И. В. Гваева А. А. Тепляков Делопроизводство Курс лекций

Вид материала

Курс лекций

Содержание Примеры реализации систем электронного документооборота Общее описание Основные функции системы Документ в системе Регистрационная карточка Файл документа Контрольные вопросы к теме 11

Подобный материал:

• Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
• Программа для учащихся 11 го класса Название: Компьютерное делопроизводство, 109.67kb.
• Курс лекций Барнаул 2001 удк 621. 385 Хмелев В. Н., Обложкина А. Д. Материаловедение, 1417.04kb.
• Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
• Курс лекций по автоматизированному электроприводу для итр проектный организаций с применением, 24.37kb.
• Курс лекций (28 часов) канд филос наук О. В. Аронсон Курс лекций «Математика и современная, 27.49kb.
• Курс лекций в электронной форме содержит все лекции предусмотренные программой дисциплины, 32.88kb.
• Сергей Федорович Платонов Полный курс лекций, 11181.62kb.
• В. А. Деденко Л. Г. Караваев В. А. Курс лекций, 48.22kb.
• Делопроизводство, 3512.65kb.

Примеры реализации систем электронного документооборота

В качестве примера реальной системы электронного документооборота можно привести систему автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов в Аппарате Совета Министров Республики Беларусь.

Общее описание

Система разработана на базе СЭД LanDocs.

Модуль программного обеспечения Делопроизводство входит в комплекс программного обеспечения LanDocs и является базовым модулем для обеспечения автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов (полнофункциональный модуль).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) состоит из следующих составных частей:

1. документирования – процедур создания, согласования, утверждения и выпуска документов;
   
2. организации работы с документами – процедур организации документооборота, т.е. движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и/или сдачи в дело.
   

Система позволяет автоматизировать различные процедуры делопроизводства, как организации работы с документами, так и документирования. Гибкость и адаптивность системы к особенностям реализации процедур обеспечивается такими средствами как:

• гибкая регистрационная карточка;
  
• настройка справочников системы на специфику делопроизводственных процессов организации;
  
• развитые средства разграничения доступа к функциональным правам и правам на документы.
  

Область применения системы LanDocs – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
  
• создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;
  
• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
  
• автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
  
• автоматизированная рассылка документов и контроль исполнения документов и поручений;
  
• обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
  
• подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
  
• интеграция с корпоративной электронной почтой и внешними системами.
  

Основные функции системы

Система позволяет выполнять следующие основные функции:

• регистрации документов;
  
• ввода текстов документов (файлов) и поддержки функций работы с файлами;
  
• обмена документами и сообщениями, направления заданий на исполнение;
  
• контроля исполнения документов и заданий;
  
• работы в режиме замещения исполнителя;
  
• отслеживания делопроизводственных связей между документами, формирования сложно-структурированных папок;
  
• навигации и поиска документов;
  
• архивирования документов, восстановления документов из архива;
  
• отчетности по документообороту;
  
• сканирования бумажных документов, работы с изображениями документов;
  
• интеграции с офисными приложениями для работы с электронными документами;
  
• интеграции с внешними Windows-приложениями;
  
• рассылки заданий и извещений пользователям электронной почты;
  
• применения электронной подписи;
  
• выполнения и контроля делопроизводственных операций над документами;
  
• работы через Интернет;
  
• ведения справочников.
  

Документ в системе

СЭД – система, ориентированная на работу с документами. Документ в ней представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлов и их версий с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs».

Документ LanDocs – это совокупность трех основных составляющих:

• регистрационной карточки;
  
• текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке);
  
• сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу).
  

При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный электронный документ.

Регистрационная карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документов. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяется администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован, и в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом представляют собой совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений по документу, и записей в протоколах работы системы относительно информационных объектов документа. При активированной системе безопасности в сведения включается информация о примененных электронных цифровых подписях.

«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

В качестве еще одного примера реальной системы электронного документооборота можно привести систему автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, которые используются в Управлении делами Президента Республики Беларусь, министерствах финансов, сельского хозяйства и продовольствия и т. п.

Пакет прикладных программ «Канцлер» является системой электронного документооборота,  которая способна комплексно решить все задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и архивной обработке. Пакет прикладных программ «Канцлер» стал результатом тщательного исследования программных сред, детального изучения потребностей пользователя и нормативно-правовой базы. СЭД «Канцлер» работает по модульному принципу и может включать в себя различные приложения-модули, связанные между собой «Базовой системой»:

• «Делопроизводство»
  
• «Управление персоналом» 
  
• «Договоры»
  
• «Архивное дело»
  
• «Обращения граждан»
  
• «Гербовые бланки»
  
• «Потоковое сканирование»
  
• «Электронная  цифровая подпись»
  
• «Система менеджмента качества»
  
• «Задания»
  
• «Нормативные акты»
  

Система электронного документооборота позволяет организовывать хранение, маршрутизацию и движение документов, коллективную и групповую работу сотрудников, автоматизировать деловые процессы предприятия. Электронный документооборот объединяет сотрудников, необходимую им информацию и деловые процессы в единую безопасную, надежную и динамичную рабочую среду, автоматизирует деловые процессы предприятия.

Эффективность ППП «Канцлер» достигается за счет ускорения обработки документов и решения срочных задач, укрепления исполнительской дисциплины, повышения эффективности и производительности труда.

Основной целью создания ЕИС КВП Республики Беларусь является повышение качества контроля за выполнением поручений Главы государства и совершенствование работы государственного аппарата управления в целом. Процесс контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь в настоящее время реализуется в связанной структуре государственных органов.


Ведущая роль в указанной структуре госорганов принадлежит Администрации Президента Республики Беларусь как распорядительному органу, организующему оформление и доведение до исполнителей решений Президента Республики Беларусь в виде конкретных контролируемых поручений. Из Администрации Президента Республики Беларусь после регистрации и постановки на внутренний контроль поручения Главы государства направляются в другие государственные органы для исполнения и контроля исполнения. При этом предусматривается, что в госорганах должны быть обеспечены симметричные меры по организации контроля исполнения и полноты владения информацией, направляемой из Администрации Президента Республики Беларусь.


Основным исполнителем поручений Главы государства является Совет Министров Республики Беларусь, вместе с тем, поручения могут направляться Администрацией Президента Республики Беларусь непосредственно в министерства и ведомства, в территориальные госорганы, в иные государственные учреждения и организации. О направлении поручений в нижестоящие госорганы соответствующие вышестоящие органы должны уведомляться.

В настоящее время в системе ЕИС КВП ПРБ интегрировано и успешно эксплуатируются 4 системы документооборота:


1. Система документооборота на основе Lotus Domino / Notes (Администрация Президента Республики Беларусь)

2. Система документооборота на основе Oracle (Комитет государственного контроля Республики Беларусь)

3. Система документооборота "LanDocs" (Совет Министров Республики Беларусь)

4. Система документооборота "Канцлер" на основе Lotus Notes (Управление делами Президента Республики Беларусь)

Контрольные вопросы к теме 11

1. Что такое бумажный документ?
   
2. Что такое электронный документ?
   
3. В чем заключается процесс выработки и проверки ЭЦП?
   
4. Какие компоненты необходимы для успешного применения ЭЦП?
   
5. Как классифицируются системы электронного документооборота?
   
6. Каковы основные требования к системам электронного документооборота?
   
7. Опишите системы электронного документооборота, которые Вы знаете.