Ms access База данных (БД)

Вид материала

Документы

Содержание Система управления базой данных Ms access Создание таблицы путем ввода данных. Пустые строки

Подобный материал:

• Лекция на тему «Что такое база данных. Реляционная база данных ms access», 67.11kb.
• Ms access Создание базы данных, 34.31kb.
• Курсовая работа, 52.16kb.
• Тематическое планирование по теме: База данных. Прикладная среда система управления, 261.39kb.
• Урок 1 Тема: «Знакомство с субд ms access», 51.1kb.
• Комплекс лабораторных работ в среде access microsoft Access является настольной субд, 469.78kb.
• Методическая разработка по дисциплине «Информатика» Тема: Система управления базами, 698.73kb.
• «Обработка баз данных при помощи Microsoft Access», 1092.93kb.
• Лабораторная работа по дисциплине «Компьютерные технологии в науке и производстве», 77.14kb.
• Должна быть конкретной, кратко сформулированной и соответствовать современному уровню, 20.13kb.

MS Access

База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных данных, которые хранятся во внешней памяти компьютера, и организованы по определённым правилам, которые предполагают общие принципы описания, хранения и обработки данных.

Информация, которая хранится в БД, как правило, относится к некоторой предметной области. Например, БД:

• Книжного фонда библиотеки;
  
• Кадрового состава предприятия;
  
• 09;
  
• Законодательных актов уголовного права;
  
• Современной музыки;
  

Виды БД

1. По характеру хранимой информации.
   
   1. фактографические;
      
   2. документальные;
      
   3. документально-фактографические.
      
2. По способу хранения данных:
   
   1. централизованные;
      
   2. распределенные;
      
3. По способу доступа к данным:
   
   1. локальные;
      
   2. сетевые.
      
4. В зависимости от способа организации данных:
   
   1. реляционные;
      
   2. сетевые
      
   3. иерархические.
      

Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определённом формате (1-3), например, Автор, название, год издания…

В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная (4,5). Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.

Сама по себе БД содержит только информацию – «информационный склад» - и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание пользователя осуществляет СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. СУБД – это программное обеспечение, которое позволяет создавать БД, обновлять и дополнять информацию, обеспечивать гибкий доступ к информации. СУБД создаёт на экране компьютера определённую среду для работы пользователя (интерфейс), и имеет определённые режимы работы и систему команд. Именно на основе СУБД создаются и функционируют информационно-поисковые системы (WWW).

Основные функции СУБД:

• Определение данных;
  
• Обработка данных;
  
• Управление данными;
  

Операции, выполняемые СУБД:

• Добавлять в таблицу одну или несколько записей;
  
• Удалять из таблицы одну или несколько записей;
  
• Обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
  
• Находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.
  

Типы СУБД

Известны 3 способа организации информации в БД и связи между ними:

1. Иерархические (в виде дерева)
   
2. Сетевые
   
3. Реляционные
   

1. Иерархические. Существует строгая подчиненность элементов: один главный, остальные подчиненные. Например, система каталогов на диске.
   
2. Сетевая БД более гибкая: нет явно выраженного главного элемента, и в ней существует возможность установление горизонтальных связей. Например, организация информации в Интернете (WWW).
   
3. Наиболее распространенными являются реляционные БД.
   

Реляционная СУБД. Таблица, запись, поле.

Реляционной (от английского “relation”- отношение) называется БД, которая содержит информацию, организованную в виде прямоугольной таблицы.

Каждая строка таблицы содержит информацию об одном конкретном объекте БД (книге, сотруднике, товаре), а каждый столбец – конкретную характеристику этого объекта (фамилия, название, цена). Строки такой таблице называются записями, столбцы - полями.

Каждое поле имеет свой формат и тип. Реальные БД состоят ,как правило, из нескольких таблиц, связанных между собой каким-нибудь полем и, при запросе к такой БД можно использовать информацию из разных таблиц.

Одной из распространенных на сегодняшний день СУБД является СУБД, которая входит в состав ПП MS OFFICE. СУБД ACCESS отличается от других СУБД простотой создания основных объектов БД, но имеет и недостатки, например вся БД хранится в одном файле и ею нельзя управлять, используя программы на современных языках программирования.

Загрузка БД происходит так же, как и загрузка других программ Ms OFFICE. Отличие заключается в том, что сразу при создании БД мы должны указывать имя файла. Это вызвано тем, что файл БД содержит в себе очень много взаимосвязанных объектов, и все изменения в них фиксируются сразу на диске.

Основные объекты СУБД MS ACCESS

Главное окно БД содержит следующие объекты:

Объект	Описание
Таблицы	Объекты, в которых хранятся данные. Выглядят во многом подобно ЭТ
Запросы	Извлекает данные из таблиц на основе критериев, заданных пользователем.
Формы	Шаблоны отображения данных, облегчающие чтение и понимание данных в таблицах, так же используются для более комфортного ввода данных.
Отчеты	Шаблоны распечатывания данных и проведения дополнительных вычислений.
Страницы	Шаблоны для представления форм и отчетов в виде HTML-файлов для размещения их в Интернете.
Макросы	Специальные команды для автоматизации работы с БД
Модули	Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы.

Способы создания таблиц:

1. Создание таблицы с помощью мастера.
   

Этот способ позволяет воспользоваться готовыми шаблонами для быстрого создания таблиц.

2. Создание таблицы путем ввода данных.
   

Таблица создается путем простого ввода данных, так же как и в ЭТ. При этом ACCESS пытается самостоятельно определить типы полей. Названия полей можно изменять в самой таблице: дважды щелкнуть на имени поля и записать новое имя.

3. Создание таблиц в режиме конструктора.
   

Типы данных и их свойства

Тип данных:

• Текстовый – любой текст до 255 символов.
  
• МЕМО – текст до 65535 символов.
  

• Числовой – любые числовые данные.
  
• Дата/время – дата и время до 8 байт.
  
• Денежный – округленные числовые данные, для денежных значений.
  
• Счетчик – уникальное числовое значение, используемое для автоматической нумерации каждой вводимой записи.
  
• Логический – логическое значение ДА НЕТ.
  
• После объекта OLE – поле для вставки данных из разных файлов (графика, звук).
  
• Гиперссылка – путь к документу, странице в Интернете.
  
• Мастер подстановок – мастер, создающий поле со списком допустимых значений из другой связанной таблицы.
  

Описание - в этом столбце хранится информация о поле – не обязательно.

Свойства поля - здесь задаются свойства выделенного поля. Они зависят от типа данных в этом поле.

• Размер поля – задает максимальное число символов в текстовом поле и ограничивает диапазон значений для числового поля.
  
• Формат поля – задает формат отображаемых данных, например дат и чисел.
  
• Число десятичных знаков – задает это число.
  
• Маска ввода – используется для установки шаблонов текстовых данных (например, для записи номеров телефонов) и данных типа Дата/время.
  
• Надпись – позволяет ввести дополнительное имя для поля. Которое будет использовано в отчетах и формах.
  
• Значение по умолчанию – задает стандартное значение, автоматически вводимое в это поле.
  
• Условие на значение – ограничивает вводимые данные значениями, удовлетворяющими некоторому критерию достоверности (максимально возможное значение, достоверная дата и т.д.).
  
• Пустые строки – разрешает вводить пустые строки в поля типа текст, МЕМО и OLE и гиперссылка.
  

Ключевое поле

Каждая запись должна отличаться от другой значением хотя бы одного поля, которое называется ключом. Ключевое поле – это поле или группа полей, которые однозначно определяют запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.

По ключевому полю можно однозначно идентифицировать запись – его значение не повторяется у разных записей. Это поле используется для связи записей из разных таблиц. Значения в ключевом поле по умолчанию не могут повторяться и быть пустыми.

1. По характеру хранимой информации.
   
   1. фактографические;
      
   2. документальные;
      
   3. документально-фактографические.
      
2. По способу хранения данных:
   
   1. централизованные;
      
   2. распределенные;
      
3. По способу доступа к данным:
   
   1. локальные;
      
   2. сетевые.
      
4. В зависимости от способа организации данных:
   
   1. реляционные;
      
   2. сетевые
      
   3. иерархические.