Введение 1 заключение 7 список использованной литературы 11

Вид материала

Документы

Содержание Список использованной литературы

Подобный материал:

• 1. Целеполагание в процессе менеджмента Введение, 49.78kb.
• Тесты 12 Заключение 14 Список использованной литературы 15 Введение, 128.77kb.
• Реферата, 61.4kb.
• Окончание финансового оздоровления и его план 58 Заключение 60 Список использованной, 1038.3kb.
• Одной из рекомендованных работ, 18.03kb.
• Одной из рекомендованных работ, 23.34kb.
• Задачи управления современной деловой организацией. 21 Заключение 29 список использованной, 336.64kb.
• Индивидуальное задание. Верчнее строение пути Заключение Список использованной литературы, 329.68kb.
• Правила копирования стилей. 20 Заключение. 21 Список использованной литературы., 178.87kb.
• Тестовое задание 16 Заключение 17 Список использованной литературы 18 Введение, 172.93kb.

ВВЕДЕНИЕ

Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации. Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства. Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари.

Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков стенография, машинопись и т.п.

Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом «проб и ошибок».

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего.

Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря. Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации.

Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации. С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления.

Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

Для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Многолетнее общение с секретарями разных поколений, анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.

Характеризуя пути развития профессии секретаря и ее современных модификаций (секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя и др.) следует отметить:

• главным требованием к специалистам секретарского дела становится профессионализм, базирующийся на глубоких и всесторонних знаниях в области документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя и организации в целом;
  

• в стране создана и продолжает развиваться система подготовки высококвалифицированных секретарей, в т. ч. с возможностью получения высшего профессионального образования в сфере документоведения и документационного обеспечения управления;
  

• основу развития профессии секретаря составляют прикладные научные исследования в области документоведения и архивного дела, которые успешно проводятся в системе Росархива, в ряде вузов и других научных и учебных центрах;
  

• службы документационного обеспечения управления в некоторых крупных государственных учреждениях и акционерных обществах возглавляют специалисты секретарского дела высшей профессиональной квалификации, имеющие ученые степени кандидатов наук;
  

• не только в крупном и среднем, но и в малом бизнесе растет престиж и повышается статус профессии секретаря, и как следствие растет уровень заработной платы этой категории специалистов;
  

• улучшаются условия труда секретарей, создаются автоматизированные рабочие места, постоянно совершенствуются и внедряются современные информационные технологии на базе новейшей компьютерной техники и спутниковых систем связи;
  

• работа секретаря становится все более интересной с точки зрения ее содержания: на смену рутинным техническим процедурам по обработке документов приходят творческие процессы в области управления документацией, участия в выработке управленческих решений, самостоятельного принятия решений в рамках своей компетенции в условиях характерной для рыночной экономики системы делегирования полномочий;
  

• высокопрофессиональный секретарь постоянно востребован на рынке труда, у секретарей, как правило, отсутствует такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица;
  

• в стране издается многочисленная специальная книжная и периодическая литература для секретарей, что еще раз подтверждает значимость этой профессии для государства и ее привлекательность среди молодежи при выборе профессии.
  

Конечно, у секретарей еще возникает немало серьезных трудностей, связанных и с возможностью получения хорошего профессионального образования, и с недооценкой их труда отдельными руководителями, и с большой загруженностью на работе, не всегда адекватно вознаграждаемой материально, но в целом можно отметить, что это интересная, перспективная и престижная профессия. И подтверждением тому является постоянный приток в ряды профессиональных секретарей значительного числа молодых специалистов с высшим образованием, профессионально владеющих компьютерной техникой и иностранными языками.

Интерес к профессии секретаря-референта сейчас очень велик, что и определило тему дипломной работы.

Цель дипломной работы состоит в исследовании аспектов работы секретаря – референта предприятия и направлений её улучшения.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

• ознакомление с организационной структурой предприятия;
  
• рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ООО «ЛУКОЙЛ - Нижневолжскнефть»;
  
• изучение организации службы документационного обеспечения управления фирмы, ее структуры и места секретаря-референта в ней;
  
• изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию служебных аспектов деятельности секретаря-референта;
  
• разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
  

Предметом исследования являются все аспекты работы секретаря-референта.

Объектом исследования выступает ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть».

Структурно Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.

В первой главе даны теоретические характеристики аспектов служебной деятельности секретаря-референта;

Во второй главе проанализирована работа секретаря-референта ООО «ЛУКОЙЛ- Нижневолжскнефть» и даны некоторые рекомендации по её улучшению;

Третья глава работы посвящена пересмотру правовых аспектов деятельности секретаря-референта и рассмотрена возможности внедрения автоматизации документооборота в, проведен подбор системы автоматизации и рассмотрена эффективность её внедрения.

Источниками для написания работы послужили многочисленные нормативно – методические материалы по документационному и бездокументационному обеспечению работы. При написании дипломной работы были использованы труды авторитетных специалистов в области документоведения Т.В. Кузнецовой, Л.Я. Круглянской, В.И.Андреевой, М.В. Кирсановой, М.В. Стенюкова и других.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы периодические публикации в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот предприятия», источниками для написания дипломной работы явились нормативные материалы ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжснефть»:

- Устав фирмы;

- должностные инструкции сотрудников;

- приказы и указания руководства и другие материалы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Приемная руководителя – центр любой организации обязанности секретаря в них разнообразны и ответственны. Квалифицированный секретарь-референт – надежная плотина в потоке сиюминутных дел. Он должен со знанием дела и эффективно управлять посетителями, деловыми бумагами, всеми видами офисной техники, быть в курсе всех дел управления и руководителя, ничего не забывать и очень многое знать и уметь.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж организации. Для того. Чтобы соответствовать предъявляемым требованиям , секретарь-референт должен обладать соответствующими деловыми и личностными качествами и постоянно развивать их в себе.

В дипломной работе рассмотрены документационные и без документационные аспекты деятельности секретаря-референта генерального директора ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть».

Несмотря на достаточно хороший уровень профессиональной подготовки секретаря-референта и отработанную систему документационного обеспечения управления, в деятельности есть что улучшать.

В работе проанализированы аспекты деятельности секретаря-референта в том числе и как сотрудника службы документационного обеспечения. Рассмотрены такие важные составляющие работы как : организация рабочего места и рабочего дня секретаря-референта, деятельность секретаря-референта по организации рабочего дня генерального директора, рассмотрены действия секретаря при подготовке совещаний, конференций, при организации деловых поездок руководителя и приему гостей компании, ведения коммерческих переговоров и подготовки документов управления. Отдельно рассмотрены психологические аспекты деятельности секретаря-референта.

Повышенные требования к профессионализму и деловитости секретаря-референта крупной компании оправдывают себя, и действия секретаря-референта ООО « Лукойл-Нижневолжснефть» выглядят соответствующими этикетным и деловым нормам. При этом не все в деятельности секретаря-референта зависит от личности самого секретаря.. Существуют аспекты деятельности, на которые секретарь может повлиять минимально, но которые создают определенные трудности в работе.

Анализ показал, что в работе службы документационного обеспечения, в котором работает секретарь-референт компании есть следующие недостатки :

Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того увеличивает расходование материальных средств – бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей.

Еще одно неудобство в работе с документами – отсутствие базы документов ООО «ЛНВН». В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы компании. Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях – когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.

В работе секретаря также имеются организационные недостатки : должностная инструкция секретаря-референта ООО «ЛНВН» отсутствует, есть должностная инструкция секретаря и должностная инструкция референта, но сегодня обе эти должности совмещены и работу выполняет одно лицо – секретарь-референт.

В дипломной работе предлагается проведение следующих мероприятий по улучшению документационной деятельности секретаря-референта :

• для приведения трудовых отношений в соответствие с Трудовым Кодексом необходима разработка должностной инструкции секретаря-референта, в которой будут отражены все аспекты его деятельности.
  

В работе предлагается разработанная автором должностная инструкция для секретаря-референта.

• в документационной деятельности управления важным требованием современности является внедрение электронного офиса. В работе рассмотрены различные электронные офисные системы и сделан их анализ по отношению к документообороту компании. Для установки в ООО «ЛУКОЙЛ – Нижневолжскнефть» предложен разработанный отечественными специалистами автоматизированный комплекс «Дело».
  

Установка современного информационного автоматизированного комплекса поможет всем службам предприятии и секретарю-референту в том числе, работать эффективнее.

В заключение работы приведены критерии эффективности от внедрения предложенных мероприятий.

Вхождение в новые экономические условия потребовало новых знаний от специалистов самого разного уровня, в том числе и от работников офиса вне зависимости от занимаемых позиций. Сегодня уже никого не удивишь наличием дипломов о двух и более образованиях, а также свидетельств и сертификатов о повышении квалификации. Происходит пересмотр профессиональной самооценки и офисными работниками разных уровней: секретарями, референтами, офис-менеджерами. Наиболее востребованными на рынке труда становятся те из них, кто владеет иностранными языками, а также специальными знаниями в экономике, менеджменте, маркетинге, психологии, имеет отличные навыки работы на ПК.

Именно такие специалисты утверждают свои позиции в организации как компетентные помощники руководителя и всего офиса.
Современные компании способствуют дальнейшему профессиональному росту своих администраторов, направляя их на семинары или тренинги по различным аспектам офисного администрирования для повышения эффективности их деятельности. Например, уже не редкость участие секретаря-референта преуспевающей компании на семинаре по логистике. В таких организациях, ориентированных на удовлетворение профессиональных амбиций своих сотрудников, на повышение их статуса, вакансия секретаря, администратора офиса или помощника руководителя обретает особую ценность и значимость. И если освобождается, то только в связи с «движением вверх».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: АР Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000.
   

2. Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.2003 г.
   

3. Басаков М. И. Основы делопроизводства. "Феникс", 2002.
   
4. Бондырева Т. Н. Секретарское дело. М.: Высшая школа, 2001.
   
5. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2003.
   

6. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 2001
   
7. Власов Л.В., Гладков В.И. Секретарь - референт - референт – помощник руководителя. – С-Пб.: Книга, 2002
   
8. Власов Л.В., Гладков В.Н. Секретарь - референт - референт руководителя учреждения. – М.: Экономика, 2000
   
9. Венедиктова В.И. О деловой этике и этикете. - М., 2004.
   

10. Веселов П.В. Документы в сфере управления . «Феникс». - 2000. .
    

11. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., 2002.
    

12. Власов Л.В. Секретарь - референт - референт - помощник руководителя. - СПб., 2003 г.
    

13. Веселов П. В. Профессия - секретарь - референт - референт. М.: 2004г.
    
14. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Гутская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. «Феникс», 2001 г,
    

15. Воронина Д.Д. Обучение аннотированию и реферированию - М., 2001.
    

16. Волгин Б.Н., Полянская Е.Б. Деловой телефон. - М., 2004.
    

17. Если вы – руководитель…элементы психологии менеджмента в повседневной работе Издательство «Дело» Москва, 2003
    

18. Качалина Л.Н. Секретарь - референт - референт учреждения. – М.: Экономика, 2000
    
19. Киселев Л.Н. Как организовать современный офис. - М., 2002.
    
20. Курлянская Л.Я., Настояльная книга секретаря . Справочник, «Герда», 2005 г
    
21. Попов Г.Х. Техника личной работы. - М., 2002.
    
22. Психология и этика делового общения: учебник для вузов/ В.Ю. Дорошенко, Л. И. Зотова, В.Н. Лавриенко и др.: под ред. Проф. Лавриенко. – 2-е изд., переаб. дДоп. – М.:Культура и спорт, ЮНИТИ, 2003.
    
23. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2004.
    
24. Самуэльян Н. Настольная книга секретаря-референта. «Менеджер», 2002 г,
    
25. Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Психология управления: учебное пособие. - Ростов н/Д, 2004
    
26. Соловьев Э. Я. Современный этикет. "Ось", 2003.
    
27. Серова Г.А., Андреева В. И., Литвинцева И. А. Секретарское дело. М.: 2003.
    
28. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк.; ИНФРА-М, 2002.
    

29. Чернышева М.А. Этика деловых отношений. - М., 2005.
    
30. Харрисон Дж. Организация работы секретаря. 2-ое издание. – М.: Экономика, 2003
    
31. Ришар К. Секретарь - референт - референт учреждения. – М.: Экономика, 2003
    
32. Материалы периодической печати :
    

Красавин А.С. Секретарь и документооборот. // Журнал « Справочник секретаря и офис менеджера» № 4 2003 г


Денисова И.В. Секретарь и корпоративная культура. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» 2004 г № 2


Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» 2004 г № 6


П.Гальченко Зачем нужна должностная инструкция. Кадровое дело 2004 г № 9

Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1. С. 35.


Аксюта А.А. «Обзор ресурсов Интернет: демо-версии систем автоматизации делопроизводства и документооборота». Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятии» № 7 2004 г


Д.В. Капаев «Окупаемость внедрения электронного документооборота – возможно ли её рассчитать?». Журнал « Делопроизводство и документооборот предприятии» № 3 2005г


Савельев А.М. «Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г


Т.В. Кузнецова Организация рабочего времени и оборудование рабочего места. Секретарское дело N4 2005 год

Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4.


Уткина Э.Ю., Роль секретаря в формировании корпоративной культуры. Секретарское дело N3 2005 год


Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4.;


Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2002. №4

С. Короткий. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2004. № 3.

33. Документы управления ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть»