Открытое акционерное общество
| Вид материала | Решение |
- Открытое акционерное общество «Плещеницлес», 296.76kb.
- Открытое акционерное общество "Машиностроительное производственное объединение им., 23.93kb.
- Пояснительная записка, 932.56kb.
- Открытое акционерное общество «Автобытсервис» положение об органах управления, 565.78kb.
- Открытое акционерное общество «ук «жилцентр», 456.43kb.
- Открытое акционерное общество «ореховский льнозавод», 33.94kb.
- Открытое акционерное общество «кузбассгазификация», 267.46kb.
- Открытое акционерное общество "Тепличный комбинат "Завьяловский" Информация о проведении, 102.15kb.
- Ежеквартальный отчет открытое акционерное общество «Туймазинский завод автобетоновозов», 2412.13kb.
- Ежеквартальный отчет открытое акционерное общество «Туймазинский завод автобетоновозов», 1604.48kb.
Приложение 21. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ РЕЕСТРА ЭМИТЕНТА
I. Общие положения
1. На должность специалиста, ответственного за ведение реестра эмитента (далее - специалист), может быть назначено лицо, имеющее незаконченное или законченное высшее образование, опыт работы в сфере деятельности компании и на персональном компьютере. Наличие квалификационного аттестата ФСФР желательно.
2. Прием на работу Специалиста и увольнение производится приказом генерального директора эмитента.
3. Специалист должен знать:
3.1. Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы, связанные с деятельностью общества.
3.2. Требования Гражданского кодекса, действующего законодательства Российской Федерации о рынке ценных бумаг, об акционерных обществах, иные законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы, связанные с деятельностью акционерных обществ;
3.3. Положение о раскрытии информации в форме проспектов ценных бумаг, ежеквартальных отчетов, существенных фактов, списков аффилированных лиц;
3.4. Особенности выпусков ценных бумаг в соответствии со Стандартами, утвержденными Федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг;
3.5. Правила по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг.
3.6. Организацию документооборота
3.7. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.8. Правила и нормы охраны труда.
3.9. Иные внутренние документы общества.
4. Специалист в своей работе руководствуется:
4.1 Законодательством РФ
4.2 Внутренними документами общества.
4.3. Настоящей должностной инструкцией.
5. Специалист подчиняется непосредственно генеральному директору общества.
6. На время отсутствия Специалиста (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Специалист обязан:
1.Хорошо ориентироваться в документах, работа с которыми входит в его должностные обязанности, четко знать стандарты их оформления.
Перечень основных документов, работа с которыми осуществляется Специалистом:
1. Анкета зарегистрированного лица
2. Передаточное распоряжение
3. Залоговое распоряжение
4. Выписка из реестра
5. Регистрационный журнал
6. Иные документы, предусмотренные правилами ведения реестров владельцев именных ценных бумаг.
2. Знать порядок и сроки исполнения поручений и уметь объяснить их обратившимся лицам.
3. В случае необходимости принимать от владельцев, номинальных держателей, доверительных управляющих поручения установленной формы.
При приеме поручений Специалист обязан:
- проверить полномочия лица, передающего документы;
- принять заполненный бланк распоряжения и иные документы, необходимые для проведения указанной в распоряжении операции.
4. Заверять своей подписью и печатью:
- подлинность подписи лица на анкете зарегистрированного лица, передаточном распоряжении и иных документах в случае, если подпись совершена в присутствии Специалиста.
5. Фиксировать полученные документы (поручения) в журнале регистрации входящих документов.
6. После проверки правильности заполнения обрабатывать полученные распоряжения и поручения и проводить на их основании необходимые операции в реестре.
В случае, если операция в соответствии с действующим законодательством, проведена быть не может, составить официальный отказ в проведении операции.
7. После окончательной обработки поручений и, в случае необходимости выдачи исходящего документа зарегистрированному лицу (выписки, уведомления о проведения операции и т.д.), выдать его под роспись данному лицу, а в случае, если документ должен быть отправлен по почте – передать секретарю для отправки.
9. Отработанные документы передать в архив общества.
10. Хранить в тайне, в соответствии с действующим законодательством, содержание принятых документов.
11. Осуществлять направление запросов к Номинальным держателям.
12. Готовить ответы на письменные запросы акционеров.
13. Формировать на основании письменного распоряжения генерального директора списки владельцев ценных бумаг в соответствии с пунктами 5.3.4, 5.3.5, 5.3.14, 5.3.15 настоящих Правил.
14. Участвовать в организации выплаты доходов по ценным бумагам, при взаимодействии с другими структурными подразделениями общества.
15. Участвовать по поручению генерального директора в подготовке и проведении общих собраний акционеров совместно с другими структурными подразделениями общества.
16. Участвовать по поручению генерального директора в подготовке и проведении эмиссий новых выпусков ценных бумаг общества.
17. Обеспечивать сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в реестре общества.
18. Обеспечивать сохранность реестра, включая все документы, на основании которых осуществлялись операции в Реестре.
19. Сообщать генеральному директору обо всех попытках не уполномоченных на это лиц получить доступ к конфиденциальной информации, а так же обо всех попытках любых лиц побудить специалиста к действиям, нарушающим Инструкцию.
III. Права
Специалист вправе:
1. Знакомиться с проектами решений руководства общества, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению генерального директора от специалистов общества информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей
5. Повышать свой профессиональный уровень путем самообразования и прохождения планового обучения в соответствии с решением руководства общества.
6. Обращаться к руководству за оказанием содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность
Специалист несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Приложение 22. Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Настоящие правила определяют порядок регистрации, обработки и хранения входящей документации в ОАО «Домоуправляющая компания Засвияжского района №1» (далее - общество).
1.2 Ответственность за организацию и состояние работы с документами, их своевременное и качественное исполнение, сохранность возлагается на генерального директора общества и руководителей соответствующих подразделений.
1.3 Использование содержащихся в документах сведений в печати, докладах и выступлениях допускается только с разрешения генерального директора.
1.4 Работники общества обеспечивают сохранность находящихся у них на исполнении служебных документов. При уходе работника в отпуск, выезде в командировку, переходе на другую работу, имеющиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя передаются другому работнику.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТООБОРОТУ ОБЩЕСТВА
2.1. КОНТРОЛЬ И ПРОВЕРКА ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1.1 Документы и контролируемые поручения своевременно доводятся до сведения исполнителей руководителем подразделения.
2.1.2 Руководители подразделений, на которых возложен контроль за исполнением документов самостоятельно определяют необходимые меры, формы и методы его реализации, конкретизируют сроки и непосредственных исполнителей.
2.1.3 Документы исполняются в указанные в них сроки. Если срок в документе не указан, то он исполняется в течение 20 дней после его принятия.
2.1.4 Распоряжения, связанные с внесением изменений в систему ведения реестра (далее - СВР), исполняются в сроки, определенные правилами ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, действующими у эмитента. Распоряжение обрабатывается лицом, ответственным за ведение реестра общества.
2.2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
2.2.1 Общество ведет переписку с юридическими и физическими лицами, в том числе с общественными организациями.
При подготовке и оформлении документов исполнители обязаны строго соблюдать требования и правила, которые обеспечивают их юридическую полноценность, способствуют оперативности исполнения и последующему использованию их в финансово-хозяйственной деятельности общества, а также в информационно-справочных целях.
2.2.2 Документ, как правило, должен иметь название или краткий точный заголовок, отвечающий на вопрос: «О чем». Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок носит обобщенный характер.
2.2.3 Все служебные отметки на документе, фиксирующие его прохождение и исполнение, датируются в обязательном порядке.
2.2.4 На отправляемых обществом документах указываются Ф.И.О. исполнителя, номер его телефона, которые проставляются в нижнем левом углу последнего листа.
2.2.5 Документы, которые принимаются на основе постановлений, поручений или являются ответом на присланный документ, должны содержать ссылку на первоисточник с указанием его наименования, номера, даты.
2.3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
2.3.1 Поступающая обществу служебная корреспонденция принимается, регистрируется и передается генеральному директору (руководителю подразделения) с целью определения исполнителя.
Регистрации подлежат все входящие документы. Не регистрируются газеты, журналы, брошюры, книги, плакаты, почтовые извещения и т.д. На документах ставится входящий номер и дата. Подлинником документа является первичная корреспонденция, поступившая извне.
Пакеты с надписью «лично» не вскрываются, а передаются адресатам или их доверенным лицам. Если корреспонденция окажется служебной, то она возвращается для регистрации.
2.3.2 При вскрытии конвертов с заказными или ценными документами номера вложений сверяются с номерами, указанными в описи или на конверте. При расхождении номеров вложений с номерами, проставленными в описях или на конвертах, а также при отсутствии вложений, составляется акт о несоответствии вложения с описью, который немедленно высылается отправителю.
Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы в тот же день пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.3.3 Зарегистрированные служебные документы в зависимости от содержания направляются руководителю. Непосредственно в подразделения направляются документы, для исполнения которых не требуется указания руководства.
2.3.4 Документы и письма, требующие ответа и переданные после регистрации непосредственно в подразделения или рассмотренные без конкретного поручения, исполняются и контролируются в подразделениях самостоятельно.
Поступившая корреспонденция передается руководителю подразделения или исполнителям в день получения. Срочные документы направляются на исполнение в первую очередь.
Исполненные документы подшиваются в дела подразделения и хранятся в них согласно установленным срокам и номенклатуре дел.
2.3.5 Входящая корреспонденция рассматривается руководителями общества не более двух дней и передается исполнителям с точным указанием порядка и срока исполнения (если сроки не оговорены иными нормативными документами общества).
Ответственному за исполнение документа передается подлинник документа и предоставляется право запроса необходимых материалов, а также, при необходимости, снятия и рассылки копий документа соисполнителям.
Соисполнители обязаны по требованию ответственного за исполнение документа представить в согласованные сроки необходимые материалы, они в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.
Подлинники поступивших документов в другие организации не направляются.
2.3.6 Документы, в которых не указаны сроки исполнения, рассматриваются в подразделениях не более 20 дней. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты его регистрации.
2.3.7 При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель не позднее, чем за три дня до его истечения, представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием нового срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
2.3.8 Документы снимаются с контроля руководителем, первым давшим по нему поручение.
2.3.9 Руководитель имеет право возвратить исполнителю для доработки исполненный документ, если в нем не полностью отражены результаты выполнения предусмотренных в документе заданий или требований. Документ считается исполненным после снятия его с контроля.
2.4. ОФОРМЛЕНИЕ, ПОДГОТОВКА И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
2.4.1 Подготовленные для отправки документы передаются на подпись руководителю вместе с материалами, на основе которых они готовились.
До передачи руководителю на подпись исполнитель обязан проверить их содержание, точность адресования, наличие приложения, указать дату.
Все исходящие документы печатаются на бланках установленного образца.
2.4.2 Исходящие документы, подписанные руководителем или его заместителем, в обязательном порядке регистрируются и отправляются исполнителями.
2.4.3 Руководители подразделений направляют письма за своей подписью в пределах их служебных полномочий. На копиях исходящих документов проставляются: регистрационный номер и дата отправления.
Незарегистрированные документы считаются недействительными.
2.4.4 Нумерация исходящих документов обновляется ежегодно с 01 января.
2.4.5 Расчетно-денежные документы, выписки из реестра, иные документы, связанные с информацией о владении ценными бумагами, направляются заказными отправлениями.
2.4.6 Корреспонденция, оформленная с нарушением установленного порядка, возвращается исполнителям.
2.5. ПРИНЯТИЕ, РЕГИСТРАЦИЯ И ИЗДАНИЕ НОРМАТИВНЫХ И ИНСТРУКТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.5.1 Нормативные документы долгосрочного хранения (инструкции, правила, положения и т.п.), относящиеся к деятельности общества, подлежат рассмотрению и утверждению руководителем общества.
Разъяснения по принятым документам могут подписываться руководителями структурных подразделений.
2.5.2 При подготовке новых инструкций и других нормативных документов составляется перечень ранее изданных документов, которые признаются утратившими силу либо подлежат изменению или отмене, а также определяется дата введения в действие вновь принятого нормативного документа.
2.6. ПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЬЮ ОБЩЕСТВА
2.6.1 Общество имеет печать для заверения документов общества, в том числе расчетно-денежных.
2.6.2 Печать хранится в сейфе руководителя.
2.6.3 Ответственность за организацию работы по хранению и правильному использованию печати возлагается на руководителя общества.
3. РАБОТА С АРХИВОМ
3.1 Общие положения
Архив осуществляет постоянное хранение и использование документов, образовавшихся в результате деятельности общества, структурных подразделений общества.
Функции Архива исполняет ответственный работник общества, назначенный приказом руководителя.
3.2 Основные задачи Архива
Основными задачами Архива являются:
- комплектование Архива документами, образовавшимися в результате деятельности общества и его структурных подразделений;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- соблюдение режима секретности в работе с документами, содержащими сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну;
- организация использования документов.
3.3 Основные функции Архива
Архив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:
- осуществляет прием документов постоянного и долговременного хранения из структурных подразделений общества;
- осуществляет систематизацию архивных документов;
- ведет учет хранящихся в Архиве фондов, дел и документов;
- обеспечивает сохранность архивных документов, проводит проверку наличия и состояния дел;
- выдает в установленном порядке документы Архива во временное пользование;
- проводит выявление, подборку и копирование архивных документов по поступающим запросам.
Помещение Архива должно быть изолировано от других структурных подразделений организации и оборудовано всем необходимым для хранения документов.
Ответственность за формирование Архива, условия хранения и выдачу документов во временное пользование несет ответственный сотрудник.
Ключ от помещения Архива хранится у ответственного сотрудника.
Выдача документов из Архива во временное пользование и возврат документов в Архив производится только в присутствии ответственного сотрудника.
Все архивные документы должны находиться в строго определенном для них месте.
Сведения об отборе архивных документов заносятся в журнал учета и регистрации (Приложение 1).
При возврате документа в архив в журнале учета и регистрации ставится отметка о возврате и подпись сотрудника, произведшего возврат документа.
Сведения об изъятии архивных документов, причинах изъятия, фиксируются в соответствующем журнале с обязательным указанием фамилий и подписями лиц, проводивших изъятие.
Журнал регистрации всех сведений об отборе архивных документов должен находиться у ответственного работника.
В конце рабочего дня все документы, временно отобранные из Архива, должны быть возвращены в Архив.
3.4 Хранение информации
В случае передачи реестра от эмитента новому реестродержателю - регистратору, эмитент обеспечивает в течение трех лет хранение оригиналов документов, на основании которых осуществлялись операции в реестре и доступ к ним уполномоченным представителям эмитента или нового реестродержателя.
Эмитент, осуществляющий хранение первичных документов, служивших основанием для внесения изменений в систему ведения переданного реестра (передаточные распоряжения, залоговые распоряжения и другие документы, являющиеся основанием для внесения изменений в систему ведения реестра), обязан в течение 7 дней выдавать по запросу лица, зарегистрированного в реестре до момента его передачи, письменный отчет, содержащий информацию об операциях по лицевому счету данного лица, проведенных эмитентом, передавшим реестр, за весь срок до даты передачи реестра (или указанный зарегистрированным лицом период в пределах этого срока), или справку о состоянии счета на конкретную дату за период ведения реестра эмитентом.
Приложение 1
ЖУРНАЛ
ВЫДАЧИ И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВА
| № п/п | Дата, время выдачи из архива | Наименование документа | Кому (Ф.И.О., подпись) | Дата, время возврата в архив | Подпись ответственного сотрудника |
| | | | | | |