Geum.ru

Президенте Российской Федерации по делам казачества 2010 г. Типовая инструкция

Вид материалаИнструкция

Содержание


XI. Оформление дел
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Ведение дел членов казачьих обществ осуществляется по аналогии с принципами, закрепленными Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01.06.1998 г. № 640.


Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При формировании дел с перепиской необходимо учитывать то, что все они формируются, как правило, по корреспондентскому признаку.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

XI. Оформление дел




  1. Оформление дел проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем сотрудников структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
  2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 14), нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа - заверителя дела, подшивку и переплёт дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дела в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, лист-заверитель дела не составляется.
  1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме:

наименование войскового правления указывается полностью, с указанием официально принятого сокращения наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения войскового правления в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел войскового правления;

заголовок дела – переносится из номенклатуры дел войскового правления;

дата дела – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
  1. В целях обеспечения сохранности документов, включённых в дело и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов, нумеруются. Нумерация листов в деле производится чёрным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером - каждый лист вложения.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.
  1. В начале дела для учёта документов помещается внутренняя опись документов дела. В неё включаются сведения о документах.

Внутренняя опись документов составляется на отдельных листах по установленной форме (приложение № 15).

К внутренней описи документов дела прилагается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включённых в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается её составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.
  1. В конце дела на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись (приложение № 16).

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи.

Лист-заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
  1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твёрдую обложку из картона таким образом, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.