профессионального образования мпс россии

Содержание