Geum.ru

Злобина Г. Р. Ргали

Вид материалаДокументы

Содержание


Система включает следующие функциональные типы АРМов
Работа по адаптации и внедрению Системы в РГАЛИ ведется в 3 этапа
Третий этап
Фонд содержит одну или несколько научных описей. Научная опись
Единица хранения
Подобный материал:
Злобина Г. Р. РГАЛИ

Об информатизации системы научно-справочного аппарата РГАЛИ



Российский государственный архив литературы и искусства – федеральный архив, указом Президента РФ внесенный в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов России.

Специфика архива – комплектование и хранение фондов учреждений и организаций профиля архива, а также личных фондов деятелей литературы и искусства, дополняющих и обогащающих информационную базу архива. РГАЛИ хранит документальные материалы деятелей дореволюционной России, советской эпохи и нового времени: рукописи художественных произведений, нотные рукописи, графику и рисунки, материалы театральных постановок, сценарии художественных и документальных фильмов, переписку, дневники, воспоминания, фотографии. Значительную группу составляют фонды редакций газет и журналов, издательств, творческих союзов, ассоциаций, объединяющих деятелей литературы и искусства. Интересны и богаты по содержанию фонды театров, учебных заведений, киностудий, а также учреждений по руководству культурой: Министерство культуры СССР, Комитеты по делам искусств СССР и РСФСР, Комитет по делам кинематографии, Главискусство Наркомпросса и др. В 3002 фондах насчитывается свыше 1 млн. 300 000 единиц хранения. Хронологические рамки собранных документов охватывают преимущественно три столетия с XVIII по ХХ в.

Для возможно более полного использования документов архива создан и продолжает создаваться и совершенствоваться научно-справочный аппарат (НСА).

Вопросы структуры системы НСА рассматривались в архиве неоднократно. Это направление деятельности архива разрабатывалось методически, обсуждалось на заседаниях Методической комиссии и Научного совета РГАЛИ.

Методологической базой для работ по созданию НСА архива всегда являлись «Основные правила работы государственных архивов» (в различных редакциях). Так, в издании 1962 г., было сформулировано само понятие системы научно-справочного аппарата государственного архива, изложены принципы построения единой системы справочников, закреплено их функциональное разделение. Для создания систематических каталогов большое значение имело издание «Схемы единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР в каталогах государственных архивов (советский период)» 1962 г.

Состав и содержание документов РГАЛИ потребовали большой методической работы для обеспечения работ по созданию НСА архива. Одной из первых работ можно считать «Инструкцию по каталогизации документальных материалов ЦГАЛИ» 1961 г.; далее «Методические рекомендации по составлению НСА к сборникам документов профиля ЦГАЛИ» 1973 г. и т.д. Итоговой работой можно считать «Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство)» 1990 г., в создании которых принимали участие ведущие специалисты архива, где отражены все этапы работы с документами.

За годы научной и практической деятельности РГАЛИ сложилась система НСА как группа справочников, взаимно дополняющих друг друга. Система привязана к специфике архива. Основными её особенностями являются тесная взаимосвязь между всеми элементами НСА и четко организованная реализация комплекса ретроспективной информации документов РГАЛИ. Система НСА обладает преемственностью, где каждый элемент выполняет свою определенную роль и дает возможность как к расширению зоны поиска, так и к сужению её для большей конкретизации извлекаемой информации.

Основными видами НСА РГАЛИ являются: путеводители, описи, каталоги – именной и систематический. Специфика документов РГАЛИ диктует особый подход к созданию архивных справочников. Эти особенности сказались на принципах и методике создания путеводителей по документам архива, соотношении и взаимосвязи именного и систематического каталогов. Преобладающее наличие документов личного происхождения, в том числе и в фондах учреждений профиля культуры, определило именной принцип выявления информации и закрепления ее в системе НСА архива.

Основным видом НСА, традиционным для всех архивов, является архивная опись. Назначение описи фонда – с наибольшей полнотой раскрыть состав и содержание документов данного фонда, обеспечить учет этих документов. Зачастую описи фонда имеют свой справочный аппарат.

РГАЛИ начал работу по научному описанию своих документальных материалов с 1947-48 гг. Первые печатные описи являлись по сути воспроизведением инвентарных описей, в них было мало элементов научного исследования. Постепенно практическая работа все более наполнялась научным содержанием и получала методическое обеспечение. Было проведено категорирование фондов, что отразилось на методике научного описания документов. В настоящее время научное описание фондов личного происхождения представляет комплекс работ и включает следующие элементы:

- ознакомление с историей жизни и деятельности фондообразователя,

- составление схемы систематизации документов фонда,

- формирование документов в единицы хранения, технические виды работ,

- описание единиц хранения и вынесение на обложки дел,
  • внесение единиц хранения в опись, составление указателей,

- каталогизация документов фонда (составление именных и тематических карточек),

- выявление особо ценных и уникальных документов, а также документов, требующих реставрации,

- составление аннотации для путеводителя.

Все эти работы проводит один сотрудник, работа считается завершенной после проверки описи гл. хранителем, приема аннотации в публикаторском отделе , проверки и приема карточек для каталога в отделе НИР и НСА. Как правило, за годы работы в архиве сотрудники специализируются в определенной отрасли искусства, соответственно подбираются и личные фонды. При описании специальность фондообразователя также находит отражение в схеме систематизации документов фонда.

Общая схема систематизации включает следующие разделы:

- творческие материалы (рукописи, ноты, изобразительные материалы)

- переписка

- материалы к биографии

- материалы, собранные фондообразователем для своих работ

- материалы о фондообразователе

- изобразительные материалы

- материалы родственников

Творческие материалы систематизируются по жанрам, далее по хронологии; переписка в алфавите адресатов и корреспондентов, документы в других разделах =- по хронологии.

Эта схема как типовая используется и при систематизации карточек именного каталога на определенное лицо, и при составлении аннотации для путеводителя, что обеспечивает взаимосвязь и преемственность системы НСА архива.

Общедоступным источником информации о материалах архива является печатный путеводитель. Он выходит с периодичностью в 5-7 лет и содержит комплексную информацию о составе и содержании документов архива на уровне фонда. В небольших по объему описательных статьях заложена информация о фондообразователе и документах его архива с указанием дат жизни, крайних дат документов, жанровом составе, количестве рукописей, писем, ФИО адресатов и корреспондентов. Приводятся названия наиболее значимых документов, в том числе в разделе «Собранные»; указано количество фотографий, перечислены лица, запечатленные на них.

Путеводитель снабжен указателями, перечнем вновь поступивших фондов и др. С 1959 г. (вып.1) издано 7 выпусков, на подходе 8. Сохраняется преемственность каждого выпуска по отношению к предыдущим путем отсылок к ранее описанным частям фондов, указаний о переработке и включении материалов в новую аннотацию, внесения дополнительных справочных сведений.

Наряду с традиционным видом путеводителя РГАЛИ как печатного справочника, в рамках сотрудничества с Институтом русской культуры в г. Бохуме (ФРГ) все выпуски путеводителей были переведены в 1998 г. на CD-ROM. Первоначальный поиск осуществляется по разделам: личные фонды, коллекции и собрания, государственные учреждения и организации, театры, киноорганизации, музеи, учебные заведения, научные институты. Статьи внутри каждого из этих разделов располагаются в алфавитном порядке. Аннотация включает краткое описание фонда, количество единиц хранения, хронологические рамки.

В исторически сложившийся системе научно-справочного аппарата РГАЛИ значительное место занимают каталоги: именной и систематический. Без преувеличения можно сказать, что каталоги РГАЛИ являются лучшими в архивной системе. К созданию именного каталога архив приступил в начале 1950-х годов, систематического – в середине 1960 –х гг. На 1 января 2004 г. объемы каталогов РГАЛИ составили: именного – более 1 млн. 700 тыс. карточек, систематического – около 300 тысяч карточек. Непрерывно идет процесс их пополнения, ежегодно вливается 45 тысяч карточек. При создании каталогов используется традиционный ручной способ. Описание документов проводится на основе «Методических указаний по работе с документами личного происхождения» (М., 1967 г.) Следует особо отметить, что выдерживается преемственность в методике каталогизации, что несомненно важно при переводе вторичной документной информации в электронный формат.

Схема систематизации именного каталога построена по алфавитному принципу, в пределах одного имени она повторяет, в основном, общепринятую систему систематизации документов личного происхождения. Таким образом, обеспечивается получение информации о материалах определенного лица, входящих в состав всех фондов архива, как личных, так и фондов учреждений и организаций, так называемый « сквозной поиск».

Каталоги РГАЛИ – итог полувековой работы нескольких поколений архивистов – представляют собой уникальную информационную совокупность, пользующуюся повышенным спросом отечественных и зарубежных исследователей, работающих в читальном зале, а также других категорий потребителей. Анализ обращений читателей к каталогам архива, проведенный по «Книге регистрации обращений исследователей к каталогам РГАЛИ», позволяет сделать вывод о неуклонном росте интереса к материалам архива. Современный уровень развития информационных технологий представляет возможность решить насущную проблему эффективного использования документальных ресурсов РГАЛИ – создание электронного каталога, обеспечивающего оперативный и адресный доступ к документной информации на качественно новом уровне как в стенах архива, так, в перспективе, и в информационной сети.

Среди наиболее популярных тем значительное место занимает история русской литературы ХХ века. Состав документов РГАЛИ в полной мере отвечает информационным запросам. Более 50 % личных фондов архива – фонды литераторов, писателей, журналистов, критиков, историков литературы. Среди них А.А. Ахматова, А.А. Блок, Б.Л. Пастернак, М.И. Цветаева, С.А. Есенин, В.В. Маяковский, К.Д. Бальмонт, А.И. Куприн, А.т. Твардовский, К.М. Симонов, А.А. Фадеев, В.С. Гроссман, А.И. Солженицын, В.Т. Шаламов, И.Г. Эренбург. Даже краткий перечень фамилий показывает значительную ценность документального комплекса, связывающего воедино «великую реку времени»: здесь и поэты «Серебряного века» и деятели русского зарубежья, и советские писатели. Многочисленные личные фонды архива в комплексе с документами институтов управления культурой и творческих объединений литераторов, а также фондов издателей и редакций журналов составляют всеобъемлющую источниковую базу для изучения литературного процесса в России в ХХ веке. Именно поэтому в 2001 г. РГАЛИ обратился к Институту «Открытое общество» с просьбой о предоставлении финансирования для проведения работ по созданию электронного каталога «Русская литература ХХ века. Серебряный век».

Группа программистов в составе сотрудников сектора информационных технологий Института прикладной математики им. М.В. Келдыша РАН Ю.А. Бухшатба и А.А. Воробьева в тесном контакте с участниками проекта – сотрудниками РГАЛИ разработали структуру описания документа в базе электронного каталога, создала программу-редактор для заполнения и модификации базы данных, осуществляла модифицирование программного обеспечения в соответствии с новыми потребностями, возникающими в ходе выполнения проекта.

Созданная программа предназначена для ввода информации о документах личного происхождения, но может быть использована также для ввода информации о документах, образовавшихся в результате деятельности институтов управления культурой и творческих объединений, издательств и редакций газет, журналов, фонды которых хранятся в РГАЛИ. Содержание вводимой информации в целом соответствует принятой в РГАЛИ методике описания документов.

В ходе выполнения проекта была разработана удобная в эксплуатации программа поиска информации в базе данных, позволяющая осуществлять поиск информации по одному или нескольким заданным параметрам. При этом заданные при поиске слова или даты при получении информации на экране выделяются другим цветом, что позволяет быстро зрительно выделять искомое в тексте.

Данная программа позволяет осуществить сквозной поиск информации по всем фондам, внесенным в базу данных, и получать информацию как в виде подробного описания единиц хранения, содержащих искомые документы, в виде аннотации документов, так и в виде списка всех найденных документов, от которого возможен переход на подробное описание единиц хранения и документов.

Программа предусматривает возможность поиска информации как в хронологическом диапазоне, так и по точно указанной дате, а также по слову в различных склонениях и падежах и по определенному написанию искомого слова, что позволяет избежать получения пользователем излишней информации. Программа предусматривает также возможность просмотра полностью описей фондов, информация о которых введена в базу данных.

Осуществление данного проекта позволило РГАЛИ приступить к созданию электронного каталога документов архива. Положительными итогами проекта являются: приобретение техники, создание программного обеспечения электронного каталога, разработка методики ввода информации в базу данных, получение сотрудниками архива практического опыта, подготовка CD-диска с иллюстрированным каталогом, создание самого электронного каталога «Русская литература ХХ века. Серебряный век».

Учитывая, что 35% из всех хранящихся в архиве единиц хранения составляют изобразительные материалы (картины, графика, уникальная коллекция фотографий), в конце 2002 г. РГАЛИ обратился в Фонд Форда с предложением стать генеральным спонсором проекта «Изобразительные источники РГАЛИ». Данный проект позволяет решать следующие задачи:
  • выявление ранее неизвестных изобразительных материалов,
  • создание иллюстрированного каталога в традиционном и электронном вариантах,
  • возможность экспонирования (в т.ч. копийные выставки, возможность обмена по Интернету),
  • развитие информационной системы,
  • реставрация документов,
  • проведение образовательных программ,
  • работа со СМИ и издательская деятельность.

И вот весной 2003 г. проект стартовал. Для решения вопросов развития информационной системы РГАЛИ был заключен договор с ОАО «Альт-Софт» Информационные и Коммуникационные технологии. Санкт-Петербург. Эта фирма предложила для внедрения в РГАЛИ систему «Каиса-Архив».

Система КАИСА предназначена для создания и использования баз данных объектов культурного наследия, документов архивных хранилищ, памятников истории и культуры, архитектурных ансамблей, археологических памятников и позволяет описывать не только свойства и атрибуты соответствующих информационных объектов, но и отношения между ними.

Основными функциями системы КАИСА являются:
  • ведение базы данных объектов культурного наследия любых функциональных типов (настраиваемые структурированные описания данных, тексты документов, отношения между информационными объектами, изобразительные материалы, картография).
  • ведение нормативно-справочного аппарата, используемого при формировании описаний объектов культурного наследия.
  • поддержка автоматизированного документооборота в системе в соответствии с установленными правилами.
  • поддержка настраиваемого вывода информации из базы данных документов в формате RTF, обеспеченных изобразительным и картографическим материалом.

КАИСА разработана специалистами ОАО «Альт-Софт» Информационные и коммуникационные технологии Санкт-Петербург ссылка скрыта

Система обладает гибкой, настраиваемой структурой базы данных (БД), позволяющей легко создавать новые информационные объекты культурного наследия с заданными атрибутами и свойствами с поддержкой соответствующего нормативно-справочного аппарата.

В системе осуществлена поддержка произвольного множества языков описания информационных объектов, включая справочный аппарат (русский, английский, немецкий и т.д.).

Система спроектирована в архитектуре клиент-сервер. В качестве сервера БД используется СУБД Oracle 9, в качестве WEB-сервера Apache Tomcat, на клиентских местах используется стандартный браузер (Internet Explorer и т.п.).

Даная технология не требует инсталляции клиентского программного обеспечения на многих рабочих местах, а при наличие выделенного интернет-канала имеется возможность осуществлять удаленное администрирование системы.

Реализация системы проведена с использованием языка PL/SQL в качестве основного языка разработки серверной логики и Java в качестве языка для обработки данных, представленных в виде XML.

Структура системы КАИСА принципиально открыта для интеграции информационных объектов различных типов, описывающих предметы музейных коллекций, объекты культурного наследия, документы архивных хранилищ.

Система КАИСА-АРХИВ поставлена и внедрена в следующих архивах:

Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД СПб) ссылка скрыта (2000г.)

Российский Государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ Москва)(2004г.)

Российский Государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД Красногорск) (2004г.)

Информационная система КАИСА-АРХИВ, внедренная. в РГАЛИ, предназначена для:

- создания, ведения и использования электронного каталога описаний и изображений единиц хранения РГАЛИ;(2004г)

- автоматизации решения учетных, информационных и научных задач хранения и использования документов в отделах РГАЛИ.(2005г)

Система обеспечивает:
  • ведение единой, общей для всех подразделений РГАЛИ базы данных описаний и изображений единиц хранения; базы данных документов и сопровождающих их справочников. Все базы данных располагаются на одном компьютере - сервере системы
  • одновременный доступ к документам и справочникам системы с нескольких рабочих мест;
  • ведение картотеки изображений с возможностью доступа к ним с любого рабочего места;
  • быстрый поиск по многим условиям в базе данных и выдачу информации в виде каталогов, списков и других выходных форм;
  • просмотр и вывод распечаток выходных форм с изображениями (списки, каталоги и т.п.) на любой сетевой принтер;
  • формирование и вывод учетных документов системы по требованию;
  • однократный ввод данных и использование их всеми отделами РГАЛИ с помощью сетевых средств;
  • оформление основных видов учетных документов;
  • выполнение услуг по предоставлению оцифрованных копий единиц хранения и их частей:

Система предназначена для автоматизации работы следующих подразделений РГАЛИ:

- Центр комплектования;

- Центр хранения и государственного учета документов;

- Научно-информационный центр;

- Отдел архивной коммуникации.

Система построена по технологии клиент-сервер. Она состоит из базы данных, размещенной на внутреннем сервере РГАЛИ и автоматизированных рабочих мест (АРМ), связанных локальной сетью. Кроме АРМов в сеть включены другие компьютеры. Это позволяет специалистам иметь доступ к необходимым им документам, порождаемым в системе.

Система включает следующие функциональные типы АРМов:

1. Редактирование и использование электронного каталога (ЭК)

2. АРМ специалиста по комплектованию документами личного происхождения (АРМ ОКЛП)

3. АРМ специалиста по работе с учреждениями - источниками комплектования и упорядочению документов, находящихся на ведомственном хранении (АРМ ОКУ).

4. АРМ архивохранилища

5. АРМ специалиста по научному описанию документов личного происхождения (АРМ ГНО);

6. АРМ специалиста по развитию научно-справочного аппарата (АРМ отдела каталогизации);

7. АРМ Главного хранителя

8. АРМ специалиста по подготовке документальных публикаций (АРМ публикатора)

9. АРМ специалиста по информационному обеспечению и выполнению запросов и подготовке выставок (АРМ ОИ);

10. АРМ специалиста по работе с исследователями (АРМ ЧЗ)

11. АРМ посетителя читального зала (АРМ посетителя).

Каждый АРМ может тиражироваться, количество экземпляров не ограничено.

Работа по адаптации и внедрению Системы в РГАЛИ ведется в 3 этапа.

На первом этапе , реализованном в 2004г., создается электронный каталог.

На втором этапе - АРМы, предназначенные для приема, описания, хранения и использования фондов личного происхождения.

Третий этап: АРМ публикатора, АРМ ОКУ, АРМ ОИ, АРМ посетителя

Описание информационных объектов


Схема информационных объектов:

Фонд


Опись

Опись


Единица хранения

Единица хранения

Единица хранения






Фонд характеризуется следующими основными параметрами:

- наименование фонда

- фамилия фондообразователя

- уникальный номер

- дата создания фонда

- фамилия сдатчика

- тип фонда:

Каждый Фонд содержит одну или несколько научных описей. Научная опись представляет собой перечень единиц хранения, систематизированных по Схеме систематизации.

Единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по какому-либо признаку. Листы в каждой единице хранения пронумерованы. В системе предусмотрена возможность полистного описания единиц хранения. Каждой единице хранения присваивается уникальный шифр: №_фонда . №_описи . №_дела(единицы хранения)

На каждую единицу хранения заводятся тематические карточки систематического каталога. Их может быть сколько угодно. Таким образом происходит привязка единицы хранения к рубрикам ( по "Схеме единой классификации документной информации ..."). На каждую единицу хранения заводятся карточки именного каталога. Их может быть сколько угодно. Таким образом происходит привязка единицы хранения к персонам.

В карточках систематического каталога ГНО производит привязку единицы хранения к временному интервалу (дате) и месту (географическому названию).

Персона является самостоятельным информационным объектом и характеризуется следующими параметрами:

- фамилия, имя, отчество

- даты жизни

- биографические сведения

- библиография

- род деятельности (м.б. несколько)

- отношения к фондам (фондообразователь, сдатчик)

- отношения к единицам хранения (автор, упоминаемое лицо, адресат, ...)

Изображения - это электронные копии единиц хранения, листов или и их частей. Файлы записаны в формате jpg на любом жестком диске компьютеров, работающих в локальной сети. К каждой единице хранения или персоне можно "привязать" произвольное количество изображений. Одно изображение можно отнести к произвольному числу ЕХ и персон. Системой поддерживается формат "пирамидальный JPG", позволяющий представлять изображение документов, снятое с высоким разрешением, в любом заданном масштабе. Это дает возможность рассматривать мельчайшие детали изображения практически без потери качества.

В электронном каталоге можно производить поиск для объектов и справочников всех типов по всем атрибутам и их логическим сочетаниям («И», «ИЛИ», «НЕ равно», «НЕ содержит»).. Поддержаны следующие операции над атрибутами объектов, в том числе атрибутами объектов, взятыми из соответствующих справочников:

Равно – точное значение атрибута

Содержит –фрагмент значения атрибута

Не равно –значения атрибута, которых не должно быть у искомых записей.

Для числовых атрибутов (например, точная датировка) поддержаны также условия «больше, меньше, больше или равно, меньше или равно».

Для подготовки тематической подборки единицам хранения приписывается тема. Принадлежность ЕХ к той или иной теме не является ее собственным атрибутом (как тип или число листов) - это связь интерпретационная. Одна ЕХ может быть связана с произвольным количеством тем, каждой теме ставится в соответствие произвольное количество единиц хранения.

Тема может иметь структуру (разделы, подразделы) - аналогично описи. Вложенность не ограничена. Подбор ЕХ, включаемых в тему, производится любым специалистом с любого рабочего места. Для выбора нужных ЕХ используются все вышеописанные средства поиска. Все сформированные когда-либо темы хранятся в базе данных.

Таким образом, электронный каталог позволяет создавать различные информационные ресурсы: каталоги, компакт-диски, сайты - используя занесенные в базу данных описания, связи и изображения.

Вот те сведения, которыми я хотела поделиться с Вами, об информатизации системы НСА РГАЛИ.