Указом Президента Российской Федерации от 17. 03. 94 №552 (с изменениями на 01. 12. 98) «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации»; закон

Вид материала

Закон

Содержание Критерии выявления уникальных документов Выявление уникальных документов Представление предложений и включение документов в Реестр Лист учета и описания уникального документа Форма листа учета и описания уникального документа

Подобный материал:

• Президента Российской Федерации в федеральном округе, утвержденное Указом Президента, 217.72kb.
• Президента Российской Федерации в федеральном округе, утвержденное Указом Президента, 220.29kb.
• Президента Российской Федерации в федеральном округе, утвержденное Указом Президента, 200.88kb.
• Указом Президента Российской федерации от 18. 02. 93 г. N 234 и федерального закон, 921.98kb.
• Указом Президента Российской Федерации от 01. 12. 2005 №112 о конкурс, 58.15kb.
• Указом Президента Российской Федерации от 01. 02. 2005 n 112 о конкурс, 147.4kb.
• Указом Президента Российской Федерации от 2 октября 1998 г. N 1175 "Об утверждении, 819.85kb.
• Указом Президента Российской Федерации от 16 сентября 1999 г. N 1237 Собрание закон, 401.11kb.
• Указом Президента Российской Федерации от 16 сентября 1999 г. N 1237 Собрание закон, 1075.22kb.
• Указ Президента Российской Федерации от 3 июня 1992 г. №547 "Об образовании Совета, 312.33kb.

ПАМЯТКА

о порядке выявления, учета, описания и обеспечения сохранности

уникальных документов Архивного фонда Алтайского края

1. Общие положения
   

1. Памятка о выявлении уникальных документов Архивного фонда Алтайского края разработана в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (статья 23); Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 (с изменениями на 01.12.98) «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации»; законом «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах»; Основными правилами работы архивов Российской Федерации; Регламентом государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 09.10.2001 № 75.
   
2. Настоящая Памятка определяет порядок выявления наиболее ценных документов, возможная утрата которых явилась бы невосполнимой потерей для культуры Алтайского края, организацию их учета и обеспечения сохранности. Памятка предназначена для использования в работе с уникальными документами в управлении архивного дела администрации Алтайского края¹, архивных органах и учреждениях городов и районов края, музеях, библиотеках края, иных организациях и собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Алтайского края.
   
3. В целях учета и обеспечения сохранности уникальных документов Архивного фонда Алтайского края, находящихся на хранении в архивных органах и учреждениях Алтайского края, музеях и библиотеках края, в ведомственных и частных архивах в Управлении ведется Реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края².
   

2. Критерии выявления уникальных документов
   

1. К уникальным документам регионального уровня относятся документы, обладающие особой исторической и культурной значимостью, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории развития региона, невосполнимые при возможной утрате с точки зрения их информативности, юридического значения, автографичности, внешних признаков.
   
2. При выявлении уникальных документов в первую очередь рассматривается общекультурная значимость отдельного документа, его реликвийность, мемориальность, единственность в своем роде по содержанию и месту в истории края, а не принадлежность документа к фонду высокой категории или особо ценным документам (ОЦД).
   
3. Выявление уникальных документов производится по следующим критериям:
   

древность документа,

подлинность,

историко-культурная значимость,

публичность,

принадлежность к историческому событию,

принадлежность к исторической личности,

юридическое значение документа,

художественные и оформительские особенности документа.

Самостоятельным является только критерий древности, все остальные критерии самостоятельными не являются и применяются в совокупности с другими критериями.

Критерий древности применяется в паре с одним из следующих четырех критериев - принадлежность к историческому событию, принадлежность к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа.

Возможны следующие комбинации критериев:

древность и принадлежность к историческому событию,

древность и принадлежность к исторической личности,

древность и юридическое значение документа,

древность и художественные и оформительские особенности документа.

Например:


документ




древность

принадлежность

к исторической личности




Критерии - подлинности, историко-культурной значимости документа и публичности применяются только в группе ко всем документам, не являющимся древними. Указанная группа критериев применяется в совокупности с одним из следующих четырех критериев - принадлежность к историческому событию, принадлежность к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа. Таким образом, документ, не являющийся древним, должен соответствовать четырем критериям.

Возможны следующие комбинации критериев:

подлинность, историко-культурная значимость, публичность и принадлежность к историческому событию,

подлинность, историко-культурная значимость, публичность и принадлежность к исторической личности,

подлинность, историко-культурная значимость, публичность и юридическое значение документа,

подлинность, историко-культурная значимость, публичность и художественные и оформительские особенности документа.

Например:


документ






принадлежность

к историческому событию

подлинность,

историко-культурная значимость,

публичность

1. Древность документа. По этому критерию к уникальным могут быть отнесены документы, созданные до 1800 года, - как подлинники, так и изготовленные тогда же копии и фрагменты сохранившихся и несохранившихся подлинников. В качестве древних с привлечением дополнительных аргументов могут рассматриваться списки (копии) несохранившихся более древних документов, а также картографические документы.
   
2. Подлинность документа – критерий, обязательный для всех документов при отнесении их к уникальным, за исключением древних. С учетом других критериев для отнесения к уникальным в порядке исключения могут быть рассмотрены отдельные наиболее ценные копии древних документов, выполненные позднее.
   
3. Историко-культурная значимость документа – отражение в документах сведений об уникальном для данной местности историческом, культурном событии, явлении, человеке. Рассматривается значение документа как культурной ценности для края, не принимая во внимание его научно-информационную или источниковую ценность с точки зрения исторической конъюнктуры, интересов исследовательских школ, возможностей использования и т.д. Критерий применяется не только к известным, но и к неизвестным ранее документам, рукописям уже опубликованных документов.
   

В рамках данного критерия может быть использовано понятие «первый», то есть документ об организации первой школы, открытии первого театра, кинематографа и т.д. Кроме того, может быть учтено влияние документа на последующий ход общественной, государственной, религиозной и другой жизни края. Например: Журнал очередного собрания Барнаульской городской Думы «О совершении дарственной записи на земли, переданные городу Кабинетом Его Величества по Указу 7 августа 1910 года».

4. Публичность документа. Для отнесения к уникальным документ должен стать публичным, открытым. Документы, содержащие государственную и иную охраняемую законом тайну, и по разным причинам не подлежащие опубликованию или выдаче для исследования (документы личного происхождения, с ограничением доступа по воле владельца) не могут быть включены в реестр уникальных документов. Однако в работе по выявлению уникальных документов они должны учитываться и изучаться, но перед включением в реестр уникальных документов они должны быть рассекречены, чтобы их содержание стало доступным для использования.
   
5. Принадлежность документа к историческому событию – документы должны фиксировать значимые социально-исторические явления, определяющие пути развития региона. В данном случае на первое место ставится не важность самого отраженного в документе события, явления, процесса, а принадлежность документа к нему. Документ должен непосредственно принадлежать важному историческому событию и быть его неотъемлемой составной частью.
   

По данному критерию к уникальным относят подлинные акты и другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, определяющие судьбу края и его населения, кардинальные преобразования и реформы, революции, войны, соглашения и т.д. Например: Журнал Чрезвычайного собрания Барнаульской городской Думы от 7 декабря 1917 года по вопросу взятия власти Барнаульским Военно-Революционным комитетом.

В эту же группу включают документы, в которых зафиксированы крупные открытия и изобретения, повлиявшие на уровень развития края и страны в целом, непосредственно относящиеся к событиям или объектам в области науки и техники, а также представляющие собой художественно-эстетическую ценность. Например: Чертеж машины И.И. Ползунова, чертеж гидротехнических сооружений П.К. Фролова, чертеж и описание «сверлильной машины» Ф. Стрижкова.

6. Принадлежность документа к определенной исторической личности – автографы, подлинные личные документы, относящиеся к жизни и деятельности личностей, занимавших видное место в истории развития региона, страны в целом (писателей, ученых, руководителей, военачальников, национальных и народных героев и др.). Учитываются также имена, имеющие значение для других регионов и стран. В некоторых случаях это могут быть документы, имеющие к данному лицу не прямое, а косвенное отношение (подписанные им документы, адресованные ему письма, упоминания о нем в других документах). Например: Автобиография, личный листок по учету кадров В.М. Шукшина, открытка с автографом Г.С. Титова. Оценка личности, как исторической, должна быть устоявшейся, общепризнанной, не зависящей от конъюнктурных и этических оценок. Первоочередное внимание следует акцентировать на месте и роли человека в истории региона.
   
7. Юридическое значение документа. Данный критерий в некоторых случаях может рассматриваться в качестве отдельного критерия. Критерий может применяться к отдельным актам краевого уровня, сохраняющим свое правовое значение, а также к отдельным документам личного происхождения и личным документам (завещаниям, дарственным и т.п.), если юридическое значение этих документов значительно воздействует на их ценность, продолжая влиять на законные имущественные и другие права юридических и физических лиц.
   

Следует учитывать также, что данный критерий не всегда совпадает с критерием подлинности, так как не каждый подлинник имеет юридическую силу, и не каждый документ, имеющий юридическую силу, является подлинником, например дубликат или заверенная копия. При отсутствии подлинника наличие копии документа не подтверждает юридический факт произошедшего события.

8. Художественные и оформительские особенности документа. Документы должны иметь специфические особенности (художественные, оформительские и другие внешние особенности), существенно влияющие на его ценность, позволяющие рассматривать его в рамках региона как уникальное культурное явление, в том числе и художественно-эстетического характера. По этому критерию для отнесения к уникальным могут быть предложены карты, схемы, планы, чертежи, рисунки, проекты, эскизы, негативы фотодокументов, наброски, оттиски печатей, фотографии, фотоальбомы и др. Необходимо учитывать также наличие в оформлении документов или в приложении к ним уникальных печатей, художественных украшений, национальных и фольклорных особенностей оформления и т.п.
   

3. Выявление уникальных документов
   

1. Работа по выявлению уникальных документов осуществляется наиболее квалифицированными специалистами Управления, руководителями и специалистами органов управления архивным делом в городах и районах края, специалистами музеев и библиотек края, исследователями, собственниками архивных документов. Выявление уникальных документов производится с учетом указанных специальных критериев, применение которых не должно быть формальным, и предполагает согласованные и обоснованные коллективные решения специалистов и экспертов.
   
2. Выявление уникальных документов может проводиться целенаправленно, как самостоятельный вид работы, или в ходе выполнения иных видов работ по использованию, обеспечению сохранности, экспертизе ценности, описанию документов. Для работ по выявлению уникальных документов может быть создана специальная рабочая группа.
   
3. Выявление уникальных документов может производиться в любых комплексах документов, независимо от техники и способа закрепления информации, вида носителя, разновидности документов, даты их создания. Уникальным может являться отдельный документ или дело, включающее хотя бы один уникальный документ.
   
4. Первоначально отбор уникальных документов проводится среди документов, выявленных ранее в ходе организации выставок (по перечням документов выставок) и подготовки публикаций, затем по номерникам и описям ОЦД, с обязательным изучением самих документов.
   
5. Целенаправленное выявление уникальных документов осуществляется в хронологической последовательности, прежде всего из документов, образовавшихся не позже 1917 года. Выявление документов за более поздние годы осуществляется только по отношению к самым бесспорным, не вызывающим каких-либо сомнений, документальным ценностям.
   

4. Описание уникальных документов
   

1. На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов (приложение № 1).
   
2. Лист учета и описания уникального документа заполняется отдельно на каждый выявленный уникальный документ.
   
3. Порядок заполнения листа учета и описания уникального документа следующий:
   
   1. Реквизит «Регистрационный номер» заполняется после принятия решения о включении документа в Реестр.
      
   2. Реквизит «Дата включения в Реестр» указывается арабскими цифрами: 00.00.0000 (01.06.2004).
      
   3. В реквизите «Вид документа» указывается вид документа (журнал собрания, чертеж, автобиография и т.д.).
      
   4. В реквизите «Автор документа» указываются полностью фамилия, имя, отчество, псевдоним или прозвище автора, наименование учреждения (создателя) текста документа, позволяющие максимально его идентифицировать и исключить совпадения.
      
   5. В реквизите «Название (заголовок) документа» указывается название документа, под которым он учтен в описи, других учетных документах.
      
   6. Реквизит «Дата (время создания документа)» заполняется арабскими цифрами: 00.00.0000 (07.12.1917), если документ датирован его создателем. Если дата установлена ориентировочно, она указывается в произвольной форме (не ранее 07.12.1917, не позднее 07.12.1917, 90-е годы 19 века, 2-я половина 18 века).
      
   7. Реквизит «Век» заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.
      
   8. Реквизит «Язык документа» указывается в соответствии с принятыми наименованиями языков.
      
   9. В реквизите «Степень подлинности» указывается подлинником или копией является документ.
      
   10. В реквизите «Аннотация» излагается краткая характеристика документа, указываются место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, имена лиц, названия учреждений, географические названия и т.д., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений (краткие или подробные).
       
   11. Реквизит «Историческая справка» включает данные о происхождении, сведения об источнике приобретения документа.
       
   12. В реквизите «Палеографические особенности» указывается способ написания документа (скоропись, машинопись и т.д.).
       
   13. Реквизит «Печати» включает сведения о наличии печатей, их виде, материале, сохранности и принадлежности, описание изображения и надписи.
       
   14. В реквизите «Художественные особенности оформления» отмечают наличие элементов, имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения уникальности.
       
   15. В реквизите «Опубликованность документа» указывается первая и последующие (одна – две) основные научные публикации документа со всеми выходными данными.
       
   16. В реквизите «Экспонирование» указываются даты и места экспонирования документа.
       
   17. В реквизите «Собственность» указывается ее вид (государственная, муниципальная, частная физического лица, частная юридического лица).
       
   18. В реквизите «Место хранения документа» указывается официальное наименование архивного учреждения, другой организации или Ф.И.О. (полностью) лица, осуществляющего хранение документа.
       
   19. В реквизите «Адрес места хранения документа» указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.
       
   20. В реквизите «Архивный шифр» указываются номера фонда, описи, единицы хранения, листа(ов) или кадра(ов) для документов, составляющих единицы хранения.
       
   21. В реквизите «Материальный носитель информации» указывается вид носителя (бумага, калька, ткань и т.д.).
       
   22. В реквизите «Размеры документа» указывается формат, размеры (в см) документа (при необходимости – каждого (нескольких) листов документа).
       
   23. В реквизите «Объем документа» указывается количество листов, кадров, фотографий, из которых состоит документ.
       
   24. В реквизите «Физическое состояние документа» указываются следующие варианты: хорошее, удовлетворительное, неудовлетворительное.
       
   25. В реквизите «Потребность в реставрации» указываются повреждения документа, степень угасания текста, другие особенности.
       
   26. В реквизите «Реставрация документа» делается отметка о реставрации с указанием даты ее проведения, данных об организации, проводившей реставрацию, фамилии и инициалов реставратора.
       
   27. В реквизите «Страховое копирование» приводятся сведения о наличии страховых копий документа и копий фонда пользования.
       
   28. В реквизите «Кем представлен документ» указывается орган, организация, физическое лицо, представившее предложения для включения документа в Реестр.
       
   29. В реквизите «Протокол ЭПМК» указывается номер и дата протокола заседания ЭПМК управления, принявшей решение о включении уникального документа в Реестр.
       
   30. В реквизите «Изменения» указывается наименование реквизита, в который вносятся изменения (сведения о публикации, экспонировании, физическом состоянии, изменение места хранения, собственника и т.д.), номер и дата акта, на основании которого вносятся изменения.
       

5. Представление предложений и включение документов в Реестр
   

1. Решение о включении в Реестр, либо об отклонении представленного документа принимает ЭПМК Управления. Право представления документов на рассмотрение ЭПМК имеют начальники отделов и специалисты Управления, руководители органов управления архивным делом городов и районов края, музеев и библиотек, ведомственных архивов, исследователи, работающие с документами Архивного фонда края, собственники документов негосударственной части Архивного фонда края.
   
2. Предложения о включении документа в Реестр представляются в виде листа учета и описания уникального документа, составленного в двух экземплярах с приложением экспертных заключений специалистов организации, представляющей документ, содержащих обоснованные выводы о включении документов в Реестр.
   
3. Поступившие предложения рассматривает ЭПМК, которая принимает решение о включении в Реестр, либо отклоняет представленный документ. Срок рассмотрения предложений – до трех месяцев.
   
4. В случае включения документа в Реестр первые экземпляры листов учета и описания остаются в Управлении, для внесения сведений в Реестр. Вторые экземпляры листов учета и описания уникального документа передаются организации, осуществляющей хранение документа, или собственнику.
   
5. В случае отрицательного решения материалы с предложениями о включении в Реестр возвращаются по принадлежности вместе с выпиской из протокола заседания ЭПМК.
   

6. Учет и обеспечение сохранности уникальных документов,
   

внесенных в Реестр

1. Уникальные документы Архивного фонда Алтайского края в установленном порядке включаются в Реестр. Реестр ведется в виде базы данных «Реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края». Поля базы данных соответствуют реквизитам листа учета и описания уникального документа. Для вспомогательного учета список с реестровым номером, названием (заголовком) и архивным шифром документа выводится на бумажный носитель.
   
2. Каждому уникальному документу при включении в Реестр присваивается регистрационный номер. Регистрационный номер проставляется на двух экземплярах листов учета и описания уникального документа.
   
3. Первые экземпляры листов учета и описания уникальных документов, включенных в Реестр, хранятся единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Реестру в папке с клапанами, на них составляется внутренняя опись.
   
4. Ведение Реестра и хранение листов учета и описания уникальных документов, оформление внутренних описей осуществляет главный хранитель фондов центра хранения Архивного фонда Алтайского края.
   
5. Для учета уникальных документов в листе-заверителе дела указываются номера листов уникального документа.
   
6. В случае, если наличие уникального документа нельзя определить из заголовка единицы хранения, включающей уникальный документ, заголовок единицы хранения в описи и на обложке дополняется аннотацией, после аннотирования отдельные листы описи перепечатываются.
   
7. Дела и описи, содержащие уникальные документы, маркируются специальным штампом. Штамп «УД» проставляется в правом верхнем углу титульного листа дела, в правом верхнем углу обложки описи, в описях дел в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения.
   
8. В итоговой записи к описи, включающей уникальные дела и документы, дается перечень номеров дел, содержащих уникальные документы.
   
9. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.
   
10. Уникальные документы по возможности подлежат обособленному хранению. На выявленные уникальные документы доступными владельцу (собственнику) средствами создается страховой фонд и фонд пользования.
    
11. Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится ежегодно, единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно. Уникальные документы и дела, их содержащие, для просмотра пользователям не выдаются. Уникальные документы могут быть выданы только для использования в служебных целях (для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов, экспонирования, публикации и др.). Единицы хранения с уникальными документами подлежат обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате документов в хранилище.
    

7. Пользование информацией Реестра уникальных документов
   

1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Алтайского края, включенных в Реестр, является общедоступной.
   
2. Доступ к информации о собственниках уникальных документов негосударственной части Архивного фонда Алтайского края осуществляется с согласия собственников.
   

Главный специалист отдела

научно-методической работы

управления архивного дела

администрации Алтайского края Е.А. Кочалина


12.05.2004


Приложение № 1


ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер	Дата включения документа в Реестр
Вид документа
Автор документа
Название (заголовок) документа
Дата (время создания) документа	Век
Язык документа	Степень подлинности
Аннотация
Историческая справка
Палеографические особенности
Печати
Художественные особенности оформления документа

Форма листа учета и описания уникального документа

(лицевая сторона)

Опубликованность документа
Экспонирование
Собственность
Место хранения документа
Адрес места хранения документа
Архивный шифр: фонд ________, оп. __________, ед. хр. _________, лл. (кк.) ____________
Материальный носитель информации	Размеры документа
Объем документа	Физическое состояние документа
Потребность в реставрации
Реставрация документа: дата___________________, организация_______________________ ______________________________________________________________________________, Ф.И.О. реставратора ____________________________________________________________
Страховой фонд и фонд пользования
Кем представлен документ
Протокол ЭПМК от _____________________________ № ______________________
Изменения

Форма листа учета и описания уникального документа

(оборотная сторона)

Формат А4 (210  297)