Professional Special Edition и Developer [1 6]. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов и отчет

1   2

5.1. Работа с простейшими отчетами

Отчет – это средство представления информации из базы данных в печатном виде. Отчеты являются документами, содержащими группировку и вычисления промежуточных и общих итогов.

Для создания отчета необходимо открыть окно База данных, выбрать вкладку Отчет и нажать кнопку Создать.

В появившемся окне Новый отчет необходимо выбрать способ создания отчета. Выберем вариант Автоотчет: в столбец. В этом случае каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева (если выбрать вариант Автоотчет: ленточный, то поля каждой записи образуют отдельную строку). Далее следует выбрать таблицу или запрос, содержащие данные отчета, и нажать кнопку OK. Другой способ создания отчета - выбрать на вкладках Таблица или Запросы окна База данных таблицу или запрос, на основании которых строится отчет, далее выбрать команду Отчет или Автоотчет в меню Вставка или нажать кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выбрать команду Отчет или Автоотчет. При выборе команды Отчет раскрывается окно Новый отчет. При выборе команды Автоотчет отчеты содержат только записи (в них нет заголовка, номера страницы и даты создания).

Создадим описанным способом автоотчет по таблице ПРЕДМЕТ. После создания отчета он выводится на экран в режиме предварительного просмотра (рис. 5.1).





Рис. 5.1. Отчет в режиме предварительного просмотра


Предварительный просмотр отчета производится так же, как и просмотр документа в редакторе Word, с тем отличием, что для перехода на другие страницы используются кнопки перехода, расположенные в нижней части окна (рис. 5.1). На рис. 5.1 видны заголовок отчета, содержащий слово "ПРЕДМЕТ" и область данных с названиями и содержимым полей. Если прокрутить отчет до конца страницы, то будет виден нижний колонтитул, содержащий дату создания отчета и номер страницы. В более сложных отчетах мы рассмотрим и другие области. Отчет можно просмотреть, щелкнув по кнопке Просмотр вкладки Отчеты окна База данных.

Прежде чем печатать отчет, необходимо настроить параметры печати. Для этого, находясь в режиме предварительного просмотра отчета или выделив имя отчета на вкладке Отчеты окна База данных, необходимо выбрать команду Параметры страницы меню Файл и задать параметры страницы в окне Параметры страницы (рис. 5.2).





Рис. 5.2. Окно Параметры страницы


Окно Параметры страницы содержит три вкладки. На вкладках Поля и Страница задаются размеры полей, ориентация и размер бумаги. Вкладка Столбцы (рис. 5.2) позволяет выводить отчет в несколько столбцов. Рекомендуется, установив параметры страницы, предварительно просмотреть отчет. Учтите, что ширина страницы может быть недостаточной для размещения указанного числа столбцов с заданными интервалами, о чем предупредит Access (не помещающиеся данные будут обрезаны).

2. Создание отчета с помощью Мастера
   

Создадим с помощью основного Мастера отчетов отчет, содержащий сведения об успеваемости школьников: названия дисциплин и оценки. Данные сгруппируем по классам и фамилиям учащихся и подсчитаем средний балл каждого школьника и класса. Для создания отчета откроем окно База данных, выберем вкладку Отчеты и нажмем кнопку Создать. В появившемся окне Новый отчет выберем Мастер отчетов (источник данных выбирать не надо) и щелкнем по кнопке OK. В первом окне Мастера отчетов следует выбрать поля для отчета. Отметим, что таблицы, из которых выбираются поля, должны быть связаны, иначе Мастер не сможет построить отчет.

Следующее окно Мастера (рис. 5.3) показывает возможные группировки данных в отчете.

Так как первыми были выбраны поля из таблицы УЧАЩИЙСЯ, которая связана отношением "один-ко-многим" с остальными таблицами, Access предложит сгруппировать данные по учащимся. В списке Выберите тип представления данных можно выбрать другие способы группировки. Справа наглядно показывается вид получаемого отчета. Кнопка Вывести дополнительные сведения позволяет получить пояснения по группировке данных. Очевидно, что в нашем примере группировка по учащимся является наиболее подходящей. Нажав кнопку Далее, переходим к окну дополнительной группировки (рис. 5.4).





Рис. 5.3. Окно выбора условий группировки


В списке полей этого окна выберем дополнительный уровень группировки по полю Класс. Кнопки со стрелками вниз и вверх позволяют перемещать дополнительный уровень группировки. Становится доступной также кнопка Группировка. Нажав эту кнопку, попадаем в окно Интервалы группировки (рис. 5.5).




Рис. 5.4. Окно дополнительных условий группировки





Рис. 5.5. Окно Интервалы группировки


В списке Интервалы группировки можно задать группировку по полному значению дополнительного текстового поля группировки (Обычный) или по 1 – 5 первым символам (рис. 5.5). Числовые поля можно группировать по полному значению или по диапазонам значений с шагом 10, 50, 100, 500, 1000 и т. д. до 500 000. Для полей типа дата/время возможна группировка по полным значениям, по годам, кварталам, месяцам, неделям, дням, часам, минутам. Для нашего примера выберем группировку по полному шифру класса и нажмем кнопку Далее в окне дополнительных условий группировки (рис. 5.4).

Очередное окно (рис. 5.6) задает порядок сортировки в области данных отчета (классы сортируются по умолчанию в порядке возрастания). Допускается выбор до четырех уровней сортировки. Кнопки справа от списка полей позволяют изменить порядок сортировки. В рассматриваемом примере применим сортировку по алфавиту названий предметов. Далее нажмем кнопку Итоги окна условий сортировки (рис. 5.6).




Рис. 5.6. Окно условий сортировки


В окне Итоги (рис. 5.7) зададим вывод среднего балла в областях примечаний групп отчета. Для этого к единственному числовому полю Оценка применим функцию Avg. Это обеспечит вывод среднего балла для каждого учащегося и целого класса. Можно одновременно задать подсчет суммы (Sum), среднего значения (Avg), минимального (Min) и максимального значений (Max). При вычислении суммы можно установить флажок Вычислить проценты, тогда наряду с суммами будут выводиться проценты, которые составляют эти суммы от общей суммы по отчету. В окне Итоги можно задать вывод в отчете только итоговых значений (переключатель Только итоги).





Рис. 5.7. Окно Итоги


После выбора итоговой функции нажмем кнопку OK и в окне рис. 5.6 нажмем кнопку Далее. В окне вида макета для отчета (рис. 5.8) выберем вид макета и ориентацию страницы.





Рис. 5.8. Окно вида макета для отчета


В окне можно посмотреть, как будет выглядеть отчет при выборе различных макетов. Выберем ступенчатый вид при книжной ориентации. Установим флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице, такая настройка рекомендуется для более компактного построения отчета.

Нажав кнопку Далее, переходим в окно выбора стиля оформления, в котором выберем Строгий стиль оформления (рис. 5.9).





Рис. 5.9. Окно выбора стиля оформления отчета


В последнем окне Мастера (рис. 5.10) задаем имя отчета Успеваемость, которое является и заголовком отчета. Выберем также опцию просмотреть отчет для предварительного просмотра отчета. Выбор опции изменить макет отчета позволяет сразу перейти в режим Конструктора для корректировки отчета. Чтобы завершить создание отчета, нажмем кнопку Готово.





Рис. 5.10. Окно задания имени отчета


Внешний вид получившегося отчета в режиме предварительного просмотра представлен на рис. 5.11. Если пролистать отчет, то на второй странице можно увидеть итоги для 11Б класса. Отчет можно вывести на печать. При выходе из режима предварительного просмотра отчет автоматически сохраняется.





Рис. 5.11. Отчет УСПЕВАЕМОСТЬ в режиме предварительного просмотра


5.3. Задания и контрольные вопросы


Задания

1. Используя базу данных ЖУРНАЛ, сформируйте все отчеты, описанные в теоретической части раздела.
   
2. По индивидуальному заданию сформулируйте наиболее типичные отчеты для проектируемой базы данных, учитывая необходимость реализации всех рассмотренных в теоретической части видов отчетов.
   
3. Реализуйте типичные отчеты для проектируемой базы данных, проанализируйте правильность их выполнения.
   

Контрольные вопросы

1. Чем отличаются отчеты, сформированные Мастерами Автоотчет: в столбец и Автоотчет: Ленточный?
   
2. Как задать вывод отчета на печать в несколько столбцов?
   
3. Как задаются уровни группировки в Мастере отчетов?
   
4. Что такое уровни группировки и как их можно задать для различных типов полей?
   
5. Как сформировать с помощью Мастера отчет, содержащий суммарный балл каждого учащегося?
   
6. Как внедрить в отчет рисунок?
   
7. Каким образом можно задать фон отчета?
   

Список литературы

1. Боровиков В.В. Microsoft Access 2002. Программирование и разработка баз данных и приложений. – СОЛОН-Р, 2002. – 560 с.
   
2. Харитонова И., Вольман Н. Программирование в Access 2002: учебный курс. – СПб.: Питер, 2002. – 480 с.
   
3. Баркер С. Профессиональное программирование в Access 2002. – М.: Вильямс, 2002. – 992 с.
   
4. Дженнингс Р. Использование Access 2002. – М.: Вильямс, 2002. – 1012 с.
   
5. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ – Петербург, 2002. – 720 с.
   
6. Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ – Петербург, 2002. – 1040 с.
   
7. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е издание. – К.; М.; СПб.: Издательский дом "Вильямс", 2000. – 848 с.
   
8. Хансен Г., Хансен Дж. Базы данных. Разработка и управление. – М.: Бином, 1999. – 704 с.
   
9. Теория экономических информационных систем: Методические указания к лабораторным работам / Сост. В. И. Горбаченко. – Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 1998. – 32 с.
   

Содержание

Ввeдeние	2
1. Знакомство с системой Access	3
2. Создание таблиц базы данных	5
2.1. Проектирование базы данных	5
2.2. Создание таблиц с использованием Конструктора	7
2.3. Задания и контрольные вопросы	13
3. Проектирование QBE-запросов	14
3.1. Простые запросы	14
3.2. Конструктор запросов	17
3.3. Вычисления в запросе	21
3.4. Параметрические запросы	24
3.5. Перекрестные запросы	27
3.6. Задания и контрольные вопросы	29
4. Создание форм	30
4.1. Автоформы	31
4.2. Создание формы с помощью Мастера форм	32
4.3. Создание составной формы	33
4.4. Создание диаграммы	35
4.5. Задания и контрольные вопросы	38
5. Разработка отчетов	39
5.1. Работа с простейшими отчетами	39
5.2. Создание отчета с помощью Мастера	42
5.3. Задания и контрольные вопросы	49
Список литературы	51