2 Нормативно-методическое обеспечение работ по обеспечению сохранности документов, созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата к документам
| Вид материала | Документы |
- Решение коллегии Управления архивами Свердловской области, 43.08kb.
- Научно-справочного аппарата и поиска документов и документной информации, 263.18kb.
- Об обязательном экземпляре документов, 272.4kb.
- Об обязательном экземпляре документов, 292.25kb.
- Об обязательном экземпляре документов, 271.68kb.
- Об обязательном экземпляре документов, 297.83kb.
- Предложения по созданию единой архивной информационной системы ярославской области, 173.88kb.
- Российская федерация федеральный закон об обязательном экземпляре документов, 287.39kb.
- Информационные технологии в создании научно-справочного аппарата и использовании архивных, 613.88kb.
- Реферат Дипломный проект 79 с., 3 разд., 6 рис., 17 табл., 18 источников, 7 Приложений, 565.68kb.
2.6. Нормативно-методическое обеспечение работ по обеспечению сохранности документов, созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата к документам.
3. ФУНКЦИИ.
3.1. Организует хранение и рациональное размещение документов.
3.2. Обеспечивает создание и поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов, соблюдение правил пожарной безопасности в хранилищах и рабочих комнатах отдела. Контролирует правильную эксплуатацию помещений и оборудования в отделе и хранилищах.
3.3. Организует и осуществляет работу по выявлению и учету документов, имеющих биологические и физико-химические повреждения, а также подготовку таких документов к передаче для страхового копирования, реставрации и переплета документов, для дезинфекции, профилактической обработки, перевода на другую основу, восстановления затухающих текстов.
3.4. Организует и осуществляет проверку наличия и состояния документов и розыск недостающих документов.
3.5. Осуществляет хранение и учет секретных документов. Контролирует соблюдение правил их использования.
3.6. Осуществляет картонирование, обеспыливание, ремонт и подшивку документов, а также проведение работ по нумерации листов, шифровке единиц хранения, оформлению обложек дел, ярлыков. Совместно с хозяйственной службой Центра организует дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию помещений хранилищ.
3.7. Организует и осуществляет работы по выявлению, учету, описанию и обеспечению сохранности особо ценных документов и созданию страхового фонда копий этих документов.
3.8. Разрабатывает предложения по развитию системы научно-справочного аппарата документов. Ведет работу по категорированию архивных фондов.
3.9. Осуществляет описание документов, переработку, усовершенствование и перепечатку описей.
3.10. Осуществляет подготовку (при участии отдела использования документов) справочно-информационных изданий о составе и содержании документов Центра.
3.11. Участвует в работе по созданию и развитию автоматизированных систем учета документов и поиска информации по ним.
3.12. Совместно с отделом комплектования, архивов организаций и делопроизводства организует прием на государственное хранение документов по профилю Центра. Контролирует состояние принимаемых документов, описей и других элементов научно-справочного аппарата.
3.13. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов, оформляет ее результаты, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению, организует передачу материалов на утилизацию.
3.14. Обеспечивает выдачу описей, других архивных справочников, документов в читальный зал, работникам Центра в рабочие помещения, а также учреждениям и организациям во временное пользование. Ведет раскладку дел и описей после их использования.
3.15. Осуществляет подготовку нормативных документов и методических пособий по вопросам обеспечения сохранности документов и развития научно-справочного аппарата к ним. Участвует в разработке научно-исследовательских тем, внедряет в работу архива результаты НИР и методических разработок, передовой опыт работы по профильным направлениям.
3.16. Организует и осуществляет совместно с работниками других отделов возврат дел в фонды, выделенных в результате экспертизы в 1991 г.
3.17. Организует и осуществляет совместно с комиссией по рассекречиванию Центра рассекречивание документов парторганов. Участвует в работе комиссии по рассекречиванию.
3.18. Разрабатывает (совместно с главным хранителем фондов) проекты перспективных и годовых планов развития архивного дела в Центре по профильным отделу направлениям; составляет отчеты о выполнении планов.
3.19. Участвует и готовит материалы для рассмотрения на заседаниях дирекции, других совещательных органов по профильным отделу вопросам.
3.20. Участвует в различных формах повышения квалификации архивных работников.
4. ПРАВА
Отделу предоставлено право:
4.1. Запрашивать в других подразделениях материалы, необходимые для осуществления его функций.
4.2. Осуществлять деловые контакты с вышестоящими архивными органами, другими архивными и научными учреждениями по вопросам своей деятельности.
4.3. Вносить руководству Центра предложения по вопросам улучшения организации хранения, обеспечения сохранности и учета документов, создания и совершенствования системы научно-справочного аппарата к ним, докладывать о выявленных нарушениях правил сохранности документов.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И РУКОВОДСТВО
5.1. Отдел выполняет возложенные на него задачи и функции в тесном контакте и при содействии других подразделений Центра.
