Токов информации приводит к необходимости использования информационных средств и технологий для повышения оперативности и адекватности ее восприятия и обработки

Вид материала

Содержание

1Модули ЕАИС 1.1Управление сетью
1.2Управление учебным процессом
Базовая часть
1.2.2Интегрированная информационная система управления студенческим составом (ИИСУСС)
1.2.3Модуль Договора
1.2.4Модуль АРМ Канцелярия
1.3Система планирования учебного процесса
1.3.1Система ведения сессии и индивидуального плана студента (система Успеваемости)
1.4Управление вузом
1.4.2Парус. Модуль "Кадры и штатное расписание"
1.4.3Модуль "Бухгалтерский учет"
1.4.4Планирование и финансирование
1.4.5Централизованное материально-техническое снабжение
1.5Система электронного документооборота ЯГУ
Основные потребители и ключевые участники
1.6Информационное поддержка ЯГУ
1.6.2Электронная библиотека
1.7База данных научно-исследовательских работ
Информационная система мониторинга трудоустройства и планирования карьеры выпускников Якутского государственного университета

Подобный материал:

Введение

Одна из задач, стоящих перед современным университетом - это повышение эффективности его работы. Постоянное увеличение объемов и интенсивности потоков информации приводит к необходимости использования информационных средств и технологий для повышения оперативности и адекватности ее восприятия и обработки.

Инновации в управлении университетом на базе информационных технологий являются основополагающим фактором для поднятия университета на качественно новый уровень для решения всего комплекса задач, повышения эффективности и качества функционирования университета.

В настоящее время ситуация в управлении университетом характеризуется следующими показателями: значительное увеличение за последнее время количества задач управления; появление большого разнообразия вариативных образовательных программ; кардинальное изменение и расширение структуры сети вуза; большой объем рутинной и низко-производительной работы по сбору и хранению информации; большой объем исполняемых и циркулирующих в системе управления бумажных документов; большой объем времени, который тратится на поиск нужной информации, ее обобщение и анализ; низкий уровень информационной культуры сотрудников; недостаточная оснащенность вычислительной техникой и средствами телекоммуникаций; недостаточная слаженность структурных подразделений при обработке и анализе имеющейся информации; слабое информационное взаимодействие учебных подразделений.

Все это приводит к необходимости применения системного подхода к решению назревших проблем в сфере управления университетом.

Единая автоматизированная информационная система ЯГУ (ЕАИС) – это централизованная, модульная корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации, учёта и управления ключевыми процессами деятельности ВУЗа за счет использования новейших технологий хранения и обработки данных.

В качестве основных компонент ЕАИС, были выбраны следующие:

контроль над учебным процессом и учета всех операций по учебному процессу и студенческому составу от вступительных экзаменов до трудоустройства.
ведения договоров оказания услуг по образовательным программам
бухгалтерская учетность и отчетность
управление кадровым составом
система документооборота
контроль и управления доступом к объектам университета
средств массовой информации и нормативных документов на основе портальных технологий
управления научно-исследовательскими работами
электронная библиотека
материально-техническое обеспечение университета

В основе ЕАИС лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями.

В настоящее время в ЕАИС работают около 80 отделов университета, которые входят в ректорат, деканаты и учебные части факультетов и институтов, кафедры, управление кадров, управление бухгалтерского учета, учебно-методическое управление, планово-финансовое управление, управление научных исследовательских работ, управление информатизации, и ряд других подразделений. В базе данных ЕАИС зарегистрировано свыше 220 сотрудников университета с соответствующими должностным обязанностям уровнями доступа.

Рис.1.

1Модули ЕАИС

1.1Управление сетью

1.1.1Система регистрации и управления правами

Назначением системы единой регистрации и управления правами пользователей (СEРУП) является автоматизация процедуры управления доступом пользователей к ресурсам ЕАИС. Ресурсы ЕАИС представляют собой набор информационных систем и данных, связанных с ними. Кроме того, ЕАИС обеспечивает для разрабатываемого и поддерживаемого корпоративного программного обеспечения потребности в создании ролей и назначении прав пользователей, что освобождает разработчиков ЕАИС от решения этих задач в каждом отдельном приложении.

Концепция развития ЕАИС ЯГУ охарактеризована как интеграция технологий, приложений, функций и данных. Объединение систем вокруг единой концепции, выделение общих частей с единой реализацией и реализация специфики гетерогенными средствами – это способ развитие информационной среды ЯГУ.

Проекты, разрабатываемые в рамках единой информационной среды ЯГУ опираются на систему единой регистрации и управления правами пользователей. Так как каждая из разрабатываемых и разработанных систем имеет роли пользователей системы, а эти пользователи, являются пользователями единой системы регистрации, то и права пользователей на доступ к ресурсам системы стандартизованы для всех систем единой информационной среды ЯГУ.

Для управления учетными записями пользователей корпоративной сети используется служба каталогов Active Directory (AD), которая позволяет не только управлять учетными записями пользователей, но и поддерживает централизованное управление компьютерами корпоративной сети. Для управления сетью необходимо выделить домены. В ЯГУ организованы три домена ysu.ru – основной, empl.ysu.ru – домен сотрудников, stud.ysu.ru - домен студентов.

Для регистрации пользователей необходимо воспользоваться сервисом регистрации, расположенным по адресу….

В процессе регистрации будут созданы две учетные записи, одна из которых относится к доменам empl или stud, а вторая может использоваться в тех системах, где нет поддержки AD. Пароли учетных записей одинаковые.

1.2Управление учебным процессом

1.2.1Модуль Паспорт образовательных программ

Информационная система «Паспорт образовательных программ» предназначена для централизованного ведения информации по открытым образовательным программам всех уровней и форм обучений, для своевременного осуществления действий, направленных на выполнение государственных и внутривузовских требований к образовательным программам, а также планирования и организации учебной деятельности ВУЗа как в текущем, так и в будущем периоде.

При новом наборе абитуриентов создается новая образовательная программа, характеризующая некоторые параметры текущего набора (например, дата начала и окончания обучения, план набора, стоимость обучения и т.п.). Из-за того, что учебные программы различных курсов совпадают по многим характеристикам, отличаясь лишь в некоторых, целесообразно разделить образовательную программу на две части (базовую и надстройку).

Паспорт образовательной программы представляет собой совокупность двух частей: базовой (ядро) и надстройки (оболочки).

Базовая часть– набор характеристик, которые неизменны при создании нескольких образовательных программы для, например, курса одной специальности, но различных годов набора.

Оболочка– набор параметров, который характеризует образовательную программу в рамках учебного года, указывает отличительные особенности ОП одного учебного года от той же программы в другом учебном году.

Все специальности и направления уровня ВПО и СПО (в том числе бакалавриат и магистратура), выпускаемые ЯГУ, имеют паспорта образовательных программ в системе. Если предполагается набор студентов по программе, необходимо внести соответствующий ей паспорт в систему. Система поддерживает также работу с другими уровнями – СОО, ДПО, Послевузовское, ДО.

Паспорта образовательных программ являются базовыми данными для других систем управления учебным процессом, так как студенты всегда связаны с одной или более образовательными программами, договоры со студентами заключаются в рамках образовательной программы, учебные планы составляются по образовательной программе и успеваемость студента определена в рамках образовательной программы.

Рис.2.

Базовая часть образовательной программы, описывает такие характеристики как специальность (направление), специализация, форма обучения, образовательный уровень, продолжительность обучения, подразделение, отвечающее за итоговую аттестацию, подразделение, за которым закрепляются студенты, квалификация, и т.п. Необходимо отметить, что все необходимые для описания образовательной программы данные (справочники) могут быть или внесены в самой системе или получены из системы управления организационной структурой и персоналом Парус. Так данные о подразделениях извлекаются из информации об организационной структуре ЯГУ, которую ведет управление кадрами с помощью системы Парус.

Оболочка (изменяющаяся часть) образовательной программы имеет дополнительные характеристики, такие как даты начала и окончания обучения, шифр программы, руководители образовательных программ, план набора, стоимость обучения и т.п.

Информационная система «Паспорт образовательной программы» внедрена в ЯГУ в Учебно-методическом управлении, которое осуществляет внесение паспортов.

1.2.2Интегрированная информационная система управления студенческим составом (ИИСУСС)

ИИСУСС предназначена для автоматизации деловых процессов, начиная от подачи документов абитуриентом в ЯГУ и до получения диплома в связи с окончанием ВУЗа.

ИИСУСС является интегрированной информационной системой и активно взаимодействует с другими информационными системами вуза (обращается к данным ИС "Паспорт образовательных программ", ИС "Договор", ИС «Успеваемость»). ИИСУСС использует единые с другими ИС вуза (основанными на технологиях СУБД), учетные записи пользователей (логины) SQL Server или может работать с учетными записями AD.

Рис.3.

Назначение ИИСУСС – автоматизация деловых процедур, связанных с:

организацией приема документов абитуриентов во время приемной кампании;
заключением типовых договоров на предоставление платных образовательных услуг, а также договоров с типовыми льготами;
проведением вступительных испытаний;
подготовкой исходных данных для проведения зачисления, подготовкой приказов на зачисление, проведением зачисления;
распределением студентов по учебным группам;
дальнейшим информационным сопровождением студентов в процессе обучения в ЯГУ;
отчислением, восстановлением, переводом студентов;
завершением обучения в ЯГУ (выпуск).
Подготовка различных, в том числе статистических отчетов.

Цели разработки системы:

повышение достоверности анкетных данных, вносимых в интегрированную базу данных университета по информации, предоставляемой абитуриентами в процессе поступления;
ускорение обработки документов абитуриента;
повышение оперативности доступа уполномоченных сотрудников вуза к учетным данным абитуриентов и статистике приемной кампании;
повышение достоверности и подробности статистических данных о ходе приемной кампании;
интеграция функций управления абитуриентами и студенческим составом в едином программном обеспечении;
повышение достоверности и подробности статистических сведений о студенческом составе.

В соответствии с назначением, ИИСУСС обеспечивает:

управление анкетными данными абитуриентов/студентов;
управление закреплением абитуриентов/студентов за образовательными программами;
подготовку печатных документов для обеспечения деятельности приемной комиссии и руководства вуза в процессе обеспечения приемной кампании;
предоставление статистической информации о ходе приемной кампании уполномоченным сотрудникам вуза;
предоставление статистической информации о студенческом составе уполномоченным сотрудникам вуза;
ведение журнала (истории) проведенных из среды ИИСУСС изменений хранимых данных об абитуриентах и студентах в процессе поступления в ЯГУ и дальнейшего обучения.

Система внедрена в Приемной комиссии и в учебно-методическом управлении ЯГУ. Система также может быть установлена в деканатах с правами, которые позволяют просматривать данные о студентах и вносить изменения, соответствующие уровню деканата (определение старосты), а также на кафедрах, с соответствующими правами (кроме просмотра разрешено внесение темы дипломной работы).

1.2.3Модуль Договора

Информационная система учета договорных образовательных услуг (ИС «Договор») предназначена для автоматизации ведения договоров на платное обучение студентов, учета финансовой информации по договорам и формирования отчетов.

Целью создания ИС «Договор» является повышение достоверности информации, представленной в системе, большая ориентация на задачи бухгалтерского учета и отчетности, а так же на предоставление информации в учебные подразделения – институты и факультеты.

Система выполняет следующие функции:

Заключение договоров
Печать текста договора и памятки
Ведение данных по оплате
Определение состояния лицевого счета (долг, аванс)
Изменение договора
Внесение льгот
Печать дополнительного соглашения по договору
Ведение истории изменений по договору
Формирование финансовых отчетов по договору

Информационная система учета договорных образовательных услуг предназначена для использования в подразделениях университета, деятельность которых связана с договорами на платное обучение. К таким подразделениям относятся отдел информационного сопровождения приемной кампании, отдел ведения договоров, плановый отдел и дирекции институтов/факультетов.

Основным объектом информационной системы является договора на платное обучение студентов. Договор обладает набором атрибутов: стоимость обучения, порядок оплаты, льготы, оплата за обучение, лицевой счет. Договор связан со следующими сущностями: студент (либо слушатель, учащийся колледжа и т.п.), заказчик (физическое или юридическое лицо), образовательная программа.

Заключением договоров занимается отдел сопровождения приемной кампании, ведением договоров – отдел ведения договоров планово-финансового управления. Состояние лицевого счета договора отслеживается деканатом института, в котором обучается студент.

В деловых процедурах принимают участие следующие субъекты:

Студент (слушатель) – обучается по договору.
Заказчик – лицо, заключающее договор (для студентов до 18 лет, заказчиком должен быть кто-то другой – не студент, для лиц старше 18 лет возможно совпадения заказчика и студента)
Инвестор – лицо, производящее оплату за обучение
Менеджер отдела ИСПК (информационного сопровождения приемной кампании) – принимает документы на заключение договора, вносит информацию о договоре в базу данных, распечатывает договор и памятку (бланк платежного поручения для банка).
Директор института – подписывает контракт и протокол дополнительного соглашения по договору. Проверяет отсутствие долга по договорам.
Менеджер отдела договоров – вносит изменения в договор, печатает дополнительное соглашение к договору, выдает справку о состоянии лицевого счета.
Бухгалтер – производит внесение информации о платежах по платежным документам (модуль Бухгалтерский учет Парус), а также формирует бухгалтерские отчеты из ИС «Договор».

1.2.4Модуль АРМ Канцелярия

Система ввода приказов по студенческому движению и учебному процессу. АРМ Канцелярия является интегрированной информационной системой и активно взаимодействует с другими информационными системами вуза (обращается к данным ИС "ИИСУСС", ИС «Мониторинг трудоустройства»). АРМ Канцелярия использует единые с другими ИС вуза (основанными на технологиях СУБД), учетные записи пользователей (логины) SQL Server.

1.3Система планирования учебного процесса

Система планирования учебного процесса включает управление дисциплинами и учебными планами, плановыми учебными и дисциплинарными группам, расчет нагрузки на кафедру. В системе обеспечивается автоматизация процесса создания, согласования и утверждения типовых и рабочих планов, расчета нагрузки на кафедру с учетом изменений правил формирования нагрузки. Система поддерживает управление основными понятиями – Дисциплина, Учебный план, Образовательная программа, Нагрузка по дисциплине на кафедру и т.п. Для планирования групп обеспечивается автоматизация процесса планирования учебных и дисциплинарных групп в деканатах с утверждением учебным управлением.

Расчет нагрузки позволяет автоматически сформировать потоки из учебных и дисциплинарных групп и назначить на них учебную нагрузку.

Система планирования учебного процесса позволяет планировать учебный процесс с учетом положений Болонского процесса:

Планировать учебные группы по учебному плану (традиционные для вузов группы, обучающиеся в рамках некоторого учебного плана).
Планировать группы по дисциплине (группы, в которых могут обучаться студенты различных специальностей, изучающие одну дисциплину)
Планировать дисциплины кафедры – создавать, удалять, редактировать дисциплины по всем формам обучения и уровням образования (в том числе ВПО/СПО/ДПО/ПВО и т.п.).
Планировать дисциплины, привязанные к учебным планам, а не кафедрам – ситуация, часто имеющая место в дополнительных программах.
Формировать учебные планы из дисциплин – типовых и рабочих с разбивкой по семестрам и добавлением дополнительных характеристик – кредитов, стоимости, часов и т.п.
Формировать график учебного процесса.
Автоматически рассчитывать нагрузку на кафедру в соответствии с нормативами, с учетом меняющихся нормативов.
Автоматически рассчитывать штатное расписание на кафедру
Выгрузка данных в MS Excel в формате, принятом в вузах.

Система настроена на бизнес-процессы вуза без перепрограммирования и работать различным категориям пользователей:

сотрудники Учебно-методического управления Университета, отвечающие за формирование учебных планов, нагрузки, штатного расписания
сотрудники деканатов, отвечающие за согласование учебных планов
сотрудники кафедр, отвечающие за разработку учебных планов
разработчики образовательных программ дополнительного (профессионального) обучения.

Система внедрена в Учебно-методическом управлении Университета. Система поддерживает гибкую настройку прав с тем, чтобы права редактирования в системе могли меняться и перенастраиваться в любой момент.

1.3.1Система ведения сессии и индивидуального плана студента (система Успеваемости)

Процесс проведения аттестационных мероприятий автоматизируется с помощью системы «Успеваемость». В соответствии с рейтинговой системой оценки знаний в течение семестра возможно несколько аттестаций, за которые студент может получать баллы. Общее число баллов, полученных студентом за дисциплину, может соответствовать некоторой оценки. В настоящее время поддерживаются обе составляющей оценки.

Система «Успеваемость» автоматизирует процесс создания ведомостей (с определением преподавателей, принимающих аттестацию в группе или у отдельного студента, и допуска студентов) на любую аттестацию в любой подходящей системе оценивания (или в обоих), позволяет преподавателям выставлять оценки, подписывать ведомости зав. кафедрам и деканам, осуществлять процедуры перезачета дисциплин.

В системе «Успеваемость» работают сотрудники деканатов, в том числе деканы, преподаватели, заведующие кафедрами, сотрудники учебно-методического управления, которые анализируют отчеты индивидуальные и статистические.

Основные функции системы:

Создание справочников рейтинговой оценки дисциплин (установление контрольных точек и баллов за каждый период).
Создание ведомости в деканате
Выставление оценок преподавателем
Подписание ведомости (кафедра, деканат)
Перезачет дисциплин Университета или другого вуза
Ведение индивидуальной траектории обучения студента (добавление и удаление из учебного плана студента дисциплин по свободному выбору)
Ведение оценивания в бальной и в традиционной форме
Формирование произвольного числа контрольных точек
Получение различных качественных и количественных отчетов по успеваемости (в различных разрезах – по студентам, по группам, по дисциплинам, по преподавателям, по институтам, по специальностям и т.п., отчеты по качеству обучения, статистические отчеты),

Здесь сделайте рис. Из успвеаемости

Это Рис. Измените – синим цветом отметьте чего у вас нет.

1.4Управление вузом

1.4.1СКУД-Вахта

Система управления доступом в помещения реализует контроль за доступом на основании идентификационных пластиковых карт (ИПК). Код, прошитый в ИПК, вводится в компьютер с помощью бесконтактного считывателя и позволяет идентифицировать сотрудника, студента или другого человека, получившего ИПК в вузе.

На ИПК нанесены дополнительные идентификационные характеристики: ФИО, фотография, штрих-код, сгенерированный на основании табельного номера студента, сотрудника или внешнего пользователя. Дополнительные идентификационные данные используются Службой безопасности (ФИО и фотография).

Печать дополнительных данных выполняет подсистема печати ИПК, которая использует данные из систем «Персонал» для сотрудников и «Управление контингентом» для студентов. ИПК, может печататься и для некоторых людей, не являющихся ни сотрудниками, ни студентами. Такие ИПК нужны, например, для членов семей сотрудников, проживающих в общежитии.

Основным предназначением ИПК является контроль доступа в помещения для

доступа студентов в общежитие через турникеты;
доступа сотрудников в помещения, оборудованные электронным ключом;
выдачи ключей на вахтах вуза;
учет посещаемости студентов аудиторных занятий.

Здесь используйте данные из системы СКУД – ректору дайте права на ректора – данные есть и сделайте скиншот

1.4.2Парус. Модуль "Кадры и штатное расписание"

• формирование штатного расписания – регистрация подразделений и должностей, формирование штата организации; учет нештатных подразделений;

• прием сотрудников на работу, назначение на должность; учет личных сведений сотрудников;

• учет сведений по всем исполняемым сотрудником должностям; учет нештатных должностей; учет данных о командировках и отпусках;

• учет квалификационных категорий сотрудников, прохождения курсов повышения квалификации, сертификации;

• учет кадровых перемещений – перевод на другую работу (должность); работа по совместительству; работа по совмещению; ведение архива уволенных сотрудников;

• учет военнообязанных, денежного довольствия;

• формирование отчетных документов, приказов по штатному расписанию и персоналу.

1.4.3Модуль "Бухгалтерский учет"

• учет информации о сотрудниках в объеме, необходимом для расчета заработной платы

и формирования отчетности;

• учет штатной структуры предприятия на уровне подразделений и должностей;

• учет отработанного времени;

• расчет заработной платы (денежного довольствия);

• формирование документов на выплату заработной платы (выдачу денежного довольствия);

• формирование сводов проводок по оплате труда;

• депонирование и перечисление начисленных сумм;

• формирование отчетов в ИМНС и ПФ;

• выгрузка данных в электронном виде в ИМНС и ПФ;

• формирование отчетных документов во внебюджетные фонды;

• формирование банковских и кассовых документов.

Учет денежных средств, расчётов с дебиторами и кредиторами, товарно-материальных ценностей по складам и материально-ответственным лицам.

1.4.4Планирование и финансирование

Подготовка и обработка следующих документов: бюджетная роспись, лимит бюджетных обязательств, уведомление об изменении ассигнований, уведомление об изменении лимитов, бюджетная заявка, уведомление об объемах финансирования, распоряжение на финансирование, заявка на финансирование. Планирование бюджета ведомства (ассигнования, лимиты, заявки). Изменение плановых показателей (ассигнования, лимиты). Распределение финансирования между бюджетополучателями. Формирование реестров и сводных реестров финансирования.

Планирование бюджета ведомства (ассигнования, лимиты, заявки);
Изменение плановых показателей (ассигнования, лимиты);
Распределение финансирования между бюджетополучателями;
Формирование реестров и сводных реестров финансирования.

1.4.5Централизованное материально-техническое снабжение

Учет материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. Журналы платежей и материальных запасов. Полная отчетность по складу. Прямая отработка складских документов в бухгалтерском учете. Учет номенклатуры распределяемых материальных ценностей с детализацией по комплектам, модификациям и упаковкам. Учет, формирование и контроль исполнения заказов. Формирование отчетов о деятельности, связанной с закупками и распределением – сводных или детализированных по видам материальных ценностей, поставщикам и т.д. Автоматическое распределение материальных ценностей и списание их с мест хранения на складах. Оперативный контроль состояния запасов на основании системы гибких настраиваемых критериев и автоматическое оповещение пользователя об отклонении величины запасов от контролируемых значений (гарантийного, порогового и максимального уровней). Учет цен реализации материальных ценностей и услуг с детализацией по модификациям, упаковкам и партиям, видам отгрузки, видам оплат и складам. Формирование и переформирование прайс-листов. Учет и контроль исполнения договоров. Учет актов приема работ (услуг). Учет взаимных расчетов с поставщиками и получателями в разрезе лицевых счетов. Отработка этапов договоров в разрезе бюджетной классификации.

1.5Система электронного документооборота ЯГУ

Система электронного документооборота ЯГУ (СЭД) Landocs -разработка фирмы Ланит - состоит из модулей

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД и функционирует в локальной вычислительной. Поставляется для работы с СУБД MSSQL. Наличие OLE-интерфейса позволяет встраивать сервис управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, поиска, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и полнотекстового индексирования на специализированном сервере под управлением ОС Windows 2000/2003.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ включает опцию полнотекстового поиска, которая обеспечивает возможность осуществления поиска по текстам документов с учетом морфологии русского языка.

LanDocs: СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Клиентское программное обеспечение, предназначенное для сканирования документов, операций контроля качества результата сканирования и визуализации изображений документов.

LanDocs: АДМИНИСТРАТОР. Компонент системы, предназначенный для настройки ПО LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

LanDocs: СЕРВЕР КОНТЕНТА – программный продукт, включающий в себя две компоненты: Web-сервисы и Сервер Приложений, и обеспечивающий процесс взаимодействия портала с хранилищами данных. По запросу на предоставление информации, пришедшему с портала, Сервер контента осуществляет процесс отбора запрошенной информации в хранилищах данных и передачи данных на корпоративный портал в виде Web-интерфейсов.

LanDocs: ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК. Компонент системы для осуществления поиска по текстам документа.

Задачи СЭД

обеспечение полного электронного учета и контроля движения всех основных документов, обращающихся в Университете;
разработка и внедрение единой сквозной технологии контроля исполнения документов и заданий в соответствии с административными процессами и регламентами. Под этим понимается доведение конкретного задания в электронном виде до сотрудников-исполнителей, возможность оперативного доступа исполнителей к базам данных контроля исполнения в пределах их компетенции, возможность оперативного доступа руководства к информации о ходе рассмотрения документов и исполнения решений;
обеспечение электронного обмена информацией о документах, ходе их рассмотрения и исполнения между структурными подразделениями Университета. Исключение необходимости повторного ручного ввода информации о документах при их получении;
создание централизованного архива документов Университета. Обеспечение информационной поддержки принятия решений на основе оперативного доступа сотрудников к архиву документов в соответствии с их компетенцией и правами;
создание условий, необходимых для придания юридической силы электронным документам.

Целями создания СЭД является повышение эффективности административного и организационного управления в структурных подразделениях Университета, достигаемого за счет:

создания единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений;
организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов; совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечения унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов;
обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов, по контекстному поиску в текстах документов; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
оптимизация и регламентирование маршрутов прохождения документов, сокращение сроков их согласования и рассмотрения;
обеспечения автоматизированного контроля за прохождением документов с момента их получения/создания до завершения исполнения – отправки, оформления в дело или уничтожения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции и писем, а также повышение ответственности за их исполнение;
сокращения сроков создания нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов), а также повышения ответственности за их исполнение;
обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
создания и ведения архивов документов для принятия управленческих решений;
организации оперативного доступа (в режиме реального времени) пользователей СЭД к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.

Основные потребители и ключевые участники

организовано полнофункциональных 45 рабочих мест для административного аппарата, управлений, институтов и факультетов, подробнее нижеследующие структуры

Ректорат;
Общий отдел;
Секретариат;
Учебно-методическое управление;
Управление научно-исследовательских работ;
Управление внеучебной работы;
Финансовое управление;
Управление кадров;
Управление бухгалтерского учета;
Управление международных связей;
Управление инноваций и информатизации;
Юридический отдел;
Первый и второй отделы;
Отдел снабжения.
Факультеты и институты

СЭД должна автоматизировать следующие функции делопроизводства:

регистрация входящих и исходящих документов;
создание, согласование, регистрация и ознакомление с организационно-распорядительной документацией,
согласование договоров;
учет внутренней документации;
формирование дел на основе Номенклатуры дел;
формирование взаимосвязанных документов;
организация движения документов по исполнителям с вводом плановых и фактических сроков рассмотрения/исполнения, резолюций, результатов рассмотрения/исполнения и т.д.;
контроль за своевременным возвратом документов исполнителями;
постановка документов на контроль по исполнению;
автоматическае проверка на повторность регистрации данных для повторных входящих документов (с возможностью их корректирования);
потоковое сканирование бумажных документов с автоматическим присоединением отсканированного образа документа к его регистрационной карточке;
поиск документа (формирование подборки документов) по сочетанию любых атрибутов его регистрационной карточки и/или по атрибутам, характеризующим его движение;

формирование и выдача статистических, аналитических и иных форм отчетности в виде различных справок, сводок, реестров и т. д. на основе банка типовых выходных форм.

Примерная схема реализации решения создания Электронной библиотеки

1.6Информационное поддержка ЯГУ

1.6.1Портал ЯГУ

Портал – это единая точка входа для персонифицированного доступа к информационным ресурсам. Портал ЯГУ – это узел для управляемого доступа к различным информационным системам и сервисам. Это объясняет тем, что портал ЯГУ интегрирует «подпорталы» на логическом и физическом уровнях.

Архитектурно ЯГУ имеет два портала – как уже упоминалось выше – внутренний и внешний. Внутренний портал является в большей степени корпоративным, т.е. он предназначен для работы сотрудников вуза. Внешний портал в большей степени нацелен на информатативность и доступ к нему открыт из внешней сети.

Система управления доступом портала на основе ЕСРП - Система управления доступом портала входит в систему управления содержимым портала. Предоставляет мощные средства по управлению доступом контент-менеджеров и пользователей. Эта система синхронизирована с ЕСРП (Active Directory ЯГУ).

Подразделения ЯГУ имеют возможность разместить свое интернет-представительство на портале. Для этого система управления содержимым «Битрикс» предоставляет средства по созданию страничек, загрузке изображений, ведению новостной ленты, загрузке документов, составлению опросов, анкет.

На портале зарегистрировано 234 активных пользователей, создано 49 групп пользователей, распределены права по 25 учебным подразделениям, созданы странички для подразделений. Созданы 36 категорий новостей для подразделений.

1.6.2Электронная библиотека

LanDocs - Электронная библиотека - это совокупность электронных ресурсов, организуемых по библиотечному принципу на основе автоматизированных библиотечных технологий.

Задачи:

Сбор, организация хранения и обеспечение сохранности электронных ресурсов, признанных в качестве объекта библиотечного хранения (являющихся оригинальными изданиями, относящимися к ним по функциональной принадлежности или аналогами печатных изданий);
Создание справочно-поискового аппарата ко всему фонду электронной библиотеки, позволяющего пользователю проводить многоаспектный поиск;

Комплектование хранилища электронных публикаций должно быть реализовано следующими ресурсами:

собственными имеющимися электронными ресурсами;
электронными ресурсами из внешних источников;
электронными экземплярами научных работ, предоставленными аспирантами/докторантами в электронном виде;
электронными копиями изданий, имеющихся в библиотеке в ограниченном количестве и пользующихся повышенным спросом у студентов;
электронными учебно-методическими изданиями профессорско-преподавательского состава;
электронными изданиями, свободно размещенными в Интернет;
электронными документами, полученными от авторов/ правообладателей;
оцифрованными (отсканированными) бумажными материалами из фонда библиотеки в соответствии с соблюдением норм авторского права.

1.7База данных научно-исследовательских работ

База данных научно-исследовательских работ (НИР, выполненная по заказу Управления НИР и развилась из программы ReportNIR_ysu предназначена для подготовки отчетов о научной деятельности университета и его подразделений, по множеству показателей с учетом новых требований (выгрузка официальных данных из Кадры и штатное расписание)

Базу данных научно-исследовательских работ представляет собой в виде специального веб-приложения реализующего распределенный доступ пользователей к следующей информации:

Публикации
Подготовка научно-педагогических кадров
Международная деятельность
Инновационная деятельность
НИР студентов
Другое

В данной системе работники Управления научно-исследовательских работ и сотрудники других подразделений в соответствии с уровнем своих полномочий вносят информацию о защите диссертаций, аспирантах, докторантах, участии в диссертационных советах, отзывах ведущих организаций. В соответствии с введенной информацией будет определяться рейтинг подразделений по НИР. Ввод информации осуществляется посредством заполнения веб-форм в веб-браузере. Система позволяет формировать отчетность на основе введенных данных.

Она делится на два модуля:

Модуль сбора данных о научной деятельности (пункт меню "Ввод данных")
Модуль создания отчетов (пункт меню "Создание отчетов").

Информационная система мониторинга трудоустройства и планирования карьеры выпускников Якутского государственного университета

В условиях формирующегося рынка, общественно-социальных преобразований, когда право на труд реализуется не через социальные гарантии, а через личностную инициативу, проблема занятости молодежи приобретает особую остроту.

Это требует кардинальных изменений в системе трудоустройства выпускников учреждений профессионального образования . Если раньше достаточно было получить от министерств и ведомств заявки на специалистов и проконтролировать направление их на работу, то теперь нужно предоставить если не гарантии, то хотя бы надежду на то, что выпускник найдет подходящую работу.

Иными словами, сегодня вуз должен не только готовить нужных обществу, экономике специалистов, но и содействовать их трудоустройству, адаптации в рыночной среде.

Информационная система мониторинга трудоустройства и планирования карьеры выпускников Якутского государственного университета (КИСМТВ), предназначенная для информационной поддержки деятельности Университета по содействию трудоустройству и планированию карьеры выпускников, а также обеспечения доступа студентов-выпускников и работодателей к необходимой им информации, связанной с трудоустройством и карьерой.

Предусмотрена интеграция с модулем назначения прав внутрикорпоративной системы ЕАИС. Состоит из двух подсистем:

Система сбора информации и составления отчетов по выпускникам. Отслеживает распределения, трудоустройство, прохождение практик, факультативных курсов, информацию о дипломе выпускника. Собирает всю необходимую информацию о студенте, выпускнике для работодателя.

Вторая подсистема это Рекрутинговый сайт для выпускников университета. Где работодатель может подобрать себе персонал необходимый ему по выборке направления специальности, по устраивающей ему теме дипломной работы, факультативных курсов. Выпускник после авторизации в системе так же может найти себе подходящее предприятия и пользоваться этим ресурсом после окончания вуза в течении последующих лет. При совпадении требований работодателя и резюме студента или выпускника соискателю, работодателю и отделу трудоустройства ЯГУ посылается уведомление на электронный адрес, что облегчает поиск.

Содержит в себе:

база данных дипломных работ выпускников Университета
база данных о прохождения студентами учебных и производственных практик

база данных слушателей факультативных курсов;
база данных работодателей;
база данных вакансий;
база анкет студентов (выпускников);

Посетитель в системе может найти архивы документов нормативных и справочных документов содержат полные тексты положений, приказов, инструкций и других нормативных и справочных документов, на основе которых ведется деятельность Отдела практики и трудоустройства студентов Университета и архивы документов аналитической и статической отчетности содержат отчетные и информационно-справочные документы, представленные Университетом в вышестоящие федеральные и республиканские органы за последние 5 лет.

Blog