Г с. Михайловка №726-па Об утверждении административного регламент

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

АДМИНИСТРАЦИЯ МИХАЙЛОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА ПРИМОРСКОГО КРАЯ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

17.06.2010 г. с. Михайловка № 726-па

Об утверждении административного регламента

администрации Михайловского муниципального района

по предоставлению муниципальной услуги «Обеспечение

сохранности архивных документов»

В соответствии с Концепцией административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005. года № 1789-р; постановлением администрации муниципального района от 19.02.2009 г № 92-па «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг», распоряжением администрации Михайловского муниципального района от. 15.04.2010 № 91-ра «О плане мероприятий по проведению административной реформы в Михайловском муниципальном районе», администрация Михайловского Муниципального района

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить административный регламент администрации Михайловского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги «Обеспечение сохранности архивных документов» (приложение)

2. Настоящее постановление подлежит опубликованию в средствах массовой информации - районной газете «Вперед».

3. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава Михайловского муниципального района

Глава администрации района А.И. Чеботков

ПРИЛОЖЕНИЕ

УТВЕРЖДЁН

постановлением администрации

Михайловского муниципального района от 17.06.2010 г. № 726-па

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

администрации Михайловского муниципального района

по предоставлению муниципальной услуги «Обеспечение

сохранности архивных документов»

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент муниципальной услуги «Обеспечение сохранности архивных документов» (далее – Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Михайловского муниципального района (далее – архивный отдел), а также порядок его взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, федеральными структурами, организациями всех форм собственности при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

Муниципальная услуга включает в себя:

- хранение архивных документов и архивных фондов Михайловского муниципального района, являющихся муниципальной собственностью;

- хранение архивных документов и архивных фондов территориальных органов федеральных государственных учреждений субъекта федерации, негосударственных организаций;

- хранение личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера;

- хранение документов по личному составу организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории Михайловского муниципального района;

- хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности архивного отдела;

- хранение документов, принятых от организаций по их просьбе досрочно.

1.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги «Обеспечение сохранности архивных документов» осуществляется администрацией Михайловского муниципального района (далее – администрация) через ее функциональный орган – архивный отдел.

1.2.2. Технологическое обеспечение предоставления муниципальной услуги осуществляется во взаимодействии с архивным отделом Приморского края, делопроизводственными службами организаций – источников комплектования архивного отдела.

1.3. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

1.3.1.Предоставление муниципальной услуги «Обеспечение сохранности архивных документов» осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

1. Федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., регистрационный № 9059).

3. Законом Приморского края от 10.04.2006 г. № 349-КЗ «Об архивном деле в Приморском крае»

4. Положением об архивном отделе администрации муниципального образования Михайловский район (утверждено постановлением главы администрации муниципального образования Михайловский район от 18.08.2004 года № 541)

5. Положением о формировании и содержании муниципального архива, включая архивные фонды поселений (решение Совета депутатов муниципального образования Михайловский район от 28.12.2004 года № 495)

1.4. Описание результатов предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является проведение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению установленных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

1.5. Описание заявителей, имеющих право на предоставление муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, являющиеся источниками комплектования Архивного фонда, а также иные юридические и физические лица, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства.

Раздел 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления

муниципальной услуги

2.1.1. Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: ул. Красноармейская, д. 16, с. Михайловка, Приморский край, 692651

2.1.2. Прием юридических и физических лиц осуществляется специалистами архивного отдела по рабочим дням с 8.00 до 16.00, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00 без предварительной записи. Тел. (8-42346) 2-44-64, Email: arhiv_mih25@mail.ru

2.1.3. Адрес официального сайта Михайловского муниципального района:

ссылка скрыта, Email: admihbug@mail.primorye.ru

2.1.4. Архивные документы организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела принимаются на хранение в архивный отдел в соответствии с графиком комплектования архивного отдела архивными документами, утвержденным постановлением главы Михайловского муниципального района.

2.1.5. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляется заявителям:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении заявителей.

По телефону специалисты архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

Информация о муниципальной услуге предоставляется:

- непосредственно в помещении архивного отдела при личном консультировании специалистами;

- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистами;

- с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, электронной связи, передачей информации конкретному адресату по электронной почте.

2.1.6. Информация о местонахождении, контактном телефоне, адресе электронной почты, графике (режиме работы) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, размещаются на Интернет-сайте администрации Михайловского муниципального района, а также на информационной стенде у входа в помещение архивного отдела.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения юридических лиц и граждан специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

При обращении по телефону специалист архивного отдела, осуществляющий прием и предоставляющий разъяснения, сняв трубку, должен представиться, назвав фамилию, имя, отчество и наименование отдела. По окончании разъяснений специалист должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать).

Время разговора не должно превышать 10 минут.

В случае если специалист, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого специалиста. Производится не более одной переадресации звонка к специалисту, который может ответить на вопрос заявителя, или же обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

В случае если специалисты архивного отдела не могут ответить на вопрос заявителя немедленно, результат рассмотрения вопроса сообщают заинтересованному лицу в течение двух дней.

Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела при личном контакте с представителями юридических лиц и гражданами, а также с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты.

Юридические и физические лица, обратившиеся в архивный отдел для получения муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются специалистами:

- об обязательствах получателя муниципальной услуги;

- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- о сроке выдачи результатов муниципальной услуги.

С момента приема документов для предоставления муниципальной услуги потребитель муниципальной услуги имеет право на получение интересующих его сведений об услуге при помощи телефона, электронной почты или посредством личного посещения архивного отдела.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на постоянной основе.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги муниципальная услуга не осуществляется в отношении документов действующих организаций, не являющихся (не являвшихся) источниками комплектования архивного отдела.

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Помещения, занимаемые архивным отделом, расположены на 1-м этаже администрации Михайловского муниципального района 3-х этажного здания

Вход в здание оборудован информационным стендом содержащим следующую информацию об органе, осуществляющем оказание государственной услуги:

- наименование,

- местонахождение,

- режим работы.

Информационные таблички размещены также рядом с входом и на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

2.4.2. Помещение, предназначенное для приема посетителей, одновременно являющееся читальным залом, оборудовано тремя столами, обеспечено образцами заполнения заявлений, письменными принадлежностями. На кабинетах имеются информационные таблички с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.

2.4.3. Помещения, предназначенные для хранения архивных документов (архивохранилища) оборудованы специальными стеллажами. Документы на них размещены в картонных архивных коробах. В архивохранилищах поддерживается определенный перечень условий, необходимых для надежной сохранности архивных документов (тепловой, влажностный режим, степень освещенности и др.).

2.4.4. Места предоставления муниципальной услуги, а также все помещения архивного отдела оборудованы первичными средствами пожаротушения.

2.5. Основание для предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на основании письменного соглашения о взаимодействии между архивным отделом и организациями – источниками комплектования архивного отдела. Соглашение может быть заключено на определенный или неопределенный срок.

2.5.2. Предоставление муниципальной услуги не связано с письменным или устным запросом заявителя в отношении документов, входящих в состав недействующих (непополняемых) фондов.

2.5.3. Основанием для предоставления муниципальной услуги в отношении документов, принимаемых от организаций по их просьбе досрочно, является письменный запрос (обращение, заявление) юридического лица в адрес архивного отдела. Запрос о предоставлении муниципальной услуги представляется в архивный отдел при личном посещении представителя юридического лица.

Раздел 3. Административные процедуры

(описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги)

Ответственным за предоставление муниципальной услуги является начальник архивного отдела, осуществляющего оказание услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- организация хранения архивных документов в архивохранилищах;

- реставрация, восстановление поврежденных документов;

- выдача архивных документов из архивохранилищ;

- организация сохранности архивных документов при их выдаче и возврате;

- обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги отражена в блок-схеме

3.1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

3.1.1. Нормативные условия хранения архивных документов в архивном отделе обеспечены созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архивного отдела, а также применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

В архивохранилищах архивных документов на бумажной основе поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19°C, относительная влажность воздуха 50 – 55 %.

В архивохранилищах осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, а также соблюдением установленного светового режима.

В архивохранилищах применяется естественное освещение рассеянным светом, при этом на всех окнах имеются шторы. Для искусственного освещения в архивохранилищах применяются люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилищах проводятся систематическая влажная уборка, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок).

В архивохранилище запрещено пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

3.1.2. Все помещения архивного отдела оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

3.1.3. Вход в архивный отдел оборудован дверью с повышенной технической укрепленностью (металлическая дверь).

3.1.4. Архивохранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами открытого типа. Стеллажи и шкафы в архивохранилищах установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Архивные документы размещаются на стеллажах, в шкафах горизонтально или вертикально в картонных коробах и других первичных средствах хранения.

3.2. Организация хранения архивных документов в архивохранилищах

3.2.1. Организация хранения архивных документов в архивохранилищах - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

3.2.2. Архивные документы в архивохранилищах расположены в порядке, который обеспечивает их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архивном отделе определяется схемой их размещения, которая предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищам с указанием их номеров по каждому стеллажу архивохранилищ.

Все архивохранилища архивного отдела, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки пронумерованы.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составлены пофондовые и постеллажные топографические указатели.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

3.2.3. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива частично размещены в изолированном помещении в металлических шкафах, запираемых на ключ, а также в рабочем кабинете архивного отдела.

3.2.4. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится сотрудниками архивного отдела в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

3.2.5. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов, составленном на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

В случае обнаружения в итоговой записи к описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

3.2.6. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов производится после предварительной проверки их физического состояния. Поступившие в архивный отдел архивные документы освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах.

3.2.7. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы: пораженные биологическими вредителями, с повышенной влажностью, с повреждениями бумаги и текста, запыленные. При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п.

В случае выявления недостатков физического и технического состояния архивных документов проводится их устранение и реставрационно-восстановительные работы.

3.2.8. Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архивном отделе с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Целевые реставрационно-восстановительные работы проводятся с учетом годового плана работы архивного отдела.

3.3. Выдача архивных документов из архивохранилищ

3.3.1. При выдаче архивных документов из архивохранилища специалист архивного отдела, осуществляющий выдачу, проводит полистную проверку наличия и состояния архивных документов.

3.3.2. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в журнале выдачи архивных документов.

3.3.3. Регулярно проводится выверка журнала выдачи архивных документов. Если в результате выверки журнала выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата.

3.3.4. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния. В журнале выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их лиц. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается специалистом архивного отдела, принимающим архивные документы, и лицом, их возвращающим, и представляется на рассмотрение начальника архивного отдела.

Архивный отдел уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.3.5. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архивный отдел обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту его расположения, в трехдневный срок информирует руководителя аппарата администрации Михайловского муниципального района, архивный отдел Приморского края, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.4. Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

С учетом возможных чрезвычайных ситуаций (объявление степеней готовности гражданской обороны, введение в действие планов гражданской обороны, объявление в районе режима чрезвычайного положения, пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архивного отдела, и др.) архивный отдел разрабатывает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Выполнение в архивном отделе мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

Раздел 4. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.1.1. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется начальником архивного отдела.

4.1.2. Текущий контроль также осуществляется путем проведения специалистом, назначенным начальником архивного отдела ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения должностными лицами положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги

Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений при предоставлении муниципальной услуги.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми.

Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги руководителем аппарата администрации Михайловского муниципального района формируется рабочая группа, в состав которой включаются специалисты управления правового обеспечения и общего отдела администрации Михайловского муниципального района

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной услуги

По результатам проведенных проверок, в случае выявления каких-либо нарушений, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Раздел 5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование

Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.

Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

- главе Михайловского муниципального района по адресу: 692651, Приморский край, с. Михайловка, ул. Красноармейская, д. 16;

Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии.

Начальник архивного отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы в других организациях, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 10 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.2. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента в судебном порядке, осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.

Приложение № 1

к административному регламенту

по предоставлению муниципальной услуги

БЛОК-СХЕМА

административных процедур при предоставлении муниципальной услуги

Blog

Г с. Михайловка №726-па Об утверждении административного регламент

Содержание